Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia proyek membantu tim bekerja sebaik mungkin. Manajer proyek mengoordinasikan proyek sementara tim merencanakannya. Tetapkan peran dan tanggung jawab secara formal, dokumentasikan kegiatan sumber daya manusia, dan terus pastikan orang yang dibutuhkan tersedia.

Tim proyek terdiri dari manajer proyek, tim manajemen proyek, dan anggota tim lainnya. Tim manajemen proyek mencakup anggota yang membantu manajer proyek dalam kegiatan manajemen proyek.

Seiring pertumbuhan tim, tanggung jawab terkait sumber daya manusia bertambah. Sebagian besar pekerjaan ini termasuk dalam kelompok proses Pelaksanaan. Identifikasi anggota tim, tetapkan peran dan tanggung jawabnya, buat sistem penghargaan dan pengakuan, tingkatkan kompetensi dan kinerja anggota, serta pantau kinerja individu dan tim. Meningkatkan kompetensi adalah tanggung jawab penting manajer proyek. Pengembangan kekompakan tim wajib dan sebaiknya direncanakan secara formal sejak awal.

Peran dan Tanggung Jawab

Identifikasi peran manajemen, anggota tim, dan pemangku kepentingan lain, lalu perjelas tanggung jawab masing-masing. Gunakan alat seperti matriks penugasan tanggung jawab.

Sponsor atau Penggagas Proyek

Sponsor menyediakan sumber daya keuangan proyek. Sponsor dapat berupa pelanggan, manajemen senior, atau pihak lain. Manajemen berperan melindungi proyek.

Tanggung Jawab Sumber Daya Manusia Manajer Proyek

• Tentukan sumber daya yang dibutuhkan proyek dan negosiasikan dengan pengelola sumber daya untuk memperoleh sumber daya terbaik yang tersedia dan sesuai dengan kebutuhan.
• Buat direktori tim proyek.
• Tulis uraian pekerjaan proyek untuk anggota tim dan pemangku kepentingan lainnya. Pastikan setiap peran dan tanggung jawab ditetapkan dengan jelas.
• Identifikasi pelatihan yang dibutuhkan anggota tim untuk pekerjaan proyek dan pastikan mereka mendapatkannya.
• Buat rencana sumber daya manusia formal yang menjelaskan cara tim berpartisipasi dan peran yang dijalankan tiap orang.
• Sertakan laporan kinerja anggota tim dalam catatan kepegawaian resmi perusahaan.
• Kirimkan surat penghargaan kepada anggota tim dan manajer mereka.
• Pastikan kebutuhan anggota tim ditangani.
• Buat sistem penghargaan dan pengakuan.

Menyusun Rencana Sumber Daya Manusia

Proses ini menetapkan peran dan tanggung jawab anggota tim. Tetapkan tanggung jawab tersebut secara jelas bersama aktivitas proyek yang harus diselesaikan setiap orang.

Bagan Organisasi dan Uraian Jabatan

Alat untuk mencatat dan mengomunikasikan peran antara lain matriks penugasan tanggung jawab, struktur perincian organisasi, struktur perincian sumber daya, dan uraian jabatan.

Matriks Penugasan Tanggung Jawab

Matriks penugasan tanggung jawab menghubungkan anggota tim dengan aktivitas atau paket kerja yang akan mereka selesaikan.

Bagan RACI

Bagan RACI adalah bentuk matriks penugasan tanggung jawab yang memperjelas peran. RACI adalah singkatan dari Responsible (pelaksana), Accountable (penanggung jawab akhir), Consult (pihak yang dimintai masukan), dan Inform (pihak yang diberi informasi).

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Matriks ARMI

Matriks ARMI adalah alternatif matriks RACI. ARMI adalah singkatan dari Approver (pemberi persetujuan), Resource (sumber daya), Member (anggota), dan Interested Party (pihak yang berkepentingan).

