이해관계자 관리

이해관계자는 프로젝트의 영향을 받는 사람입니다. 프로젝트 이해관계자 관리에는 이해관계자를 식별하고 기대와 영향력을 분석하며, 협력 방법을 마련하고 실행하는 일이 포함됩니다. 자주 소통해 이해관계자의 필요와 기대를 파악하세요. 이해관계자와 관련된 문제는 대부분 의사소통이 부족해서 생기므로 문제가 발생하는 즉시 해결하세요. 상충하는 이해관계를 조율하고 중요한 프로젝트 결정과 활동에 이해관계자를 참여시키세요.

프로젝트 관리자는 이해관계자의 필요와 영향력을 이해하고 이를 효과적으로 관리해야 합니다.

이해관계자 식별

이해관계자 식별은 프로젝트의 영향을 받는 사람을 파악하고 각 이해관계자에게 어느 정도 주의를 기울여야 하는지 정하는 과정입니다. 고객, 스폰서, 직원, 경영진, 정부 및 사회가 이해관계자에 포함될 수 있습니다. 이들은 프로젝트 인도물에 긍정적 또는 부정적 영향을 줄 수 있습니다.

이해관계자의 요구 사항과 견해를 고려할 수 있도록 그들의 필요를 조기에 파악하세요. 프로젝트에 대한 관심, 결과에 미치는 영향력 및 참여 정도에 따라 분류하세요. 프로젝트의 성공이라는 공동 목표를 중심으로 원만한 관계를 만드세요.

이해관계자 식별의 입력물

• 프로젝트 헌장. 프로젝트와 관련된 내부 및 외부 당사자를 식별합니다.
• 조달 문서. 조달 계약의 당사자는 프로젝트의 주요 이해관계자입니다.

이해관계자 분석

프로젝트 전반에 걸쳐 정성적 및 정량적 분석으로 이해관계자의 관심사, 기대 및 영향력을 파악하세요. 또한 이 분석은 협력 관계를 구축하고 프로젝트 성공 가능성을 높이는 데 도움이 되는 관계를 보여 줍니다.

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이해관계자를 분석하려면 다음 단계를 따르세요.

1. 잠재적 이해관계자를 식별하고 역할, 부서, 관심사, 지식, 기대 및 영향력 수준을 기록합니다.
2. 각 이해관계자가 미칠 수 있는 영향을 파악하고 평가합니다.
3. 잠재적 파급 효과에 따라 이해관계자를 집단별로 분류합니다.
4. 상황에 따라 이해관계자가 어떻게 반응할지 고려합니다.
5. 긍정적인 지원을 강화하고 부정적인 영향력을 줄일 방법을 계획합니다.

흔히 사용하는 분류 모델에는 다음이 있습니다.

• 권력·관심도 매트릭스. 권한과 프로젝트 결과에 대한 관심에 따라 이해관계자를 분류합니다.
• 권력·영향력 매트릭스. 권한과 프로젝트 관여 정도에 따라 이해관계자를 분류합니다.
• 권력·파급 효과 매트릭스. 권한과 프로젝트 활동에 변경을 일으킬 수 있는 능력에 따라 이해관계자를 분류합니다.
• 현저성 모델. 권력, 긴급성 및 정당성에 따라 이해관계자를 분류합니다.

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브레인스토밍

브레인스토밍으로 고위 경영진, 다른 부서 및 규제 기관에 속한 잠재적 이해관계자를 식별하세요. 이전의 교훈을 참고하고 비슷한 프로젝트를 수행한 프로젝트 관리자, 분야별 전문가 및 컨설턴트의 의견을 구하세요.

이해관계자 식별의 산출물

정보가 늘어남에 따라 이해관계자 등록부를 정기적으로 업데이트하세요. 다음 정보를 기록합니다.

• 이해관계자 정보. 이름, 조직 내 직위, 위치, 프로젝트 내 역할, 업무 전화번호 및 이메일 주소.
• 이해관계자 요구 사항. 주요 기대, 핵심 요구 사항 및 프로젝트 관여 정도.
• 이해관계자 분류. 내부 또는 외부 인사인지, 프로젝트를 지지하는지, 반대하는지, 중립인지 여부.

이해관계자 관리 계획 수립

프로젝트 생애 주기 내내 이해관계자의 기대와 영향력을 어떻게 관리할지 계획하세요. 이 계획은 프로젝트를 지원하는 데 필요한 이해관계자와의 상호작용을 안내합니다. 이해관계자의 기여를 이끌고 기대를 관리하며 프로젝트 목표를 달성하는 데 활용하세요.

이해관계자 관리 계획 수립의 입력물

• 프로젝트 관리 계획서. 각 프로젝트 단계의 프로세스, 작업 실행 방식, 인적 자원의 계획과 활용 방식, 변경 관리 절차 및 의사소통 관리 계획서를 검토합니다.
• 이해관계자 등록부. 각 이해관계자의 관심사, 관여 정도 및 권한을 검토합니다.
• 기업 환경 요인. 조직의 문화, 구조 및 정치적 분위기를 고려합니다.
• 조직 프로세스 자산. 이전 프로젝트의 교훈과 과거 정보를 활용해 이해관계자의 행동을 이해하고 대응 방법을 계획합니다.

