Управление закупками

Руководителям проектов нужно уметь участвовать в составлении договоров, читать их и управлять ими. Закупка — официальный процесс приобретения товаров и услуг. К его результатам относятся план управления закупками, описание работ для закупки (SOW), закупочная документация, запросы на изменения, дополнительные записи о закупках и извлечённые уроки.

Обзор управления закупками

Подразделение, которое проводит и контролирует закупки, обычно называется отделом закупок. В некоторых организациях эти функции выполняет договорный отдел, отдел снабжения или юридический отдел. Управление закупками требует правовых знаний, навыков ведения переговоров и понимания процесса закупок.

Если проекту нужно приобрести товары или услуги, выясните, какие сведения нужны специалистам по закупкам, предоставьте их и взаимодействуйте с этими специалистами на всём протяжении закупки.

От планирования до окончательного расчёта

После принятия решения о закупке руководитель закупок организует следующую последовательность действий.

1. Помогите составить план управления закупками.
2. Составьте описание работ для закупки.
3. Определите тип договора.
4. Выберите закупочный документ: запрос предложений (RFP), приглашение к подаче заявок (IFB) или запрос ценовых предложений (RFQ).
5. Направьте документы поставщику.
6. Поставщик изучает документы, запрашивает дополнительные сведения, если они нужны, и направляет требуемый ответ.
7. Проведите переговоры и заключите договор с выбранным поставщиком.
8. Администрируйте закупку.
9. Отслеживайте и контролируйте администрирование закупки.
10. Закройте закупку, проведя аудит и зафиксировав извлечённые уроки.
11. Произведите окончательный расчёт.

Покупатели, поставщики и договоры

Поставщиков также могут называть подрядчиками, субподрядчиками, проектировщиками или продавцами.

• Договоры требуют формального оформления. Явно укажите в договоре все требования к управлению проектом.
• Используйте официальную процедуру управления изменениями, чтобы добавить работы за пределами действующего договора.
• Договоры имеют обязательную юридическую силу, и поставщик должен исполнять их на согласованных условиях.
• Договоры помогают снизить риски проекта.
• В большинстве стран споры по договорам в пределах соответствующей юрисдикции разрешаются в судебном порядке.

Роль руководителя проекта

• Читать и понимать договоры.
• Проверять, что договор охватывает объём работ и требования к управлению проектом.
• Выявлять риски и планировать меры по их снижению.
• Адаптировать договор к потребностям проекта.
• Участвовать в переговорах, чтобы поддерживать отношения с поставщиком.
• Обеспечивать соблюдение договора.
• Проверять, что необходимые работы, отчёты, проверки и документы юридического характера завершены. Решать вопросы снятия обременений и права собственности на материалы.
• Управлять изменениями договора совместно с руководителем закупок.

Централизованное и децентрализованное заключение договоров

При централизованном заключении договоров организацию обслуживает один отдел закупок, а руководитель закупок ведёт несколько закупок по разным проектам. При децентрализованном подходе руководитель закупок работает полный рабочий день над одним проектом и подчиняется непосредственно его руководителю.

Четыре процесса управления закупками

Цель закупки — найти поставщика по приемлемой цене. Поставщикам нужно время на изучение потребностей проекта и подготовку ответа. Такая закупка может занимать от одного до трёх месяцев. Учитывайте этот срок при планировании и участвуйте в процессе на всех его этапах.

1. Планирование закупок
2. Проведение закупок
3. Администрирование закупок
4. Закрытие закупок

Входные данные для управления закупками

• Назначенный руководитель закупок. Назначьте руководителя закупок, если объём закупок велик.
• Базовый план по содержанию. WBS, словарь WBS и описание содержания проекта помогают команде понять, зачем нужна закупка.
• Реестр рисков. Изучите риски, выявленные к настоящему моменту.
• Текущие закупки. Координируйте взаимодействие между несколькими поставщиками и закупками в одном проекте.
• Ресурсы, недоступные внутри исполняющей организации. Выявите недостающие ресурсы, чтобы определить, нужно ли закупать услуги.
• Расписание проекта. Определите, когда потребуются товары или услуги.
• Первоначальные оценки стоимости. Оцените стоимость каждой части работ для сравнения с ценами поставщиков.
• Базовый план по стоимости. Проверьте, укладывается ли закупка в базовый план по стоимости.

Планирование закупок

Покупатель составляет закупочную документацию, в которой объясняет свои потребности и порядок выбора поставщика. В ходе этого процесса также составляется план управления закупками.

1. Выполните анализ «производить или покупать».
2. Установите порядок управления закупками.
3. Составьте описание работ для каждой закупки.
4. Выберите тип договора для каждой закупки.
5. Подготовьте закупочную документацию.
6. Определите критерии выбора поставщика.

