Gestione degli stakeholder

Gli stakeholder sono le persone interessate da un progetto. Gestirli significa individuarli, analizzarne le aspettative e l'influenza, definire come collaborare con loro e mettere in pratica queste strategie. Comunica spesso per capire le loro esigenze e aspettative. La maggior parte dei problemi con gli stakeholder nasce da una comunicazione insufficiente, quindi affrontali man mano che emergono. Gestisci gli interessi in concorrenza e coinvolgi gli stakeholder nelle decisioni e nelle attività chiave del progetto.

Il project manager deve comprendere e gestire con efficacia le esigenze e l'influenza degli stakeholder.

Identificare gli stakeholder

Identificare gli stakeholder è il processo che individua chi è interessato dal progetto e stabilisce quanta attenzione dedicare a ciascuno. Tra gli stakeholder possono esserci clienti, sponsor, dipendenti, direzione, governo e società. Possono incidere sui deliverable in modo positivo o negativo.

Individua presto le esigenze degli stakeholder affinché i loro requisiti e punti di vista siano considerati. Raggruppali in base all'interesse per il progetto, all'influenza sui risultati e al livello di coinvolgimento. Costruisci rapporti cordiali orientati al successo del progetto.

Input del processo Identificare gli stakeholder

• Project charter. Individua i soggetti interni ed esterni collegati al progetto.
• Documenti di approvvigionamento. Le parti di un contratto di approvvigionamento sono stakeholder chiave del progetto.

Analisi delle parti interessate

Usa l'analisi qualitativa e quantitativa durante il progetto per individuare gli interessi, le aspettative e l'influenza degli stakeholder. L'analisi rivela anche relazioni che possono aiutare a creare collaborazioni e aumentare le probabilità di successo del progetto.

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Per analizzare gli stakeholder, segui questi passaggi.

1. Individua i potenziali stakeholder e registra ruoli, dipartimenti, interessi, conoscenze, aspettative e livelli di influenza.
2. Individua e valuta il potenziale impatto di ciascuno stakeholder.
3. Classifica gli stakeholder in gruppi in base al loro potenziale impatto.
4. Valuta come potrebbero reagire in situazioni diverse.
5. Pianifica come rafforzare il sostegno e ridurre l'influenza negativa.

Tra i modelli di classificazione più comuni figurano i seguenti.

• Matrice potere/interesse. Raggruppa gli stakeholder in base all'autorità e all'interesse per i risultati del progetto.
• Matrice potere/influenza. Raggruppa gli stakeholder in base all'autorità e al coinvolgimento nel progetto.
• Matrice potere/impatto. Raggruppa gli stakeholder in base all'autorità e alla capacità di influire sulle modifiche alle attività del progetto.
• Modello della salienza. Raggruppa gli stakeholder in base a potere, urgenza e legittimità.

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Brainstorming

Ricorri al brainstorming per individuare potenziali stakeholder nell'alta direzione, negli altri dipartimenti e negli organismi di regolamentazione. Usa le lezioni apprese e consulta project manager che hanno lavorato a progetti simili, esperti della materia e consulenti.

Risultati del processo Identificare gli stakeholder

Aggiorna regolarmente il registro degli stakeholder man mano che acquisisci informazioni. Il registro contiene i seguenti dati.

• Informazioni sugli stakeholder. Nome, posizione nell'organizzazione, sede, ruolo nel progetto, numero di telefono professionale e indirizzo e-mail.
• Requisiti degli stakeholder. Aspettative principali, requisiti più importanti e coinvolgimento nel progetto.
• Classificazione degli stakeholder. Indica se una persona è interna o esterna e se sostiene il progetto, vi si oppone o rimane neutrale.

Pianificare la gestione degli stakeholder

Pianifica come gestire le aspettative e l'influenza degli stakeholder durante il ciclo di vita del progetto. Il piano orienta le interazioni con gli stakeholder a sostegno del progetto. Usalo per indirizzare i loro contributi, gestire le aspettative e raggiungere gli obiettivi del progetto.

Input del processo Pianificare la gestione degli stakeholder

• Piano di gestione del progetto. Rivedi i processi di ciascuna fase, le modalità di esecuzione del lavoro e di pianificazione e impiego delle risorse umane, la procedura di gestione delle modifiche e il piano di gestione della comunicazione.
• Registro degli stakeholder. Esamina gli interessi, il coinvolgimento e l'autorità di ciascuno stakeholder.
• Fattori ambientali aziendali. Considera la cultura, la struttura e il clima politico dell'organizzazione.
• Asset dei processi organizzativi. Usa le lezioni dei progetti precedenti e i dati storici per comprendere il comportamento degli stakeholder e pianificare come rispondere.

