Gestione dei rischi

Gestire i rischi significa anticiparli e pianificare come agire se si verificano. Si risparmiano così tempo, denaro ed energie, si riduce lo stress inutile per il team, si prevengono alcuni problemi e se ne rendono altri meno probabili.

La gestione dei rischi fa parte del lavoro quotidiano del project manager. Lo aiuta a mantenere il controllo preparandosi agli eventi che potrebbero influire sul progetto.

Fondamenti della gestione dei rischi

La gestione dei rischi comprende la pianificazione, l’identificazione dei rischi, la loro analisi qualitativa e quantitativa, la pianificazione delle risposte e il monitoraggio e controllo di tali risposte. Queste attività rendono più probabili gli eventi positivi e meno probabili quelli negativi.

Minacce e opportunità

Le minacce sono eventi che, se si verificano, possono danneggiare il progetto. Le opportunità sono eventi che possono apportargli benefici.

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Questa lezione stima che si possa eliminare fino al 90% delle minacce individuate ed esaminate durante la gestione dei rischi.

Incertezza

L’incertezza è la mancanza di conoscenze su un evento che potrebbe verificarsi. Riduce la fiducia nelle conclusioni tratte dai dati disponibili.

Fattori di rischio

• Quanto è probabile che l’evento si verifichi?
• Quale impatto avrebbe?
• Quando potrebbe verificarsi durante il progetto?
• Quante volte potrebbe verificarsi?

Avversione, tolleranza e soglie di rischio

Chi evita di correre rischi mostra avversione al rischio. La tolleranza al rischio è il grado o livello di rischio considerato accettabile. Una soglia di rischio è il punto preciso oltre il quale il rischio diventa inaccettabile.

Il processo di gestione dei rischi

Per gestire i rischi in modo efficace, inseriscili come punto fisso all’ordine del giorno di ogni riunione e predisponi sempre un piano per gli eventi di rischio. Una pianificazione solida delle risposte consente di eliminare alcuni rischi anche quando si verificano. In questo modo il project manager può dedicare più tempo ad altre attività essenziali.

I sei processi di gestione dei rischi sono i seguenti.

1. Pianificare la gestione dei rischi
2. Identificare i rischi
3. Svolgere l’analisi qualitativa dei rischi
4. Svolgere l’analisi quantitativa dei rischi
5. Pianificare le risposte ai rischi
6. Monitorare e controllare i rischi

Pianificare la gestione dei rischi

Coinvolgi il project manager, lo sponsor, il team, il cliente, gli altri stakeholder e gli esperti. Adegua la gestione dei rischi alle dimensioni e alla complessità del progetto e alle competenze delle persone coinvolte. Fai tesoro dell’esperienza dei progetti precedenti e adatta il lavoro andando oltre la lista di controllo standard.

Pianifica quanto tempo dedicare alla gestione dei rischi, quali risorse serviranno e come svolgere il processo. Usa gli asset dei processi organizzativi per orientare il piano.

Piano di gestione dei rischi

Il piano di gestione dei rischi può includere gli elementi seguenti.

• Metodologia. Definisci come si svolgerà la gestione dei rischi.
• Ruoli e responsabilità. Individua chi svolgerà le attività di gestione dei rischi.
• Definizione del budget. Determina il costo della gestione dei rischi.
• Tempistica. Stabilisci quando dovrebbe iniziare la gestione dei rischi.
• Categorie di rischio. Definisci come raggruppare i rischi.
• Definizioni di probabilità e impatto. In genere si valutano entrambi su una scala da 1 (minimo) a 10 (massimo). Due persone che assegnano il punteggio 6 a un rischio possono intenderlo in modo diverso. Le definizioni uniformano queste valutazioni soggettive e aiutano i team a confrontare i rischi tra progetti.
• Tolleranze degli stakeholder. Durante l’avvio, individua la tolleranza degli stakeholder per categorie come i costi e la qualità e chiarisci regolarmente questi livelli.
• Formati dei rapporti. Individua e definisci il formato dei rapporti di gestione dei rischi.
• Monitoraggio. Definisci come le persone coinvolte nel progetto seguiranno regolarmente i rischi.

