Ruoli nella gestione dei progetti

Un progetto riunisce persone con responsabilità diverse. La figura mostra i ruoli che contribuiscono alla gestione dei progetti.

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Project Manager

Il project manager gestisce l'intero progetto per raggiungerne gli obiettivi. Il ruolo richiede conoscenze di gestione dei progetti, capacità interpersonali e leadership. Il project manager supervisiona il progetto e può collaborare con responsabili di risorse distinti. Le competenze tecniche sono facoltative.

Avviare e pianificare il progetto

• Entrare nel progetto non oltre l'avvio e contribuire alla stesura del project charter.
• Selezionare i processi adatti al progetto.
• Individuare e analizzare vincoli e ipotesi.
• Guidare e dirigere la pianificazione.
• Individuare le dipendenze tra le attività.
• Affrontare i requisiti di tempistica irrealistici e produrre un cronoprogramma realistico.
• Individuare il livello di qualità richiesto e raggiungerlo.
• Definire il piano di gestione delle modifiche del progetto.
• Stabilire riserve di tempo e di costo.

Guidare il team e collaborare con gli stakeholder

• Definire l'ambiente di lavoro del team. Favorire una buona comunicazione, proteggere il team dalle dinamiche di potere interne, valorizzare le differenze culturali e risolvere i problemi del team.
• Assicurarsi che i membri del team e gli altri stakeholder interagiscano in modo professionale.
• Coordinare le interazioni tra il progetto e gli stakeholder principali.
• Comprendere e far rispettare le responsabilità professionali e sociali.
• Sostenere il team e gli altri stakeholder durante l'esecuzione.
• Tenere il team concentrato sulla gestione dei rischi e sulle possibili risposte.

Controllare e chiudere il progetto

• Mantenere il controllo misurando le prestazioni rispetto al piano e individuando gli scostamenti.
• Usare le metriche per individuare scostamenti e tendenze. Collaborare con i membri del team per correggere le deviazioni dal piano di gestione del progetto.
• Stabilire quando serve una richiesta di modifica, comprese le azioni correttive e preventive e le riparazioni dei difetti raccomandate. Approvare o respingere le richieste entro i limiti della propria autorità, oppure sottoporle al comitato di controllo delle modifiche.
• Dire di no quando serve.
• Dedicare più tempo ad anticipare e prevenire i problemi che a reagire quando si presentano.
• Chiudere ciascuna fase e il progetto nel suo complesso.

Il project manager deve disporre dell'autorità e della responsabilità necessarie per svolgere il ruolo e risponde del successo o del fallimento del progetto. Solo il project manager può integrare le componenti del progetto in un insieme che soddisfi le esigenze del cliente. Svolge o delega la maggior parte delle attività di gestione del progetto.

Responsabile di programma

Il program manager coordina, sostiene e guida i progetti collegati affinché il programma possa raggiungere sia i propri obiettivi sia quelli dei progetti. Le responsabilità possono includere:

• Gestire insieme progetti collegati per ottenere risultati superiori a quelli che ciascuno potrebbe raggiungere da solo.
• Assicurarsi che i progetti selezionati sostengano gli obiettivi strategici dell'organizzazione.
• Supervisionare i progetti e adattarli a beneficio del programma.
• Guidare e sostenere i singoli project manager.

Responsabile di prodotto

Il product manager si concentra sulla strategia e sul soddisfacimento dei requisiti di mercato.

• Studiare le esigenze di mercato e individuare le opportunità e le minacce attuali.
• Esplorare le opportunità e ridurre le minacce per aiutare l'organizzazione ad avere successo.
• Monitorare le prestazioni dei prodotti esistenti e tenere sotto osservazione quelli dei concorrenti.
• Svolgere un ruolo importante nel lancio di nuovi prodotti sulla base di ricerche di mercato.
• Fungere da interlocutore per il team operativo quando valuta se interrompere la produzione dei prodotti con prestazioni insufficienti.
• Assumersi la responsabilità delle prestazioni del prodotto sul mercato.