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Uraian Jabatan

Uraian jabatan adalah penjelasan tertulis tentang tugas suatu jabatan dalam proyek.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Rencana Sumber Daya Manusia

Rencana sumber daya manusia merupakan keluaran dari proses Menyusun Rencana Sumber Daya Manusia. Rencana ini menetapkan kapan dan bagaimana anggota ditambahkan, dikelola, diawasi, dan dilepas dari proyek. Isinya mencakup peran dan tanggung jawab, bagan organisasi proyek, serta rencana pengelolaan personel.

Rencana Pengelolaan Personel

• Rencana perekrutan personel
• Kalender sumber daya
• Rencana pelepasan personel
• Kebutuhan pelatihan personel
• Penghargaan dan pengakuan
• Kepatuhan
• Keselamatan

Sistem Penghargaan dan Pengakuan

Merencanakan penghargaan dapat memerlukan usaha yang besar. Siapkan sistemnya sebelum pekerjaan proyek dimulai. Penghargaan dan pengakuan termasuk cara paling efektif untuk memotivasi orang dan memperoleh kerja sama, siapa pun atasan mereka. Ini sangat penting dalam organisasi matriks.

• Ucapkan “terima kasih” lebih sering.
• Berikan penghargaan seperti Anggota Tim Terbaik Bulan Ini.
• Berikan hadiah atas kinerja.
• Rekomendasikan anggota tim untuk kenaikan gaji atau penugasan yang diminati.
• Kirim catatan kepada manajer anggota tim tentang kinerja yang luar biasa.
• Rencanakan perayaan tonggak atau perayaan lainnya.
• Atur pelatihan untuk anggota tim.
• Hargai anggota tim dengan menugaskan mereka pada aktivitas yang sudah lama mereka nantikan atau membebaskan mereka dari aktivitas yang tidak disukai.

Membentuk Tim Proyek

Identifikasi anggota tim yang telah ditetapkan sebelumnya dan pastikan ketersediaannya. Negosiasikan sumber daya terbaik untuk pekerjaan, rekrut karyawan baru bila perlu, bekerja sama dengan tim virtual, dan kelola risiko kelangkaan sumber daya.

Penugasan Awal

Jika orang sudah ditugaskan pada proyek, manajer proyek bekerja sama dengan anggota tim tersebut.

Negosiasi

Jika perlu bernegosiasi untuk memperoleh tenaga dari dalam organisasi, ikuti langkah berikut.

• Pahami kebutuhan proyek dan prioritasnya di dalam organisasi.
• Jelaskan manfaat yang diperoleh pengelola sumber daya dengan membantu proyek. Ini disebut WIIFM, atau “Apa untungnya bagi saya?”
• Mintalah sumber daya terbaik hanya saat proyek membutuhkannya.
• Tunjukkan mengapa proyek memerlukan sumber daya dengan mutu dan jumlah tersebut. Diagram jaringan dan jadwal proyek dapat membantu menjelaskan alasannya.
• Bekerja samalah dengan pengelola sumber daya untuk menangani situasi yang muncul.

Tim Virtual

Tim virtual bekerja tanpa bertemu langsung. Dengan begitu, tim dapat menghimpun anggota yang kompeten dari berbagai belahan dunia.

Efek Halo

Efek halo adalah kecenderungan memberi nilai tinggi atau rendah pada seseorang dalam semua aspek berdasarkan kesan terhadap satu aspek saja.

Mengembangkan Tim Proyek

Proses Mengembangkan Tim Proyek berlangsung selama pelaksanaan. Proses ini umumnya mengurangi pergantian personel, meningkatkan pengetahuan dan keterampilan individu, dan memperbaiki kerja sama tim.

Pembangunan tim

Pengembangan kekompakan tim membantu orang bekerja sama demi kepentingan proyek dan meningkatkan kinerjanya. Manajer proyek membimbing, mengelola, dan meningkatkan interaksi, kepercayaan, serta kekompakan tim. Mulailah sejak dini, jadikan pengembangan tim bagian dari semua aktivitas proyek, dan beri perhatian sepanjang proyek. Membuat WBS adalah salah satu cara mengembangkan tim.

