Proses Manajemen Proyek

Lima Kelompok Proses

1. Mulai. Inisiasi proyek.
2. Rencanakan. Rencanakan proyek.
3. Tindak lanjuti. Laksanakan proyek.
4. Periksa dan tindak lanjuti. Pantau dan kendalikan proyek.
5. Selesai. Tutup proyek.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Kelompok Proses Inisiasi

Inisiasi memberi wewenang secara formal dan memulai proyek baru. Manajer proyek ditetapkan pada tahap ini dan menerima informasi yang dibutuhkan untuk mulai bekerja. Inisiasi juga dapat mengawali proses pemilihan proyek.

Tim menyusun piagam proyek serta mengidentifikasi pemangku kepentingan dan kebutuhan tingkat tinggi mereka. Keluarannya adalah piagam proyek, daftar pemangku kepentingan yang teridentifikasi, dan strategi untuk mengelola hubungan dengan mereka.

Masukan untuk Inisiasi

Masukan yang mungkin digunakan antara lain:

• Kasus bisnis.
• Deskripsi produk.
• Kaitan antara strategi perusahaan dan proyek.
• Calon pemangku kepentingan.
• Kontrak.
• Standar industri yang berlaku.
• Sistem pengendalian perubahan.
• Proses dan prosedur yang telah ditetapkan.
• Templat dari proyek sebelumnya.
• Struktur rincian kerja (WBS) dari proyek sebelumnya.
• Perkiraan dari catatan sebelumnya.
• Pemahaman tentang budaya perusahaan.
• Calon anggota tim.

Perincian Progresif

Perincian progresif berarti terus menyempurnakan perkiraan dan ruang lingkup.

Kasus Bisnis

Kasus bisnis menjelaskan alasan proyek dimulai. Memahami alasan tersebut membantu manajer proyek menyelaraskan kegiatan dengan hasil yang diharapkan dan membantu tim mewujudkan hasil tersebut.

Perencanaan Tingkat Tinggi pada Tahap Inisiasi

1. Buat struktur rincian kerja (WBS) tingkat tinggi.
2. Siapkan perkiraan kasar besaran biaya.
3. Identifikasi risiko tingkat tinggi.

Pekerjaan ini mendukung penyusunan piagam proyek, yang mendokumentasikan sasaran proyek, jadwal tonggak, dan anggaran awal.

Kelompok Proses Perencanaan

Perencanaan menata pekerjaan sebelum dimulai. Langkah ini dapat menghemat waktu, sumber daya, dan biaya. Tim proyek mengevaluasi secara terperinci apakah sasaran dapat dicapai, meninjau semua bidang pengetahuan, dan menetapkan langkah menuju penyelesaian yang berhasil.

• Buat rencana manajemen proyek.
• Identifikasi pemangku kepentingan dan kebutuhan mereka.
• Kumpulkan kebutuhan.
• Tetapkan ruang lingkup.
• Buat struktur rincian kerja (WBS).
• Tetapkan paket kerja dan kegiatan.
• Urutkan kegiatan.
• Perkirakan sumber daya kegiatan.
• Perkirakan durasi kegiatan.
• Susun jadwal.
• Perkirakan biaya.
• Tetapkan anggaran.
• Rencanakan mutu.
• Susun rencana sumber daya manusia.
• Rencanakan komunikasi.
• Rencanakan manajemen risiko.
• Mengidentifikasi risiko.
• Lakukan analisis risiko kualitatif dan kuantitatif.
• Rencanakan respons terhadap risiko.
• Rencanakan pengadaan.

Keluarannya adalah rencana manajemen proyek dan dokumen proyek. Perencanaan bersifat iteratif. Masing-masing rencana pengelolaan menjadi bagian dari rencana menyeluruh yang diperbarui ketika terjadi perubahan. Sesuaikan upaya perencanaan dan tingkat rinciannya dengan kebutuhan proyek. Bagi pekerjaan menjadi beberapa fase jika seluruh proyek belum dapat direncanakan secara terperinci sejak awal.

Semua orang ikut merencanakan. Manajer proyek menyusun rencana berdasarkan masukan pemangku kepentingan, catatan historis, kebijakan perusahaan, dan informasi lain.

Kelompok Proses Pelaksanaan

Pelaksanaan berarti mengerjakan apa yang tercantum dalam rencana manajemen proyek untuk mencapai sasaran proyek. Fokusnya adalah mengelola orang, mengikuti proses, dan menyebarkan informasi.

• Arahkan dan kelola pelaksanaan proyek.
• Lakukan penjaminan mutu.
• Bentuk tim proyek.
• Kembangkan tim proyek.
• Kelola tim proyek.
• Sebarkan informasi.
• Kelola ekspektasi pemangku kepentingan.
• Laksanakan pengadaan.

Manajemen proyek bersifat iteratif sehingga pekerjaan dapat dilakukan dalam urutan yang berbeda. Selama pelaksanaan, ikuti versi terbaru rencana manajemen proyek.

Kelompok Proses Pemantauan dan Pengendalian

Pemantauan dan Pengendalian mengukur kinerja terhadap rencana manajemen proyek dan mencakup persetujuan atas permintaan perubahan, termasuk tindakan korektif, tindakan preventif, serta perbaikan cacat.

• Pantau dan kendalikan pekerjaan proyek.
• Lakukan pengendalian perubahan terpadu.
• Verifikasi ruang lingkup.
• Kendalikan ruang lingkup.
• Kendalikan jadwal.
• Kendalikan biaya.
• Lakukan pengendalian mutu.
• Laporkan kinerja.
• Pantau dan kendalikan risiko.
• Kelola administrasi pengadaan.

Kelompok Proses Penutupan

Proyek selesai setelah penutupan formal tuntas. Kedua tindakannya adalah Menutup Proyek atau Fase dan Menutup Pengadaan.

Selesaikan pekerjaan administratif dan peroleh persetujuan formal dari pelanggan, pemangku kepentingan lain, dan/atau sponsor bahwa produk dapat diterima. Setelah proyek ditutup, manajer proyek dapat melepaskan sumber daya yang mendukung penutupan.