Peran dalam Manajemen Proyek

Proyek mempertemukan orang-orang dengan tanggung jawab yang berbeda. Gambar ini menunjukkan peran yang berkontribusi pada manajemen proyek.

Buka Diagram Ukuran Penuh ↗

Project Manager

Manajer proyek mengelola seluruh proyek untuk mencapai sasarannya. Peran ini membutuhkan pengetahuan manajemen proyek, keterampilan interpersonal, dan kepemimpinan. Manajer proyek mengawasi proyek dan mungkin perlu bekerja sama dengan pemilik sumber daya yang terpisah. Keahlian teknis bersifat opsional.

Inisiasi dan Rencanakan Proyek

• Bergabunglah dengan proyek paling lambat pada tahap inisiasi dan bantu menyusun piagam proyek.
• Pilih proses yang sesuai untuk proyek.
• Identifikasi dan analisis batasan serta asumsi.
• Pimpin dan arahkan perencanaan.
• Identifikasi ketergantungan antarkegiatan.
• Tangani tuntutan jadwal yang tidak realistis dan susun jadwal yang dapat dilaksanakan.
• Identifikasi tingkat mutu yang diperlukan dan penuhi tingkat tersebut.
• Tetapkan rencana manajemen perubahan proyek.
• Siapkan cadangan waktu dan biaya.

Pimpin Tim dan Bekerja Sama dengan Pemangku Kepentingan

• Bentuk lingkungan kerja tim. Dorong komunikasi yang baik, lindungi tim dari politik kantor, manfaatkan perbedaan budaya, dan selesaikan masalah tim.
• Pastikan anggota tim dan pemangku kepentingan lain berinteraksi secara profesional.
• Koordinasikan interaksi antara proyek dan pemangku kepentingan utama.
• Pahami dan tegakkan tanggung jawab profesional dan sosial.
• Dukung tim dan pemangku kepentingan lain selama pelaksanaan.
• Jaga agar tim tetap berfokus pada pengelolaan risiko dan kemungkinan respons.

Kendalikan dan Tutup Proyek

• Pertahankan kendali dengan mengukur kinerja terhadap rencana dan mengidentifikasi penyimpangan.
• Gunakan metrik untuk menemukan penyimpangan dan tren. Bekerja sama dengan anggota tim untuk menangani penyimpangan dari rencana manajemen proyek.
• Tentukan kapan permintaan perubahan diperlukan, termasuk usulan tindakan korektif, tindakan preventif, dan perbaikan cacat. Setujui atau tolak permintaan sesuai wewenang Anda, atau ajukan kepada dewan pengendalian perubahan.
• Katakan tidak jika diperlukan.
• Luangkan lebih banyak waktu untuk mengantisipasi dan mencegah masalah daripada menanggapinya setelah terjadi.
• Tutup setiap fase dan proyek secara keseluruhan.

Manajer proyek harus memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk menjalankan perannya serta bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan proyek. Hanya manajer proyek yang dapat menyatukan komponen proyek agar memenuhi kebutuhan pelanggan. Manajer proyek menjalankan atau mendelegasikan sebagian besar kegiatan manajemen proyek.

Manajer Program

Manajer program mengoordinasikan, mendukung, dan mengarahkan proyek yang berkaitan agar tujuan proyek dan program tercapai. Tanggung jawabnya dapat mencakup:

• Kelola proyek yang berkaitan secara bersama untuk mencapai hasil yang melampaui kemampuan masing-masing proyek jika dikelola sendiri.
• Pastikan proyek terpilih mendukung sasaran strategis organisasi.
• Awasi proyek dan sesuaikan pelaksanaannya demi kepentingan program.
• Bimbing dan dukung setiap manajer proyek.

Manajer Produk

Manajer produk berfokus pada strategi dan pemenuhan kebutuhan pasar.

• Pelajari kebutuhan pasar dan identifikasi peluang serta ancaman saat ini.
• Cari peluang dan kurangi ancaman untuk mendukung keberhasilan organisasi.
• Pantau kinerja produk yang sudah ada dan ikuti perkembangan produk pesaing.
• Berperan penting dalam peluncuran produk baru berdasarkan riset pasar.
• Jadilah mitra diskusi bagi tim operasi saat mempertimbangkan penghentian produksi produk yang berkinerja buruk.
• Bertanggung jawab atas kinerja produk di pasar.

