Pengelolaan Pemangku Kepentingan

Pemangku kepentingan adalah orang yang terdampak oleh proyek. Pengelolaan pemangku kepentingan proyek mencakup identifikasi, analisis harapan dan pengaruh mereka, penyusunan cara bekerja sama, dan penerapan strategi tersebut. Berkomunikasilah secara rutin untuk memahami kebutuhan dan harapan mereka. Sebagian besar masalah pemangku kepentingan muncul karena kurangnya komunikasi, jadi tangani masalah saat muncul. Kelola kepentingan yang saling bersaing dan libatkan pemangku kepentingan dalam keputusan serta kegiatan utama proyek.

Manajer proyek perlu memahami kebutuhan dan pengaruh pemangku kepentingan serta mengelolanya secara efektif.

Identifikasi Pemangku Kepentingan

Identifikasi Pemangku Kepentingan adalah proses mencari tahu siapa yang terdampak oleh proyek dan menentukan perhatian yang tepat bagi masing-masing pihak. Pemangku kepentingan dapat mencakup pelanggan, sponsor, karyawan, manajemen, pemerintah, dan masyarakat. Mereka dapat memengaruhi keluaran proyek secara positif maupun negatif.

Identifikasi kebutuhan pemangku kepentingan sejak dini agar persyaratan dan pandangan mereka dipertimbangkan. Kelompokkan mereka berdasarkan kepentingan terhadap proyek, pengaruh terhadap hasilnya, dan tingkat keterlibatan. Bangun hubungan yang baik dengan berfokus pada keberhasilan proyek.

Masukan untuk Identifikasi Pemangku Kepentingan

• Piagam Proyek. Identifikasi pihak internal dan eksternal yang berkaitan dengan proyek.
• Dokumen pengadaan. Para pihak dalam kontrak pengadaan merupakan pemangku kepentingan utama proyek.

Analisis Pemangku Kepentingan

Gunakan analisis kualitatif dan kuantitatif sepanjang proyek untuk mengidentifikasi kepentingan, harapan, dan pengaruh pemangku kepentingan. Analisis ini juga mengungkap hubungan yang dapat membantu membangun kemitraan dan meningkatkan peluang keberhasilan proyek.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Ikuti langkah-langkah ini untuk menganalisis pemangku kepentingan.

1. Identifikasi calon pemangku kepentingan dan catat peran, departemen, kepentingan, pengetahuan, harapan, serta tingkat pengaruh mereka.
2. Identifikasi dan nilai potensi dampak setiap pemangku kepentingan.
3. Kelompokkan pemangku kepentingan berdasarkan potensi dampaknya.
4. Pertimbangkan kemungkinan respons pemangku kepentingan dalam berbagai situasi.
5. Rencanakan cara memperkuat dukungan positif dan mengurangi pengaruh negatif.

Model klasifikasi yang umum meliputi model berikut.

• Matriks Kekuasaan/Kepentingan. Mengelompokkan pemangku kepentingan berdasarkan wewenang dan kepedulian terhadap hasil proyek.
• Matriks Kekuasaan/Pengaruh. Mengelompokkan pemangku kepentingan berdasarkan wewenang dan keterlibatannya dalam proyek.
• Matriks Kekuasaan/Dampak. Mengelompokkan pemangku kepentingan berdasarkan wewenang dan kemampuan mereka memengaruhi perubahan pada kegiatan proyek.
• Model saliensi. Mengelompokkan pemangku kepentingan berdasarkan kekuasaan, urgensi, dan legitimasi.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Curah pendapat

Gunakan curah pendapat untuk mengidentifikasi calon pemangku kepentingan dari manajemen senior, departemen lain, dan badan pengatur. Manfaatkan pembelajaran dari pengalaman serta konsultasikan dengan manajer proyek yang pernah menangani proyek serupa, pakar bidang terkait, dan konsultan.

Keluaran Identifikasi Pemangku Kepentingan

Perbarui daftar pemangku kepentingan secara berkala seiring bertambahnya informasi. Daftar ini mencatat informasi berikut.

• Informasi pemangku kepentingan. Nama, jabatan dalam organisasi, lokasi, peran dalam proyek, nomor telepon kantor, dan alamat email.
• Kebutuhan pemangku kepentingan. Harapan utama, kebutuhan utama, dan keterlibatan dalam proyek.
• Klasifikasi pemangku kepentingan. Apakah seseorang berasal dari dalam atau luar organisasi dan apakah mereka mendukung proyek, menentangnya, atau bersikap netral.

Rencanakan Pengelolaan Pemangku Kepentingan

Rencanakan cara mengelola harapan dan pengaruh pemangku kepentingan sepanjang siklus hidup proyek. Rencana ini memandu interaksi dengan pemangku kepentingan untuk mendukung proyek. Gunakan rencana tersebut untuk mengarahkan kontribusi mereka, mengelola harapan, dan mencapai sasaran proyek.

Masukan untuk Perencanaan Pengelolaan Pemangku Kepentingan

• Rencana Manajemen Proyek. Tinjau proses untuk setiap tahap proyek, cara pelaksanaan pekerjaan, cara perencanaan dan penggunaan sumber daya manusia, prosedur manajemen perubahan, dan Rencana Manajemen Komunikasi.
• Daftar Pemangku Kepentingan. Tinjau kepentingan, keterlibatan, dan wewenang tiap pemangku kepentingan.
• Faktor lingkungan organisasi. Pertimbangkan budaya, struktur, dan iklim politik organisasi.
• Aset proses organisasi. Gunakan pembelajaran dari proyek sebelumnya dan informasi historis untuk memahami perilaku pemangku kepentingan dan merencanakan respons.