Categorie di rischio

Le categorie generali possono riflettere le fonti di rischio incontrate dall’organizzazione.

• Esterni. Governo, regolamentazione, ambiente e mercato.
• Interni. Servizio, soddisfazione del cliente, costi e qualità.
• Tecnici. Cambiamenti tecnologici.
• Imprevedibili. La lezione stima che dal 9% al 10% circa dei rischi possa essere imprevedibile.

Tipi di rischio

• Rischio d’impresa. Può comportare un guadagno o una perdita.
• Rischio puro (assicurabile). Può comportare soltanto una perdita, come in caso di rapina o incendio.

Identificare i rischi

Parla con gli stakeholder e con persone esterne a quel gruppo. Esamina gli asset dei processi organizzativi. Fin dall’avvio, individua i rischi generali mentre crei il project charter. Individua i rischi più specifici durante la pianificazione. La baseline dell’ambito è un input essenziale e comprende la descrizione dell’ambito del progetto, la WBS e il relativo dizionario.

Riesami della documentazione

Esamina i documenti pertinenti, come le lezioni apprese, gli articoli e gli asset dei processi organizzativi.

Tecniche di raccolta delle informazioni

L’identificazione dei rischi usa diverse tecniche simili a quelle impiegate per raccogliere i requisiti.

Brainstorming

Riunisci un gruppo per individuare i rischi per il progetto.

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Tecnica Delphi

Consulta in forma anonima un gruppo di esperti. Invia l’elenco delle informazioni che ti servono, raccogli le risposte e rimanda i risultati per un altro ciclo di revisione. Ripeti finché gli esperti non raggiungono un consenso.

Interviste

Intervista i partecipanti al progetto, gli stakeholder e gli esperti per individuare i rischi.

Analisi delle cause profonde

Individua le cause profonde dei rischi noti e usale per individuare altri rischi.

Analisi SWOT

SWOT indica Strengths (punti di forza), Weaknesses (punti deboli), Opportunities (opportunità) e Threats (minacce). Individua i punti di forza e i punti deboli del progetto per aiutarti a determinarne i rischi.

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Altre tecniche di identificazione

• Analisi tramite lista di controllo. Usa la lista di controllo delle categorie di rischio per individuarne altri.
• Analisi delle ipotesi. Individua le ipotesi del progetto e verificane la validità per far emergere eventuali rischi.
• Diagrammi. Usa tecniche come i diagrammi causa-effetto e i diagrammi di flusso per individuare i rischi.

Registro dei rischi

L’identificazione dei rischi produce il registro dei rischi. È un documento che il team aggiorna nel corso del ciclo di vita del progetto. Conservalo con i documenti di progetto e in archivio per i progetti futuri.

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Il registro comprende l’elenco dei rischi, le possibili risposte, le cause profonde e le categorie di rischio aggiornate.

Svolgere l’analisi qualitativa dei rischi

L’analisi qualitativa valuta soggettivamente i rischi individuati e quando potrebbero verificarsi durante il progetto. Valuta la probabilità di ciascun rischio con una scala come bassa, media e alta, o da 1 a 10. Usa una scala adeguata anche per l’impatto.

Matrice di probabilità e impatto

Usa la matrice per individuare i rischi che richiedono una risposta immediata. Adattala alle esigenze del progetto o usa un modello aziendale standard. Una matrice standard rende i risultati più facili da riprodurre in altri progetti.

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Valutazione della qualità dei dati sui rischi

Raccogli dati sui rischi individuati e valuta se sono abbastanza precisi per l’analisi qualitativa. Per ogni rischio, considera quanto è compreso, quali dati sono disponibili e quali sono la loro qualità, affidabilità e integrità.

Categorizzazione dei rischi

Assegna un’etichetta ai singoli rischi o raggruppali per categoria. In questo modo puoi capire quali tipi di pacchetti di lavoro, processi, persone o altre cause potenziali presentano più rischi.