Manajer Layanan

Manajer layanan terutama bertanggung jawab menyediakan layanan untuk penawaran produk atau layanan tertentu.

• Pantau kinerja bidang layanan secara keseluruhan.
• Identifikasi dan lacak metrik kinerja.
• Jaga hubungan dengan TI, mitra bisnis, dan tim lain.
• Bertanggung jawab atas kinerja tim di bidang layanan.

Manajer Mutu Produk

Manajer mutu produk terutama bertanggung jawab atas mutu produk.

• Identifikasi parameter atau ukuran penting yang dapat menyebabkan produk gagal saat digunakan.
• Rancang dan terapkan audit produk. Audit dapat menentukan jumlah produk yang dijadikan sampel, cara pelaksanaan audit, serta cara memilih, melatih, dan mengalibrasi auditor.
• Tetapkan cara melacak dan memantau kinerja mutu produk.

Analis Kebutuhan Proses

Analis kebutuhan proses bekerja dengan manajer proyek atau produk untuk mengumpulkan, menganalisis, mendokumentasikan, dan memvalidasi kebutuhan proyek bersama pemangku kepentingan.

1. Identifikasi pemangku kepentingan. Bekerja sama dengan manajer proyek untuk mengidentifikasi semua pihak yang terdampak oleh proses, seperti sponsor, tim manajemen, pemilik proses, manajer proyek, bawahan langsung, analis, dan pengguna.
2. Tetapkan kebutuhan bisnis. Catat kebutuhan bisnis, fungsional, nonfungsional, dan pengguna, serta ukuran dan kompleksitas proyek, asumsi, dan batasannya.
3. Analisis kebutuhan. Identifikasi kebutuhan pelanggan yang dinyatakan maupun yang tersirat. Temukan kebutuhan yang bertentangan atau belum jelas, lalu klarifikasi.
4. Dokumentasikan kebutuhan. Tuliskan secara jelas, ringkas, lengkap, dan tanpa ambiguitas.
5. Validasi dan prioritaskan kebutuhan. Minta pemangku kepentingan memvalidasi kebutuhan yang telah didokumentasikan, lalu tentukan prioritasnya.

Sponsor

Sebelum atau Selama Inisiasi Proyek

• Bertindak sebagai pemangku kepentingan dengan kebutuhan yang harus dipenuhi proyek.
• Perjuangkan dukungan untuk proyek, terutama saat konsepnya masih dibentuk.
• Wakili proyek ketika berbicara dengan orang yang belum mengenalnya, termasuk manajemen tingkat atas.
• Galang dukungan dan komitmen di seluruh organisasi.
• Sediakan pendanaan, pernyataan pekerjaan proyek, dan informasi awal tentang ruang lingkup.
• Tetapkan tonggak, peristiwa utama, atau tanggal akhir proyek jika sesuai.
• Tentukan batasan yang harus diprioritaskan.
• Sediakan informasi untuk piagam proyek dan berikan kepada manajer proyek wewenang yang tercantum di dalamnya.
• Bantu mengelompokkan pekerjaan ke dalam proyek yang sesuai dan menentukan prioritas antarproyek.
• Dorong pemangku kepentingan menuntaskan kebutuhan dan ruang lingkup pada tingkat tinggi.
• Arahkan proyek melalui proses persetujuan dan pengesahan, dengan bantuan manajer proyek jika diperlukan.

Selama Perencanaan

• Beri tim waktu untuk merencanakan.
• Tinjau struktur rincian kerja (WBS) jika sesuai.
• Sediakan daftar risiko.
• Tentukan laporan yang dibutuhkan manajemen untuk melakukan pengawasan.
• Berikan penilaian ahli.
• Bantu menilai kompromi ketika menambah sumber daya untuk mempercepat jadwal, menjalankan kegiatan secara paralel, atau memperbarui perkiraan.
• Setujui rencana manajemen proyek akhir.

Selama Pelaksanaan, Pemantauan, dan Pengendalian

• Lindungi proyek dari pengaruh dan perubahan eksternal.
• Tegakkan kebijakan mutu.
• Berikan penilaian ahli.
• Bantu menilai kompromi saat proyek menghadapi kesulitan, selama pemantauan, dan saat memperbarui perkiraan.
• Selesaikan konflik di luar kendali manajer proyek.
• Setujui atau tolak perubahan, atau beri wewenang kepada perwakilan untuk melakukannya.
• Arahkan peninjauan penjaminan mutu jika sesuai.
• Klarifikasi pertanyaan tentang ruang lingkup.
• Bekerja sama dengan manajer proyek untuk memantau kemajuan.