Responsabile dei servizi

Il service manager è il principale responsabile dell'erogazione del servizio per una data offerta di prodotto o servizio.

• Monitorare le prestazioni complessive dell'area dei servizi.
• Individuare e monitorare le metriche di prestazione.
• Mantenere i rapporti con l'IT, i partner aziendali e gli altri team.
• Assumersi la responsabilità delle prestazioni del team nell'area dei servizi.

Responsabile della qualità del prodotto

Il responsabile della qualità del prodotto risponde principalmente della qualità del prodotto.

• Individuare i parametri o le misure critiche che possono causare un malfunzionamento del prodotto durante l'uso.
• Progettare e attuare audit di prodotto. L'audit può stabilire quanti prodotti campionare, come condurre l'audit e come selezionare, formare e allineare gli auditor.
• Definire un modo per tenere traccia e monitorare le prestazioni di qualità del prodotto.

Analista dei requisiti di processo

L'analista dei requisiti di processo collabora con il project manager o il product manager per raccogliere, analizzare, documentare e convalidare le esigenze di progetto con gli stakeholder.

1. Identificare gli stakeholder. Collaborare con il project manager per individuare tutte le persone interessate dal processo, come lo sponsor, il gruppo dirigente, il responsabile del processo, il project manager, i collaboratori diretti, gli analisti e gli utenti.
2. Definire le esigenze aziendali. Rilevare i requisiti aziendali, funzionali, non funzionali e degli utenti, oltre a dimensioni e complessità del progetto, ipotesi e vincoli.
3. Analizzare i requisiti. Individuare le esigenze esplicite e implicite del cliente. Individuare e chiarire i requisiti in conflitto o poco chiari.
4. Documentare i requisiti. Scriverli in modo chiaro, conciso, univoco e completo.
5. Convalidare e assegnare priorità ai requisiti. Chiedere agli stakeholder di convalidare i requisiti documentati e poi assegnare le priorità.

Sponsor

Prima o durante l'avvio del progetto

• Agire come stakeholder con requisiti che il progetto deve soddisfare.
• Promuovere il progetto, soprattutto mentre la sua idea prende forma.
• Rappresentare il progetto presso chi non lo conosce, inclusa l'alta direzione.
• Raccogliere sostegno e ottenere adesione in tutta l'organizzazione.
• Fornire finanziamenti, la descrizione del lavoro di progetto e le informazioni iniziali sull'ambito.
• Fissare traguardi, eventi chiave o la data di conclusione del progetto, quando opportuno.
• Stabilire quali vincoli hanno la precedenza.
• Fornire informazioni per il project charter e conferire al project manager l'autorità ivi indicata.
• Aiutare a organizzare il lavoro in progetti appropriati e stabilire le priorità tra loro.
• Incoraggiare gli stakeholder a definire i requisiti e l'ambito di alto livello.
• Guidare il progetto attraverso l'approvazione e la formalizzazione, con l'aiuto del project manager quando necessario.

Durante la pianificazione

• Dare al team il tempo di pianificare.
• Rivedere la struttura di scomposizione del lavoro (WBS) quando opportuno.
• Fornire un elenco di rischi.
• Stabilire di quali rapporti ha bisogno la direzione per la supervisione.
• Fornire il giudizio di un esperto.
• Aiutare a valutare i compromessi quando si comprime il cronoprogramma aggiungendo risorse, si eseguono attività in parallelo o si rivedono le stime.
• Approvare il piano definitivo di gestione del progetto.

Durante l'esecuzione, il monitoraggio e il controllo

• Proteggere il progetto da influenze e cambiamenti esterni.
• Far rispettare le politiche della qualità.
• Fornire il giudizio di un esperto.
• Aiutare a valutare i compromessi quando il progetto incontra difficoltà, durante il monitoraggio e quando si rivedono le stime.
• Risolvere i conflitti che esulano dal controllo del project manager.
• Approvare o respingere le modifiche, oppure autorizzare un rappresentante a farlo.
• Dirigere una revisione dell'assicurazione della qualità quando opportuno.
• Chiarire le questioni relative all'ambito.
• Collaborare con il project manager per monitorare l'avanzamento.

