비용 관리

비용 관리와 일정 관리는 밀접히 연결되며 많은 기법을 공유합니다. 일정 관리에서 설명했듯이 작업 패키지는 활동으로 나뉩니다. 많은 프로젝트에서 이러한 활동이 비용 추정의 기준이 됩니다. 대규모 프로젝트에서는 작업 패키지와 같거나 그보다 상위 단계인 통제 계정 수준에서 비용을 추정합니다.

비용 관리 계획서

비용 관리 계획서는 프로젝트 관리 계획서에 반드시 포함해야 합니다. 이 단원에서 사용하는 체계에서는 통합 관리의 프로젝트 관리 계획서 개발 프로세스에서 작성합니다. 이 계획 단계는 통합 관리에 포함하고, 공식적인 비용 관리 프로세스는 별도로 다룹니다.

이 계획서는 프로젝트 비용을 어떻게 계획하고, 해당 비용 안에서 작업을 어떻게 관리하며, 비용을 어떻게 통제하고 편차를 어떻게 처리할지 설명합니다. 다음 세부 사항을 미리 정하세요.

• 비용 추정치를 표시하는 방법.
• 기대하는 정확도 수준.
• 비용 성과를 식별하고 추적하며 보고하는 방법.
• 사용할 보고 형식.
• 직접비와 간접비를 정의하고 구분하는 방법.
• 설정할 지출 한도.
• 비용이 바뀔 때 따를 변경 통제 절차.

지출 한도는 팀이 허용할 수 있는 비용 변동의 범위를 정합니다. 계획 수립 단계에서 한도를 설정하세요. 지출이 한도를 초과하면 이를 통제하기 위한 조치를 취하세요.

생애 주기 비용 산정

생애 주기 비용 산정에서는 프로젝트 자체의 비용을 포함해 제품의 전체 수명에 걸친 비용을 고려합니다.

어떤 제품의 구매 비용이 50,000달러이고 수명 기간의 유지 비용이 5,000달러라고 가정해 보세요. 대체 제품의 구매 비용은 38,000달러이고 수명 기간의 유지 비용은 50,000달러입니다. 구매 비용을 12,000달러 아끼고 회사의 유지 비용을 45,000달러 늘리겠습니까? 아니면 지금 12,000달러를 더 지출해 회사의 향후 유지 비용을 45,000달러 절약하겠습니까?

가치 분석

가치 분석의 목표는 범위와 성능을 유지하면서 프로젝트 비용을 줄이는 것입니다. 기능을 체계적으로 파악하고 각각에 가치를 부여한 뒤, 필요한 성능을 유지하면서 비용이 더 적게 드는 자원과 활동을 찾으세요. 가치 분석은 가치공학과 연관됩니다.

비용 위험

조달 위험과 비용 관리 위험은 비용 위험의 예입니다. 위험 관리 단계뿐 아니라 프로젝트 전반에 걸쳐 비용 관련 위험을 다루세요.

비용 추정

식별한 각 프로젝트 활동의 비용을 추정하세요. 프로젝트 완료에 드는 비용에는 다음이 포함됩니다.

1. 품질 관련 업무.
2. 위험 관리 업무.
3. 프로젝트 관리 활동.
4. 자원.
5. 직접비와 간접비.
6. 간접 경비.
7. 기타 비용.

비용 유형

비용은 작업량에 따라 달라지는지에 따라 분류할 수 있습니다.

• 변동비 는 작업량에 따라 달라집니다. 원자재비와 근로자 임금이 그 예입니다.
• 고정비 는 작업량이 달라져도 일정합니다. 이 단원에서는 설치비, 운전자본 및 리스료나 임차료를 예로 듭니다.

비용을 작업에 직접 귀속할 수 있는지에 따라 분류할 수도 있습니다.

• 직접비 는 프로젝트 작업에 직접 귀속할 수 있습니다. 출장비, 접대비, 사무용품비, 근로자 급여가 그 예입니다.
• 간접비 는 공통 간접 경비나 특정 프로젝트 또는 활동에 귀속할 수 없는 그 밖의 비용입니다. 여러 프로젝트에 걸쳐 발생할 수 있습니다.

