Manajemen Komunikasi

Manajer proyek menghabiskan sekitar 85% hingga 90% waktunya untuk berkomunikasi. Masalah komunikasi paling sering mereka hadapi, sehingga rencana manajemen komunikasi yang terstruktur sangat penting. Cari tahu apa yang perlu diketahui pemangku kepentingan, beri tahu informasi apa yang Anda perlukan dari mereka, dan perbarui rencana secara rutin seiring perubahan kebutuhan proyek.

Pemangku Kepentingan dan Komunikasi

Manajer proyek memiliki keahlian manajemen proyek. Pemangku kepentingan memiliki keahlian teknis tentang apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya. Identifikasi pemangku kepentingan serta kebutuhan, harapan, dan pengaruh mereka. Masukkan informasi tersebut ke dalam ruang lingkup produk atau proyek jika diperlukan.

Pemangku kepentingan penting bagi setiap proyek. Identifikasi mereka selama inisiasi dan kelola harapan, keterlibatan, serta pengaruh mereka sepanjang siklus hidup proyek.

1. Identifikasi semua pemangku kepentingan.
2. Tentukan semua kebutuhan mereka.
3. Tentukan harapan mereka.
4. Tentukan kepentingan mereka.
5. Nilai tingkat pengaruh mereka.
6. Rencanakan cara berkomunikasi dengan mereka.
7. Terapkan rencana komunikasi.
8. Kelola harapan dan pengaruh mereka.

Identifikasi Pemangku Kepentingan

Analisis Pemangku Kepentingan

Analisis pemangku kepentingan mengidentifikasi pemangku kepentingan dan menilai dampak atau pengaruh mereka terhadap proyek. Mulailah dari daftar awal dalam piagam proyek dan tinjau catatan proyek sebelumnya. Kumpulkan informasi tambahan melalui teknik seperti curah pendapat dan wawancara. Minta pemangku kepentingan yang baru teridentifikasi untuk menyarankan siapa lagi yang perlu dilibatkan.

Gunakan alat seperti matriks kekuasaan/kepentingan dan model saliensi untuk mengelompokkan pemangku kepentingan berdasarkan wewenang, dampak, pengaruh, atau kebutuhan. Kelompok ini membantu Anda menentukan informasi apa yang perlu disampaikan, kapan menyampaikannya, dan bagaimana menjangkau tiap pemangku kepentingan.

Daftar Pemangku Kepentingan

Daftar Pemangku Kepentingan adalah keluaran proses Identifikasi Pemangku Kepentingan. Daftar ini menghimpun informasi yang telah dikumpulkan tentang mereka.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Strategi Pengelolaan Pemangku Kepentingan

Proses Identifikasi Pemangku Kepentingan juga menghasilkan strategi pengelolaan mereka. Putuskan apakah lebih mudah dan cepat mengelola setiap orang sendiri atau secara berkelompok. Sebagian pemangku kepentingan membutuhkan lebih banyak perhatian. Bergantung pada kualitas perencanaan, pemangku kepentingan dapat membantu proyek atau menimbulkan kesulitan. Kelola dampak positif dan negatif keterlibatan mereka.

Rencanakan Komunikasi

Pertimbangkan faktor lingkungan organisasi pelaksana, termasuk budaya dan harapannya. Tinjau aset proses organisasi, termasuk proses, prosedur, catatan historis, pembelajaran, dan informasi lain yang relevan. Hasilnya adalah Rencana Manajemen Komunikasi, yang menjadi bagian dari Rencana Manajemen Proyek.

Identifikasi pemangku kepentingan dan kebutuhan komunikasi mereka selama inisiasi. Pada tahap perencanaan, tentukan cara menggunakan informasi tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi dan komunikasi mereka. Pendekatan terstruktur dan format yang sesuai membantu komunikasi tetap jelas dan ringkas.

