Gestione della comunicazione

I project manager passano circa l'85–90% del loro tempo a comunicare. I problemi di comunicazione sono quelli che incontrano più spesso, quindi è essenziale un piano di gestione della comunicazione strutturato. Scopri che cosa devono sapere gli stakeholder, spiega quali informazioni ti servono da loro e aggiorna spesso il piano quando cambiano le esigenze del progetto.

Stakeholder e comunicazione

I project manager apportano competenze di gestione dei progetti. Gli stakeholder apportano le conoscenze tecniche su che cosa bisogna fare e come farlo. Individua gli stakeholder e i loro requisiti, aspettative e influenza, poi integra queste informazioni nell'ambito del prodotto o del progetto, secondo necessità.

Gli stakeholder sono essenziali per ogni progetto. Individuali durante l'avvio e gestisci le loro aspettative, il coinvolgimento e l'influenza durante tutto il ciclo di vita del progetto.

1. Individuare tutti gli stakeholder.
2. Determinare tutti i loro requisiti.
3. Determinare le loro aspettative.
4. Determinare i loro interessi.
5. Valutare il loro livello di influenza.
6. Pianificare come comunicare con loro.
7. Mettere in pratica il piano di comunicazione.
8. Gestire le loro aspettative e la loro influenza.

Identificare gli stakeholder

Analisi delle parti interessate

L'analisi degli stakeholder li individua e ne valuta l'impatto o l'influenza sul progetto. Parti dall'elenco iniziale nel project charter e consulta i registri di progetti precedenti. Raccogli altre informazioni con tecniche come il brainstorming e le interviste. Chiedi agli stakeholder appena individuati di indicare altre persone da coinvolgere.

Usa strumenti come le matrici potere/interesse e i modelli della salienza per raggruppare gli stakeholder in base ad autorità, impatto, influenza o requisiti. I gruppi aiutano a decidere che cosa comunicare, quando farlo e come raggiungere ciascuno stakeholder.

Registro degli stakeholder

Il registro degli stakeholder è un risultato del processo Identificare gli stakeholder. Riunisce le informazioni raccolte su di loro.

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Strategia di gestione degli stakeholder

Il processo Identificare gli stakeholder produce anche una strategia per gestirli. Decidi se gestire le persone singolarmente o in gruppo in base all'approccio più semplice e rapido. Alcuni stakeholder richiedono più attenzione di altri. A seconda di come è stato pianificato il progetto, gli stakeholder possono aiutarlo o creare difficoltà. Gestisci sia gli effetti positivi sia quelli negativi del loro coinvolgimento.

Pianificare la comunicazione

Considera i fattori ambientali dell'organizzazione che esegue il progetto, comprese la sua cultura e le sue aspettative. Esamina gli asset dei processi organizzativi, compresi processi, procedure, dati storici, lezioni apprese e altre informazioni pertinenti. Il risultato è il piano di gestione della comunicazione, che fa parte del piano di gestione del progetto.

Individua gli stakeholder e i loro requisiti di comunicazione durante l'avvio. In fase di pianificazione, decidi come usare queste informazioni per rispondere alle loro esigenze informative e di comunicazione. Un approccio strutturato e un formato adatto aiutano a mantenere la comunicazione chiara e concisa.

• Comunicazione scritta formale. Usala per problemi complessi, il piano di gestione del progetto, il project charter, i promemoria e la comunicazione a distanza.
• Comunicazione orale formale. Usala per presentazioni e discorsi.
• Comunicazione scritta informale. Usala per e-mail, appunti scritti a mano, SMS e messaggistica istantanea.
• Comunicazione orale informale. Usala durante riunioni e conversazioni.

Modelli di comunicazione

Un modello di comunicazione ha tre componenti: il mittente, il messaggio e il destinatario. Il mittente codifica il messaggio e lo trasmette al destinatario, che lo decodifica. Fattori come l'istruzione, la lingua e il contesto culturale del destinatario possono introdurre interferenze che influiscono sull'interpretazione del messaggio.

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Comunicazione efficace

Il mittente dovrebbe codificare attentamente il messaggio, scegliere un modo adatto per inviarlo e verificare che il destinatario lo comprenda. Due fattori influiscono su come viene trasmesso un messaggio.

• Comunicazione non verbale. I gesti e gli atteggiamenti del corpo trasmettono gran parte di ciò che le persone comunicano. Secondo la stima di questa lezione, circa il 55% della comunicazione è non verbale.
• Comunicazione paralinguistica. Anche l'altezza e il tono della voce aiutano a trasmettere il messaggio.

Ascolto efficace

Decodifica con attenzione il messaggio e conferma di averlo compreso. Osserva i gesti e le espressioni del viso e pensa a che cosa dire prima di rispondere. Pratica l'ascolto attivo mostrando che stai ascoltando, esprimendo accordo o disaccordo oppure chiedendo chiarimenti.

Tecnologie di comunicazione

Decidi come comunicare ciascuna informazione. Le opzioni comprendono conversazioni di persona, telefono, fax, posta, e-mail, riunioni virtuali o in presenza e forum su intranet o Internet. Questi canali sono forme di tecnologia di comunicazione.