비용 추정의 입력물

• 범위 기준선. 프로젝트 범위 기술서, 작업분류체계(WBS) 및 WBS 사전은 어떤 작업이 프로젝트 범위에 포함되고 어떤 작업이 범위 밖에 있는지 보여 줍니다.
• 프로젝트 일정. 예산을 편성하기 전에 일정을 개발하세요. 일정에는 활동, 배정된 자원 및 작업 시점이 표시됩니다. 구매 시점을 파악하고 일정에 걸쳐 지출을 분산하면 비용 통제에 도움이 됩니다. 비용도 일정에 영향을 줄 수 있습니다. 어떤 활동이 예정된 시점에 원자재가 특히 비쌀 것으로 예상되면, 가격 급등을 고려해 활동을 앞당기거나 늦추세요.
• 인적 자원 관리 계획서. 이 계획서는 팀원에게 어떻게 보상할지, 인건비 단가는 얼마인지, 필요한 인력의 수와 비용은 얼마인지 정합니다. 프로젝트 관리자가 비용을 통제하면서도 팀의 동기를 유지해 비용 절감을 달성하도록 돕습니다.
• 위험 등록부. 위험을 관리하면 시간과 비용을 절약할 수 있지만, 그 관리 업무 자체에도 비용이 듭니다. 이 업무로 비용 위험을 포함한 추가 위험이 생길 수도 있습니다. 이런 점에서 위험은 비용 추정의 입력물이면서 산출물입니다.
• 과거 기록과 교훈. 이전 프로젝트의 기록은 비용 계산과 추정을 간소화합니다. 기록에 포함된 서식을 활용하면 작업 속도를 높일 수 있습니다.
• 프로젝트 관리 비용. 프로젝트 관리 업무에도 비용이 듭니다. 프로젝트 관리자의 업무 시간, 상태 보고, 변경 분석 및 실행 등이 여기에 해당합니다.

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추정 방법

일정 관리에서는 단일 추정, 유사 추정, 모수 추정 및 3점 추정(PERT)을 다룹니다. 같은 방법을 비용 추정에도 사용할 수 있습니다. 상향식 추정도 선택할 수 있습니다.

상향식 추정

개별 활동이나 작업 패키지의 비용을 추정하세요. 해당 비용을 통제 계정 단위로 합산한 뒤 프로젝트 전체 추정치로 통합하세요. 이 점도 프로젝트 팀과 함께 명확한 작업분류체계(WBS)를 작성해야 하는 이유입니다.

프로젝트 관리 소프트웨어

프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 수백 개 활동의 비용을 더 빠르게 계산할 수 있습니다. 직접비, 간접비, 간접 경비 및 고정비 계산도 포함됩니다.

자원 비용 단가

프로젝트에 투입할 자원의 비용 단가를 파악하세요. 내부 직원, 업체, 컨설턴트, 공급자 및 외부 기술자가 포함될 수 있습니다.

예비분 분석

위험이 큰 활동을 식별하고, 위험이 발생할 경우 관리에 필요한 시간과 비용을 추정하세요. 비상 예비분은 알려진 위험에 대비하고, 관리 예비분은 알려지지 않은 위험에 대비합니다. 분석을 통해 예비분을 산정하여 추정치를 근거 없이 부풀리지 마세요.

품질 비용

프로젝트에는 품질 관련 작업이 필요합니다. 이 작업에 드는 추가 비용을 품질 비용(CoQ)이라고 합니다.

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추정의 정확도

비용 추정은 반복적으로 이루어집니다. 초기 추정치의 정확도는 낮으므로 더 넓은 범위를 사용하세요. 프로젝트가 진행되면 프로젝트 관리자는 범위를 좁힐 수 있습니다. 예비 추정, 개념 추정, 타당성 추정 및 최종 추정에는 각각 그 단계에 맞는 범위가 필요합니다.

