コミュニケーション・マネジメント

プロジェクトマネジャーは時間の約85%から90%をコミュニケーションに使います。最も頻繁に直面するのはコミュニケーション上の問題なので、体系的なコミュニケーション・マネジメント計画が欠かせません。ステークホルダーが何を知る必要があるかを把握し、自分がどんな情報を必要としているかを伝えます。プロジェクトのニーズの変化に合わせて、計画を頻繁に更新します。

ステークホルダーとコミュニケーション

プロジェクトマネジャーはプロジェクトマネジメントの専門知識を提供します。ステークホルダーは、何をどのように行うべきかについて技術的な専門知識を提供します。ステークホルダーとその要求事項、期待、影響力を把握し、必要に応じて製品やプロジェクトのスコープに反映します。

ステークホルダーは、どのプロジェクトにも欠かせません。立ち上げ時に対象者を特定し、ライフサイクル全体を通じて期待、関与、影響力を管理します。

1. すべてのステークホルダーを特定する。
2. すべての要求事項を把握する。
3. 期待を把握する。
4. 関心を把握する。
5. 影響力の度合いを評価する。
6. コミュニケーションの方法を計画する。
7. コミュニケーション計画を実行する。
8. 期待と影響力を管理する。

ステークホルダーの特定

利害関係者分析

ステークホルダー分析では、関係者を特定し、プロジェクトへの影響を評価します。プロジェクト憲章にある最初の一覧を出発点とし、過去のプロジェクトの記録を参照します。ブレーンストーミングや聞き取りなどで情報を補います。新たに特定したステークホルダーには、ほかに関わるべき人がいないか尋ねます。

権限・関心度グリッドや顕著性モデルなどのツールを使い、権限、影響の大きさ、影響力、要求事項に応じてステークホルダーを分類します。この分類を基に、何を、いつ、どのような方法で伝えるかを判断します。

ステークホルダー登録簿

ステークホルダー登録簿は「ステークホルダーの特定」のアウトプットです。ステークホルダーについて収集した情報をまとめます。

原寸大の図を開く ↗

ステークホルダー・マネジメント戦略

「ステークホルダーの特定」では、ステークホルダーを管理するための戦略も策定します。個別に対応するか、グループ単位で対応するかは、どちらが簡単で時間をかけずに済むかで決めます。より多くの対応を必要とするステークホルダーもいます。計画の立て方によって、ステークホルダーはプロジェクトを助けることも、難しくすることもあります。関与による良い影響と悪い影響の双方を管理します。

コミュニケーションの計画

実行組織の文化や期待など、組織体の環境要因を考慮します。組織のプロセス、手順、過去の記録、得られた教訓、その他の関連情報といったプロセス資産を確認します。結果は、プロジェクトマネジメント計画の一部となるコミュニケーション・マネジメント計画にまとめます。

立ち上げ時に、ステークホルダーとそのコミュニケーションに関する要求事項を特定します。計画段階では、その情報を使って必要な情報と連絡手段をどう提供するかを決めます。手順を整理し、適切な形式を選ぶと、明確で簡潔な伝達ができます。

• 正式な書面でのコミュニケーション。 複雑な問題、プロジェクトマネジメント計画、プロジェクト憲章、覚書、遠距離での連絡に使います。
• 正式な口頭でのコミュニケーション。 プレゼンテーションやスピーチに使います。
• 略式の書面でのコミュニケーション。 メール、手書きのメモ、テキストメッセージ、インスタントメッセージに使います。
• 略式の口頭でのコミュニケーション。 会議や会話に使います。

コミュニケーション・モデル

コミュニケーション・モデルは、送り手、メッセージ、受け手の三つの要素からなります。送り手はメッセージを符号化して受け手に送り、受け手がそれを解読します。受け手の教育、言語、文化的背景などの要因は、メッセージの解釈に影響するノイズになる場合があります。

原寸大の図を開く ↗

効果的なコミュニケーション

送り手は伝える内容を慎重に表現し、適切な伝達方法を選び、受け手が内容を理解したか確認します。メッセージの伝わり方には、次の二つの要因が影響します。

• 非言語コミュニケーション。 人が伝える内容の多くは身ぶりなどに表れます。このレッスンでは、コミュニケーション全体の約55%が非言語的だと見積もっています。
• パラ言語によるコミュニケーション。 声の高さや調子も、内容を伝えるのに役立ちます。

効果的な傾聴

メッセージを注意深く読み取り、理解した内容を確かめます。身ぶりや表情に注意し、何を言うか考えてから答えます。耳を傾けていることを伝えたり、賛否を示したり、説明を求めたりして、積極的に話を聞きます。