Tim melalui lima tahap pembentukan dan pengembangan.

1. Pembentukan. Orang-orang berkumpul sebagai sebuah tim.
2. Konflik. Perbedaan pendapat muncul ketika orang belajar bekerja sama.
3. Pembentukan norma. Anggota tim mulai membangun hubungan kerja yang baik.
4. Kinerja. Tim menjadi efisien dan bekerja sama secara efektif.
5. Pembubaran. Proyek berakhir dan tim dibubarkan.

Pengembangan tim dapat mencakup mengikuti kelas bersama, merayakan tonggak, hari libur, dan ulang tahun, bepergian di luar pekerjaan, membuat WBS, serta melibatkan semua orang dalam latihan perencanaan.

Pelatihan

Pelatihan meningkatkan keterampilan dan mengurangi total biaya serta waktu proyek melalui efisiensi yang lebih baik. Bebankan biaya pelatihan pada proyek dan dokumentasikan pelatihan dalam rencana sumber daya manusia.

Aturan Dasar

Aturan dasar menetapkan standar dan harapan. Aturan ini dapat mencakup situasi berikut.

• Kejujuran dalam semua komunikasi.
• Cara menyelesaikan konflik dan meneruskan masalah ke tingkat yang berwenang.
• Apakah interupsi diperbolehkan dan cara menyela orang dengan tepat selama rapat.
• Konsekuensi keterlambatan.
• Cara menangani panggilan telepon, etika surel, dan membaca pesan teks selama rapat.

Harapan yang jelas dapat mencegah konflik dan masalah. Aturan dasar sangat penting bagi tim virtual.

Penempatan Bersama dan Ruang Koordinasi

Penempatan bersama berarti mempertemukan anggota tim di setiap kota dalam satu ruang kantor atau ruangan. Kedekatan ini memperbaiki komunikasi dan mengurangi dampak konflik. Cara ini juga memperkuat identitas tim proyek di mata anggotanya dan manajemen dalam organisasi matriks.

Ruang koordinasi adalah tempat terpusat untuk mengoordinasikan proyek dan membuat materi seperti WBS, diagram jaringan, dan jadwal.

Penghargaan dan Pengakuan dalam Praktik

Dalam proses Mengembangkan Tim Proyek, manajer proyek menilai kinerja dan memberi penghargaan serta pengakuan yang sesuai kepada tiap anggota, sebagaimana ditetapkan dalam rencana sumber daya manusia.

Penilaian Kinerja Tim

Manajer proyek menggunakan penilaian formal dan informal untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas tim secara keseluruhan.

Mengelola Tim Proyek

Mengembangkan tim meningkatkan kemampuannya. Mengelola tim berarti memimpin orang dalam pekerjaan sehari-hari. Dorong komunikasi, jaga hubungan, amati keadaan, dan bekerja samalah dengan organisasi lain. Gunakan keterampilan negosiasi dan kepemimpinan, pelihara catatan masalah, selesaikan penilaian kinerja proyek, ambil keputusan yang tepat, dan pengaruhi pemangku kepentingan. Temukan secara aktif konflik yang tidak bisa diselesaikan anggota tim sendiri dan bantu menyelesaikannya.

Pengamatan dan Percakapan

Perhatikan nada surel dan percakapan telepon, termasuk dalam tim virtual. Bicaralah dengan orang-orang secara rutin agar Anda memahami kemajuan proyek selain dari laporan.

Penilaian Kinerja dalam Proyek

Penilaian kinerja proyek adalah evaluasi pekerjaan seorang karyawan oleh atasannya. Penilaian 360 derajat juga mengumpulkan masukan dari bawahan dan rekan kerja, sehingga memberikan gambaran yang lebih jelas tentang kinerja sebenarnya.

