Manajemen Pengadaan

Manajer proyek perlu tahu cara membantu menyusun, membaca, dan mengelola kontrak. Pengadaan adalah proses formal untuk memperoleh barang dan jasa. Keluarannya mencakup rencana manajemen pengadaan, pernyataan kerja pengadaan (SOW), dokumen pengadaan, permintaan perubahan, catatan pengadaan tambahan, dan pelajaran yang dipetik.

Gambaran Umum Manajemen Pengadaan

Departemen yang menangani dan mengendalikan pengadaan biasanya disebut departemen pengadaan. Sebagian organisasi menyebutnya bagian kontrak, pembelian, atau hukum. Mengelola pengadaan membutuhkan pengetahuan hukum, keterampilan negosiasi, dan pemahaman tentang proses pengadaan.

Jika proyek perlu membeli barang atau jasa, cari tahu informasi yang dibutuhkan spesialis pengadaan, berikan informasi tersebut, dan bekerja samalah dengan mereka sepanjang proses pengadaan.

Dari Perencanaan hingga Pembayaran Akhir

Setelah keputusan untuk membeli diambil, manajer pengadaan memandu urutan berikut.

1. Bantu menyusun rencana manajemen pengadaan.
2. Buat pernyataan kerja pengadaan.
3. Tentukan jenis kontrak.
4. Pilih dokumen pengadaan: permintaan proposal (RFP), undangan penawaran (IFB), atau permintaan penawaran harga (RFQ).
5. Kirim dokumen kepada penjual.
6. Penjual meninjau dokumen, meminta informasi tambahan bila perlu, dan mengirimkan tanggapan yang diminta.
7. Bernegosiasilah dengan penjual dan tandatangani kontrak dengan penjual yang dipilih.
8. Kelola administrasi pengadaan.
9. Pantau dan kendalikan administrasi pengadaan.
10. Tutup pengadaan dengan audit dan pencatatan pelajaran yang dipetik.
11. Lakukan pembayaran akhir.

Pembeli, Penjual, dan Kontrak

Penjual juga dapat disebut kontraktor, subkontraktor, perancang, atau vendor.

• Kontrak membutuhkan prosedur formal. Nyatakan secara tegas seluruh persyaratan manajemen proyek dalam kontrak.
• Gunakan prosedur manajemen perubahan formal untuk menambah pekerjaan di luar kontrak yang ada.
• Kontrak mengikat secara hukum dan penjual harus bekerja sesuai kesepakatan.
• Kontrak membantu memitigasi risiko proyek.
• Sebagian besar pemerintah menyediakan sistem pengadilan untuk menyelesaikan sengketa kontrak di wilayah hukumnya.

Peran Manajer Proyek

• Baca dan pahami kontrak.
• Pastikan kontrak mencakup ruang lingkup kerja dan persyaratan manajemen proyek.
• Identifikasi risiko dan rencanakan respons yang tepat untuk memitigasinya.
• Sesuaikan kontrak dengan kebutuhan proyek.
• Ikutlah dalam negosiasi untuk menjaga hubungan dengan penjual.
• Jaga keutuhan kontrak.
• Pastikan pekerjaan, pelaporan, inspeksi, dan hasil kerja terkait hukum yang diwajibkan telah selesai. Tangani pelepasan hak jaminan dan kepemilikan bahan.
• Kelola perubahan kontrak bersama manajer pengadaan.

Kontrak Terpusat dan Terdesentralisasi

Dalam kontrak terpusat, satu departemen pengadaan melayani organisasi dan seorang manajer pengadaan menangani beberapa pengadaan untuk berbagai proyek. Dalam kontrak terdesentralisasi, seorang manajer pengadaan bekerja penuh waktu pada satu proyek dan melapor langsung kepada manajer proyek.

Empat Proses Manajemen Pengadaan

Proses pengadaan bertujuan menemukan penjual dengan harga wajar. Penjual memerlukan waktu untuk meninjau kebutuhan proyek dan menanggapinya. Pengadaan jenis ini dapat memakan waktu satu hingga tiga bulan. Perhitungkan waktu tersebut dan tetap terlibat sepanjang proses.