분석 기법

전문가 판단을 통해 각 단계에서 이해관계자별로 어느 정도의 참여가 필요한지 정하세요. 회의와 논의가 적절한 수준을 정하는 데 도움이 됩니다. 이해관계자의 참여를 다음과 같이 분류하세요.

• 인지하지 못함. 이해관계자가 프로젝트의 잠재력이나 영향을 인지하지 못할 수 있습니다.
• 반대함. 이해관계자가 프로젝트의 변경에 저항합니다.
• 중립. 이해관계자가 프로젝트를 지지하거나 반대하지 않고 진행을 지켜봅니다.
• 지지함. 이해관계자가 변경을 지지하고 프로젝트의 잠재력을 이해합니다.
• 주도함. 이해관계자가 프로젝트를 지지하며 성공에 필요한 곳에서 앞장섭니다.

이해관계자 참여 평가 매트릭스는 현재 참여 수준과 목표 참여 수준을 표시합니다. 매트릭스에서 C는 현재 수준, D는 목표 수준을 나타냅니다.

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이해관계자 관리 계획 수립의 산출물

이해관계자 관리 계획서는 프로젝트 관리 계획서의 일부입니다. 이해관계자를 참여시키는 전략을 설명합니다. 조달에 요구되는 수준의 공식 절차는 이 계획에 적용되지 않습니다. 계획이 공식적인지 비공식적인지, 상세한지 개략적인지는 프로젝트의 필요에 따라 정합니다.

이해관계자 관리 계획서를 업데이트할 때는 그 바탕이 된 가정이 정확하고 여전히 관련성이 있는지 검토하세요. 그 밖의 산출물에는 프로젝트 일정과 이해관계자 등록부의 업데이트가 포함됩니다.

이해관계자 참여 관리

프로젝트 생애 주기 내내 이해관계자와 소통하고 협력해 그들의 필요와 기대를 충족하고, 생기는 문제를 해결하고, 프로젝트 활동에 적절히 참여시키세요. 목표는 프로젝트 성공에 대한 지지를 강화하는 것입니다.

• 모든 단계에서 이해관계자의 참여 의지를 유지합니다.
• 협상과 의사소통을 통해 이해관계자의 기대를 충족합니다.
• 프로젝트 전반에서 문제를 예측하고 잠재적인 우려에 대응합니다.

이해관계자의 영향력은 프로젝트 시작 시 가장 크고 작업이 진행됨에 따라 줄어듭니다. 필요하면 스폰서의 도움을 요청하세요.

이해관계자 참여 관리의 입력물

입력물에는 이해관계자 관리 계획서, 의사소통 관리 계획서, 변경 기록부 및 조직 프로세스 자산이 있습니다. 의사소통 관리 계획서에는 이해관계자의 의사소통 요구를 기록합니다. 이해관계자마다 정보를 사용하는 목적이 다르므로 필요에 맞게 형식, 상세 수준, 내용 및 언어를 조정하세요.

도구와 기법

이메일, 회의, 인트라넷의 프로세스 업데이트, 프로젝트 상황실 등 의사소통 방법을 활용하세요. 적극적으로 경청하고 신뢰를 쌓고 갈등을 해결하며 이해관계자가 변화에 대한 저항을 극복하도록 도우세요.

관리 역량을 활용해 프로젝트 목표에 대한 합의를 이끌고, 사람들이 프로젝트를 지지하도록 설득하고, 프로젝트 필요를 충족하는 합의를 협상하세요. 조직이 프로젝트 성과를 받아들일 수 있도록 행동 방식을 바꾸는 데에도 도움을 주세요.

이해관계자 참여 관리의 산출물

대표적인 산출물에는 이슈 기록부, 변경 요청, 프로젝트 관리 계획서 업데이트 및 프로젝트 문서 업데이트가 있습니다. 다음 정보를 조직 프로세스 자산에 반영하세요.

• 이해관계자 통지. 프로젝트 진행 상황을 공유하고 문제가 종결되면 이해관계자에게 알립니다.
• 프로젝트 보고서. 상태 대시보드, 교훈 및 이슈 기록부를 포함합니다.
• 프로젝트 발표. 공식 발표와 비공식 발표를 포함합니다.
• 프로젝트 기록. 서신, 내부 메모 및 회의록을 포함합니다.
• 이해관계자 피드백. 이해관계자의 피드백을 기록합니다.
• 교훈. 프로젝트에서 얻은 교훈을 문서화합니다.

이해관계자 참여 통제

프로젝트 이해관계자와의 관계를 감시하고 필요에 따라 참여 전략과 계획을 조정하세요. 프로젝트 내내 참여 상황을 계속 감시하세요.