프로젝트 관리의 역할

프로젝트에는 서로 다른 책임을 맡은 사람들이 모입니다. 그림은 프로젝트 관리에 기여하는 역할을 보여 줍니다.

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Project Manager

프로젝트 관리자는 목표를 달성하기 위해 프로젝트 전체를 관리합니다. 이 역할에는 프로젝트 관리 지식, 대인 관계 역량 및 리더십이 필요합니다. 프로젝트를 총괄하며 별도의 자원 책임자와 협력할 수도 있습니다. 기술 전문성은 필수가 아닙니다.

프로젝트 착수 및 계획 수립

• 늦어도 착수 단계까지 프로젝트에 참여하고 프로젝트 헌장 작성을 돕습니다.
• 프로젝트에 적합한 프로세스를 선택합니다.
• 제약과 가정을 식별하고 분석합니다.
• 계획 수립을 주도하고 지휘합니다.
• 활동 간 의존 관계를 식별합니다.
• 현실성 없는 일정 요구에 대응하고 실현 가능한 일정을 작성합니다.
• 필요한 품질 수준을 파악하고 달성합니다.
• 프로젝트 변경 관리 계획을 정의합니다.
• 시간 및 비용 예비분을 마련합니다.

팀을 이끌고 이해관계자와 협력

• 팀의 업무 환경을 조성합니다. 원활한 의사소통을 장려하고 내부 정치로부터 팀을 보호하며 문화적 차이를 장점으로 활용하고 팀의 문제를 해결합니다.
• 팀원과 기타 이해관계자가 서로 전문적으로 소통하도록 합니다.
• 프로젝트와 주요 이해관계자 간의 소통을 조율합니다.
• 직업적 책임과 사회적 책임을 이해하고 준수하도록 합니다.
• 실행 중에 팀과 기타 이해관계자를 지원합니다.
• 팀이 위험 관리와 가능한 대응책에 집중하도록 합니다.

프로젝트 통제 및 종료

• 계획을 기준으로 성과를 측정하고 편차를 식별해 프로젝트를 통제합니다.
• 지표를 활용해 편차와 추세를 파악합니다. 팀원과 협력해 프로젝트 관리 계획서와 실제 수행 간 차이를 해결합니다.
• 시정 조치, 예방 조치, 결함 수정 등을 권고할 때를 포함해 변경 요청이 필요한 시점을 판단합니다. 권한 범위에서 요청을 승인하거나 거절하고, 그 밖의 요청은 변경통제위원회에 제출합니다.
• 필요할 때는 거절합니다.
• 문제에 대응하는 것보다 문제를 예측하고 예방하는 데 더 많은 시간을 씁니다.
• 각 단계와 프로젝트 전체를 종료합니다.

프로젝트 관리자는 역할을 수행하는 데 필요한 권한과 책무를 가져야 하며 프로젝트의 성공 또는 실패에 책임을 집니다. 프로젝트 관리자만이 프로젝트의 여러 구성 요소를 고객의 요구에 맞는 하나의 전체로 통합할 수 있습니다. 또한 대부분의 프로젝트 관리 활동을 직접 수행하거나 위임합니다.

프로그램 관리자

프로그램 관리자는 개별 프로젝트와 프로그램의 목표를 모두 달성하도록 관련 프로젝트를 조율하고 지원하며 지도합니다. 다음은 맡을 수 있는 책임입니다.

• 각 프로젝트를 독립적으로 관리할 때보다 더 나은 결과를 낼 수 있도록 관련 프로젝트를 함께 관리합니다.
• 선정된 프로젝트가 조직의 전략적 목표를 뒷받침하도록 합니다.
• 각 프로젝트를 감독하고 프로그램에 도움이 되도록 조정합니다.
• 개별 프로젝트 관리자를 지도하고 지원합니다.

제품 관리자

제품 관리자는 전략과 시장 요구 사항의 충족에 중점을 둡니다.

• 시장의 요구를 연구하고 현재의 기회와 위협을 식별합니다.
• 기회를 탐색하고 위협을 줄여 조직의 성공을 지원합니다.
• 기존 제품의 성과를 감시하고 경쟁사의 제품을 추적합니다.
• 시장 조사에 기반한 신제품 출시에서 중요한 역할을 합니다.
• 운영 팀이 성과가 낮은 제품의 생산 중단을 검토할 때 함께 의견을 나눕니다.
• 시장에서의 제품 성과를 책임집니다.

