Gestione dei costi

La gestione dei costi e quella dei tempi sono strettamente collegate e condividono molte tecniche. Come spiegato nel capitolo sulla gestione dei tempi, i pacchetti di lavoro vengono scomposti in attività. In molti progetti, queste attività sono la base per la stima dei costi. Nei progetti di grandi dimensioni, la stima dei costi avviene a livello dei conti di controllo, che si trovano al livello dei pacchetti di lavoro o a un livello superiore.

Piano di gestione dei costi

Il piano di gestione dei costi è una parte obbligatoria del piano di gestione del progetto. Nel framework di questo capitolo, viene elaborato nel processo Elaborare il piano di gestione del progetto, nell'area di gestione dell'integrazione. Il capitolo include questa fase di pianificazione nella gestione dell'integrazione e tratta a parte i processi formali di gestione dei costi.

Il piano spiega come pianificare i costi del progetto, gestire il lavoro entro tali costi, controllarli e affrontare gli scostamenti. Decidi in anticipo:

• Come esprimere le stime dei costi.
• Quale livello di accuratezza aspettarsi.
• Come individuare, monitorare e rendicontare le prestazioni dei costi.
• Quali formati usare per i rapporti.
• Come definire e distinguere i costi diretti e indiretti.
• Quale tetto di spesa fissare.
• Quali procedure di controllo delle modifiche seguire quando cambiano i costi.

Il tetto di spesa definisce la variazione dei costi che il team può consentire. Fissalo durante la pianificazione. Se la spesa supera il tetto, intervieni per riportarla sotto controllo.

Calcolo dei costi del ciclo di vita

Il calcolo dei costi del ciclo di vita considera i costi lungo l'intera vita del prodotto, inclusi quelli del progetto stesso.

Supponi che un prodotto costi 50.000 dollari all'acquisto e 5.000 dollari di manutenzione lungo la sua vita utile. Un'alternativa costa 38.000 dollari all'acquisto e 50.000 dollari di manutenzione lungo la sua vita utile. Risparmieresti 12.000 dollari sull'acquisto facendo aumentare di 45.000 dollari le spese di manutenzione dell'azienda? Oppure spenderesti ora 12.000 dollari in più per far risparmiare all'azienda 45.000 dollari di manutenzione futura?

Analisi del valore

L'analisi del valore mira a ridurre il costo del progetto mantenendo ambito e prestazioni. Individua sistematicamente le funzioni, assegna un valore a ciascuna e cerca risorse e attività meno costose che mantengano le prestazioni richieste. L'analisi del valore è in linea con l'ingegneria del valore.

Rischio di costo

I rischi di approvvigionamento e di gestione dei costi sono esempi di rischi di costo. Affronta i rischi legati ai costi durante tutto il progetto, anche nell'ambito della gestione dei rischi.

Stimare i costi

Stima il costo di ciascuna attività di progetto individuata. Il costo per completare il progetto comprende:

1. Attività legate alla qualità.
2. Attività di gestione dei rischi.
3. Attività di gestione del progetto.
4. Risorse.
5. Costi diretti e indiretti.
6. Spese generali.
7. Altri costi.

Tipi di costi

I costi possono essere classificati in base al fatto che varino o meno con il volume di lavoro.

• I costi variabili cambiano con il volume di lavoro. Tra gli esempi figurano le materie prime e i salari della manodopera.
• I costi fissi rimangono costanti al variare del volume di lavoro. Gli esempi in questo capitolo comprendono i costi di avviamento, il capitale circolante e i canoni di leasing o affitto.

I costi possono anche essere classificati in base al fatto che siano imputabili direttamente al lavoro.

• I costi diretti sono imputabili direttamente al lavoro di progetto. Tra gli esempi figurano spese di viaggio e rappresentanza, cancelleria e retribuzioni della manodopera.
• I costi indiretti sono spese generali condivise o altri costi che non possono essere attribuiti a uno specifico progetto o attività. Possono riguardare più progetti.

Input del processo Stimare i costi

• Baseline dell'ambito. La dichiarazione dell'ambito, la struttura di scomposizione del lavoro (WBS) e il dizionario della WBS mostrano che cosa rientra nell'ambito del progetto e che cosa ne è escluso.
• Cronoprogramma del progetto. Elabora un cronoprogramma prima di preparare il budget. Elenca le attività, le risorse assegnate e i tempi di svolgimento. Sapere quando acquistare e distribuire le spese lungo il cronoprogramma aiuta a controllare i costi. Anche i costi possono influire sul cronoprogramma. Se le materie prime saranno particolarmente costose nel momento previsto per un'attività, anticipala o posticipala per tenere conto del rialzo dei prezzi.
• Piano delle risorse umane. Il piano stabilisce come premiare i membri del team, le tariffe della manodopera, il numero di persone necessarie e i relativi costi. Aiuta il project manager a mantenere le persone motivate a realizzare risparmi e a tenere i costi sotto controllo.
• Registro dei rischi. Gestire i rischi può far risparmiare tempo e denaro, ma richiede anche attività che hanno un costo. Queste attività possono dare luogo a ulteriori rischi, compresi quelli di costo. In questo senso, il rischio è sia un input sia un risultato del processo Stimare i costi.
• Dati storici e lezioni apprese. I dati dei progetti precedenti semplificano il calcolo e la stima dei costi. I modelli contenuti in quei registri possono accelerare il lavoro.
• Costi di gestione del progetto. Il lavoro di gestione del progetto comporta costi, tra cui il tempo del project manager, la preparazione dei rapporti sullo stato, l'analisi delle modifiche e l'esecuzione.

