Manajemen Biaya

Manajemen biaya dan pengelolaan waktu berkaitan erat dan menggunakan banyak teknik yang sama. Seperti dibahas dalam Pengelolaan Waktu, paket kerja diuraikan menjadi aktivitas. Pada banyak proyek, aktivitas tersebut menjadi dasar estimasi biaya. Proyek besar memperkirakan biaya pada tingkat akun pengendalian, yang setara dengan atau lebih tinggi daripada tingkat paket kerja.

Rencana Manajemen Biaya

Rencana manajemen biaya adalah bagian wajib dari rencana manajemen proyek. Dalam kerangka yang digunakan bab ini, rencana tersebut dibuat melalui proses Menyusun Rencana Manajemen Proyek dalam Manajemen Integrasi. Bab ini menempatkan langkah perencanaan itu dalam Manajemen Integrasi dan membahas proses formal Manajemen Biaya secara terpisah.

Rencana ini menjelaskan cara merencanakan biaya proyek, mengelola pekerjaan sesuai biaya tersebut, mengendalikan biaya, dan menangani penyimpangan. Tentukan hal-hal berikut sejak awal:

• Cara menyajikan estimasi biaya.
• Tingkat akurasi yang diharapkan.
• Cara mengidentifikasi, memantau, dan melaporkan kinerja biaya.
• Format laporan yang digunakan.
• Cara mendefinisikan dan membedakan biaya langsung dan tidak langsung.
• Batas pengeluaran yang ditetapkan.
• Prosedur pengendalian perubahan yang harus diikuti jika biaya berubah.

Batas pengeluaran menentukan besarnya variasi biaya yang dapat diterima tim. Tetapkan batas ini saat perencanaan. Jika pengeluaran melebihi batas, ambil tindakan untuk mengendalikannya.

Perhitungan Biaya Siklus Hidup

Perhitungan biaya siklus hidup memperhitungkan biaya sepanjang masa pakai produk, termasuk biaya proyek itu sendiri.

Misalkan harga beli sebuah produk $50,000 dan biaya pemeliharaannya selama masa pakai $5,000. Produk alternatif berharga $38,000 dengan biaya pemeliharaan $50,000 selama masa pakainya. Apakah Anda akan menghemat $12,000 saat pembelian dengan konsekuensi biaya pemeliharaan perusahaan naik $45,000? Atau, apakah Anda akan mengeluarkan tambahan $12,000 sekarang agar perusahaan menghemat $45,000 untuk pemeliharaan di masa mendatang?

Analisis Nilai

Analisis nilai bertujuan menekan biaya proyek dengan tetap mempertahankan ruang lingkup dan kinerja. Identifikasi fungsi secara sistematis, tetapkan nilai untuk setiap fungsi, dan cari sumber daya serta aktivitas berbiaya lebih rendah yang tetap memenuhi kinerja yang disyaratkan. Analisis nilai sejalan dengan rekayasa nilai.

Risiko Biaya

Risiko pengadaan dan risiko manajemen biaya adalah contoh risiko biaya. Tangani risiko terkait biaya sepanjang proyek, termasuk saat menjalankan manajemen risiko.

Memperkirakan Biaya

Perkirakan biaya setiap aktivitas proyek yang telah diidentifikasi. Biaya penyelesaian proyek mencakup:

1. Pekerjaan terkait mutu.
2. Pekerjaan manajemen risiko.
3. Aktivitas manajemen proyek.
4. Sumber daya.
5. Biaya langsung dan tidak langsung.
6. Biaya overhead.
7. Biaya lain.

Jenis Biaya

Biaya dapat digolongkan menurut apakah besarnya berubah seiring volume pekerjaan.

• Biaya variabel berubah sesuai volume pekerjaan. Contohnya biaya bahan baku dan upah tenaga kerja.
• Biaya tetap tetap sama meskipun volume pekerjaan berubah. Contoh dalam bab ini mencakup biaya persiapan, modal kerja, dan biaya sewa.

Biaya juga dapat digolongkan menurut apakah biaya itu dapat dikaitkan langsung dengan pekerjaan.