서비스 관리자

서비스 관리자는 특정 제품이나 서비스의 서비스 제공을 주로 책임집니다.

• 서비스 영역의 전체 성과를 감시합니다.
• 성과 지표를 식별하고 추적합니다.
• IT 부서, 비즈니스 파트너 및 다른 팀과 관계를 유지합니다.
• 서비스 영역의 팀 성과를 책임집니다.

제품 품질 관리자

제품 품질 관리자는 주로 제품 품질을 책임집니다.

• 사용 중 제품에 문제가 생기게 할 수 있는 핵심 매개변수나 측정치를 식별합니다.
• 제품 감사를 설계하고 도입합니다. 감사에서는 표본으로 추출할 제품 수, 감사 실시 방법, 감사원의 선발과 교육 및 평가 기준 조율 방식을 정할 수 있습니다.
• 제품 품질 성과를 추적하고 감시하는 방법을 마련합니다.

프로세스 요구 사항 분석가

프로세스 요구 사항 분석가는 프로젝트 관리자 또는 제품 관리자와 협력해 프로젝트의 필요를 수집, 분석, 문서화하고 이해관계자와 함께 검증합니다.

1. 이해관계자를 식별합니다. 프로젝트 관리자와 협력해 스폰서, 관리팀, 프로세스 책임자, 프로젝트 관리자, 직속 부하 직원, 분석가, 사용자 등 해당 프로세스의 영향을 받는 사람을 모두 파악합니다.
2. 비즈니스 요구를 정의합니다. 비즈니스, 기능, 비기능 및 사용자 요구 사항과 프로젝트의 규모와 복잡성, 가정 및 제약을 기록합니다.
3. 요구 사항을 분석합니다. 고객이 명시한 요구와 명시하지 않은 요구를 식별합니다. 서로 충돌하거나 모호한 요구 사항을 찾아 명확히 합니다.
4. 요구 사항을 문서화합니다. 명확하고 간결하고 모호하지 않으며 빠짐없이 작성합니다.
5. 요구 사항을 검증하고 우선순위를 정합니다. 이해관계자에게 문서화된 요구 사항을 검증하도록 요청하고, 그다음 우선순위를 정합니다.

스폰서

프로젝트 착수 전 또는 착수 중

• 프로젝트가 충족해야 할 요구 사항을 제시하는 이해관계자 역할을 합니다.
• 특히 프로젝트의 개념이 구체화되는 동안 프로젝트를 적극적으로 지원합니다.
• 고위 경영진을 포함해 프로젝트를 잘 모르는 사람에게 프로젝트를 대변합니다.
• 조직 전반의 지지와 동의를 확보합니다.
• 자금, 프로젝트 작업명세서 및 초기 범위 정보를 제공합니다.
• 필요한 경우 마일스톤, 주요 행사 또는 프로젝트 종료일을 설정합니다.
• 어떤 제약을 우선할지 결정합니다.
• 프로젝트 헌장에 필요한 정보를 제공하고 헌장에 정해진 권한을 프로젝트 관리자에게 부여합니다.
• 작업을 적절한 프로젝트로 편성하고 우선순위를 정하는 데 도움을 줍니다.
• 이해관계자가 상위 수준의 요구 사항과 범위를 확정하도록 독려합니다.
• 프로젝트가 승인과 공식화 절차를 거치도록 이끌고, 필요하면 프로젝트 관리자의 도움을 받습니다.

계획 수립 중

• 팀에 계획을 수립할 시간을 줍니다.
• 적절한 경우 작업분류체계(WBS)를 검토합니다.
• 위험 목록을 제공합니다.
• 경영진이 감독을 위해 필요한 보고서를 정합니다.
• 전문가 판단을 제공합니다.
• 크래싱, 패스트 트래킹 또는 재추정을 할 때 득실을 따지도록 돕습니다.
• 최종 프로젝트 관리 계획서를 승인합니다.

실행과 감시 및 통제 중

• 외부 영향과 변경으로부터 프로젝트를 보호합니다.
• 품질 정책을 준수하도록 합니다.
• 전문가 판단을 제공합니다.
• 프로젝트가 어려움에 직면하거나 진행 상황을 추적하거나 재추정할 때 득실을 평가하도록 돕습니다.
• 프로젝트 관리자가 해결할 수 없는 갈등을 해결합니다.
• 변경을 승인 또는 거절하거나 담당자에게 그 권한을 위임합니다.
• 적절한 경우 품질 보증 검토를 지시합니다.
• 범위에 관한 질문에 답해 명확히 합니다.
• 프로젝트 관리자와 협력해 진행 상황을 감시합니다.

