위험 관리

위험 관리는 위험을 예측하고 실제로 발생할 때 어떻게 대응할지 계획하는 일입니다. 시간과 비용, 노력을 절약하고 팀의 불필요한 스트레스를 줄입니다. 일부 문제는 예방하고 다른 문제는 발생 가능성을 낮춥니다.

위험 관리는 프로젝트 관리자의 일상 업무입니다. 프로젝트에 영향을 줄 수 있는 사건에 대비해 프로젝트 관리자가 주도권을 유지하도록 돕습니다.

위험 관리의 기본

위험 관리에는 관리 방법 계획, 위험 식별, 정성적·정량적 분석, 대응 계획 수립, 대응 감시 및 통제가 포함됩니다. 이 활동으로 긍정적 사건의 발생 가능성을 높이고 부정적 사건의 발생 가능성을 낮춥니다.

위협과 기회

위협은 발생하면 프로젝트에 손해를 줄 수 있는 사건입니다. 기회는 발생하면 프로젝트에 이익을 줄 수 있는 사건입니다.

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이 강의에서는 위험 관리에서 식별하고 조사한 위협을 최대 90%까지 제거할 수 있다고 추정합니다.

불확실성

불확실성은 발생할 수 있는 사건에 대한 지식이 부족한 상태입니다. 가용 데이터에 근거해 내린 결론의 신뢰도를 떨어뜨립니다.

위험 요인

• 사건이 일어날 가능성은 얼마나 됩니까?
• 어떤 영향을 미칩니까?
• 프로젝트 진행 중 언제 발생할 수 있습니까?
• 몇 번이나 발생할 수 있습니까?

위험 회피 성향, 허용도, 임계값

위험을 감수하지 않으려는 사람은 위험 회피 성향이 있습니다. 위험 허용도는 받아들일 수 있다고 보는 위험의 정도나 수준입니다. 위험 임계값은 위험을 받아들일 수 없게 되는 구체적인 지점입니다.

위험 관리 프로세스

위험을 효과적으로 관리하려면 모든 회의에 위험을 고정 안건으로 올리고 위험 사건에 대비한 계획을 항상 마련합니다. 대응 계획을 충실하게 세우면 위험이 발생하더라도 제거할 수 있습니다. 그러면 프로젝트 관리자는 그 밖의 중요한 프로젝트 작업에 시간을 더 쓸 수 있습니다.

위험 관리에는 다음 여섯 가지 프로세스가 있습니다.

1. 위험 관리 계획 수립
2. 위험 식별
3. 정성적 위험 분석 수행
4. 정량적 위험 분석 수행
5. 위험 대응 계획 수립
6. 위험 감시 및 통제

위험 관리 계획 수립

프로젝트 관리자, 스폰서, 팀, 고객, 기타 이해관계자와 전문가를 참여시킵니다. 프로젝트의 규모와 복잡성, 참여자의 역량에 맞춰 위험 관리를 구성합니다. 이전 프로젝트의 경험을 활용하고 표준 점검표에만 의존하지 말고 작업을 조정합니다.

위험 관리에 시간을 얼마나 쓸지, 어떤 자원이 필요한지, 프로세스를 어떻게 수행할지 계획합니다. 조직 프로세스 자산을 참고합니다.

위험 관리 계획서

위험 관리 계획서에는 다음 항목이 포함될 수 있습니다.

• 방법론. 위험 관리를 수행하는 방법을 정의합니다.
• 역할과 책임. 위험 관리 업무를 누가 수행할지 정합니다.
• 예산 편성. 위험 관리에 드는 원가를 산정합니다.
• 시기. 위험 관리를 언제 시작할지 결정합니다.
• 위험 범주. 위험을 어떻게 분류할지 정의합니다.
• 확률과 영향의 정의. 일반적으로 두 항목 모두 1점(최저)에서 10점(최고)까지 평가합니다. 같은 위험에 6점을 준 두 사람도 서로 다른 의미로 평가했을 수 있습니다. 등급을 정의하면 주관적인 평가를 표준화하고 여러 프로젝트의 위험을 비교하는 데 도움이 됩니다.
• 이해관계자의 허용도. 착수 중 원가와 품질 등 여러 범주에 대한 이해관계자의 허용도를 파악하고, 각 수준을 정기적으로 확인해 명확히 합니다.
• 보고 양식. 위험 관리 보고서의 양식을 정하고 확정합니다.
• 추적. 프로젝트 참여자가 위험을 정기적으로 추적할 방법을 정의합니다.

위험 범주

조직이 이전에 마주한 위험의 출처를 큰 범주로 나눌 수 있습니다.

• 외부. 정부, 규제, 환경, 시장.
• 내부. 서비스, 고객 만족도, 원가, 품질.
• 기술. 기술 변화.
• 예측 불가능. 이 강의에서는 위험의 약 9%~10%를 예측하지 못할 수 있다고 추정합니다.

위험 유형

• 사업 위험. 이익이나 손실이 발생할 수 있습니다.
• 순수 위험(보험 가입 가능 위험). 강도나 화재처럼 손실만 발생할 수 있습니다.

위험 식별

이해관계자는 물론 이해관계자 집단 밖의 사람들과도 이야기합니다. 조직 프로세스 자산을 검토합니다. 프로젝트 착수 때 프로젝트 헌장을 작성하면서 개괄적인 위험부터 파악합니다. 계획 단계에서 세부 위험을 식별합니다. 범위 기준선은 핵심 입력물이며 프로젝트 범위 기술서, WBS, WBS 사전으로 구성됩니다.

문서 검토

교훈, 기사, 조직 프로세스 자산 등 관련 문서를 검토합니다.

정보 수집 기법

위험 식별에는 요구 사항 수집에서 사용하는 것과 비슷한 기법이 여러 가지 쓰입니다.

브레인스토밍

여러 사람이 모여 프로젝트 위험을 식별합니다.

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델파이 기법

전문가 집단에 익명으로 의견을 구합니다. 필요한 정보 목록을 보내고 답변을 모은 뒤, 결과를 다시 보내 추가 검토를 요청합니다. 전문가들이 합의할 때까지 반복합니다.

인터뷰

프로젝트 참여자, 이해관계자, 전문가를 인터뷰해 위험을 식별합니다.

근본 원인 분석

알려진 위험의 근본 원인을 파악한 뒤, 그 원인을 바탕으로 추가 위험을 찾아냅니다.

SWOT 분석

SWOT는 강점, 약점, 기회, 위협을 뜻합니다. 프로젝트의 강점과 약점을 파악하면 위험을 식별하는 데 도움이 됩니다.

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추가 위험 식별 기법

• 점검표 분석. 위험 범주 점검표를 활용해 추가 위험을 파악합니다.
• 가정 분석. 프로젝트의 가정을 파악하고 유효성을 검토해 위험을 찾아냅니다.
• 도식화. 원인과 결과 다이어그램, 프로세스 흐름도 등의 기법으로 위험을 식별합니다.

위험 등록부

위험 식별의 산출물은 위험 등록부입니다. 팀은 프로젝트 생애 주기 내내 이 문서를 갱신합니다. 프로젝트 문서와 함께 보관하고 향후 프로젝트에서 참고할 수 있도록 과거 기록에 남깁니다.

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등록부에는 위험 목록, 가능한 대응책, 근본 원인, 갱신된 위험 범주가 포함됩니다.

정성적 위험 분석 수행

정성적 위험 분석은 식별된 위험과 프로젝트 진행 중 발생할 수 있는 시점을 주관적으로 평가하는 과정입니다. 낮음·중간·높음이나 1~10점과 같은 척도로 위험별 확률을 평가합니다. 영향도 적절한 척도로 평가합니다.

확률 및 영향 매트릭스

매트릭스로 즉각 대응이 필요한 위험을 찾습니다. 프로젝트에 맞춰 조정하거나 회사 표준 양식을 사용합니다. 표준화된 매트릭스를 사용하면 여러 프로젝트에서 평가 결과를 더 쉽게 재현할 수 있습니다.

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위험 데이터 품질 평가

식별된 위험에 관한 데이터를 수집하고 정성적 분석을 할 만큼 정밀한지 평가합니다. 위험별로 해당 위험을 얼마나 잘 이해하는지, 어떤 데이터가 있는지, 그 데이터의 품질·신뢰성·무결성이 어떤지 고려합니다.