Анализ «производить или покупать»

Учитывайте стоимость и другие ограничения, решая, выполнять ли работу своими силами или закупать услуги для части или всех работ. Закупка может ослабить ограничения проекта. Выполняйте работу своими силами, если у организации простаивает предприятие или персонал, работа связана с закрытой информацией или процедурами либо организация хочет сохранить контроль.

План управления закупками

Когда организация решит закупить товары или услуги у внешнего поставщика, спланируйте, как провести и контролировать закупку.

Описание работ для закупки

Описание работ для закупки определяет работы, необходимые по каждой закупке. Пишите ясно, полно и кратко. Опишите каждую операцию, которую должен выполнить поставщик, включая совещания, отчётность и коммуникации.

Виды описаний работ

• По рабочим характеристикам. Указывает, что должен уметь конечный продукт.
• По функциям. Описывает конечное назначение или результаты и оставляет выбор процедур или подхода открытым.
• По проектной спецификации. Точно указывает, какие работы необходимо выполнить.

Описания работ по проектной спецификации чаще всего применяются в строительстве и закупках оборудования. Описания по рабочим характеристикам и функциям используют для работ, которые раньше не выполнялись, например для новых задач в области информационных систем, информационных технологий, исследований и разработок.

Типы договоров

Выбирая договор, учитывайте, закупаете ли вы продукт или услугу, насколько полно описание работ, сколько времени и экспертизы покупатель может выделить на взаимодействие с поставщиком, предусмотрены ли для поставщика стимулы, а также факторы среды предприятия.

Выделяют три основные категории договоров: с фиксированной ценой (FP), с оплатой времени и материалов (T&M) и с возмещением затрат (CR).

Договор с фиксированной ценой (FP, с единой суммой или с твёрдой фиксированной ценой)

Используйте договор с фиксированной ценой для товаров или услуг с чёткими спецификациями или требованиями, если конкуренции достаточно для установления справедливой и разумной цены. Это самый распространённый тип договора, и он несёт покупателю наименьший стоимостный риск. Поставщик оплачивает расходы сверх согласованной цены и внимательно следит за спецификациями в описании работ для закупки.

Договор с фиксированной ценой не подходит, если у одной из сторон нет знаний или опыта для подготовки описания работ для закупки либо подробных учётных данных.

Запрос фиксированной цены до того, как покупатель полностью разберётся в работах или окончательно определит их объём, создаёт значительный риск для поставщика. Поставщик может заложить большие резервы, и покупатель заплатит больше. Поставщик также может увеличить прибыль, сократив объём работ и заявив, что нужные покупателю работы выходят за рамки договора и требуют его изменения.

Поставщик, который не рассчитывает на прибыль, может попытаться отказаться от предусмотренных договором работ, сократить затраты, снизить качество или вывести лучших сотрудников из проекта.

• Фиксированная цена с поощрительным вознаграждением (FPIF). Корректирует прибыль по критериям исполнения, например за выполнение работ дешевле, быстрее или с более высоким качеством. Поставщику устанавливают последовательные целевые показатели: после достижения первого устанавливают следующий.
• Фиксированная цена с премией по результатам (FPAF). Покупатель выплачивает фиксированную цену и премию по результатам работы. Общую возможную сумму премии устанавливают заранее и распределяют с учётом результатов. Этим договор отличается от FPIF.
• Фиксированная цена с экономической корректировкой цены (FPEPA). Покупатель может применять экономическую корректировку цены в многолетнем договоре с фиксированной ценой, когда будущие условия и стоимость необходимых материалов или оборудования трудно предсказать.
• Заказ на закупку. В этом уроке заказ на закупку описан как самый простой договор с фиксированной ценой и как односторонний договор, поскольку его подписывает только одна сторона.

Договор с оплатой времени и материалов (T&M) или с оплатой по единичным расценкам

Покупатель платит за час или за единицу. Этот тип договора часто применяют для услуг, когда при заключении договора невозможно определить необходимую трудоёмкость.

Договор с возмещением затрат (CR)

Используйте договор с возмещением затрат, когда содержание неопределённо, а стоимость нельзя оценить достаточно точно для договора с фиксированной ценой. Покупатель возмещает поставщику допустимые затраты в пределах, установленных договором. К распространённым формам относятся следующие.