1. Merencanakan Pengadaan
2. Melaksanakan Pengadaan
3. Mengadministrasikan Pengadaan
4. Menutup Pengadaan

Masukan untuk Manajemen Pengadaan

• Manajer pengadaan yang ditunjuk. Tunjuk manajer pengadaan jika volume pengadaan tinggi.
• Baseline ruang lingkup. WBS, kamus WBS, dan pernyataan ruang lingkup proyek membantu tim memahami alasan pengadaan diperlukan.
• Daftar risiko. Tinjau risiko yang telah diidentifikasi.
• Pengadaan yang sedang berlangsung. Kelola titik temu antara berbagai penjual dan pengadaan dalam proyek yang sama.
• Sumber daya yang tidak tersedia dalam organisasi pelaksana. Identifikasi kekurangan untuk menentukan apakah perlu mengadakan jasa.
• Jadwal proyek. Tentukan kapan barang atau jasa dibutuhkan.
• Estimasi biaya awal. Siapkan estimasi untuk setiap bagian pekerjaan sebagai pembanding harga dari penjual.
• Baseline biaya. Pastikan biaya pengadaan sesuai dengan baseline biaya.

Merencanakan Pengadaan

Pembeli menyusun dokumen pengadaan untuk menjelaskan kebutuhannya dan cara memilih penjual. Proses ini juga menghasilkan rencana manajemen pengadaan.

1. Lakukan analisis membuat sendiri atau membeli.
2. Tetapkan proses manajemen pengadaan.
3. Susun pernyataan kerja untuk setiap pengadaan.
4. Pilih jenis kontrak untuk setiap pengadaan.
5. Buat dokumen pengadaan.
6. Tentukan kriteria pemilihan penyedia.

Analisis Membuat Sendiri atau Membeli

Pertimbangkan biaya dan kendala lainnya saat memutuskan apakah pekerjaan dilakukan secara internal atau sebagian atau seluruhnya dibeli dari pihak luar. Pembelian dapat mengurangi kendala proyek. Lakukan pekerjaan secara internal jika organisasi memiliki fasilitas atau tenaga kerja yang sedang tidak digunakan, jika pekerjaan melibatkan informasi atau prosedur milik organisasi, atau jika organisasi ingin mempertahankan kendali.

Rencana Manajemen Pengadaan

Setelah organisasi memutuskan membeli barang atau jasa dari luar, rencanakan cara melaksanakan dan mengendalikan pengadaannya.

Pernyataan Kerja Pengadaan

Pernyataan kerja pengadaan menjelaskan pekerjaan yang dibutuhkan untuk setiap pengadaan. Susun secara jelas, lengkap, dan ringkas. Jelaskan semua aktivitas yang harus diselesaikan penjual, termasuk rapat, laporan, dan komunikasi.

Jenis Pernyataan Kerja

• Kinerja. Menyatakan hal yang harus bisa dilakukan produk akhir.
• Fungsional. Menjelaskan tujuan akhir atau hasilnya dan memberi keleluasaan dalam memilih prosedur atau pendekatan.
• Desain. Merinci secara tepat pekerjaan yang harus dilakukan.

Pernyataan kerja desain paling umum digunakan dalam konstruksi dan pembelian peralatan. Pernyataan kerja kinerja dan fungsional digunakan untuk pekerjaan yang belum pernah dilakukan, seperti pekerjaan baru dalam sistem informasi, teknologi informasi, serta penelitian dan pengembangan.

Jenis Kontrak

Saat memilih kontrak, pertimbangkan apakah yang dibeli berupa produk atau jasa, kelengkapan pernyataan kerja, usaha dan keahlian yang dapat dicurahkan pembeli untuk bekerja sama dengan penjual, kemungkinan pemberian insentif kepada penjual, serta faktor lingkungan perusahaan.

Tiga kategori utama kontrak adalah harga tetap (FP), waktu dan bahan (T&M), serta biaya yang dapat diganti (CR).

Harga Tetap (FP, Lumsum, atau Harga Tetap Pasti)

Gunakan kontrak harga tetap untuk barang atau jasa dengan spesifikasi atau persyaratan yang jelas jika persaingan cukup untuk menetapkan harga yang adil dan wajar. Ini jenis kontrak yang paling umum dan memberi pembeli risiko biaya paling rendah. Penjual menanggung biaya di atas harga yang disepakati dan memperhatikan spesifikasi dalam pernyataan kerja pengadaan.

