Che cos'è la gestione dei progetti?

Definizione di progetto

Un progetto è un'iniziativa temporanea volta a creare un prodotto, un servizio o un risultato unico. Ha un inizio e una fine definiti.

Il project manager elabora un piano di gestione del progetto realistico e attuabile, con scadenze definite e il sostegno di tutti gli stakeholder.

Lavoro operativo

Le organizzazioni svolgono sia attività operative sia lavoro di progetto. Le attività operative proseguono nel tempo. Il lavoro di progetto ha una fine definita.

Gruppi di processi e aree di conoscenza della gestione dei progetti

Gestire un progetto significa gestire le persone, organizzare il lavoro in gruppi di processi e applicare conoscenze di più aree.

Gruppi di processi: Avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo, chiusura. Aree di conoscenza: gestione dell'integrazione, dell'ambito, dei tempi, dei costi, della qualità, delle risorse umane, della comunicazione, dei rischi, degli approvvigionamenti e degli stakeholder.

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Programmi e portfolio

Che cos'è un programma?

Gestire separatamente più progetti collegati può essere difficile. Un programma li riunisce affinché l'organizzazione possa gestirli come gruppo.

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Che cos'è un portfolio?

Un portfolio raggruppa programmi e singoli progetti realizzati per raggiungere uno specifico obiettivo strategico aziendale.

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Ufficio di gestione dei progetti

L'ufficio di gestione dei progetti (PMO) è un dipartimento centralizzato con personale che gestisce e sostiene i progetti. Può fungere da riferimento centrale per politiche, metodi e modelli di gestione dei progetti. Può formare il personale, aiutarlo a usare gli strumenti di gestione dei progetti e assegnare project manager a progetti diversi. Il PMO e i project manager incaricati sono responsabili dei risultati di questi progetti.

Il PMO può anche:

• Gestire le esigenze dei progetti e le dipendenze tra progetti.
• Fornire risorse e modelli.
• Partecipare alle riunioni di revisione dei progetti.
• Monitorare il rispetto dei processi organizzativi.
• Centralizzare la comunicazione sui progetti.
• Partecipare al comitato di controllo delle modifiche.
• Aiutare a stabilire le priorità tra i progetti.

Valore aziendale

Il valore aziendale è il valore complessivo di un'impresa e comprende elementi tangibili e intangibili. Tra gli esempi di elementi tangibili figurano le attività monetarie, le installazioni fisse, gli azionisti, il patrimonio netto e l'utilità. Tra quelli intangibili figurano l'avviamento, la reputazione, la notorietà del marchio, il beneficio pubblico e i marchi commerciali.

Gestire con efficacia le attività operative correnti contribuisce a creare valore. Sia le organizzazioni a scopo di lucro sia quelle senza scopo di lucro cercano di generare valore con le proprie attività.

Obiettivi di progetto e project charter

Il project charter registra gli obiettivi del progetto e può spiegare perché sia necessario. Gli obiettivi possono essere inizialmente generali e diventare più dettagliati man mano che il progetto avanza.

Un progetto si considera completo quando raggiunge gli obiettivi. Se non li raggiunge, viene interrotto. Il project manager è responsabile del loro raggiungimento. La gestione della qualità, dei rischi, degli stakeholder e dell'ambito incide sul risultato. Gestire bene queste aree aiuta a conseguire gli obiettivi.

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Gestione per obiettivi (MBO)

La gestione per obiettivi è una filosofia articolata in tre passaggi.

1. Stabilire obiettivi chiari, concisi, ben formulati e realistici.
2. Rivedere periodicamente l'avanzamento per verificare se gli obiettivi vengono raggiunti.
3. Adottare azioni correttive quando le prestazioni si discostano dagli obiettivi.

Vincoli di progetto

I vincoli possono riguardare tempi, costi, rischi, ambito, qualità, risorse, soddisfazione del cliente e altri fattori. Aiutano il team di progetto a valutare esigenze in concorrenza. La direzione stabilisce la priorità di ciascun vincolo e una modifica a uno può influire sugli altri.

Esigenze in concorrenza portano a modifiche durante il progetto. Ogni richiesta di modifica segue un processo formale. Il project manager applica il controllo integrato delle modifiche per valutare il cambiamento e individuare gli effetti su tutti i vincoli del progetto.

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Stakeholder e gestione degli stakeholder

Gli stakeholder sono persone, gruppi o organizzazioni che un progetto o il suo prodotto può influenzare in positivo o in negativo. Possono includere project manager, sponsor, membri del team, il PMO, portfolio manager, program manager, responsabili funzionali e fornitori.

Un progetto può fallire se gli stakeholder ricevono troppo poche informazioni, hanno poche occasioni di contribuire o vedono disattese le proprie esigenze e aspettative. Durante tutto il ciclo di vita del progetto, il project manager analizza e gestisce le esigenze e i livelli di influenza degli stakeholder.