• Договор с оплатой затрат. Поставщик не получает вознаграждения или прибыли.
• Возмещение затрат плюс вознаграждение (CPF), или возмещение затрат плюс процент от затрат (CPPC). Покупатель оплачивает все затраты и вознаграждение, рассчитанное как процент от затрат.
• Возмещение затрат плюс фиксированное вознаграждение (CPFF). Покупатель оплачивает фактические затраты и согласованное вознаграждение, зафиксированное до начала работы. Вознаграждение остаётся прежним при изменении фактических затрат.
• Возмещение затрат плюс поощрительное вознаграждение (CPIF). Покупатель оплачивает фактические затраты и вознаграждение, которое корректируется в зависимости от достижения поставщиком договорных целей по исполнению. Установите первоначальную расчётную стоимость (целевую стоимость) и первоначальное вознаграждение (целевое вознаграждение). Поставщик получает долю экономии относительно целевой стоимости или делит перерасход с покупателем.
• Возмещение затрат плюс премия по результатам (CPAF). Покупатель оплачивает все затраты, базовое вознаграждение и возможную премию по результатам. Общую сумму премии устанавливают заранее и распределяют с учётом результатов. Как и CPIF, это форма поощрительного договора. Стимулом служит возможная премия без штрафных санкций.

Стимулы и платежи

Стимулы — премии, побуждающие поставщиков уделять внимание областям, которые иначе могли бы остаться без должного внимания. Они также помогают предотвращать неэффективность и потери в областях, на которые распространяются.

В договоре устанавливают, когда поставщику будут платить. Оплата может предусматриваться по мере выполнения работ, по мере возникновения затрат, по графику или только после успешного завершения.

Термины ценообразования и стоимости

• Цена. Сумма, которую поставщик выставляет покупателю.
• Прибыль (вознаграждение). Сумма, которую поставщик закладывает в цену и которая остаётся после оплаты его затрат.
• Затраты. Затраты покупателя включают затраты поставщика и его прибыль. Затраты поставщика — то, что он платит за создание, разработку или приобретение продукта, услуги или сырья.
• Целевая цена. Цена, с которой сравнивают окончательную цену, чтобы оценить отклонение от ожиданий.
• Коэффициент распределения. Соотношение, например 90/10, показывает, как покупатель и поставщик делят экономию или перерасход.
• Предельная цена. Максимальная цена, которую заплатит покупатель.
• Точка полной ответственности (PTA). Применяется только к договорам с фиксированной ценой и поощрительным вознаграждением. При превышении этой точки поставщик несёт все убытки от перерасхода.

Закупочная документация (тендерные документы)

Выбрав тип договора и составив описание работ, покупатель готовит закупочную документацию, в которой как можно яснее объясняет поставщикам свои потребности.

• Запрос предложений (RFP). Запрашивает подробное предложение с описанием того, как будут выполняться работы и кто их выполнит.
• Приглашение к подаче заявок (IFB). Обычно запрашивает общую цену за все работы.
• Запрос ценовых предложений (RFQ). Запрашивает цену за изделие, час, метр или другую единицу.

Укажите, зачем покупателю нужны работы, как определяется победитель, как готовить и оформлять ответ, по каким критериям покупатель оценит ответы и какие формы использовать для указания цен. Включите описание работ для закупки и предлагаемые юридические и коммерческие условия.

Критерии выбора поставщика

Включите эти критерии в закупочную документацию, чтобы поставщики могли понять потребности покупателя и решить, подавать ли заявку или предложение. Покупатель использует критерии для оценки ответов.

• Число лет работы на рынке
• Финансовая устойчивость
• Понимание потребности
• Цена или стоимость жизненного цикла
• Технические возможности
• Качество предыдущих работ
• Способность завершить работу вовремя
• Способность управлять проектом

Соглашения и положения

• Соглашение о неразглашении. Покупатель и потенциальные поставщики договариваются, какие сведения и документы сохранять в тайне и контролировать и кто будет иметь к ним доступ.
• Соглашение о совместной работе (совместное предприятие). Два поставщика, считающие, что вместе у них больше шансов получить заказ, могут подписать соглашение о совместной работе, регулирующее правовые и коммерческие аспекты сотрудничества.
• Типовой договор. Обычно условия составляет покупатель, который может повторно использовать типовую форму для аналогичных закупок. В уроке указано, что типовые договоры, применяемые без изменений, не требуют дополнительной юридической проверки.
• Особые положения (особые условия). Прочитайте типовые условия и определите, что добавить, изменить или убрать, чтобы договор отвечал конкретным потребностям заказчика.

Условия использования

К распространённым категориям стандартных и особых положений относятся следующие.

• Приёмка. Определяет, что считается приемлемым.
• Представитель. Указывает уполномоченного представителя каждой стороны.
• Арбитраж. Стороны оплачивают услуги независимой негосударственной стороны, которая разрешает спор. Обычно это быстрее и дешевле обращения в суд.
• Уступка. