Manajemen Mutu

Mengabaikan mutu menyebabkan cacat dan pengerjaan ulang. Semakin banyak pekerjaan yang harus diulang, semakin banyak waktu dan uang yang terbuang, dan semakin besar kemungkinan biaya serta jadwal melampaui baseline. Kurangnya perhatian terhadap mutu juga menimbulkan risiko yang sebenarnya bisa dihindari. Sejak awal proyek, tentukan mutu yang dapat diterima dan bagaimana mengukurnya untuk mencegah masalah kemudian.

Pengertian Mutu

Mutu adalah tingkat pemenuhan kebutuhan proyek. Untuk mencapai mutu, tetapkan kebutuhan yang tersurat maupun tersirat dalam pernyataan ruang lingkup proyek.

Manajemen mutu berarti menetapkan dan mengikuti kebijakan serta prosedur agar proyek memenuhi kebutuhan yang sudah ditetapkan dari sudut pandang pelanggan. Ini memastikan proyek tetap sesuai dengan kebutuhannya. Prosesnya mencakup Merencanakan Mutu, Melakukan Penjaminan Mutu, dan Melakukan Pengendalian Mutu.

Tokoh Teori Mutu

• Philip Crosby. Mendefinisikan mutu sebagai “kesesuaian dengan persyaratan” dan memopulerkan biaya akibat mutu buruk, pencegahan sebelum inspeksi, serta “nol cacat”.
• Joseph Juran. Mendefinisikan mutu sebagai “kesesuaian untuk penggunaan”, mendorong keterlibatan manajemen puncak dalam persoalan mutu, dan memopulerkan prinsip 80/20 Vilfredo Pareto.
• W. Edwards Deming. Memopulerkan 14 butir manajemen mutu dan siklus Rencanakan-Lakukan-Periksa-Tindak Lanjuti.

Tindakan yang Mendukung Mutu Proyek

• Tinjau piagam proyek dan pernyataan ruang lingkup proyek.
• Tanyakan kepada pelanggan apa arti mutu bagi mereka.
• Identifikasi kinerja yang diinginkan untuk produk dan komponennya.
• Tentukan pada tingkat mana proyek dapat dikendalikan, misalnya paket kerja, aktivitas, atau tingkat yang lebih terperinci.
• Identifikasi tingkat aktivitas dan proses yang berlaku untuk proyek.
• Tentukan standar dan proses mutu yang akan digunakan, kapan menerapkannya, dan bagian proyek yang dicakup.
• Tetapkan standar untuk mencapai tingkat kinerja mutu yang diinginkan.
• Tetapkan metrik yang mencerminkan pandangan pelanggan dan pemangku kepentingan tentang mutu.
• Tetapkan prosedur untuk mengendalikan proses dan memeriksa kepatuhan terhadap standar.
• Uji asumsi sebelum menimbulkan masalah.
• Pastikan anggota tim memahami arti mutu bagi pekerjaan masing-masing.
• Catat masalah, kesalahan, dan keluhan, lalu tinjau cara mencegahnya terulang.
• Minta tim mencari cara meningkatkan mutu di seluruh proyek.

Penambahan di Luar Kebutuhan (Gold Plating)

Gold plating berarti memberi pelanggan lebih dari yang ditetapkan proyek, misalnya fungsi tambahan, komponen bermutu lebih tinggi, ruang lingkup yang lebih luas, atau kinerja yang lebih tinggi. Sejumlah organisasi mendorong tim memberikan lebih dari permintaan pelanggan. Pakar mutu menyarankan agar tim menghindarinya karena anggapan tim tentang apa yang dihargai pelanggan bisa berbeda dari keinginan pelanggan sebenarnya. Banyak proyek sudah kesulitan memenuhi sasarannya. Menambah hal di luar kebutuhan dalam sebagian proyek juga dapat menciptakan harapan yang tidak dapat dipenuhi proyek lain.

Analisis Marginal

Analisis marginal menentukan titik saat manfaat atau pendapatan dari peningkatan mutu setara dengan biaya tambahan untuk mencapainya.

Perbaikan Berkelanjutan (Kaizen)

Perbaikan berkelanjutan berarti terus mencari perbaikan kecil pada suatu proses. Istilah Jepang Kaizen menggabungkan “kai” yang berarti “perubahan” dan “zen” yang berarti “ke arah yang lebih baik”.