Selama Penutupan

• Berikan penerimaan formal atas keluaran proyek.
• Dukung pengumpulan catatan dari proyek-proyek sebelumnya.

Tim Proyek

Tim proyek melaksanakan pekerjaan proyek. Tim dapat membantu untuk:

• Identifikasi dan libatkan pemangku kepentingan.
• Identifikasi kebutuhan, batasan, dan asumsi.
• Buat struktur rincian kerja (WBS).
• Uraikan paket kerja yang ditugaskan menjadi kegiatan dalam jadwal.
• Identifikasi ketergantungan antarkegiatan.
• Sediakan perkiraan waktu dan biaya.
• Ikut serta dalam manajemen risiko.
• Ikuti rencana mutu dan komunikasi.
• Bantu menegakkan aturan dasar.
• Jalankan rencana manajemen proyek dan selesaikan pekerjaan dalam pernyataan ruang lingkup proyek.
• Hadiri rapat tim proyek.
• Tingkatkan proses.
• Rekomendasikan perubahan proyek, termasuk tindakan korektif.

Anggota tim yang juga memegang tanggung jawab manajemen proyek merupakan bagian dari tim manajemen proyek.

Pemangku Kepentingan sebagai Kelompok

Pemangku kepentingan dapat memengaruhi proyek secara positif atau negatif. Mereka mencakup pelanggan atau pengguna, manajer dan tim proyek, sponsor, manajer program dan portofolio, kantor manajemen proyek (PMO), manajer fungsional dalam organisasi, serta penjual eksternal yang menyediakan layanan atau bahan.

• Bantu menyusun piagam proyek dan pernyataan ruang lingkup proyek.
• Bantu menyusun rencana manajemen proyek.
• Setujui perubahan proyek atau menjadi anggota dewan pengendalian perubahan.
• Identifikasi batasan dan kebutuhan.
• Ikut serta dalam manajemen risiko dan bila perlu tanggung jawab atas respons risiko.

Manajer Fungsional

Manajer fungsional menguasai dan mengelola sumber daya suatu departemen, seperti TI, teknik, hubungan masyarakat, atau pemasaran. Manajer ini umumnya mengarahkan pekerjaan teknis anggota departemen yang ditugaskan ke proyek.

Struktur organisasi menentukan siapa yang mengarahkan staf proyek. Dalam organisasi matriks, manajer fungsional dan manajer proyek berbagi tanggung jawab tersebut. Dalam organisasi berorientasi proyek, manajer proyek mengarahkan seluruh pekerjaan. Dalam organisasi fungsional, manajer fungsional mengarahkan seluruh pekerjaan. Manajer proyek bertanggung jawab menghindari konflik dengan manajer fungsional dan mengoordinasikan kebutuhan sumber daya mereka agar pekerjaan proyek selesai.

• Tugaskan orang ke tim proyek dan rundingkan kebutuhan sumber daya dengan manajer proyek.
• Beri tahu manajer proyek tentang proyek lain yang dapat memengaruhi proyek ini.
• Ikut serta dalam perencanaan awal sampai paket kerja atau kegiatan ditugaskan.
• Sediakan keahlian khusus di bidang terkait.
• Setujui jadwal akhir pada saat penyusunan jadwal.
• Setujui rencana manajemen proyek akhir pada saat penyusunan rencana.
• Rekomendasikan perubahan, termasuk tindakan korektif.
• Kelola kegiatan di bidang fungsional.
• Bantu menyelesaikan masalah kinerja anggota tim.
• Tingkatkan pemanfaatan tenaga kerja.

Manajer Portofolio

Manajer portofolio menjalankan tata kelola tingkat eksekutif atas proyek atau program di dalam portofolio. Penambahan suatu proyek bergantung pada nilainya, potensi pengembalian investasi, kesesuaiannya dengan strategi perusahaan, tingkat risiko yang dapat diterima, dan faktor lain yang menentukan keberhasilan organisasi.

• Kelola proyek atau program yang mungkin hanya memiliki sedikit kesamaan.
• Pastikan proyek terpilih memberi nilai bagi organisasi.
• Bekerja sama dengan pimpinan senior untuk menggalang dukungan bagi setiap proyek.
• Dapatkan hasil terbaik dari sumber daya yang diinvestasikan.