• Komunikasi tertulis formal. Gunakan untuk masalah yang rumit, Rencana Manajemen Proyek, Piagam Proyek, memo, dan komunikasi jarak jauh.
• Komunikasi lisan formal. Gunakan dalam presentasi dan pidato.
• Komunikasi tertulis informal. Gunakan untuk email, catatan tulisan tangan, pesan teks, dan pesan instan.
• Komunikasi lisan informal. Gunakan dalam rapat dan percakapan.

Model Komunikasi

Model komunikasi terdiri dari tiga bagian: pengirim, pesan, dan penerima. Pengirim menyandikan pesan dan mengirimkannya kepada penerima, yang kemudian menafsirkan sandinya. Pendidikan, bahasa, dan latar belakang budaya penerima dapat menimbulkan gangguan yang memengaruhi penafsiran pesan.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Komunikasi Efektif

Pengirim perlu menyandikan pesan dengan cermat, memilih cara pengiriman yang sesuai, dan memastikan penerima memahaminya. Dua faktor memengaruhi cara pesan disampaikan.

• Komunikasi nonverbal. Gerak tubuh menyampaikan banyak hal saat orang berkomunikasi. Materi ini memperkirakan sekitar 55% dari seluruh komunikasi bersifat nonverbal.
• Komunikasi paralinguistik. Tinggi rendah dan nada suara juga membantu menyampaikan pesan.

Mendengarkan secara Efektif

Tafsirkan pesan dengan cermat dan pastikan Anda memahaminya. Perhatikan gerak tubuh dan ekspresi wajah, lalu pikirkan apa yang ingin Anda katakan sebelum menjawab. Terapkan cara mendengarkan aktif dengan menunjukkan bahwa Anda memperhatikan, menyatakan setuju atau tidak setuju, atau meminta penjelasan.

Teknologi Komunikasi

Tentukan cara menyampaikan setiap hal. Pilihannya meliputi percakapan tatap muka, telepon, faks, surat, email, rapat virtual atau langsung, serta forum di intranet atau internet. Saluran-saluran ini merupakan bentuk teknologi komunikasi.

Metode Komunikasi

• Komunikasi interaktif. Dua orang atau lebih bertukar informasi dan saling menanggapi. Contohnya adalah rapat, konferensi telepon, dan konferensi video.
• Komunikasi dorong. Pengirim menyampaikan informasi satu arah tanpa mengharapkan umpan balik. Contohnya adalah laporan status, pengiriman massal, dan pembaruan proyek untuk khalayak luas.
• Komunikasi tarik. Pengirim menyimpan informasi di lokasi terpusat seperti SharePoint atau drive bersama. Penerima yang membutuhkan atau bertanggung jawab menggunakan informasi itu mengambilnya dari lokasi tersebut.

Pengendalian Komunikasi

Manajer proyek tidak dapat mengendalikan setiap informasi. Tanggung jawab mereka adalah mengendalikan arus komunikasi dan informasi yang dibagikan melalui arus tersebut.

Rapat

• Tetapkan batas waktu dan patuhi.
• Jadwalkan rapat rutin sebelumnya.
• Temui tim secara berkala. Frekuensi rapat bergantung pada kebutuhan.
• Tetapkan tujuan dan agenda yang spesifik untuk setiap rapat.
• Bagikan agenda sebelum rapat dan ikuti agenda selama rapat.
• Tetapkan peran sebelumnya. Misalnya, tunjuk satu orang untuk mencatat notulen dan satu orang lagi untuk menjaga waktu.
• Undang orang-orang yang diperlukan dalam pembahasan.
• Fasilitasi rapat secara efektif dan patuhi aturan rapat.
• Tetapkan penanggung jawab dan tenggat untuk setiap tindakan selama rapat.
• Dokumentasikan dan terbitkan notulen.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Saluran Komunikasi

Hitung jumlah saluran komunikasi dengan rumus N(N − 1) / 2, dengan N sebagai jumlah orang.