Tepat Waktu (JIT)

Dalam JIT, pemasok mengirim bahan baku saat dibutuhkan. Cara ini menekan persediaan hingga mendekati nol dan mengurangi biaya yang tidak perlu akibat menyimpan persediaan dalam jumlah besar.

Manajemen Mutu Terpadu (TQM)

TQM mendorong perusahaan dan karyawannya terus meningkatkan mutu produk dan praktik bisnis di setiap tingkat organisasi.

Tanggung Jawab atas Mutu

Manajer proyek memegang tanggung jawab akhir atas mutu produk atau proyek. Seluruh organisasi juga berbagi tanggung jawab atas mutu.

Dampak Mutu yang Buruk

Mutu yang buruk meningkatkan biaya dan risiko, menurunkan semangat kerja serta kepuasan pelanggan, menyebabkan pengerjaan ulang, dan memperlambat jadwal.

Tiga Proses Manajemen Mutu

• Merencanakan mutu. Tentukan mutu yang diharapkan dalam proyek dan putuskan cara mencapainya.
• Melakukan penjaminan mutu. Tinjau pekerjaan yang sedang berjalan dan pastikan tim mengikuti proses yang direncanakan untuk menghasilkan hasil kerja proyek.
• Melakukan pengendalian mutu. Periksa hasil kerja aktual dan pastikan hasilnya benar serta memenuhi tingkat mutu yang direncanakan.

Merencanakan Mutu

Proses Merencanakan Mutu mengidentifikasi praktik, standar, dan persyaratan organisasi maupun industri yang relevan dengan proyek, produk, serta pengelolaannya. Rencana manajemen mutu merupakan salah satu hasil proses ini.

Masukan untuk Merencanakan Mutu

• Aset proses organisasi
• Faktor lingkungan perusahaan
• Daftar Pemangku Kepentingan
• Baseline ruang lingkup, termasuk pernyataan ruang lingkup, WBS, dan kamus WBS
• Baseline jadwal
• Baseline biaya
• Daftar Risiko

Standar dan Pengukuran

Cari standar dan praktik yang sudah ada agar proyek dapat mencapai mutu yang lebih tinggi tanpa mengulang pekerjaan yang telah dilakukan pihak lain. Contohnya sebagai berikut.

• ISO 9000. International Organization for Standardization membuat ISO 9000 untuk membantu organisasi menetapkan dan mengikuti prosedur mutu.
• Occupational Safety and Health Administration (OSHA). OSHA menetapkan standar keselamatan pekerja di pabrik.
• Konvensi Perserikatan Bangsa-Bangsa tentang Kontrak Jual Beli Barang Internasional (CISG). CISG mengatur transaksi jual beli internasional.

Pastikan proyek mematuhi aset proses organisasi, faktor lingkungan perusahaan, dan standar mutu pelanggan yang berlaku. Tetapkan standar dan prosedur tambahan yang khusus untuk proyek, lalu periksa kesesuaiannya dengan standar lain yang relevan.

Tentukan pekerjaan yang diperlukan untuk memenuhi standar. Tetapkan pengukuran mingguan, bulanan, atau per hasil kerja untuk memeriksa kepatuhan. Sesuaikan upaya dengan kebutuhan proyek dan seimbangkan mutu dengan kendala proyek lainnya.

Analisis Biaya-Manfaat

Pertimbangkan manfaat upaya mutu dibandingkan dengan biayanya untuk menentukan tingkat mutu dan kebutuhan proyek yang tepat.

Biaya Mutu (COQ)

Bandingkan biaya kesesuaian dengan biaya ketidaksesuaian untuk menemukan keseimbangan yang tepat. Biaya kesesuaian seharusnya lebih rendah daripada biaya ketidaksesuaian.

Grafik Kendali

Siapkan bagan kendali dalam proses Merencanakan Mutu untuk menetapkan mutu. Gunakan bagan itu dalam proses Melakukan Pengendalian Mutu untuk memetakan sampel dan melihat apakah hasil proses berada dalam batas yang dapat diterima.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Bagan kendali dapat memantau penyimpangan biaya dan jadwal. Fungsi utamanya adalah menunjukkan apakah produksi dan proses lain berada dalam batas yang dapat diterima, atau terkendali. Variasi akibat penyebab khusus menunjukkan bahwa proses tidak terkendali.