Tecniche analitiche

Ricorri al giudizio degli esperti per decidere quale livello di coinvolgimento è necessario per ciascuno stakeholder in ogni fase. Riunioni e discussioni possono aiutare a stabilire questi livelli. Classifica il coinvolgimento come segue.

• Inconsapevole. Lo stakeholder può non conoscere il potenziale o l'impatto del progetto.
• Resistente. Lo stakeholder si oppone alle modifiche del progetto.
• Neutrale. Lo stakeholder lascia che il progetto proceda senza sostenerlo né ostacolarlo.
• Favorevole. Lo stakeholder sostiene il cambiamento e comprende il potenziale del progetto.
• Promotore. Lo stakeholder sostiene il progetto e assume la guida quando serve per contribuire al suo successo.

Una matrice di valutazione del coinvolgimento degli stakeholder mostra i livelli di coinvolgimento attuali e desiderati. Nella matrice, C indica il livello attuale e D quello desiderato.

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Risultati del processo Pianificare la gestione degli stakeholder

Il piano di gestione degli stakeholder fa parte del piano di gestione del progetto. Descrive le strategie di coinvolgimento degli stakeholder. Il grado di formalità richiesto per gli approvvigionamenti non si applica qui. Le esigenze del progetto determinano se il piano sarà formale o informale, dettagliato o di alto livello.

Quando aggiorni il piano di gestione degli stakeholder, verifica che le ipotesi su cui si basa siano accurate e pertinenti. Tra gli altri risultati figurano gli aggiornamenti del cronoprogramma e del registro degli stakeholder.

Gestire il coinvolgimento degli stakeholder

Comunica e collabora con gli stakeholder durante tutto il ciclo di vita del progetto per rispondere alle loro esigenze e aspettative, affrontare i problemi man mano che emergono e coinvolgerli adeguatamente nelle attività. L'obiettivo è rafforzare il loro sostegno al successo del progetto.

• Mantieni l'impegno degli stakeholder in ogni fase.
• Usa la negoziazione e la comunicazione per soddisfare le aspettative degli stakeholder.
• Anticipa i problemi e affronta le possibili preoccupazioni durante tutto il progetto.

L'influenza degli stakeholder è maggiore all'inizio del progetto e diminuisce man mano che il lavoro avanza. Chiedi l'aiuto dello sponsor quando serve.

Input del processo Gestire il coinvolgimento degli stakeholder

Gli input includono il piano di gestione degli stakeholder, il piano di gestione della comunicazione, il registro delle modifiche e gli asset dei processi organizzativi. Il piano di gestione della comunicazione registra le esigenze di comunicazione degli stakeholder. Dato che usano le informazioni per scopi diversi, adatta il formato, il livello di dettaglio, il contenuto e la lingua secondo necessità.

Strumenti e tecniche

Usa metodi di comunicazione come e-mail, riunioni, aggiornamenti sui processi in intranet e sale di coordinamento. Pratica l'ascolto attivo, costruisci fiducia, risolvi i conflitti e aiuta gli stakeholder a superare la resistenza al cambiamento.

Usa le capacità di gestione per favorire il consenso sugli obiettivi, convincere le persone a sostenere il progetto, negoziare accordi che rispondano alle sue esigenze e aiutare l'organizzazione a cambiare comportamento per accettarne i risultati.

Risultati del processo Gestire il coinvolgimento degli stakeholder

Tra i risultati comuni figurano i registri dei problemi, le richieste di modifica e gli aggiornamenti al piano di gestione e ai documenti di progetto. Aggiorna gli asset dei processi organizzativi con le seguenti informazioni.

• Notifiche agli stakeholder. Condividi gli aggiornamenti del progetto e informa gli stakeholder quando i problemi vengono chiusi.
• Rapporti di progetto. Includi quadri riepilogativi sullo stato, lezioni apprese e registri dei problemi.
• Presentazioni di progetto. Includi presentazioni formali e informali.
• Registri di progetto. Includi corrispondenza, promemoria e verbali delle riunioni.
• Feedback degli stakeholder. Registra il feedback degli stakeholder.
• Lezioni apprese. Documenta le lezioni apprese dal progetto.

Controllare il coinvolgimento degli stakeholder

Monitora i rapporti con gli stakeholder del progetto e adatta le strategie e i piani di coinvolgimento secondo necessità. Continua a monitorare il coinvolgimento per tutto il progetto.