Manajemen Risiko

Manajemen risiko berarti mengantisipasi risiko dan merencanakan tindakan jika risiko terjadi. Langkah ini menghemat waktu, uang, dan upaya, mengurangi tekanan yang tidak perlu pada tim, serta mencegah sebagian masalah dan memperkecil kemungkinan masalah lainnya.

Manajemen risiko merupakan bagian dari pekerjaan sehari-hari manajer proyek. Dengan mempersiapkan diri menghadapi kejadian yang dapat memengaruhi proyek, manajer proyek dapat mempertahankan kendali.

Dasar-Dasar Manajemen Risiko

Manajemen risiko mencakup perencanaan cara mengelola risiko, identifikasi risiko, analisis kualitatif dan kuantitatif, perencanaan respons, serta pemantauan dan pengendalian respons tersebut. Langkah-langkah ini meningkatkan kemungkinan terjadinya peristiwa positif dan mengurangi kemungkinan terjadinya peristiwa negatif.

Ancaman dan Peluang

Ancaman adalah kejadian yang dapat merugikan proyek jika terjadi. Peluang adalah kejadian yang dapat menguntungkan proyek jika terjadi.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Pelajaran ini memperkirakan bahwa hingga 90% ancaman yang diidentifikasi dan ditelaah dalam manajemen risiko dapat dihilangkan.

Ketidakpastian

Ketidakpastian adalah kurangnya pengetahuan tentang peristiwa yang mungkin terjadi. Hal ini mengurangi keyakinan terhadap kesimpulan yang ditarik dari data yang tersedia.

Faktor Risiko

• Seberapa besar kemungkinan kejadian itu terjadi?
• Apa dampaknya?
• Kapan peristiwa itu mungkin terjadi selama proyek berlangsung?
• Berapa kali peristiwa itu mungkin terjadi?

Penghindaran, Toleransi, dan Ambang Batas Risiko

Orang yang menghindari pengambilan risiko memiliki keengganan terhadap risiko. Toleransi risiko adalah tingkat risiko yang dianggap dapat diterima. Sebuah ambang risiko adalah titik tertentu ketika risiko sudah tidak dapat diterima.

Proses Manajemen Risiko

Manajemen risiko yang efektif menjadikan risiko sebagai agenda tetap di setiap rapat dan memastikan selalu ada rencana untuk menghadapi peristiwa berisiko. Dengan perencanaan respons yang matang, risiko dapat dihilangkan bahkan ketika terjadi. Dengan begitu, manajer proyek memiliki lebih banyak waktu untuk pekerjaan penting lainnya.

Keenam proses manajemen risiko adalah:

1. Merencanakan Manajemen Risiko
2. Identifikasi Risiko
3. Lakukan Analisis Risiko Kualitatif
4. Melakukan Analisis Risiko Kuantitatif
5. Merencanakan Respons Risiko
6. Memantau dan Mengendalikan Risiko

Merencanakan Manajemen Risiko

Libatkan manajer proyek, sponsor, tim, pelanggan, pemangku kepentingan lain, dan pakar. Susun manajemen risiko yang sesuai dengan ukuran dan kompleksitas proyek serta keterampilan orang yang terlibat. Manfaatkan pengalaman proyek sebelumnya sambil menyesuaikan pekerjaan melampaui daftar periksa standar.

Tentukan berapa banyak waktu yang akan dialokasikan untuk manajemen risiko, sumber daya apa yang diperlukan, dan bagaimana prosesnya akan dijalankan. Gunakan aset proses organisasi sebagai dasar penyusunan rencana.

Rencana Manajemen Risiko

Rencana Manajemen Risiko dapat memuat unsur-unsur berikut.

• Metodologi. Tentukan cara manajemen risiko akan dijalankan.
• Peran dan tanggung jawab. Tentukan siapa yang akan menjalankan pekerjaan manajemen risiko.
• Penganggaran. Tentukan biaya manajemen risiko.
• Waktu pelaksanaan. Tentukan kapan manajemen risiko harus dimulai.
• Kategori risiko. Tetapkan cara mengelompokkan risiko.
• Definisi probabilitas dan dampak. Keduanya biasanya dinilai dari 1 (terendah) hingga 10 (tertinggi). Dua orang yang memberi nilai 6 pada suatu risiko bisa memaknainya secara berbeda. Definisi membantu menyeragamkan penilaian subjektif ini dan memungkinkan tim membandingkan risiko antarproyek.
• Toleransi pemangku kepentingan. Tentukan toleransi pemangku kepentingan untuk berbagai kategori, seperti biaya dan mutu, saat inisiasi. Klarifikasi tingkat toleransi tersebut secara berkala.
• Format pelaporan. Tentukan dan tetapkan format laporan manajemen risiko.
• Pelacakan. Tentukan bagaimana pihak yang terlibat dalam proyek akan memantau risiko secara berkala.