종료 중

• 인도물을 공식적으로 인수합니다.
• 이전 프로젝트의 기록을 수집하도록 지원합니다.

프로젝트 팀

프로젝트 팀은 프로젝트 작업을 수행합니다. 다음과 같은 일을 도울 수 있습니다.

• 이해관계자를 식별하고 참여시킵니다.
• 요구 사항, 제약 및 가정을 식별합니다.
• 작업분류체계(WBS)를 작성합니다.
• 배정받은 작업 패키지를 일정 활동으로 나눕니다.
• 활동 간 의존 관계를 식별합니다.
• 시간과 비용을 추정해 제공합니다.
• 위험 관리에 참여합니다.
• 품질 및 의사소통 계획을 따릅니다.
• 기본 규칙을 지키도록 돕습니다.
• 프로젝트 관리 계획서를 실행하고 프로젝트 범위 기술서의 작업을 완료합니다.
• 프로젝트 팀 회의에 참석합니다.
• 프로세스를 개선합니다.
• 시정 조치 등 프로젝트 변경을 권고합니다.

프로젝트 관리 책임도 맡는 팀원은 프로젝트 관리팀에 속합니다.

집단으로서의 이해관계자

이해관계자는 프로젝트에 긍정적 또는 부정적인 영향을 줄 수 있습니다. 고객 또는 사용자, 프로젝트 관리자와 팀, 스폰서, 프로그램 및 포트폴리오 관리자, 프로젝트 관리 사무국(PMO), 조직 내 기능 관리자, 서비스나 자재를 제공하는 외부 공급자 등이 이해관계자입니다.

• 프로젝트 헌장과 프로젝트 범위 기술서의 작성을 돕습니다.
• 프로젝트 관리 계획서 수립을 돕습니다.
• 프로젝트 변경을 승인하거나 변경통제위원회에 참여합니다.
• 제약과 요구 사항을 식별합니다.
• 위험 관리에 참여하고 필요한 경우 위험 대응의 책임자가 됩니다.

기능 관리자

기능 관리자는 IT, 엔지니어링, 홍보 또는 마케팅과 같은 부서의 자원을 책임지고 관리합니다. 일반적으로 프로젝트에 배정된 부서 인력의 기술 업무를 지휘합니다.

프로젝트 인력을 누가 지휘하는지는 조직 구조에 따라 달라집니다. 매트릭스 조직에서는 기능 관리자와 프로젝트 관리자가 책임을 나눕니다. 프로젝트 중심 조직에서는 프로젝트 관리자가 모든 업무를 지휘합니다. 기능형 조직에서는 기능 관리자가 모든 업무를 지휘합니다. 프로젝트 관리자는 기능 관리자와의 갈등을 피하고, 프로젝트 업무를 완료하는 데 필요한 자원을 두 관리자가 조율하도록 책임집니다.

• 프로젝트 팀에 인력을 배정하고 프로젝트 관리자와 자원 요구를 협상합니다.
• 이 프로젝트에 영향을 줄 수 있는 다른 프로젝트를 프로젝트 관리자에게 알립니다.
• 작업 패키지 또는 활동이 배정될 때까지 초기 계획 수립에 참여합니다.
• 해당 분야의 전문 지식을 제공합니다.
• 일정을 개발하는 동안 최종 일정을 승인합니다.
• 계획서를 개발하는 동안 최종 프로젝트 관리 계획서를 승인합니다.
• 시정 조치 등 변경을 권고합니다.
• 담당 기능 영역의 활동을 관리합니다.
• 팀원의 성과 문제 해결을 돕습니다.
• 인력 활용도를 높입니다.

포트폴리오 관리자

포트폴리오 관리자는 포트폴리오에 속한 프로젝트와 프로그램을 임원 수준에서 감독하고 관리합니다. 프로젝트를 포함할지는 그 가치, 잠재적 투자 수익률, 회사 전략과의 부합 여부, 허용 가능한 위험 수준 및 조직의 성공에 중요한 다른 요인에 따라 결정합니다.

• 공통점이 거의 없을 수도 있는 프로젝트 또는 프로그램을 관리합니다.
• 선정된 프로젝트가 조직에 가치를 제공하도록 합니다.
• 고위 임원과 협력하여 개별 프로젝트에 대한 지원을 확보합니다.
• 투입된 자원에서 최대의 수익을 얻습니다.