Valutazione dell’urgenza dei rischi

Mentre identifichi i rischi e pianifichi le risposte, individua quelli che richiedono un intervento urgente. Considera l’urgenza insieme alle valutazioni di probabilità e impatto.

Aggiornamenti al registro dei rischi dopo l’analisi qualitativa

• Posizione del progetto rispetto agli altri in base al livello di rischio.
• Rischi ordinati per priorità, con le rispettive valutazioni di probabilità e impatto.
• Rischi raggruppati per categoria.
• Rischi che richiedono ulteriore analisi e risposta.
• Rischi che richiedono ulteriore analisi a breve termine.
• Una lista di osservazione dei rischi non critici.
• Tendenze.

Svolgere l’analisi quantitativa dei rischi

L’analisi quantitativa segue quella qualitativa e analizza numericamente la probabilità e l’impatto. Usala per individuare le risposte che richiedono attenzione urgente, determinare l’esposizione del progetto ai rischi e il loro impatto sui suoi obiettivi, stimare le riserve di tempo e costo necessarie se i rischi si verificano e individuare quelli che richiedono maggiore attenzione.

Tecniche per quantificare probabilità e impatto

• Interviste
• Stima di costi e tempi
• Tecnica Delphi
• Dati storici
• Giudizio di esperti
• Analisi del valore monetario atteso
• Analisi Monte Carlo
• Alberi decisionali

Analisi Monte Carlo

L’analisi Monte Carlo usa un programma informatico per simulare i risultati del progetto in termini di costi o tempi. Gli input principali sono il diagramma reticolare e le stime per completare il progetto.

• Valuta il rischio complessivo del progetto.
• Stima la probabilità di completare il progetto a una certa data o a un certo costo.
• Stima la probabilità che un’attività si trovi sul percorso critico.
• Tiene conto della convergenza dei percorsi nel reticolo del progetto.
• Valuta gli impatti su costi e tempi.
• Produce una distribuzione di probabilità.

Albero decisionale

Un albero decisionale rappresenta una situazione reale e aiuta a confrontare più alternative allo stesso tempo. Tiene conto degli eventi futuri nel prendere una decisione oggi, aiuta a calcolare il valore monetario atteso in situazioni complesse e comprende esiti che si escludono a vicenda.

Risultati dell’analisi quantitativa dei rischi

• Un elenco di rischi quantificati, ordinato per priorità.
• L’entità delle riserve per imprevisti necessarie in termini di tempo e costi.
• Date di completamento e costi di progetto realistici e raggiungibili, con livelli di confidenza, a confronto con gli obiettivi di tempo e costo.
• La probabilità quantificata di raggiungere gli obiettivi del progetto.
• Tendenze emerse dall’analisi quantitativa dei rischi.

Pianificare le risposte ai rischi

Pianifica come ridurre o eliminare le minacce e aumentare l’impatto delle opportunità. Cerca di eliminare le minacce prima che si verifichino e di far concretizzare le opportunità. Riduci la probabilità e l’impatto delle minacce e aumenta la probabilità e l’impatto delle opportunità.

Per le minacce che non si possono mitigare, prepara un piano di contingenza solido e una risposta di riserva nel caso in cui il piano non funzioni. Tempo e risorse limitano il numero di rischi che puoi eliminare. Riesamina i rischi durante l’intero progetto. Prosegui con l’analisi qualitativa e quantitativa e con la pianificazione delle risposte dopo l’inizio del lavoro.

Strategie di risposta alle minacce

• Evitare. Elimina la causa per eliminare la minaccia.
• Mitigare. Riduci l’impatto di un rischio che non puoi eliminare.
• Trasferire. Trasferisci il rischio a un’altra parte con misure come assicurazioni, garanzie contrattuali o altre garanzie.

Strategie di risposta alle opportunità

• Sfruttare. Aggiungi lavoro o modifica il progetto per far sì che l’opportunità si concretizzi.
• Potenziare. Aumenta la probabilità e l’impatto positivo dell’opportunità.
• Condividere. Affida la responsabilità dell’opportunità a una terza parte.

