Роли в управлении проектами

Проект объединяет людей с разными обязанностями. На рисунке показаны роли, которые вносят вклад в управление проектами.

Открыть схему в полном размере ↗

Project Manager

Руководитель проекта управляет проектом в целом, чтобы достичь его целей. Эта роль требует знаний в управлении проектами, навыков общения и лидерства. Руководитель курирует проект и может взаимодействовать с отдельными владельцами ресурсов. Технические знания необязательны.

Инициация и планирование проекта

• Включиться в проект не позднее этапа инициации и помочь составить устав проекта.
• Выбрать подходящие для проекта процессы.
• Определить и проанализировать ограничения и допущения.
• Возглавлять планирование и направлять его.
• Определить зависимости между операциями.
• Урегулировать нереалистичные требования к срокам и составить реалистичное расписание.
• Определить требуемый уровень качества и обеспечить его.
• Определить план управления изменениями проекта.
• Предусмотреть резервы времени и стоимости.

Руководство командой и работа с заинтересованными сторонами

• Формировать рабочую среду команды. Содействовать качественным коммуникациям, ограждать команду от офисных интриг, использовать преимущества культурных различий и решать проблемы команды.
• Обеспечивать профессиональное взаимодействие участников команды и других заинтересованных сторон.
• Координировать взаимодействие проекта с ключевыми заинтересованными сторонами.
• Понимать требования профессиональной и социальной ответственности и обеспечивать их соблюдение.
• Поддерживать команду и другие заинтересованные стороны во время исполнения.
• Удерживать внимание команды на управлении рисками и возможных мерах реагирования.

Контроль и завершение проекта

• Поддерживать контроль, сопоставляя показатели исполнения с планом и выявляя отклонения.
• Пользоваться метриками для выявления отклонений и тенденций. Совместно с участниками команды устранять отклонения от плана управления проектом.
• Определять, когда нужен запрос на изменение, в том числе по рекомендуемым корректирующим или предупреждающим действиям и исправлениям дефектов. Одобрять или отклонять запросы в пределах своих полномочий либо передавать их в совет по контролю изменений.
• Отказывать, когда это необходимо.
• Уделять больше времени прогнозированию и предупреждению проблем, чем реагированию на них.
• Закрывать каждую фазу и проект в целом.

Руководитель проекта должен обладать полномочиями и нести ответственность, необходимые для выполнения своей роли. Он отвечает за успех или неудачу проекта. Только руководитель проекта может объединить составляющие проекта в единое целое, отвечающее потребностям заказчика. Он выполняет или делегирует большую часть работ по управлению проектом.

Руководитель программы

Руководитель программы координирует, поддерживает и направляет связанные проекты для достижения целей как отдельных проектов, так и программы. В его обязанности может входить следующее:

• Управлять связанными проектами совместно, чтобы получать результаты, недостижимые для каждого из них по отдельности.
• Следить за тем, чтобы выбранные проекты поддерживали стратегические цели организации.
• Курировать проекты и корректировать их в интересах программы.
• Направлять и поддерживать руководителей отдельных проектов.

Менеджер продукта

Менеджер продукта сосредоточен на стратегии и удовлетворении требований рынка.

• Изучать потребности рынка и выявлять текущие возможности и угрозы.
• Исследовать возможности и снижать угрозы, чтобы помочь организации добиться успеха.
• Отслеживать результаты существующих продуктов и следить за продуктами конкурентов.
• Играть важную роль в запуске новых продуктов на основе исследования рынка.
• Консультировать операционную команду, когда она рассматривает прекращение выпуска продуктов с низкими показателями.
• Нести ответственность за показатели продукта на рынке.

Менеджер услуг

Менеджер услуг в первую очередь отвечает за оказание услуг по конкретному продукту или предложению услуг.

• Отслеживать общую результативность направления услуг.
• Определять и отслеживать показатели результативности.
• Поддерживать отношения с IT-подразделением, деловыми партнёрами и другими командами.
• Нести ответственность за результаты команды в области оказания услуг.

Менеджер по качеству продукта

Менеджер по качеству продукта в первую очередь отвечает за качество продукта.

• Определять критические параметры или показатели, из-за которых продукт может отказать при использовании.
• Разрабатывать и внедрять аудиты продукта. Программа аудита может определять, сколько продуктов проверять в выборке, как проводить аудит, а также как отбирать, обучать и калибровать аудиторов.
• Организовать отслеживание и контроль показателей качества продукта.

Аналитик требований к процессам

Аналитик требований к процессам вместе с руководителем проекта или менеджером продукта собирает, анализирует и документирует потребности проекта, а затем подтверждает их с заинтересованными сторонами.

1. Определять заинтересованные стороны. Совместно с руководителем проекта определять всех, кого затрагивает процесс, например спонсора, команду руководителей, владельца процесса, руководителя проекта, непосредственных подчинённых, аналитиков и пользователей.
2. Определять бизнес-потребности. Фиксировать бизнес-требования, функциональные и нефункциональные требования, требования пользователей, а также масштаб и сложность проекта, допущения и ограничения.
3. Анализировать требования. Определять заявленные и неявные потребности заказчика. Находить противоречивые и неясные требования и уточнять их.
4. Документировать требования. Формулировать их ясно, кратко, однозначно и полно.
5. Подтверждать требования и расставлять приоритеты. Просить заинтересованные стороны подтвердить документированные требования, а затем определять их приоритетность.