Teknik Analisis

Gunakan penilaian ahli untuk menentukan tingkat keterlibatan yang dibutuhkan dari tiap pemangku kepentingan pada setiap tahap. Rapat dan diskusi dapat membantu menetapkan tingkat tersebut. Klasifikasikan keterlibatan pemangku kepentingan sebagai berikut.

• Belum Mengetahui. Pemangku kepentingan mungkin belum mengetahui potensi atau dampak proyek.
• Menentang. Pemangku kepentingan menentang perubahan pada proyek.
• Netral. Pemangku kepentingan membiarkan proyek berjalan tanpa mendukung atau menentangnya.
• Mendukung. Pemangku kepentingan mendukung perubahan dan memahami potensi proyek.
• Memimpin. Pemangku kepentingan mendukung proyek dan mengambil peran utama ketika diperlukan untuk membantu proyek berhasil.

Matriks Penilaian Keterlibatan Pemangku Kepentingan menunjukkan tingkat keterlibatan saat ini dan yang diinginkan. Dalam matriks, C menunjukkan tingkat saat ini dan D menunjukkan tingkat yang diinginkan.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Keluaran Perencanaan Pengelolaan Pemangku Kepentingan

Rencana Pengelolaan Pemangku Kepentingan merupakan bagian dari Rencana Manajemen Proyek. Isinya menjelaskan strategi untuk melibatkan pemangku kepentingan. Tingkat formalitas yang diperlukan untuk pengadaan tidak berlaku di sini. Kebutuhan proyek menentukan apakah rencana ini formal atau informal, serta terperinci atau bersifat umum.

Saat memperbarui Rencana Pengelolaan Pemangku Kepentingan, tinjau apakah asumsi dasarnya masih akurat dan relevan. Keluaran lain mencakup pembaruan jadwal proyek dan daftar pemangku kepentingan.

Kelola Keterlibatan Pemangku Kepentingan

Berkomunikasi dan bekerja sama dengan pemangku kepentingan sepanjang siklus hidup proyek untuk memenuhi kebutuhan dan harapan mereka, menangani masalah yang muncul, dan melibatkan mereka secara tepat dalam kegiatan proyek. Tujuannya adalah memperkuat dukungan bagi keberhasilan proyek.

• Jaga komitmen pemangku kepentingan pada setiap tahap.
• Gunakan perundingan dan komunikasi untuk memenuhi harapan pemangku kepentingan.
• Antisipasi masalah dan tangani potensi kekhawatiran sepanjang proyek.

Pengaruh pemangku kepentingan paling besar pada awal proyek dan berkurang seiring kemajuan pekerjaan. Mintalah bantuan sponsor jika diperlukan.

Masukan untuk Pengelolaan Keterlibatan Pemangku Kepentingan

Masukan meliputi Rencana Pengelolaan Pemangku Kepentingan, Rencana Manajemen Komunikasi, log perubahan, dan aset proses organisasi. Rencana Manajemen Komunikasi mencatat kebutuhan komunikasi pemangku kepentingan. Karena mereka menggunakan informasi untuk tujuan yang berbeda, sesuaikan format, tingkat perincian, isi, dan bahasa sesuai kebutuhan.

Alat dan Teknik

Gunakan metode komunikasi seperti email, rapat, pembaruan proses di intranet, dan ruang koordinasi intensif. Dengarkan secara aktif, bangun kepercayaan, selesaikan konflik, dan bantu pemangku kepentingan mengatasi penolakan terhadap perubahan.

Gunakan keterampilan manajemen untuk membantu mencapai kesepakatan atas sasaran proyek, memengaruhi orang agar mendukung proyek, merundingkan kesepakatan yang memenuhi kebutuhan proyek, dan membantu organisasi menyesuaikan perilakunya agar dapat menerima hasil proyek.

Keluaran Pengelolaan Keterlibatan Pemangku Kepentingan

Keluaran yang umum meliputi log masalah, permintaan perubahan, pembaruan rencana manajemen proyek, serta pembaruan dokumen proyek. Perbarui aset proses organisasi dengan informasi berikut.

• Pemberitahuan kepada pemangku kepentingan. Bagikan pembaruan proyek dan beri tahu pemangku kepentingan ketika masalah telah diselesaikan.
• Laporan proyek. Sertakan dasbor status, catatan pembelajaran, dan log masalah.
• Presentasi proyek. Sertakan presentasi formal dan informal.
• Catatan proyek. Sertakan korespondensi, memo, dan notulen rapat.
• Umpan balik pemangku kepentingan. Catat umpan balik dari pemangku kepentingan.
• Pelajaran yang dipetik. Dokumentasikan pembelajaran dari proyek.

Kendalikan Keterlibatan Pemangku Kepentingan

Pantau hubungan dengan pemangku kepentingan proyek dan sesuaikan strategi serta rencana keterlibatan bila diperlukan. Terus pantau keterlibatan sepanjang proyek.