• Biaya langsung dapat ditelusuri langsung ke pekerjaan proyek. Contohnya biaya perjalanan dan jamuan, alat tulis, serta gaji tenaga kerja.
• Biaya tidak langsung merupakan biaya overhead bersama atau biaya lain yang tidak dapat dibebankan pada proyek atau aktivitas tertentu. Biaya ini dapat mencakup beberapa proyek.

Masukan untuk Estimasi Biaya

• Baseline ruang lingkup. Pernyataan ruang lingkup proyek, struktur perincian kerja (WBS), dan kamus WBS menunjukkan pekerjaan yang termasuk dan yang berada di luar ruang lingkup proyek.
• Jadwal proyek. Susun jadwal sebelum membuat anggaran. Jadwal mencantumkan aktivitas, sumber daya yang ditugaskan, dan waktu pelaksanaan pekerjaan. Mengetahui kapan harus melakukan pembelian dan menyebar pengeluaran sepanjang jadwal membantu mengendalikan biaya. Biaya juga dapat memengaruhi jadwal. Jika harga bahan baku akan sangat tinggi saat suatu aktivitas dijadwalkan, majukan atau undur aktivitas tersebut dengan mempertimbangkan lonjakan harga.
• Rencana sumber daya manusia. Rencana ini menentukan cara memberi penghargaan kepada anggota tim, tarif tenaga kerja, serta jumlah orang yang dibutuhkan dan biayanya. Rencana ini membantu manajer proyek menjaga motivasi tim untuk berhemat sambil mengendalikan biaya.
• Daftar risiko. Mengelola risiko dapat menghemat waktu dan uang, tetapi juga membutuhkan pekerjaan yang menimbulkan biaya. Pekerjaan itu dapat memunculkan risiko baru, termasuk risiko biaya. Dalam pengertian ini, risiko merupakan masukan sekaligus keluaran proses Memperkirakan Biaya.
• Catatan historis dan pelajaran yang dipetik. Catatan proyek terdahulu mempermudah perhitungan dan estimasi biaya. Templat dalam catatan tersebut dapat mempercepat pekerjaan.
• Biaya manajemen proyek. Manajemen proyek menimbulkan biaya, termasuk waktu manajer proyek, pelaporan status, analisis perubahan, dan pelaksanaan.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Metode Estimasi

Pengelolaan Waktu membahas estimasi satu titik, analog, parametrik, dan tiga titik (PERT). Metode yang sama dapat digunakan untuk memperkirakan biaya. Estimasi dari bawah ke atas juga bisa digunakan.

Estimasi dari Bawah ke Atas

Perkirakan biaya masing-masing aktivitas atau paket kerja. Akumulasikan biaya tersebut ke akun pengendalian, lalu gabungkan menjadi estimasi proyek secara keseluruhan. Ini salah satu alasan untuk menyusun WBS yang jelas bersama tim proyek.

Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Perangkat lunak manajemen proyek dapat mempercepat perhitungan biaya untuk beberapa ratus aktivitas, termasuk biaya langsung, tidak langsung, overhead, dan tetap.

Tarif Biaya Sumber Daya

Ketahui tarif sumber daya yang akan digunakan proyek. Sumber daya tersebut dapat mencakup staf internal, vendor, konsultan, pemasok, dan teknisi eksternal.

Analisis Cadangan

Identifikasi aktivitas dengan risiko signifikan dan perkirakan waktu serta uang yang dibutuhkan untuk menangani risiko tersebut jika terjadi. Cadangan kontingensi mencakup risiko yang diketahui. Cadangan manajemen mencakup risiko yang tidak diketahui. Hitung cadangan melalui analisis dan hindari menggelembungkan estimasi.

Biaya Mutu

Proyek memerlukan pekerjaan terkait mutu. Biaya tambahan untuk pekerjaan itu disebut biaya mutu (CoQ).

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Akurasi Estimasi

Estimasi biaya dilakukan secara berulang. Estimasi awal kurang akurat dan perlu menggunakan rentang yang lebih lebar. Seiring kemajuan proyek, manajer proyek dapat mempersempit rentang itu. Estimasi awal, konseptual, kelayakan, dan akhir masing-masing memerlukan rentang yang sesuai tahapnya.