Catatan Masalah

Gunakan catatan masalah untuk menangani masalah yang melibatkan anggota tim dan pemangku kepentingan sebelum berdampak pada proyek.

Wewenang dan Pengaruh Manajer Proyek

Mengajak orang bekerja sama dan berkinerja baik bisa sulit, terutama dalam organisasi matriks. Manajer proyek menggunakan beberapa bentuk kekuasaan.

• Formal (sah). Berasal dari jabatan manajer proyek.
• Penghargaan. Berasal dari kemampuan memberikan penghargaan.
• Hukuman (koersif). Berasal dari kemampuan menjatuhkan sanksi kepada anggota tim.
• Keahlian. Berasal dari keahlian teknis atau manajemen proyek.
• Referen. Berasal dari karisma atau reputasi, atau karena orang menyukai, menghormati, atau ingin meneladani manajer proyek.

Gaya Manajemen dan Kepemimpinan

Kepemimpinan situasional berarti memilih gaya yang sesuai dengan orang dan pekerjaan pada setiap tahap siklus hidup proyek.

• Mengarahkan. Beri tahu orang lain apa yang harus dilakukan.
• Memfasilitasi. Koordinasikan masukan dari orang lain.
• Membimbing. Bantu orang lain mencapai tujuan mereka.
• Mendukung. Berikan bantuan selama pekerjaan berlangsung.
• Otokratis. Kelola secara hierarkis dari atas, dengan manajer bebas menentukan tindakan.
• Konsultatif. Gunakan pendekatan dari bawah ke atas dan manfaatkan pengaruh untuk mencapai hasil. Mintalah pendapat dan layani kebutuhan tim.
• Konsultatif-otokratis. Mintalah masukan dari anggota tim sambil tetap memegang wewenang untuk mengambil keputusan.
• Konsensus. Selesaikan masalah bersama dan ambil keputusan berdasarkan kesepakatan kelompok.
• Mendelegasikan. Tetapkan tujuan dan beri tim wewenang yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan.
• Birokratis. Ikuti prosedur dengan tepat.
• Karismatik. Bangkitkan semangat dan dorong anggota tim saat menjalankan pekerjaan proyek.
• Demokratis atau partisipatif. Dorong tim untuk berperan dalam pengambilan keputusan.
• Laissez-faire. Istilah Prancis ini dapat berarti “membiarkan bertindak”, “membiarkan melakukan”, atau “tidak mencampuri”. Manajer tidak ikut campur dalam pekerjaan sehari-hari tim dan turun tangan untuk mengelola atau berkonsultasi bila perlu. Gaya ini dapat sesuai untuk tim yang sangat terampil.
• Analitis. Andalkan pengetahuan dan kemampuan teknis manajer. Manajer analitis sering mengambil keputusan teknis dan menyampaikannya kepada tim.
• Pendorong. Berikan arahan secara terus-menerus dan gunakan sikap kompetitif untuk mendorong tim agar menang.
• Memengaruhi. Utamakan kerja sama, pengembangan tim, dan pengambilan keputusan bersama. Bekerja samalah dengan tim untuk memengaruhi cara proyek dilaksanakan.

Manajemen Konflik

Konflik tidak dapat dihindari ketika banyak pemangku kepentingan memiliki kebutuhan, wewenang manajer proyek terbatas, dan sumber daya harus diperoleh dari manajer fungsional.

Untuk mencegah konflik yang bisa dihindari, jelaskan arah proyek, kendala dan sasarannya, isi piagam proyek, serta keputusan dan perubahan utama. Tetapkan pekerjaan dengan jelas tanpa tumpang tindih tanggung jawab, buat penugasan menarik dan menantang, serta ikuti praktik manajemen dan perencanaan proyek yang baik.

Tujuh sumber konflik berikut disusun menurut frekuensi terjadinya.

