Apa Itu Manajemen Proyek?

Definisi Proyek

Proyek adalah upaya sementara untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil yang unik. Proyek memiliki awal dan akhir yang jelas.

Manajer proyek menyusun rencana manajemen proyek yang realistis, memiliki batas waktu, dapat dicapai, dan didukung semua pemangku kepentingan.

Pekerjaan Operasional

Organisasi menjalankan pekerjaan operasional dan pekerjaan proyek. Pekerjaan operasional terus berlangsung. Pekerjaan proyek memiliki akhir yang jelas.

Kelompok Proses dan Bidang Pengetahuan Manajemen Proyek

Manajemen proyek meliputi pengelolaan orang, pengorganisasian pekerjaan ke dalam kelompok proses, dan penerapan pengetahuan dari berbagai bidang.

Kelompok proses: Inisiasi, Perencanaan, Pelaksanaan, Pemantauan dan Pengendalian, serta Penutupan. Bidang pengetahuan: integrasi, ruang lingkup, waktu, biaya, mutu, sumber daya manusia, komunikasi, risiko, pengadaan, dan pengelolaan pemangku kepentingan.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Program dan Portofolio

Apa Itu Program?

Mengelola beberapa proyek terkait secara terpisah bisa menjadi tantangan. Program menyatukan proyek-proyek tersebut agar organisasi dapat mengelolanya sebagai satu kelompok.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Apa Itu Portofolio?

Portofolio mengelompokkan program dan proyek individual yang dijalankan untuk mencapai tujuan bisnis strategis tertentu.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Kantor Manajemen Proyek

Kantor manajemen proyek (PMO) adalah departemen terpusat dengan staf yang mengelola dan mendukung proyek. PMO dapat menjadi otoritas pusat untuk kebijakan, metode, dan templat manajemen proyek. PMO dapat melatih staf, membantu mereka menggunakan perangkat manajemen proyek, dan menyediakan manajer untuk berbagai proyek. PMO dan manajer proyek yang ditugaskan bertanggung jawab atas hasil proyek tersebut.

PMO juga dapat:

• Kelola kebutuhan proyek dan ketergantungan antarproyek.
• Sediakan sumber daya dan templat.
• Ikut serta dalam rapat peninjauan proyek.
• Pantau kepatuhan terhadap proses organisasi.
• Pusatkan komunikasi tentang proyek.
• Menjadi anggota dewan pengendalian perubahan.
• Bantu menentukan prioritas proyek.

Nilai Bisnis

Nilai bisnis adalah nilai total suatu bisnis yang mencakup unsur berwujud dan tidak berwujud. Contoh unsur berwujud meliputi aset keuangan, perlengkapan tetap, pemegang saham, ekuitas, dan utilitas. Contoh unsur tidak berwujud meliputi goodwill, reputasi, pengenalan merek, manfaat publik, dan merek dagang.

Pengelolaan operasi berkelanjutan secara efektif membantu menciptakan nilai. Organisasi laba maupun nirlaba berupaya memperoleh nilai bisnis dari kegiatan mereka.

Sasaran dan Piagam Proyek

Piagam proyek mencatat sasaran proyek dan dapat menjelaskan mengapa proyek diperlukan. Sasaran dapat dimulai secara umum dan dirinci seiring kemajuan proyek.

Proyek dianggap selesai ketika mencapai sasarannya. Jika sasaran tidak tercapai, proyek dihentikan. Manajer proyek bertanggung jawab mencapai sasaran itu. Pengelolaan mutu, risiko, pemangku kepentingan, dan ruang lingkup memengaruhi hasil proyek. Pengelolaan yang baik membantu proyek mencapai sasarannya.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Manajemen Berdasarkan Sasaran (MBO)

Manajemen berdasarkan sasaran adalah filosofi dengan tiga langkah.

1. Tetapkan sasaran yang jelas, ringkas, dirumuskan dengan baik, dan realistis.
2. Tinjau kemajuan secara berkala untuk mengetahui apakah sasaran tercapai.
3. Ambil tindakan korektif saat kinerja menyimpang dari sasaran.

Batasan Proyek

Batasan dapat mencakup waktu, biaya, risiko, ruang lingkup, mutu, sumber daya, kepuasan pelanggan, dan faktor lain. Batasan membantu tim proyek menilai tuntutan yang saling bersaing. Manajemen menetapkan prioritas tiap batasan, dan perubahan pada satu batasan dapat memengaruhi batasan lain.

Tuntutan yang saling bersaing memicu perubahan selama proyek berjalan. Setiap permintaan perubahan melalui proses formal. Manajer proyek menggunakan pengendalian perubahan terpadu untuk menilai perubahan dan mengetahui dampaknya terhadap seluruh batasan proyek.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Pemangku Kepentingan dan Pengelolaannya

Pemangku kepentingan adalah individu, kelompok, atau organisasi yang dapat terkena dampak positif atau negatif dari proyek atau produknya. Mereka dapat mencakup manajer proyek, sponsor, anggota tim, PMO, manajer portofolio, manajer program, manajer fungsional, dan penjual.

Proyek dapat gagal jika pemangku kepentingan tidak mendapat cukup informasi atau kesempatan memberi masukan, atau jika kebutuhan dan harapan mereka tidak terpenuhi. Sepanjang siklus hidup proyek, manajer proyek menganalisis dan mengelola kebutuhan serta tingkat pengaruh pemangku kepentingan.