• Estimasi kasar orde besaran (ROM). Biasanya dibuat saat inisiasi proyek. Rentang yang umum adalah ±50%, tergantung seberapa banyak yang diketahui tim tentang proyek.
• Estimasi anggaran. Dibuat saat perencanaan proyek, dengan rentang −10% hingga +25%.
• Estimasi definitif. Estimasi yang lebih terperinci. Sebagian manajer proyek menggunakan ±10%, sedangkan yang lain menggunakan −5% hingga +10% dari biaya aktual.

Proses Memperkirakan Biaya menghasilkan estimasi biaya aktivitas beserta penjelasan cara memperolehnya. Proses ini juga dapat menghasilkan pembaruan pada dokumen proyek, seperti daftar risiko dan register pengendalian perubahan.

Menentukan Anggaran

Proses Menentukan Anggaran menghitung total biaya proyek dan dana yang sebaiknya disiapkan organisasi. Manajer proyek harus mengelola risiko serta menyertakan cadangan kontingensi dan cadangan manajemen dalam estimasi total biaya. Anggaran biaya adalah baseline biaya ditambah cadangan manajemen. Anggaran ini menunjukkan dana yang perlu dialokasikan organisasi.

Susun anggaran dengan menggabungkan biaya. Jumlahkan biaya aktivitas ke biaya paket kerja, lalu ke biaya akun pengendalian, dan akhirnya ke total biaya proyek. Masukkan cadangan kontingensi ke baseline biaya. Tambahkan cadangan manajemen sebagai langkah terakhir untuk menentukan anggaran biaya.

Bandingkan baseline dan anggaran biaya dengan estimasi parametrik, penilaian ahli, atau catatan historis. Selidiki selisih yang besar untuk memastikan estimasinya dapat diandalkan.

Berikutnya, periksa arus kas. Dana mungkin belum tersedia saat dibutuhkan proyek. Rencanakan aktivitas dan pendanaan sepanjang waktu. Kurva S dapat menunjukkan biaya yang dirinci menurut waktu.

Tinjau kendala dalam piagam proyek dan selaraskan baseline biaya serta anggaran dengan kendala tersebut sebagai bagian dari Manajemen Integrasi. Jika estimasi melampaui kendala itu, temui pemangku kepentingan, jelaskan penyebabnya, dan ajukan opsi untuk mengurangi biaya proyek. Manajer proyek bertanggung jawab menghindari anggaran yang tidak realistis.

Proses Menentukan Anggaran menghasilkan baseline biaya dan juga dapat menghasilkan pembaruan dokumen manajemen proyek lainnya.

Mengendalikan Biaya

Gunakan pendekatan pengendalian yang sama seperti di bidang pengetahuan manajemen proyek lainnya. Untuk mengendalikan biaya proyek:

• Ikuti rencana manajemen biaya.
• Gunakan aset proses organisasi, seperti kebijakan, prosedur, perangkat, dan format pelaporan untuk pengendalian biaya.
• Cegah perubahan yang tidak perlu dengan mengidentifikasi dan menangani akar penyebab tingginya biaya.
• Bandingkan biaya aktual dengan baseline sepanjang siklus hidup proyek. Penyimpangan dapat memicu tindakan korektif atau preventif.

Pelaporan Kemajuan

Gunakan aturan yang telah ditetapkan untuk melaporkan kemajuan aktivitas tanpa perlu menebak.

• Aturan 50/50. Catat 50% saat aktivitas dimulai dan 50% sisanya saat selesai.
• Aturan 20/80. Catat 20% saat dimulai dan 80% sisanya saat selesai.
• Aturan 0/100. Catat 0% saat dimulai dan 100% saat selesai.

Pengukuran Nilai Hasil

Pengukuran nilai hasil membantu manajer proyek mengikuti biaya dengan cermat, meluangkan waktu untuk pekerjaan produktif lainnya, dan menghindari perkiraan kasar dalam pelaporan kemajuan.

Baseline pengukuran kinerja menggabungkan baseline ruang lingkup, jadwal, dan biaya. Nilai hasil mengukur kinerja proyek terhadap baseline gabungan ini. Dengan memadukan biaya, waktu, dan pekerjaan atau ruang lingkup yang telah diselesaikan, manajer proyek dapat meramalkan kinerja, tanggal penyelesaian, dan biaya mendatang.