Kontrak harga tetap tidak sesuai jika salah satu pihak kurang memiliki keahlian atau pengalaman untuk menyiapkan pernyataan kerja pengadaan atau tidak memiliki catatan akuntansi yang terperinci.

Meminta harga tetap sebelum pembeli memahami pekerjaan sepenuhnya atau menyelesaikan penetapan ruang lingkup menempatkan risiko besar pada penjual. Penjual dapat menambahkan cadangan yang besar sehingga pembeli membayar lebih. Penjual juga dapat meningkatkan laba dengan mengurangi ruang lingkup dan menyatakan bahwa pekerjaan yang diinginkan pembeli berada di luar kontrak dan memerlukan perubahan.

Penjual yang tidak mengharapkan laba mungkin mencoba menghilangkan sebagian pekerjaan dalam kontrak, menekan biaya, menurunkan mutu, atau memindahkan orang terbaiknya dari proyek.

• Harga Tetap dengan Imbalan Insentif (FPIF). Menyesuaikan laba berdasarkan kriteria kinerja, misalnya pekerjaan selesai dengan biaya lebih rendah, lebih cepat, atau dengan standar lebih tinggi. Penjual memperoleh serangkaian sasaran insentif. Sasaran baru ditetapkan setelah sasaran pertama tercapai.
• Harga Tetap dengan Imbalan Penghargaan (FPAF). Pembeli membayar harga tetap ditambah penghargaan atau bonus berbasis kinerja. Total penghargaan yang mungkin diterima ditetapkan di awal dan dibagikan berdasarkan kinerja. Hal ini membedakannya dari pendekatan FPIF.
• Harga Tetap dengan Penyesuaian Harga Ekonomi (FPEPA). Pembeli dapat menggunakan penyesuaian harga ekonomi dalam kontrak harga tetap beberapa tahun jika kondisi mendatang dan biaya perlengkapan atau peralatan yang dibutuhkan sulit diperkirakan.
• Pesanan pembelian. Pelajaran ini menjelaskan pesanan pembelian sebagai kontrak harga tetap paling sederhana dan bersifat sepihak karena hanya satu pihak yang menandatanganinya.

Waktu dan Bahan (T&M) atau Harga Satuan

Pembeli membayar per jam atau per unit. Jenis kontrak ini sering digunakan untuk jasa ketika besarnya usaha belum dapat ditentukan pada saat kontrak diberikan.

Biaya yang Dapat Diganti (CR)

Gunakan kontrak biaya yang dapat diganti jika ruang lingkup belum pasti dan biaya belum dapat diperkirakan dengan cukup akurat untuk kontrak harga tetap. Pembeli mengganti biaya penjual yang memenuhi syarat sesuai ketentuan kontrak. Bentuk yang umum meliputi:

• Kontrak biaya. Penjual tidak menerima imbalan atau laba.
• Biaya Plus Imbalan (CPF) atau Biaya Plus Persentase Biaya (CPPC). Pembeli membayar semua biaya ditambah imbalan yang dihitung sebagai persentase biaya.
• Biaya Plus Imbalan Tetap (CPFF). Pembeli membayar biaya aktual ditambah imbalan hasil negosiasi yang ditetapkan sebelum pekerjaan dimulai. Imbalan tetap sama meskipun biaya aktual berubah.
• Biaya Plus Imbalan Insentif (CPIF). Pembeli membayar biaya aktual ditambah imbalan yang disesuaikan menurut pencapaian sasaran kinerja kontrak oleh penjual. Tetapkan estimasi biaya awal (biaya sasaran) dan imbalan awal (imbalan sasaran). Penjual menerima bagian penghematan di bawah biaya sasaran atau berbagi kelebihan biaya dengan pembeli.
• Biaya Plus Imbalan Penghargaan (CPAF). Pembeli membayar semua biaya dan imbalan dasar ditambah kemungkinan penghargaan atas kinerja. Total penghargaan ditetapkan di awal dan dibagikan sesuai kinerja. Seperti CPIF, ini merupakan bentuk kontrak insentif. Insentifnya berupa kemungkinan penghargaan tanpa penalti.

Insentif dan Pembayaran

Insentif adalah bonus yang mendorong penjual memberi perhatian lebih pada bidang yang mungkin kurang mereka perhatikan. Insentif juga mengurangi inefisiensi dan pemborosan di bidang yang dicakupnya.