Kategori Risiko

Kategori umum dapat mencerminkan sumber risiko yang pernah dihadapi organisasi.

• Eksternal. Pemerintah, peraturan, lingkungan, dan pasar.
• Internal. Layanan, kepuasan pelanggan, biaya, dan mutu.
• Teknis. Perubahan teknologi.
• Tidak dapat diperkirakan. Pelajaran ini memperkirakan bahwa sekitar 9% hingga 10% risiko mungkin tidak dapat diperkirakan sebelumnya.

Jenis Risiko

• Risiko bisnis. Dapat menghasilkan keuntungan atau kerugian.
• Risiko murni (dapat diasuransikan). Hanya dapat menimbulkan kerugian, misalnya perampokan atau kebakaran.

Identifikasi Risiko

Bicaralah dengan pemangku kepentingan dan orang di luar kelompok tersebut. Tinjau aset proses organisasi. Mulailah saat inisiasi proyek dengan mengidentifikasi risiko tingkat tinggi sambil menyusun piagam proyek. Identifikasi risiko secara terperinci selama perencanaan. Baseline ruang lingkup adalah masukan penting yang mencakup pernyataan ruang lingkup proyek, WBS, dan kamus WBS.

Peninjauan Dokumentasi

Tinjau dokumen yang relevan, seperti pembelajaran dari pengalaman, artikel, dan aset proses organisasi.

Teknik Pengumpulan Informasi

Identifikasi risiko menggunakan beberapa teknik yang serupa dengan teknik pengumpulan kebutuhan.

Curah pendapat

Kumpulkan satu kelompok untuk mengidentifikasi risiko terhadap proyek.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Teknik Delphi

Konsultasikan dengan sekelompok pakar secara anonim. Kirim daftar informasi yang diperlukan, himpun jawaban mereka, lalu kirimkan kembali hasilnya untuk ditinjau pada putaran berikutnya. Ulangi hingga para pakar mencapai kesepakatan.

Wawancara

Wawancarai peserta proyek, pemangku kepentingan, dan pakar untuk mengidentifikasi risiko.

Analisis Akar Penyebab

Temukan akar penyebab risiko yang sudah diketahui, lalu gunakan penyebab itu untuk mengidentifikasi risiko tambahan.

Analisis SWOT

SWOT adalah singkatan dari kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Identifikasi kekuatan serta kelemahan proyek untuk membantu menemukan risikonya.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Teknik Identifikasi Tambahan

• Analisis daftar periksa. Gunakan daftar periksa kategori risiko untuk menemukan risiko tambahan.
• Analisis asumsi. Identifikasi asumsi proyek dan uji validitasnya untuk menemukan risiko.
• Pembuatan diagram. Gunakan teknik seperti diagram sebab-akibat dan bagan alur proses untuk mengidentifikasi risiko.

Daftar Risiko

Proses Identifikasi Risiko menghasilkan Daftar Risiko. Tim memperbarui dokumen ini sepanjang siklus hidup proyek. Simpan bersama dokumen proyek dan pertahankan sebagai catatan historis bagi proyek mendatang.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Daftar ini memuat daftar risiko, kemungkinan respons, akar penyebab, dan kategori risiko yang sudah diperbarui.

Lakukan Analisis Risiko Kualitatif

Analisis risiko kualitatif adalah penilaian subjektif terhadap risiko yang sudah diidentifikasi dan kapan risiko itu dapat terjadi selama proyek. Nilai probabilitas tiap risiko dengan skala seperti rendah, sedang, dan tinggi atau 1 hingga 10. Nilai juga dampaknya dengan skala yang sesuai.

Matriks Probabilitas dan Dampak

Gunakan matriks untuk mengidentifikasi risiko yang memerlukan respons segera. Sesuaikan dengan kebutuhan proyek atau gunakan templat standar perusahaan. Matriks standar membuat hasilnya lebih mudah direproduksi di berbagai proyek.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Penilaian Mutu Data Risiko

Kumpulkan data tentang risiko yang telah diidentifikasi dan nilai apakah data itu cukup akurat untuk analisis kualitatif. Untuk setiap risiko, perhatikan sejauh mana risiko tersebut dipahami, data yang tersedia, serta mutu, keandalan, dan integritas data tersebut.