Rencana Manajemen Komunikasi

Dokumentasikan cara manajer proyek mengelola dan mengendalikan komunikasi. Karena komunikasi proyek rumit, buat rencana tertulis dan penuhi kebutuhan semua pemangku kepentingan. Sertakan rencana ini dalam Rencana Manajemen Proyek.

Sebarkan Informasi

Manajer proyek menyebarkan informasi proyek kepada pemangku kepentingan. Kebutuhan informasi dan format mereka berbeda, jadi tentukan sebelumnya apa yang perlu diketahui tiap orang, cara menyampaikannya, dan kapan mengirimkannya. Proses Sebarkan Informasi menghasilkan penerapan Rencana Manajemen Komunikasi. Pastikan informasi sampai kepada penerima dengan cara yang efektif dan efisien bagi mereka.

Kelola Harapan Pemangku Kepentingan

Bertindaklah sejak awal untuk menunjukkan bahwa kebutuhan dan kekhawatiran pemangku kepentingan dipertimbangkan, meskipun tim tidak dapat menyetujui setiap permintaan. Jaga saluran komunikasi tetap terbuka agar pemangku kepentingan dapat memberi tahu manajer proyek tentang potensi risiko, perubahan, dan informasi lain yang relevan.

Perhatikan kebutuhan pemangku kepentingan saat pekerjaan berjalan. Hal ini membantu membangun kepercayaan, menyelesaikan konflik, mencegah masalah, dan memperkuat rasa memiliki terhadap proyek. Gunakan Daftar Pemangku Kepentingan, strategi pengelolaan pemangku kepentingan, Rencana Manajemen Komunikasi, log masalah, dan perubahan untuk menentukan tindakan.

Hambatan Komunikasi

Hambatan umum meliputi lingkungan bising, penyandian atau penafsiran yang buruk, pernyataan negatif, perbedaan budaya dan bahasa, sikap bermusuhan, serta jarak antara orang yang berkomunikasi.

Laporkan Kinerja

Pelaporan kinerja mencakup pengumpulan dan analisis informasi tentang pekerjaan, penyusunan laporan, dan pengirimannya kepada pemangku kepentingan terkait. Pelaporan kinerja merupakan bagian dari Rencana Manajemen Komunikasi.

Rancang laporan sesuai kebutuhan proyek dan berikan tingkat perincian yang dibutuhkan pemangku kepentingan. Pilih cara penyampaian yang membantu penerima membaca laporan dan menindaklanjutinya. Seimbangkan pelaporan dengan pekerjaan manajemen proyek lainnya.

Gunakan Rencana Manajemen Proyek untuk mengetahui acuan pengukuran kinerja yang digunakan dalam laporan. Sajikan gambaran yang jelas, ringkas, dan akurat tentang kinerja jadwal, biaya, ruang lingkup, dan mutu. Gunakan laporan untuk menentukan kapan harus merekomendasikan dan menerapkan tindakan korektif. Pelaporan juga mencakup prakiraan ke depan.

• Laporan status. Menunjukkan kinerja proses saat ini dibandingkan dengan acuan pengukuran kinerja.
• Laporan kemajuan. Menjelaskan jumlah keseluruhan pekerjaan yang telah diselesaikan.
• Laporan tren. Menunjukkan apakah kinerja cenderung naik atau turun.
• Laporan prakiraan. Menggunakan data terkini atau historis untuk memperkirakan status dan kinerja proyek di masa mendatang.
• Laporan penyimpangan. Membandingkan kinerja aktual dengan acuan.
• Laporan nilai hasil. Menggabungkan ukuran ruang lingkup, biaya, dan jadwal untuk menilai kinerja proyek.
• Dokumentasi pembelajaran dari pengalaman. Menggunakan laporan kinerja untuk mencatat pembelajaran bagi proyek mendatang.

Identifikasi pemangku kepentingan sejak awal dan Rencana Manajemen Komunikasi tertulis membantu manajer proyek mengelola komunikasi secara terstruktur sepanjang proyek.