Metodi di comunicazione

• Comunicazione interattiva. Due o più persone si scambiano informazioni e si rispondono. Tra gli esempi ci sono riunioni, conferenze telefoniche e videoconferenze.
• Comunicazione push. Il mittente invia le informazioni in una sola direzione, senza attendersi una risposta. Ne sono esempi i rapporti sullo stato, gli invii di massa e gli aggiornamenti di progetto rivolti a un vasto pubblico.
• Comunicazione pull. Il mittente conserva le informazioni in un luogo centrale, come SharePoint o un'unità condivisa. I destinatari che ne hanno bisogno o che sono responsabili di utilizzarle le recuperano da lì.

Controllo della comunicazione

I project manager non possono controllare ogni informazione. La loro responsabilità è controllare il flusso della comunicazione e ciò che vi viene condiviso.

Riunioni

• Fissa un limite di tempo e rispettalo.
• Pianifica in anticipo le riunioni ricorrenti.
• Incontra regolarmente il team. La frequenza dipende dalle esigenze.
• Assegna a ogni riunione uno scopo preciso e un ordine del giorno.
• Distribuisci l'ordine del giorno prima della riunione e attieniti a esso durante l'incontro.
• Assegna i ruoli in anticipo. Per esempio, incarica una persona di redigere il verbale e un'altra di tenere il tempo.
• Invita le persone necessarie alla discussione.
• Facilita la riunione in modo efficace e rispetta le regole.
• Durante la riunione, assegna a ogni azione un responsabile e una scadenza.
• Redigi e pubblica il verbale.

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Canali di comunicazione

Calcola il numero di canali di comunicazione con la formula N(N − 1) / 2, dove N è il numero di persone.

Piano di gestione della comunicazione

Documenta come il project manager gestirà e controllerà la comunicazione. Poiché la comunicazione di progetto è complessa, metti il piano per iscritto e considera le esigenze di tutti gli stakeholder. Includilo nel piano di gestione del progetto.

Distribuire le informazioni

Il project manager distribuisce le informazioni di progetto agli stakeholder. Stakeholder diversi richiedono informazioni e formati diversi, quindi decidi in anticipo che cosa ciascuno deve sapere, come comunicarlo e quando inviarlo. L'attuazione del piano di gestione della comunicazione è il risultato del processo Distribuire le informazioni. Assicurati che le informazioni arrivino ai destinatari in modo efficace ed efficiente.

Gestire le aspettative degli stakeholder

Agisci in anticipo per mostrare agli stakeholder che le loro esigenze e preoccupazioni vengono considerate, anche quando il team non può accogliere tutte le richieste. Mantieni aperti i canali di comunicazione affinché possano segnalare al project manager rischi potenziali, cambiamenti e altre informazioni pertinenti.

Presta attenzione alle esigenze degli stakeholder mentre il lavoro è in corso. Questo aiuta a costruire fiducia, risolvere conflitti, prevenire problemi e rafforzare il senso di appartenenza degli stakeholder al progetto. Usa il registro e la strategia di gestione degli stakeholder, il piano di gestione della comunicazione, i registri dei problemi e le modifiche per decidere come agire.

Ostacoli alla comunicazione

Tra gli ostacoli comuni figurano ambienti rumorosi, codifica o decodifica scadenti, affermazioni negative, differenze culturali e linguistiche, ostilità e distanza tra le persone che comunicano.

Rendicontare le prestazioni

La rendicontazione delle prestazioni consiste nel raccogliere e analizzare le informazioni sul lavoro, preparare rapporti e inviarli agli stakeholder interessati. Fa parte del piano di gestione della comunicazione.

Progetta i rapporti in base alle esigenze del progetto e offri agli stakeholder il livello di dettaglio di cui hanno bisogno. Scegli un metodo di invio che aiuti i destinatari a leggere il rapporto e agire di conseguenza. Bilancia la rendicontazione con le altre attività di gestione dei progetti.

Usa il piano di gestione del progetto per individuare la baseline di misurazione delle prestazioni da usare nei rapporti. Offri un quadro chiaro, conciso e preciso delle prestazioni relative a cronoprogramma, costi, ambito e qualità. Usa i rapporti per stabilire quando raccomandare e attuare azioni correttive. Rendicontare significa anche guardare al futuro.

• Rapporto sullo stato. Mostra le prestazioni attuali del processo rispetto alla baseline di misurazione delle prestazioni.
• Rapporto di avanzamento. Descrive tutto il lavoro svolto.
• Rapporto sull'andamento. Mostra se le prestazioni stanno migliorando o peggiorando.
• Rapporto previsionale. Usa dati attuali o storici per stimare lo stato e le prestazioni future del progetto.
• Rapporto sugli scostamenti. Confronta le prestazioni effettive con le baseline.
• Rapporto sul valore maturato. Integra le misurazioni di ambito, costi e cronoprogramma per valutare le prestazioni del progetto.
• Documentazione delle lezioni apprese. Usa i rapporti sulle prestazioni per registrare le lezioni utili ai progetti futuri.

Individuare presto gli stakeholder e disporre di un piano di gestione della comunicazione scritto offre al project manager un metodo strutturato per gestire la comunicazione durante tutto il progetto.