Kontrak menetapkan kapan penjual dibayar. Pembayaran dapat dilakukan seiring penyelesaian pekerjaan, saat biaya timbul, menurut jadwal, atau hanya setelah pekerjaan berhasil diselesaikan.

Istilah Harga dan Biaya

• Harga. Jumlah yang ditagihkan penjual kepada pembeli.
• Laba (imbalan). Jumlah yang diperhitungkan penjual dalam harga dan tersisa setelah biayanya dibayar.
• Biaya. Biaya pembeli mencakup biaya penjual ditambah laba. Biaya penjual adalah jumlah yang dibayarkan untuk membuat, mengembangkan, atau membeli produk, jasa, atau bahan baku.
• Harga sasaran. Harga yang digunakan untuk membandingkan harga akhir dengan perkiraan.
• Rasio pembagian. Rasio seperti 90/10 menunjukkan cara pembeli dan penjual berbagi penghematan atau kelebihan biaya.
• Harga maksimum. Harga tertinggi yang akan dibayar pembeli.
• Titik Penanggungan Penuh (PTA). Berlaku hanya pada kontrak harga tetap dengan imbalan insentif. Di atas titik ini, penjual menanggung seluruh kerugian akibat kelebihan biaya.

Dokumen Pengadaan (Dokumen Penawaran)

Setelah memilih jenis kontrak dan menyusun pernyataan kerja, pembeli menyiapkan dokumen pengadaan untuk menjelaskan kebutuhannya kepada penjual sejelas mungkin.

• Permintaan proposal (RFP). Meminta proposal terperinci yang menjelaskan bagaimana pekerjaan dilakukan dan siapa yang akan melakukannya.
• Undangan penawaran (IFB). Biasanya meminta harga total untuk seluruh pekerjaan.
• Permintaan penawaran harga (RFQ). Meminta harga per barang, jam, meter, atau satuan lain.

Cantumkan latar belakang kebutuhan pekerjaan, prosedur untuk memenangkan pekerjaan, pedoman dan format penyusunan tanggapan, kriteria penilaian, serta formulir harga. Sertakan pula pernyataan kerja pengadaan dan usulan syarat dan ketentuan hukum serta bisnis.

Kriteria Pemilihan Penyedia

Cantumkan kriteria ini dalam dokumen pengadaan agar penjual memahami kebutuhan pembeli dan dapat memutuskan apakah akan mengajukan penawaran atau proposal. Pembeli menggunakannya untuk menilai tanggapan.

• Jumlah tahun beroperasi
• Stabilitas keuangan
• Pemahaman terhadap kebutuhan
• Harga atau biaya siklus hidup
• Kemampuan teknis
• Mutu kinerja sebelumnya
• Kemampuan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu
• Kemampuan manajemen proyek

Perjanjian dan Ketentuan

• Perjanjian kerahasiaan. Pembeli dan calon penjual menyepakati informasi atau dokumen yang akan dirahasiakan dan dikendalikan, serta siapa yang dapat mengaksesnya.
• Perjanjian kerja sama (usaha patungan). Dua penjual yang yakin peluang memenangkan pekerjaan lebih besar jika bekerja sama dapat menandatangani perjanjian untuk mengatur aspek hukum dan bisnis kerja sama tersebut.
• Kontrak standar. Pembeli biasanya menyusun syarat dan ketentuan, serta dapat menggunakan kembali format standar untuk pengadaan serupa. Pelajaran ini menjelaskan bahwa kontrak standar yang digunakan sebagaimana tertulis tidak memerlukan peninjauan hukum lebih lanjut.
• Ketentuan khusus (syarat khusus). Baca ketentuan standar dan tentukan apa yang perlu ditambah, diubah, atau dihapus agar kontrak memenuhi kebutuhan khusus pelanggan.

Syarat dan Ketentuan

Kategori umum ketentuan standar dan khusus meliputi hal-hal berikut.