• 개략 규모 추정(ROM). 일반적으로 프로젝트 착수 단계에서 실시합니다. 팀이 프로젝트에 대해 얼마나 알고 있는지에 따라 다르지만, 일반적인 범위는 ±50%입니다.
• 예산 추정. 프로젝트 계획 수립 단계에서 실시하며 범위는 −10%~+25%입니다.
• 확정 추정. 더 정밀한 추정입니다. 일부 프로젝트 관리자는 실제 비용의 ±10%를 사용하고 다른 관리자는 −5%~+10%를 사용합니다.

비용 추정 프로세스에서는 활동별 비용 추정치를 산출하고 산정 근거를 설명합니다. 위험 등록부나 변경통제 등록부 등 프로젝트 문서를 업데이트할 수도 있습니다.

예산 결정

예산 결정에서는 프로젝트 총비용과 조직이 확보해야 할 금액을 계산합니다. 프로젝트 관리자는 위험 관리를 수행하고 총비용 추정치에 비상 예비분과 관리 예비분을 모두 포함해야 합니다. 비용 예산은 비용 기준선에 관리 예비분을 더한 금액입니다. 조직이 얼마를 배정해야 하는지 보여 줍니다.

비용을 합산해 예산을 편성하세요. 활동 비용을 작업 패키지 비용으로, 다시 통제 계정 비용으로 합산한 후 프로젝트 총비용으로 통합하세요. 비용 기준선에는 비상 예비분을 포함하세요. 마지막으로 관리 예비분을 더해 비용 예산을 정하세요.

비용 기준선과 비용 예산을 모수 추정, 전문가 판단 또는 과거 기록과 비교해 확인하세요. 차이가 크다면 원인을 조사해 추정치가 타당한지 확인하세요.

다음으로 현금 흐름을 확인하세요. 프로젝트에 자금이 필요한 시점에 자금을 확보하지 못할 수 있습니다. 시기별로 활동과 자금을 계획하세요. S자 곡선으로 기간별 비용을 표시할 수 있습니다.

프로젝트 헌장에 명시된 제약을 검토하고 통합 관리의 일환으로 비용 기준선과 예산을 제약에 맞추세요. 추정치가 제약을 벗어나면 이해관계자와 만나 이유를 설명하고 프로젝트 비용을 줄일 방안을 제시하세요. 프로젝트 관리자는 비현실적인 예산을 피할 책임을 집니다.

예산 결정의 산출물은 비용 기준선입니다. 그 밖의 프로젝트 관리 문서를 업데이트할 수도 있습니다.

비용 통제

프로젝트 관리의 다른 지식 영역에서 사용하는 일반적인 통제 방식을 그대로 적용하세요. 프로젝트 비용은 다음과 같이 통제합니다.

• 비용 관리 계획서를 따릅니다.
• 비용 통제 관련 정책, 절차, 도구 및 보고 형식 등의 조직 프로세스 자산을 활용합니다.
• 비용이 높은 근본 원인을 식별하고 해결해 불필요한 변경을 방지합니다.
• 프로젝트 생애 주기 내내 실제 비용을 기준선과 비교해 측정합니다. 편차가 발생하면 시정 또는 예방 조치가 필요할 수 있습니다.

진행 보고

정해진 규칙을 사용해 활동의 진행 상황을 보고하고 추측을 피하세요.

• 50/50 규칙. 활동 시작 시 50%를 반영하고 완료 시 나머지 50%를 반영합니다.
• 20/80 규칙. 활동 시작 시 20%를 반영하고 완료 시 나머지 80%를 반영합니다.
• 0/100 규칙. 활동 시작 시 0%를 반영하고 완료 시 100%를 반영합니다.

획득가치 측정

획득가치 측정을 활용하면 프로젝트 관리자는 비용을 면밀히 추적하고 다른 생산적인 업무에 시간을 쓰며 진행 상황을 추측으로 보고하지 않을 수 있습니다.

성과 측정 기준선은 범위, 일정 및 비용 기준선을 결합한 것입니다. 획득가치는 이 통합 기준선과 비교해 프로젝트 성과를 측정합니다. 비용, 시간 및 완료된 작업이나 범위를 함께 고려함으로써 프로젝트 관리자는 향후 성과, 완료일 및 비용을 예측할 수 있습니다.