위험 분류

개별 위험에 범주를 표시하거나 범주별로 묶습니다. 이를 통해 어떤 유형의 작업 패키지, 프로세스, 인력, 그 밖의 잠재적 원인에서 위험이 가장 많이 발생하는지 확인합니다.

위험 긴급성 평가

위험을 식별하고 대응책을 계획하는 과정에서 어떤 위험을 긴급히 처리해야 하는지 파악합니다. 긴급성을 확률 및 영향 등급과 함께 고려합니다.

정성적 분석 후 위험 등록부에 반영할 내용

• 다른 프로젝트와 비교한 해당 프로젝트의 위험 순위.
• 우선순위를 매긴 위험과 각각의 확률 및 영향 등급.
• 범주별로 묶은 위험.
• 추가 분석과 대응이 필요한 위험.
• 가까운 시일 내에 추가 분석이 필요한 위험.
• 중대하지 않은 위험의 감시 목록.
• 추세.

정량적 위험 분석 수행

정성적 분석 후에는 정량적 위험 분석으로 확률과 영향을 수치로 분석합니다. 이 분석으로 긴급히 실행해야 할 대응책, 프로젝트가 위험에 노출된 정도와 프로젝트 목표에 대한 영향, 위험 발생 시 필요한 원가와 일정 예비량, 더 주의 깊게 살펴야 할 위험을 파악합니다.

확률과 영향을 정량화하는 기법

• 인터뷰
• 원가와 시간 산정
• 델파이 기법
• 과거 기록
• 전문가 판단
• 기대 금전 가치 분석
• 몬테카를로 분석
• 의사결정나무

몬테카를로 분석

몬테카를로 분석은 컴퓨터 프로그램으로 프로젝트 원가나 일정의 결과를 시뮬레이션합니다. 주요 입력물은 네트워크 다이어그램과 프로젝트를 완료하는 데 필요한 산정치입니다.

• 프로젝트의 전반적인 위험을 평가합니다.
• 특정 날짜나 특정 원가로 프로젝트를 완료할 확률을 산정합니다.
• 활동이 주공정 경로에 놓일 확률을 산정합니다.
• 프로젝트 네트워크에서 경로가 합류하는 경우를 반영합니다.
• 원가와 일정에 대한 영향을 평가합니다.
• 확률분포를 산출합니다.

의사결정나무

의사결정나무는 실제 상황을 모형화해 여러 대안을 동시에 비교할 수 있도록 돕습니다. 현재 결정을 내릴 때 향후 사건을 고려하며, 복잡한 상황에서 기대 금전 가치를 계산하는 데 유용합니다. 각 결과는 상호 배타적입니다.

정량적 위험 분석의 산출물

• 정량화한 위험의 우선순위 목록.
• 필요한 시간 및 원가 우발 예비량.
• 프로젝트의 시간 및 원가 목표와 비교한, 현실적으로 달성 가능한 완료일 및 프로젝트 원가와 각각의 신뢰 수준.
• 프로젝트 목표를 달성할 확률의 정량적 산정치.
• 정량적 위험 분석에서 파악한 추세.

위험 대응 계획 수립

위협을 줄이거나 제거하고 기회의 영향을 키울 방법을 계획합니다. 위협은 발생하기 전에 제거하고 기회는 실제로 일어나게 합니다. 위협의 확률과 영향은 낮추고 기회의 확률과 영향은 높입니다.

완화할 수 없는 위협에는 실효성 있는 우발 대응 계획을 마련하고, 이 계획이 실패할 때 쓸 대체 대응책도 준비합니다. 시간과 자원 때문에 제거할 수 있는 위험의 수에는 한계가 있습니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 위험을 검토합니다. 프로젝트 작업이 시작된 후에도 정성적·정량적 분석과 대응 계획 수립을 계속합니다.

위협 대응 전략

• 회피. 원인을 없애 위협을 제거합니다.
• 완화. 제거할 수 없는 위험의 영향을 줄입니다.
• 전가. 보험, 보증 등의 수단으로 위험을 다른 당사자에게 넘깁니다.

기회 대응 전략

• 활용. 기회가 반드시 발생하도록 작업을 추가하거나 프로젝트를 변경합니다.
• 증대. 기회가 발생할 가능성과 긍정적인 영향을 키웁니다.
• 공유. 기회의 소유권을 제3자에게 부여합니다.