Спонсор

До инициации или во время неё

• Выступать в роли заинтересованной стороны, требованиям которой должен отвечать проект.
• Активно продвигать проект, особенно пока формируется его концепция.
• Представлять проект тем, кто с ним не знаком, в том числе высшему руководству.
• Обеспечивать поддержку и согласие на всех уровнях организации.
• Предоставлять финансирование, описание работ проекта и исходные сведения о его содержании.
• При необходимости определять контрольные точки, ключевые события или дату окончания проекта.
• Решать, какие ограничения приоритетны.
• Предоставлять сведения для устава проекта и наделять руководителя проекта указанными в нём полномочиями.
• Помогать организовывать работу в рамках подходящих проектов и устанавливать приоритеты между ними.
• Побуждать заинтересованные стороны утвердить основные требования и содержание.
• Содействовать утверждению и официальному оформлению проекта, при необходимости прибегая к помощи руководителя проекта.

Во время планирования

• Дать команде время на планирование.
• При необходимости рассматривать иерархическую структуру работ (WBS).
• Предоставлять список рисков.
• Определять, какие отчёты нужны руководству для надзора.
• Предоставлять экспертную оценку.
• Помогать оценивать компромиссы при сжатии расписания за счёт ресурсов, распараллеливании работ или пересмотре оценок.
• Утверждать окончательный план управления проектом.

Во время исполнения, мониторинга и контроля

• Ограждать проект от внешнего влияния и изменений.
• Обеспечивать соблюдение политики в области качества.
• Предоставлять экспертную оценку.
• Помогать оценивать компромиссы при трудностях в проекте, отслеживании его хода и пересмотре оценок.
• Разрешать конфликты, которые не может урегулировать руководитель проекта.
• Одобрять или отклонять изменения либо наделять представителя этими полномочиями.
• При необходимости инициировать проверку обеспечения качества.
• Разъяснять вопросы о содержании проекта.
• Совместно с руководителем проекта следить за ходом работ.

Во время завершения

• Официально принимать результаты поставки.
• Поддерживать сбор архивных данных по прошлым проектам.

Команда проекта

Команда проекта выполняет работы проекта. В её задачи может входить следующее:

• Определять и привлекать заинтересованные стороны.
• Определять требования, ограничения и допущения.
• Создать WBS.
• Разбивать порученные ей пакеты работ на операции расписания.
• Определить зависимости между операциями.
• Предоставлять оценки сроков и стоимости.
• Участвовать в управлении рисками.
• Соблюдать планы управления качеством и коммуникациями.
• Помогать обеспечивать соблюдение основных правил.
• Выполнять план управления проектом и завершать работы, указанные в описании содержания проекта.
• Участвовать в совещаниях команды проекта.
• Совершенствовать процессы.
• Предлагать изменения проекта, в том числе корректирующие действия.

Члены команды, которые также берут на себя обязанности по управлению проектом, входят в команду управления проектом.

Заинтересованные стороны как группа

Заинтересованная сторона может влиять на проект положительно или отрицательно. К заинтересованным сторонам относятся заказчики или пользователи, руководитель и команда проекта, спонсор, руководители программ и портфелей, офис управления проектами (PMO), функциональные руководители в организации и внешние поставщики услуг или материалов.

• Помогать составлять устав и описание содержания проекта.
• Помогать разрабатывать план управления проектом.
• Одобрять изменения проекта или участвовать в работе совета по контролю изменений.
• Определять ограничения и требования.
• Участвовать в управлении рисками и при необходимости отвечать за меры реагирования.

Функциональный руководитель

Функциональный руководитель распоряжается ресурсами подразделения, например отдела IT, проектирования, связей с общественностью или маркетинга. Обычно он руководит технической работой сотрудников этого подразделения, назначенных на проект.

Кто руководит сотрудниками проекта, зависит от организационной структуры. В матричной организации эту обязанность делят функциональный руководитель и руководитель проекта. В проектно-ориентированной организации всей работой руководит руководитель проекта. В функциональной организации всей работой руководит функциональный руководитель. Руководитель проекта отвечает за предотвращение конфликтов с функциональным руководителем и согласование их потребностей в ресурсах для выполнения работ проекта.

• Назначать сотрудников в команду проекта и обсуждать потребности в ресурсах с руководителем проекта.
• Сообщать руководителю проекта о других проектах, которые могут повлиять на этот проект.
• Участвовать в начальном планировании, пока не распределены пакеты работ или операции.
• Предоставлять профильные экспертные знания.
• Утверждать окончательное расписание в ходе его разработки.
• Утверждать окончательный план управления проектом в ходе его разработки.
• Предлагать изменения, в том числе корректирующие действия.
• Управлять работами в своей функциональной области.
• Помогать решать проблемы с результативностью участников команды.
• Повышать эффективность использования персонала.

Руководитель портфеля

Руководитель портфеля осуществляет стратегическое руководство проектами или программами портфеля. Включение проекта в портфель зависит от его ценности, возможной отдачи от инвестиций, соответствия корпоративной стратегии, допустимого уровня риска и других факторов, важных для успеха организации.

• Управлять проектами или программами, которые могут иметь мало общего.
• Следить за тем, чтобы выбранные проекты создавали ценность для организации.
• Взаимодействовать с высшим руководством, чтобы заручиться поддержкой отдельных проектов.
• Добиваться максимальной отдачи от вложенных ресурсов.