Durante la chiusura

• Accettare formalmente i deliverable.
• Sostenere la raccolta dei dati storici dei progetti precedenti.

Team di progetto

Il team di progetto svolge il lavoro del progetto. Può contribuire a:

• Individuare e coinvolgere gli stakeholder.
• Individuare requisiti, vincoli e ipotesi.
• Creare la WBS.
• Scomporre i pacchetti di lavoro assegnati in attività del cronoprogramma.
• Individuare le dipendenze tra le attività.
• Fornire stime di tempi e costi.
• Partecipare alla gestione dei rischi.
• Seguire i piani di qualità e comunicazione.
• Aiutare a far rispettare le regole di base.
• Attuare il piano di gestione del progetto e completare il lavoro previsto nella dichiarazione dell'ambito.
• Partecipare alle riunioni del team di progetto.
• Migliorare i processi.
• Raccomandare modifiche al progetto, comprese le azioni correttive.

I membri del team che assumono anche responsabilità di gestione del progetto fanno parte del team di gestione del progetto.

Gli stakeholder nel loro insieme

Uno stakeholder può influire sul progetto in positivo o in negativo. Gli stakeholder includono clienti o utenti, il project manager e il team, lo sponsor, i program manager e i portfolio manager, l'ufficio di gestione dei progetti (PMO), i responsabili funzionali interni e i fornitori esterni di servizi o materiali.

• Aiutare a redigere il project charter e la dichiarazione dell'ambito del progetto.
• Aiutare a elaborare il piano di gestione del progetto.
• Approvare le modifiche al progetto o partecipare al comitato di controllo delle modifiche.
• Individuare vincoli e requisiti.
• Partecipare alla gestione dei rischi ed eventualmente assumersi la responsabilità delle risposte ai rischi.

Responsabile funzionale

Il responsabile funzionale ha la responsabilità delle risorse di un dipartimento, come IT, ingegneria, pubbliche relazioni o marketing, e le gestisce. Di norma dirige il lavoro tecnico delle persone del dipartimento assegnate a un progetto.

La struttura organizzativa determina chi dirige il personale di progetto. In un'organizzazione a matrice, il responsabile funzionale e il project manager condividono la responsabilità. In una struttura per progetti, il project manager dirige tutto il lavoro. In una struttura funzionale, tutto il lavoro è diretto dal responsabile funzionale. Il project manager ha la responsabilità di evitare conflitti con il responsabile funzionale e coordinare le loro esigenze di risorse per completare il lavoro.

• Assegnare persone al team di progetto e negoziare il fabbisogno di risorse con il project manager.
• Informare il project manager di altri progetti che potrebbero influire su questo.
• Partecipare alla pianificazione iniziale fino all'assegnazione dei pacchetti di lavoro o delle attività.
• Fornire competenze specialistiche nella materia.
• Approvare il cronoprogramma definitivo durante la sua elaborazione.
• Approvare il piano definitivo di gestione del progetto durante la sua elaborazione.
• Raccomandare modifiche, comprese le azioni correttive.
• Gestire le attività dell'area funzionale.
• Aiutare a risolvere i problemi di prestazione dei membri del team.
• Migliorare l'impiego del personale.

Portfolio manager

Il portfolio manager esercita la governance a livello dirigenziale dei progetti o programmi in un portfolio. L'inclusione di un progetto dipende dal suo valore, dal potenziale ritorno sull'investimento, dalla coerenza con la strategia aziendale, da un livello di rischio accettabile e da altri fattori decisivi per il successo dell'organizzazione.

• Gestire progetti o programmi che possono avere poco in comune.
• Assicurarsi che i progetti selezionati apportino valore all'organizzazione.
• Collaborare con l'alta direzione per raccogliere sostegno per i singoli progetti.
• Ottenere il miglior ritorno dalle risorse investite.