수용과 대응책 선택

수용은 위협과 기회에 모두 적용됩니다. 소극적으로 수용할 때는 사건이 발생하면 그때 어떻게 할지 결정합니다. 적극적으로 수용할 때는 우발 대응 계획을 수립하고 시간과 원가 예비량을 확보합니다. 위험을 수용하기로 한 결정을 이해관계자에게 알립니다.

대응책마다 시행 기한을 정하고 위험의 심각도에 맞춰 노력을 투입합니다. 한 대응책으로 여러 사건을 처리할 수 있습니다. 프로젝트 관리자, 팀, 이해관계자 또는 전문가가 전략을 선택할 수 있습니다.

위험 대응 계획 수립의 산출물

위험 등록부, 프로젝트 관리 계획서, 프로젝트 문서를 갱신합니다. 프로젝트 관리 계획서를 수정하면서 활동과 작업 패키지를 추가하거나 삭제하거나 다른 자원에 배정합니다. 따라서 계획은 반복해서 수립하게 됩니다.

프로젝트 관리에 사용하는 문서에 다음 세부 사항을 해당되는 경우 반영합니다.

• 잔여 위험. 대응 계획 수립 후에도 남는 위험입니다. 이러한 위험을 수용하고 우발 대응 계획을 수립합니다.
• 우발 대응 계획. 특정 기회나 위협이 발생하면 어떻게 할지 정합니다.
• 위험 대응 담당자. 위협이나 기회에 대비할 대응책을 수립하고 실제로 발생하면 시행할 담당자를 지정합니다.
• 2차 위험. 대응책을 시행하면서 새로 생길 수 있는 위험입니다.
• 위험 촉발 요인. 우발 대응을 시작하게 하는 사건입니다.
• 계약. 위험에 대응하기 위해 체결한 계약은 위험 등록부에 기록합니다.
• 대체 계획. 우발 대응 계획이나 위험 대응 계획이 효과를 내지 못할 때 어떻게 할지 정합니다.
• 우발 예비비. 시간과 원가 위험에 모두 대비할 수 있도록 예비량을 확보합니다.

위험 감시 및 통제

• 위험 촉발 요인을 주시합니다.
• 잔여 위험을 식별하고 감시합니다.
• 프로젝트 전반에 걸쳐 위험 식별, 분석, 감시를 반복합니다.
• 위험 대응 계획이 효과적인지 평가합니다.
• 위험 상태 정보를 수집하고 공유합니다.
• 위험 관리 절차를 얼마나 철저히 준수하는지 감시합니다.
• 추가 대응책이 필요한지 판단합니다.
• 시정 조치를 권고합니다.
• 예상하지 못한 영향이나 결과가 있는지 살핍니다.
• 위험 관리 계획과 위험 대응 계획을 갱신합니다.
• 편차와 추세를 분석합니다.
• 우발 예비량을 사용하고 승인된 변경에 맞춰 조정합니다.

위험 감시 및 통제 기법

• 임시 대응책. 예기치 않은 프로젝트 사건이나 문제에 대해 사전에 계획하지 않았던 대응책을 마련합니다.
• 위험 재평가. 위험 관리 계획서와 위험 등록부를 주기적으로 검토하고 필요에 따라 문서를 갱신합니다.
• 위험 감사. 모든 위험을 식별했는지, 각 주요 위험의 완화 계획이 있는지, 대응 담당자가 조치할 준비가 됐는지 확인합니다.
• 예비량 분석. 실행 중에 남은 예비량과 앞으로 필요할 수 있는 예비량을 확인합니다.
• 현황 회의. 팀의 모든 프로젝트 현황 회의에서 위험을 주요 안건으로 다룹니다.
• 위험 종결. 더 이상 해당하지 않는 위험을 종결해 팀이 아직 남은 위험에 집중하도록 합니다.

위험 감시 및 통제의 산출물

• 위험 등록부 갱신
• 변경 요청과 권고한 예방 및 시정 조치
• 프로젝트 관리 계획서 갱신
• 프로젝트 문서 갱신
• 조직 프로세스 자산 갱신