Accettazione e scelta delle risposte

La strategia «Accettare» si applica sia alle minacce sia alle opportunità. Con l’accettazione passiva, decidi che cosa fare se l’evento si verifica. Con l’accettazione attiva, pianifica le misure di contingenza e accantona riserve di tempo e costo. Comunica agli stakeholder la decisione di accettare un rischio.

Stabilisci un limite di tempo per attuare ogni risposta e adegua l’impegno alla gravità del rischio. Una risposta può riguardare più eventi. La strategia può essere scelta dal project manager, dal team, dagli stakeholder o dagli esperti.

Risultati della pianificazione delle risposte ai rischi

Aggiorna il registro dei rischi, il piano di gestione del progetto e i documenti di progetto. Nel rivedere il piano, aggiungi o elimina attività e pacchetti di lavoro oppure assegnali a risorse diverse. La pianificazione diventa così un processo iterativo.

Aggiorna i documenti usati per gestire il progetto con i dettagli seguenti, quando pertinenti.

• Rischi residui. Rischi che rimangono dopo aver pianificato le risposte. Accettali e prepara piani di contingenza.
• Piani di contingenza. Specifica che cosa fare se si concretizzano determinate opportunità o minacce.
• Responsabili delle risposte ai rischi. Assegna a determinate persone il compito di elaborare le risposte e di attuarle se si verifica una minaccia o un’opportunità.
• Rischi secondari. Rischi che possono derivare dall’attuazione di una risposta.
• Eventi di attivazione del rischio. Eventi che fanno scattare una risposta di contingenza.
• Contratti. Registra nel registro dei rischi i contratti stipulati per affrontare i rischi.
• Piani di riserva. Specifica che cosa fare se i piani di contingenza o di risposta ai rischi non funzionano.
• Riserve per imprevisti. Accantona riserve per i rischi legati ai tempi e ai costi.

Monitorare e controllare i rischi

• Tieni d’occhio gli eventi di attivazione dei rischi.
• Individua e monitora i rischi residui.
• Ripeti l’identificazione, l’analisi e il monitoraggio dei rischi per tutta la durata del progetto.
• Valuta se il piano di risposta ai rischi è efficace.
• Raccogli e comunica informazioni sullo stato dei rischi.
• Controlla con quale rigore vengono seguite le procedure di gestione dei rischi.
• Stabilisci se servono ulteriori risposte.
• Raccomanda azioni correttive.
• Cerca effetti o conseguenze inattesi.
• Aggiorna il piano di gestione dei rischi e i piani di risposta.
• Analizza gli scostamenti e le tendenze.
• Usa le riserve per imprevisti e adeguale alle modifiche approvate.

Tecniche per monitorare e controllare i rischi

• Soluzioni alternative. Elabora risposte non pianificate a eventi o problemi imprevisti del progetto.
• Rivalutazioni dei rischi. Esamina periodicamente il piano di gestione dei rischi e il registro dei rischi e aggiorna la documentazione quando necessario.
• Audit dei rischi. Verifica che tutti i rischi siano stati individuati, che ogni rischio significativo abbia un piano di mitigazione e che i responsabili delle risposte siano pronti a intervenire.
• Analisi delle riserve. Durante l’esecuzione, verifica l’entità delle riserve rimanenti e di quelle che potrebbero servire.
• Riunioni di avanzamento. Fai dei rischi un tema centrale in tutte le riunioni di avanzamento con il team.
• Chiusura dei rischi. Chiudi i rischi che non si applicano più, così che il team possa concentrarsi su quelli ancora aperti.

Risultati del monitoraggio e del controllo dei rischi

• Aggiornamenti al registro dei rischi
• Richieste di modifica e azioni preventive e correttive raccomandate
• Aggiornamenti al piano di gestione del progetto
• Aggiornamenti ai documenti di progetto
• Aggiornamenti agli asset dei processi organizzativi