• Penerimaan. Menetapkan hal yang dapat diterima.
• Perwakilan. Menyebutkan perwakilan resmi dari setiap pihak.
• Arbitrase. Para pihak membayar pihak ketiga swasta untuk memutus sengketa. Cara ini biasanya lebih cepat dan lebih murah daripada menempuh jalur pengadilan.
• Pengalihan. Menentukan kapan suatu pihak dapat mengalihkan hak atau kewajibannya kepada pihak lain.
• Wewenang. Menyebutkan orang-orang yang terlibat dan menetapkan peran mereka sepanjang siklus hidup proyek.
• Jaminan. Menentukan jaminan pembayaran atau pelaksanaan yang harus dibeli.
• Pelanggaran atau wanprestasi. Terjadi ketika suatu pihak tidak memenuhi kewajiban kontraktual.
• Perubahan. Mencakup prosedur manajemen perubahan.
• Kerahasiaan. Menggolongkan informasi dan menentukan pihak yang menerimanya.
• Penyelesaian sengketa. Menjelaskan bagaimana sengketa akan diselesaikan.
• Keadaan kahar. Mencakup peristiwa yang dianggap berada di luar kendali manusia, seperti kebakaran atau badai petir yang tidak biasa, yang tidak dianggap sebagai kesalahan salah satu pihak.
• Insentif. Manfaat bagi penjual jika memenuhi sasaran pembeli terkait waktu, biaya, mutu, risiko, dan kinerja.
• Ganti rugi (tanggung jawab). Menetapkan siapa yang bertanggung jawab atas cedera, kerusakan, atau kecelakaan.
• Kontraktor independen. Menyatakan bahwa penjual adalah kontraktor independen dan tidak memiliki hubungan kepegawaian dengan pembeli.
• Inspeksi. Menentukan proses audit selama pelaksanaan.
• Kekayaan intelektual. Mencakup paten, merek dagang, hak cipta, buku, dan hal serupa.
• Penagihan. Menentukan faktur, penerima, dan dokumen pendukung yang diwajibkan.
• Ganti rugi yang ditetapkan di muka. Menetapkan di awal perkiraan ganti rugi untuk wanprestasi tertentu.
• Persyaratan pengelolaan. Mencakup kehadiran, rapat, persetujuan personel proyek, dan persyaratan terkait.
• Pelanggaran material. Pelanggaran yang begitu berat sehingga pekerjaan dalam kontrak mungkin tidak dapat diselesaikan.
• Pemberitahuan. Menetapkan alamat atau pihak yang harus menerima korespondensi.
• Kepemilikan. Menetapkan siapa pemilik benda berwujud, seperti bahan, bangunan, dan peralatan, yang digunakan atau dikembangkan berdasarkan kontrak.
• Pembayaran. Menetapkan jadwal pembayaran, biaya keterlambatan, dan alasan penahanan pembayaran.
• Pernyataan kerja pengadaan. Menyertakan SOW dalam kontrak jika tidak ada sebagai dokumen terpisah.
• Pelaporan. Mencantumkan laporan yang diwajibkan, format, frekuensi, dan penerimanya.
• Retensi pembayaran. Biasanya menahan 5% hingga 10% dari setiap pembayaran sampai seluruh pekerjaan akhir selesai. Ini membantu memastikan pekerjaan diselesaikan.
• Risiko kerugian. Membagi risiko antarpihak jika barang atau jasa hilang atau rusak selama kontrak dijalankan.
• Akses ke lokasi kerja. Menetapkan persyaratan untuk mengakses lokasi kerja.
• Pengakhiran. Mengatur penghentian pekerjaan sebelum selesai.
• Ketepatan waktu merupakan syarat pokok. Menjadikan jadwal penyerahan hasil kerja mengikat secara ketat.
• Pelepasan hak. Menyatakan bahwa hak berdasarkan kontrak hanya dapat dilepaskan atau diubah melalui persetujuan tegas para pihak.
• Garansi. Menjanjikan tingkat mutu barang atau jasa yang diserahkan, biasanya untuk jangka waktu tertentu.
• Karya berdasarkan pesanan. Menyatakan bahwa pembeli akan memiliki karya yang diserahkan berdasarkan kontrak.

Surat Pernyataan Minat dan Hubungan Kontraktual

Dalam pelajaran ini, surat pernyataan minat adalah surat tidak mengikat yang menyatakan bahwa pembeli berniat mempekerjakan penjual dan memberi penjual keyakinan bahwa kontrak akan segera ditandatangani. Privity berarti hubungan kontraktual antarpihak.