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Metodi di stima

Il capitolo sulla gestione dei tempi tratta le stime a un punto, per analogia, parametriche e a tre punti (PERT). Si possono usare gli stessi metodi per stimare i costi. Un'altra opzione è la stima dal basso verso l'alto.

Stima dal basso verso l'alto

Stima i costi delle singole attività o dei singoli pacchetti di lavoro. Aggregali nei conti di controllo, poi combinali in una stima complessiva del progetto. Anche per questo è utile costruire una WBS ben definita con il team di progetto.

Software di gestione dei progetti

Il software di gestione dei progetti può accelerare il calcolo dei costi di diverse centinaia di attività, compresi i costi diretti, indiretti, generali e fissi.

Tariffe delle risorse

Verifica le tariffe delle risorse che il progetto utilizzerà. Possono comprendere personale interno, venditori, consulenti, fornitori e tecnici esterni.

Analisi delle riserve

Individua le attività con rischi significativi e stima il tempo e il denaro necessari per gestirli se si verificano. Le riserve di contingenza coprono i rischi noti. Le riserve di gestione coprono i rischi ignoti. Calcola le riserve mediante un'analisi ed evita di gonfiare le stime.

Costo della qualità

Le attività legate alla qualità sono necessarie al progetto. I costi aggiuntivi di queste attività sono detti costo della qualità (CoQ).

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Accuratezza delle stime

La stima dei costi è iterativa. Le stime iniziali sono meno precise e dovrebbero usare intervalli più ampi. Man mano che il progetto avanza, il project manager può restringere gli intervalli. Le stime preliminari, concettuali, di fattibilità e definitive richiedono ciascuna un intervallo adeguato alla fase.

• Stima approssimativa dell'ordine di grandezza (ROM). Di solito viene effettuata durante l'avvio del progetto. Un intervallo tipico è ±50%, a seconda di quanto il team conosce il progetto.
• Stima di budget. Viene effettuata durante la pianificazione del progetto, con un intervallo da −10% a +25%.
• Stima definitiva. Una stima più precisa. Alcuni project manager usano ±10%, altri un intervallo da −5% a +10% rispetto al costo effettivo.

Il processo Stimare i costi produce le stime dei costi delle attività e spiega come sono state ottenute. Può anche portare ad aggiornare documenti di progetto, come il registro dei rischi e quello di controllo delle modifiche.

Determinare il budget

Il processo Determinare il budget calcola il costo totale del progetto e l'importo che l'organizzazione dovrebbe avere a disposizione. Il project manager deve gestire i rischi e includere nella stima complessiva sia le riserve di contingenza sia quelle di gestione. Il budget dei costi è dato dalla baseline dei costi più le riserve di gestione. Indica quanto denaro l'organizzazione dovrebbe stanziare.

Usa l'aggregazione dei costi per costruire il budget. Somma i costi delle attività per ottenere quelli dei pacchetti di lavoro, quindi quelli dei conti di controllo e, infine, i costi totali del progetto. Includi le riserve di contingenza nella baseline dei costi. Aggiungi le riserve di gestione come ultimo passaggio per determinare il budget dei costi.

Verifica la baseline e il budget dei costi confrontandoli con stime parametriche, giudizi di esperti o dati storici. Esamina le differenze significative per assicurarti che le stime siano solide.

Verifica poi il flusso di cassa. I fondi potrebbero non essere disponibili quando servono al progetto. Distribuisci attività e finanziamenti nel tempo. Una curva a S può mostrare la distribuzione temporale dei costi.

Rivedi i vincoli del project charter e riconcilia con essi la baseline e il budget dei costi, nell'ambito della gestione dell'integrazione. Se la stima supera i vincoli, incontra gli stakeholder, spiega i motivi e presenta opzioni per ridurre i costi del progetto. Il project manager è responsabile di evitare un budget irrealistico.

Il processo Determinare il budget produce la baseline dei costi e può anche portare ad aggiornare altri documenti di gestione del progetto.

Controllare i costi

Usa lo stesso approccio generale al controllo applicato nelle altre aree di conoscenza della gestione dei progetti. Per controllare i costi:

• Segui il piano di gestione dei costi.
• Usa gli asset dei processi organizzativi, come politiche, procedure, strumenti e formati dei rapporti per il controllo dei costi.
• Previeni modifiche non necessarie individuando e affrontando le cause alla radice dei costi elevati.
• Confronta i costi effettivi con la baseline durante tutto il ciclo di vita del progetto. Uno scostamento può far scattare un'azione correttiva o preventiva.

Rendicontazione dell'avanzamento

Usa regole definite per rendicontare l'avanzamento delle attività ed evitare valutazioni approssimative.

• Regola 50/50. Attribuisci il 50% all'avvio dell'attività e il restante 50% al completamento.
• Regola 20/80. Attribuisci il 20% all'avvio e il restante 80% al completamento.
• Regola 0/100. Attribuisci lo 0% all'avvio e il 100% al completamento.

Misurazione del valore maturato

La misurazione del valore maturato aiuta il project manager a monitorare attentamente i costi, a dedicare tempo ad altre attività produttive e a evitare valutazioni approssimative nei rapporti di avanzamento.

La baseline di misurazione delle prestazioni combina le baseline dell'ambito, del cronoprogramma e dei costi. Il valore maturato misura le prestazioni del progetto rispetto a questa baseline combinata. Integrando costi, tempi e lavoro completato o ambito, permette al project manager di prevedere prestazioni future, date di completamento e costi.