Pengelompokan Risiko

Beri label pada tiap risiko atau kelompokkan menurut kategori. Langkah ini menunjukkan jenis paket kerja, proses, orang, atau potensi penyebab lain yang paling banyak menimbulkan risiko.

Penilaian Urgensi Risiko

Tentukan risiko yang memerlukan perhatian mendesak sambil mengidentifikasi risiko dan merencanakan respons. Pertimbangkan tingkat urgensi bersama penilaian probabilitas dan dampak.

Pembaruan Daftar Risiko Setelah Analisis Kualitatif

• Peringkat risiko proyek dibandingkan dengan proyek lain.
• Risiko yang diprioritaskan beserta penilaian probabilitas dan dampaknya.
• Risiko dikelompokkan menurut kategori.
• Risiko yang memerlukan analisis dan respons tambahan.
• Risiko yang memerlukan analisis tambahan dalam waktu dekat.
• Daftar pantauan risiko yang tidak kritis.
• Tren.

Melakukan Analisis Risiko Kuantitatif

Analisis risiko kuantitatif dilakukan setelah analisis kualitatif untuk menilai probabilitas dan dampak secara numerik. Gunakan analisis ini untuk mengidentifikasi respons yang perlu segera ditangani, menentukan paparan risiko proyek dan dampaknya terhadap sasaran, memperkirakan cadangan biaya dan waktu yang dibutuhkan jika risiko terjadi, serta mengenali risiko yang perlu mendapat perhatian lebih.

Teknik Kuantifikasi Probabilitas dan Dampak

• Wawancara
• Estimasi biaya dan waktu
• Teknik Delphi
• Catatan historis
• Penilaian ahli
• Analisis nilai moneter yang diharapkan
• Analisis Monte Carlo
• Pohon keputusan

Analisis Monte Carlo

Analisis Monte Carlo menggunakan program komputer untuk menyimulasikan kemungkinan hasil biaya atau jadwal proyek. Masukan utamanya adalah diagram jaringan dan estimasi penyelesaian proyek.

• Mengevaluasi risiko proyek secara keseluruhan.
• Memperkirakan probabilitas proyek selesai pada tanggal tertentu atau dengan biaya tertentu.
• Memperkirakan probabilitas suatu kegiatan berada pada jalur kritis.
• Memperhitungkan pertemuan jalur dalam jaringan proyek.
• Menilai dampak terhadap biaya dan jadwal.
• Menghasilkan distribusi probabilitas.

Pohon Keputusan

Pohon keputusan memodelkan situasi nyata dan membantu membandingkan beberapa alternatif sekaligus. Model ini memperhitungkan kejadian mendatang saat membuat keputusan hari ini, membantu menghitung nilai moneter yang diharapkan dalam situasi kompleks, dan mencakup hasil yang saling eksklusif.

Keluaran Analisis Risiko Kuantitatif

• Daftar risiko yang telah dikuantifikasi dan diurutkan menurut prioritas.
• Besarnya cadangan kontingensi waktu dan biaya yang dibutuhkan.
• Tanggal penyelesaian dan biaya proyek yang realistis dan dapat dicapai beserta tingkat keyakinannya, dibandingkan dengan sasaran waktu dan biaya proyek.
• Probabilitas tercapainya sasaran proyek dalam angka.
• Tren dalam analisis risiko kuantitatif.

Merencanakan Respons Risiko

Rencanakan cara untuk mengurangi atau menghilangkan ancaman dan memperbesar dampak peluang. Upayakan menghilangkan ancaman sebelum terjadi dan mewujudkan peluang. Kurangi probabilitas dan dampak ancaman, serta tingkatkan probabilitas dan dampak peluang.

Untuk ancaman yang tidak dapat dikurangi, siapkan rencana kontingensi yang kuat dan respons cadangan jika rencana itu gagal. Waktu dan sumber daya membatasi jumlah risiko yang dapat Anda hilangkan. Tinjau risiko sepanjang proyek. Lanjutkan analisis kualitatif dan kuantitatif serta perencanaan respons setelah pekerjaan proyek dimulai.

Strategi Respons terhadap Ancaman

• Hindari. Hilangkan penyebab untuk menghilangkan ancaman.
• Mitigasi. Kurangi dampak risiko yang tidak dapat dihilangkan.
• Alihkan. Alihkan risiko kepada pihak lain, misalnya melalui asuransi, jaminan, atau garansi.