Pengadaan Tanpa Persaingan

Pekerjaan dapat diberikan tanpa persaingan jika manajer proyek berada di bawah tekanan berat, penjual memiliki kualifikasi yang unik, hanya satu penjual yang dapat memasok barang atau jasa, penjual memegang paten atas barang yang dibutuhkan, atau ada cara lain untuk memastikan kewajaran harga.

• Penunjukan penyedia pilihan. Hubungi langsung penjual yang diutamakan tanpa melalui proses pengadaan kompetitif.
• Penyedia tunggal. Hanya ada satu sumber yang tersedia.

Melaksanakan Pengadaan

Kirim dokumen pengadaan kepada penjual, jawab pertanyaan mereka, beri waktu untuk menyusun tanggapan, lalu tinjau tanggapan untuk memilih penjual.

Menarik dan Mempersiapkan Penjual

• Periklanan. Pasang iklan di surat kabar, majalah, atau internet.
• Daftar penjual yang memenuhi syarat. Jika pembeli rutin membeli jasa sejenis, cari dan pelajari calon penjual serta periksa kredensial mereka terlebih dahulu.
• Rapat calon peserta penawaran. Adakan rapat untuk menemukan hal-hal yang belum tercakup dalam dokumen pengadaan. Rapat dapat membantu memastikan harga penjual sesuai pekerjaan yang diperlukan dan membantu pembeli memperoleh harga terendah.
• Proposal penjual. Penjual mengirimkan proposal sebagai tanggapan atas RFP, RFQ, atau IFB.

Meninjau Proposal

Gunakan kriteria pemilihan penyedia dari proses Merencanakan Pengadaan untuk menilai apakah penjual mampu dan bersedia menyediakan barang atau jasa yang diminta. Panitia evaluasi biasanya meninjau dan membandingkan proposal atau memilih penjual dengan satu atau beberapa metode formal.

• Sistem pembobotan. Berikan bobot yang berbeda untuk kriteria pemilihan penyedia.
• Estimasi independen. Bandingkan biaya yang diajukan penjual dengan estimasi yang disusun secara internal atau dengan bantuan pihak luar.
• Sistem penyaringan. Singkirkan penjual yang gagal memenuhi persyaratan minimum pemilihan.
• Riwayat kinerja. Pertimbangkan pengalaman pembeli sebelumnya dengan penjual tersebut.
• Presentasi. Minta penjual mempresentasikan proposal jika hal itu membantu memilih penjual yang paling sesuai.

Negosiasi

Tujuannya memperoleh harga yang adil dan wajar serta membangun hubungan yang baik dengan penjual. Taktik berikut dapat muncul dalam negosiasi.

• Serangan. “Jika organisasi Anda tidak mampu memberikan rincian yang tepat untuk penawaran, mungkin seharusnya Anda tidak menanggapi RFP kami.”
• Hinaan pribadi. “Jika Anda masih tidak mampu bekerja dengan baik setelah 10 bulan di organisasi ini, sebaiknya Anda pergi.”
• Peran baik dan buruk. Satu orang bersikap membantu terhadap pihak lain, sementara orang lainnya sulit diajak berurusan.
• Tenggat. “Tugas ini harus selesai hari ini pukul 4:30 sore.”
• Kebohongan. Kebohongan dapat disembunyikan atau tampak jelas.
• Wewenang terbatas. Seseorang mengaku hanya berwenang mengambil keputusan tertentu. Pengakuan ini bisa benar atau tidak.
• Pengambil keputusan tidak hadir. Seseorang bertindak seolah-olah pengambil keputusan tidak dapat dihubungi dan menyajikan pilihan yang tersedia sebagai pilihan yang lebih baik.
• Adil dan wajar. Ambil pendekatan yang tidak memihak dan praktis.
• Penundaan. Tunda suatu pokok bahasan, pembicaraan, atau keputusan hingga kemudian.
• Tuntutan berlebihan. Ajukan tuntutan yang tidak sesuai dengan kontrak.
• Menarik diri. Tunjukkan berkurangnya minat dengan menarik diri secara emosional atau fisik.
• Fait accompli. Sampaikan suatu persoalan seolah-olah sudah diputuskan.

Pokok utama negosiasi adalah ruang lingkup, jadwal, dan harga. Pertimbangkan juga tanggung jawab, wewenang, hukum yang berlaku, proses manajemen proyek, dan jadwal pembayaran.