コミュニケーション技術

項目ごとに伝達方法を決めます。対面での会話、電話、FAX、郵便、メール、オンラインや対面の会議、イントラネットやインターネット上のフォーラムなどが選べます。これらはコミュニケーション技術の一種です。

コミュニケーションの方法

• 双方向コミュニケーション。 二人以上が情報を交換し、互いに応答します。会議、電話会議、ビデオ会議などが該当します。
• プッシュ型コミュニケーション。 送り手は、返答を求めず一方向に情報を届けます。進捗報告、一斉送信メール、多数の関係者に送るプロジェクトの最新情報などが該当します。
• プル型コミュニケーション。 送り手は、SharePointや共有ドライブなどの一か所に情報を保管します。情報が必要な人や利用する責任を持つ人は、そこから取得します。

コミュニケーションのコントロール

プロジェクトマネジャーがすべての情報を管理できるわけではありません。コミュニケーションの流れと、そこで何が共有されるかを管理する責任があります。

会議

• 制限時間を設け、守る。
• 定例会議の日程をあらかじめ決めておく。
• チームと定期的に会議を行う。頻度は必要性に応じて決める。
• 会議ごとに具体的な目的と議題を設ける。
• 会議前に議題を配布し、会議中は議題に沿って進める。
• あらかじめ役割を割り当てる。例えば、議事録係と時間管理係を決める。
• 議論に必要な人を招く。
• 会議を効果的に進行し、会議のルールに従う。
• 会議の中で、すべての対応事項に担当者と期限を設定する。
• 議事録を作成し、公開する。

原寸大の図を開く ↗

原寸大の図を開く ↗

コミュニケーション・チャネル

コミュニケーション・チャネルの数は次の式で計算します。 N(N − 1) / 2ここで、Nは人数です。

コミュニケーション・マネジメント計画

プロジェクトマネジャーがコミュニケーションをどのように管理し、コントロールするかを文書にします。プロジェクトでのコミュニケーションは複雑なため、すべてのステークホルダーのニーズを踏まえて計画を書面化し、プロジェクトマネジメント計画に含めます。

情報の配布

プロジェクトマネジャーは、プロジェクト情報をステークホルダーに配布します。必要な情報や形式は相手によって異なります。各人に何を、どのように、いつ届けるかをあらかじめ決めます。「情報の配布」によって、コミュニケーション・マネジメント計画を実行します。受け手にとって効果的で効率よく情報を受け取れる方法を選びます。

ステークホルダーの期待のマネジメント

すべての要望に応じられないときでも、ニーズや懸念を考慮していることを早めに示します。コミュニケーション・チャネルを開いたままにして、潜在的なリスク、変更、その他の情報をステークホルダーからプロジェクトマネジャーに伝えられるようにします。

作業の進行中も、ステークホルダーのニーズに注意を払います。信頼を築き、対立を解消し、問題を未然に防ぎ、プロジェクトへの帰属意識を強めることにつながります。ステークホルダー登録簿、マネジメント戦略、コミュニケーション・マネジメント計画、課題ログ、変更内容を基に、取るべき行動を決めます。

コミュニケーションを妨げる要因

主な要因には、周囲の騒音、伝達内容の表現や解読の不備、否定的な発言、文化や言語の違い、敵意、話し手と聞き手の距離などがあります。

実績の報告

実績報告では、作業に関する情報を収集・分析し、報告書を作成して関係するステークホルダーに送ります。実績報告は、コミュニケーション・マネジメント計画の一部です。

プロジェクトのニーズに合わせて報告書を設計し、ステークホルダーが必要とする詳細度にします。受け手が報告書を読み、行動に移しやすい配布方法を選びます。報告と他のプロジェクトマネジメント業務のバランスも考えます。

プロジェクトマネジメント計画から、報告書で使うパフォーマンス測定ベースラインを特定します。スケジュール、コスト、スコープ、品質の実績を明確、簡潔、正確に示します。報告を基に、是正処置をいつ提案し、実行するかを判断します。今後の見通しを示すことも報告に含まれます。

• 状況報告書。 プロセスの現在の実績をパフォーマンス測定ベースラインと照らし合わせて示します。
• 進捗報告書。 完了した作業の総量を示します。
• 傾向報告書。 実績が上向きか下向きかを示します。
• 予測報告書。 現在または過去のデータに基づき、今後のプロジェクトの状況と実績を予測します。
• 差異報告書。 実績をベースラインと比較します。
• アーンド・バリュー報告書。 スコープ、コスト、スケジュールの測定結果を統合して実績を評価します。
• 得られた教訓の文書。 実績報告に基づき、今後のプロジェクトに役立つ教訓を記録します。

早い段階でステークホルダーを特定し、コミュニケーション・マネジメント計画を書面化することで、プロジェクトマネジャーはプロジェクト全体のコミュニケーションを体系的に管理できます。