Strategi Respons terhadap Peluang

• Manfaatkan sepenuhnya. Tambahkan pekerjaan atau ubah proyek agar peluang tersebut terwujud.
• Tingkatkan. Perbesar kemungkinan terjadinya peluang dan dampak positifnya.
• Bagikan. Serahkan tanggung jawab atas peluang tersebut kepada pihak ketiga.

Penerimaan dan Pemilihan Respons

Penerimaan berlaku untuk ancaman maupun peluang. Dalam penerimaan pasif, tentukan apa yang akan dilakukan jika peristiwa terjadi. Dalam penerimaan aktif, rencanakan kontingensi dan sisihkan cadangan waktu serta biaya. Sampaikan keputusan menerima risiko kepada pemangku kepentingan.

Tetapkan batas waktu untuk menjalankan setiap respons dan sesuaikan upaya dengan tingkat keparahan risiko. Satu respons dapat menangani beberapa peristiwa. Manajer proyek, tim, pemangku kepentingan, atau pakar dapat memilih strategi.

Keluaran Merencanakan Respons Risiko

Perbarui Daftar Risiko, Rencana Manajemen Proyek, dan dokumen proyek. Saat merevisi Rencana Manajemen Proyek, tambahkan atau hapus kegiatan dan paket kerja atau alihkan ke sumber daya lain. Ini membuat perencanaan menjadi proses iteratif.

Perbarui dokumen yang digunakan untuk mengelola proyek dengan rincian berikut jika relevan.

• Risiko residual. Risiko yang tersisa setelah respons direncanakan. Terima risiko ini dan susun rencana kontingensi untuk menghadapinya.
• Rencana kontingensi. Tentukan apa yang harus dilakukan jika peluang atau ancaman tertentu terjadi.
• Penanggung jawab respons risiko. Tunjuk orang untuk menyusun respons dan menjalankannya jika ancaman atau peluang terjadi.
• Risiko sekunder. Risiko yang dapat timbul akibat penerapan suatu respons.
• Pemicu risiko. Kejadian yang memicu pelaksanaan respons kontingensi.
• Kontrak. Catat setiap kontrak yang dibuat untuk menangani risiko dalam Daftar Risiko.
• Rencana cadangan. Tentukan apa yang harus dilakukan jika rencana kontingensi atau rencana respons risiko tidak efektif.
• Cadangan kontingensi. Sisihkan cadangan untuk risiko terkait waktu dan biaya.

Memantau dan Mengendalikan Risiko

• Waspadai pemicu risiko.
• Identifikasi dan pantau risiko residual.
• Ulangi identifikasi, analisis, dan pemantauan risiko sepanjang proyek.
• Nilai efektivitas rencana respons risiko.
• Kumpulkan dan komunikasikan status risiko.
• Pantau seberapa ketat prosedur manajemen risiko diikuti.
• Tentukan apakah respons tambahan diperlukan.
• Rekomendasikan tindakan korektif.
• Cari dampak atau konsekuensi yang tidak terduga.
• Perbarui rencana manajemen dan respons risiko.
• Analisis penyimpangan dan tren.
• Gunakan cadangan kontingensi dan sesuaikan dengan perubahan yang telah disetujui.

Teknik Pemantauan dan Pengendalian Risiko

• Solusi sementara. Siapkan respons yang belum direncanakan untuk kejadian atau masalah proyek yang tidak terduga.
• Penilaian ulang risiko. Tinjau Rencana Manajemen Risiko dan Daftar Risiko secara berkala, lalu perbarui dokumentasi jika diperlukan.
• Audit risiko. Pastikan semua risiko telah diidentifikasi, setiap risiko utama memiliki rencana mitigasi, dan penanggung jawab respons siap bertindak.
• Analisis cadangan. Selama pelaksanaan, periksa berapa banyak cadangan yang tersisa dan berapa banyak yang mungkin diperlukan.
• Rapat status. Jadikan risiko topik utama di semua rapat status tim proyek.
• Penutupan risiko. Tutup risiko yang tidak lagi berlaku agar tim dapat berfokus pada risiko yang masih terbuka.

Keluaran Memantau dan Mengendalikan Risiko

• Pembaruan Daftar Risiko
• Permintaan perubahan serta rekomendasi tindakan preventif dan korektif
• Pembaruan rencana manajemen proyek
• Pembaruan dokumen proyek
• Pembaruan aset proses organisasi