Kontrak

Kontrak adalah keseluruhan kesepakatan para pihak. Kontrak menetapkan peran dan tanggung jawab, membuat kesepakatan mengikat secara hukum, dan membantu mengurangi risiko. Kontrak juga mencakup ketentuan pembayaran, persyaratan pelaporan, materi pemasaran, proposal, dan pernyataan kerja pengadaan. Lakukan perubahan kontrak secara resmi dan tertulis.

Kontrak yang sah memerlukan penawaran, penerimaan penawaran tersebut, imbalan yang dipertukarkan, kecakapan hukum, dan tujuan yang sah.

Mengadministrasikan Pengadaan

Kelola hubungan antara pembeli dan penjual serta pastikan kedua pihak memenuhi kewajibannya sesuai kontrak.

• Tinjau faktur dan setujui pembayaran kepada penjual.
• Lakukan pengendalian perubahan terpadu dan kelola perubahan.
• Dokumentasikan setiap catatan.
• Tafsirkan kontrak, pahami implikasi hukumnya, dan selesaikan sengketa.
• Tinjau dan laporkan kinerja pengadaan.
• Pantau biaya, jadwal, dan kinerja teknis berdasarkan kontrak serta kendalikan mutu.

Konflik dan Pengendalian Perubahan Kontrak

Jika timbul konflik, manajer pengadaan atau administrator kontrak berwenang mengubah kontrak. Manajer proyek dapat mengajukan permintaan perubahan, yang membutuhkan persetujuan manajer pengadaan.

Sistem pengendalian perubahan kontrak mencakup prosedur, formulir, proses penyelesaian sengketa, dan sistem pelacakan yang ditetapkan dalam kontrak.

Tinjauan Kinerja Pengadaan

Manajer proyek dari pihak pembeli menganalisis semua data yang tersedia untuk memastikan penjual bekerja sesuai persyaratan.

Administrasi Klaim

Klaim dapat timbul ketika penjual menyatakan tindakan pembeli menimbulkan kerugian dan meminta ganti rugi. Gunakan negosiasi atau proses penyelesaian sengketa untuk menyelesaikan klaim.

Sistem Pengelolaan Catatan

Simpan catatan lengkap untuk berjaga-jaga jika tindakan atau peristiwa selama pengadaan dipertanyakan setelah pekerjaan selesai. Sistem pengelolaan catatan dapat mencakup pengindeksan, pengarsipan, dan pencarian kembali yang menyeluruh.

Penafsiran Kontrak

Penafsiran kontrak yang tepat penting dan mungkin memerlukan bantuan pengacara.

Pengakhiran

Kontrak dapat diakhiri karena alasan tertentu atau demi kemudahan pihak yang berhak mengakhirinya. Cantumkan ketentuan pengakhiran dalam kontrak.

Menutup Pengadaan

Proses Menutup Pengadaan termasuk dalam kelompok proses Penutupan. Tutup setiap pengadaan saat kontrak selesai atau pekerjaan berhenti lebih awal, apa pun cara atau alasan pengakhirannya.

• Verifikasi produk. Pastikan semua pekerjaan selesai dengan benar dan memuaskan.
• Penyelesaian melalui negosiasi. Selesaikan klaim, faktur, dan masalah lain yang masih terbuka.
• Penutupan keuangan. Lakukan pembayaran akhir dan lengkapi catatan biaya.
• Audit pengadaan. Lakukan tinjauan terstruktur terhadap proses pengadaan itu sendiri.
• Pembaruan catatan. Pastikan catatan proyek lengkap dan dapat diakses dalam sistem pengelolaan catatan.
• Pelaporan akhir kinerja kontrak. Siapkan laporan akhir kinerja.
• Pelajaran yang dipetik. Dokumentasikan pelajaran dari semua pihak yang terlibat, termasuk penjual.
• Berkas pengadaan. Simpan kontrak, perubahan, dokumen yang diserahkan penjual, informasi keuangan, hasil inspeksi, dan pelajaran yang dipetik.

Penerimaan Resmi dan Penutupan

Pengadaan ditutup setelah kegiatan penutupan selesai dan penjual menerima persetujuan resmi pembeli atas produk pengadaan.