1. Jadwal
2. Prioritas proyek
3. Sumber daya
4. Pendapat teknis
5. Prosedur administratif
6. Biaya
7. Kepribadian

Orang yang terlibat biasanya paling mampu menyelesaikan konflik. Teknik utamanya adalah:

• Konfrontasi (pemecahan masalah). Selesaikan akar masalah agar masalah tidak berulang dan kedua pihak diuntungkan.
• Kompromi. Cari solusi yang cukup memuaskan kedua pihak. Pelajaran ini menggambarkannya sebagai hasil kalah-kalah karena kedua pihak tidak memperoleh semua yang diinginkan.
• Menarik diri (menghindar). Mundur atau tunda keputusan. Menarik diri biasanya merupakan pilihan yang kurang efektif untuk menyelesaikan konflik.
• Meredakan (mengakomodasi). Tekankan hal-hal yang disepakati.
• Berkolaborasi. Satukan berbagai sudut pandang untuk mencapai konsensus.
• Memaksakan. Dorong satu sudut pandang dengan mengorbankan sudut pandang lain.

Metode Pemecahan Masalah

1. Tentukan masalah yang mendasarinya.
2. Analisis masalah tersebut.
3. Identifikasi solusi yang mungkin.
4. Pilih solusi.
5. Terapkan solusi tersebut.
6. Tinjau solusi dan pastikan ada perbaikan.

Konsep Sumber Daya Manusia Lainnya

Teori Harapan

Karyawan tetap produktif jika mereka percaya bahwa usaha akan menghasilkan kinerja yang efektif dan menerima penghargaan yang mereka harapkan atas pencapaian tersebut.

Arbitrase

Pihak netral mendengarkan dan menyelesaikan sengketa.

Tunjangan Istimewa

Sebagian karyawan memperoleh penghargaan khusus, seperti bonus, bagi hasil dari peningkatan kinerja, atau ruang kerja yang lebih baik.

Tunjangan tambahan

Tunjangan tambahan adalah manfaat standar yang diberikan secara resmi kepada karyawan, seperti bantuan pendidikan, asuransi, dan bagi laba.

Empat Teori Motivasi

Teori X dan Teori Y McGregor

McGregor berpendapat bahwa pekerja terbagi menjadi dua kelompok, X dan Y.

• Teori X. Manajer yang menganut pandangan ini menganggap karyawan perlu diawasi terus-menerus. Mereka memandang karyawan tidak mampu, cenderung menghindari tanggung jawab, dan akan menghindari pekerjaan jika ada kesempatan.
• Teori Y. Manajer yang menganut pandangan ini percaya bahwa karyawan bersedia bekerja tanpa pengawasan, ingin berprestasi, dan dapat mengarahkan usahanya sendiri.

Hierarki Kebutuhan Maslow

Piramida Maslow memiliki lima tingkat, mulai dari kebutuhan fisiologis di dasar, diikuti keamanan, kebutuhan sosial, dan penghargaan, hingga aktualisasi diri di puncak.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Teori Kebutuhan David McClelland (Teori Kebutuhan yang Diperoleh)

Menurut teori ini, setiap orang terutama termotivasi oleh salah satu dari tiga kebutuhan. Kelola orang dengan cara yang berbeda sesuai kebutuhan yang paling memotivasi mereka.

Teori Herzberg

Teori Herzberg membedakan faktor higiene dari faktor pendorong motivasi. Faktor higiene yang buruk dapat mengurangi motivasi. Memperbaiki faktor-faktor itu saja biasanya tidak meningkatkan motivasi. Contohnya mencakup kondisi kerja, gaji, kehidupan pribadi, hubungan kerja, keamanan, dan status.

Pekerjaan itu sendiri memotivasi orang melalui tanggung jawab, aktualisasi diri, pertumbuhan profesional, dan pengakuan.

Perencanaan personel serta pembentukan, pengembangan, dan pengelolaan tim proyek semuanya memengaruhi bidang selanjutnya, yaitu manajemen komunikasi.