Batas Kendali Atas dan Bawah

Kedua garis putus-putus menandai rentang variasi hasil proses yang dapat diterima. Manajer proyek dan pemangku kepentingan menetapkan rentang pengukuran yang dapat diterima berdasarkan standar mutu organisasi. Rentang dihitung pada ±3 sigma, atau tiga simpangan baku di kedua sisi. Titik di luar rentang menunjukkan bahwa proses tidak terkendali.

Rata-rata

Garis tengah menunjukkan nilai rata-rata di pusat rentang variasi yang dapat diterima.

Batas Spesifikasi

Batas spesifikasi mencerminkan harapan pelanggan atau persyaratan kontrak untuk kinerja dan mutu. Pelanggan menyatakannya secara langsung. Titik di luar batas kendali menunjukkan bahwa proses tidak terkendali. Titik di luar batas spesifikasi menunjukkan bahwa proses menghasilkan cacat.

Tidak Terkendali

Suatu proses tidak terkendali secara statistik jika satu titik jatuh di luar batas kendali atau data memperlihatkan pola tidak acak, meski seluruh titik berada dalam batas. Aturan tujuh adalah salah satu contohnya. Proses atau hasil yang tidak terkendali tidak konsisten dan sulit diprediksi.

Aturan Tujuh

Tujuh titik berturut-turut pada satu sisi rata-rata menunjukkan kemungkinan pola yang tidak acak. Pedoman praktis ini mengindikasikan proses mungkin tidak terkendali walaupun ketujuh titik masih dalam batas.

Penyebab yang Dapat Diidentifikasi atau Variasi akibat Penyebab Khusus

Selidiki penyebabnya jika satu titik atau serangkaian titik menunjukkan penyebab yang dapat diidentifikasi atau variasi akibat penyebab khusus.

Pembandingan Tolok Ukur

Lihat proyek lain untuk mencari gagasan perbaikan bagi proyek ini dan tolok ukur untuk menilai kinerja mutu.

Rancangan Eksperimen (DOE)

Gunakan eksperimen statistik untuk menentukan variabel yang meningkatkan mutu. DOE memungkinkan tim mengubah faktor penting dalam proses secara sistematis dengan lebih cepat dan akurat, lalu melihat kombinasi mana yang paling sedikit memengaruhi proyek.

Pengambilan Sampel Statistik

Memeriksa setiap barang yang diproduksi mungkin terlalu lama, terlalu mahal, atau merusak barang yang diuji. Dalam situasi ini, periksa sampel dari populasi. Tentukan ukuran sampel dan frekuensi pengukuran saat Merencanakan Mutu, lalu ambil sampel saat Melakukan Pengendalian Mutu.

Pembuatan Bagan Alur

Diagram SIPOC memberikan gambaran umum suatu proses. SIPOC adalah singkatan dari Supplier (pemasok), Inputs (masukan), Process (proses), Output (keluaran), dan Customer (pelanggan).

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Bagan alur menunjukkan perjalanan suatu proses atau sistem dari awal hingga akhir dan hubungan antarunsurnya. Bagan ini dapat digunakan dalam banyak bidang manajemen proyek.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Keluaran Merencanakan Mutu

• Rencana manajemen mutu. Menetapkan mutu dan cara mengelolanya.
• Metrik mutu. Menentukan apa yang cukup penting untuk diukur dan sistem pengukuran apa yang dapat diterima.
• Daftar periksa. Memuat butir yang harus diperiksa, langkah yang harus dijalankan, atau gambar benda, serta tempat untuk mencatat cacat.
• Rencana perbaikan proses. Menjadi bagian dari rencana manajemen proyek. Rencana ini membantu tim bekerja lebih efisien dan mencegah masalah, sehingga menghemat waktu dan biaya serta meningkatkan kemungkinan pelanggan merasa puas.
• Pembaruan rencana manajemen proyek dan dokumen proyek. Perbarui keduanya sepanjang proses manajemen proyek.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Melakukan Penjaminan Mutu

Lakukan penjaminan mutu selama pelaksanaan, ketika pekerjaan sedang berjalan.

Alat dan Teknik

• Alat dari proses Merencanakan Mutu dan Melakukan Pengendalian Mutu. Gunakan alat dan teknik dari kedua proses dalam penjaminan mutu.
• Audit mutu. Auditor memeriksa apakah proyek mematuhi kebijakan, praktik standar, dan prosedur perusahaan, serta apakah kebijakan, praktik, dan prosedur itu efisien dan efektif.
• Analisis proses. Rencanakan analisis proses pada titik-titik tertentu dalam proyek. Ini mendukung perbaikan berkelanjutan dengan menunjukkan bagian proses yang mungkin perlu diubah.

Keluaran Melakukan Penjaminan Mutu

• Permintaan perubahan
• Standar dan proses yang diperbarui
• Rencana manajemen proyek dan dokumen proyek yang diperbarui

Melakukan Pengendalian Mutu

Proses Melakukan Pengendalian Mutu mengukur produk atau layanan untuk memeriksa kesesuaiannya dengan standar mutu dan memastikan hasil kerja mencapai tingkat mutu yang disyaratkan. Pengendalian mutu berlangsung sepanjang proyek. Pada perusahaan besar, departemen pengendalian mutu dapat menangani sebagian besar pekerjaan dan melaporkan temuan kepada manajer proyek, yang harus mampu menafsirkan laporan pengukuran.

Konsep Statistik

• Saling lepas. Dua peristiwa saling lepas jika keduanya tidak dapat terjadi dalam satu percobaan.
• Probabilitas. Kemungkinan terjadinya suatu peristiwa. Nyatakan sebagai desimal atau pecahan pada skala nol hingga satu.
• Distribusi normal. Distribusi berbentuk lonceng yang disebut dalam pelajaran ini sebagai fungsi kepadatan probabilitas yang paling umum. Distribusi ini digunakan untuk mengukur variasi.
• Independensi statistik. Dua peristiwa independen jika terjadinya salah satu tidak mengubah probabilitas terjadinya yang lain.
• Simpangan baku (sigma). Ukuran sebaran yang menggambarkan seberapa jauh nilai cenderung menyimpang dari rata-rata.

Tujuh Alat Dasar Mutu

Tujuh alat dasar mutu yang dibahas dalam pelajaran ini adalah diagram sebab-akibat, bagan alur, histogram, bagan Pareto, bagan runtun, diagram pencar, dan bagan kendali.

Diagram Sebab-Akibat (Diagram Tulang Ikan atau Ishikawa)

Gunakan diagram ini untuk menelaah penyebab masalah secara kreatif. Diagram ini merangsang pemikiran, menata gagasan, dan memicu diskusi. Diagram ini juga dapat membantu menelusuri faktor yang berkontribusi pada hasil yang diinginkan di masa mendatang.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Histogram

Histogram menampilkan data dalam bentuk batang atau kolom. Histogram membantu mengidentifikasi masalah yang layak ditangani. Batang dalam histogram biasa tidak diurutkan menurut frekuensi tertentu.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Diagram Pareto

Bagan Pareto adalah jenis histogram yang mengurutkan hasil dari frekuensi tertinggi hingga terendah sehingga Anda dapat mengidentifikasi akar penyebab sebagian besar masalah. Aturan 80/20 menyatakan bahwa 80% masalah berasal dari 20% penyebab. Gunakan bagan untuk berfokus pada masalah kritis, memprioritaskan penyebab potensial, dan membedakan sedikit penyebab yang penting dari banyak penyebab yang kurang penting.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Bagan Runtun

Bagan runtun menampilkan pengukuran terdahulu secara berurutan sehingga Anda dapat mencari pola variasi dan menggunakannya untuk mengendalikan mutu.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Diagram Pencar

Diagram pencar menunjukkan pasangan nilai dari dua variabel untuk melihat apakah keduanya berhubungan.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Keluaran Melakukan Pengendalian Mutu

• Hasil pengukuran
• Perubahan yang telah divalidasi
• Pembaruan rencana manajemen proyek dan dokumen proyek
• Permintaan perubahan
• Pelajaran yang dipetik
• Hasil kerja yang telah divalidasi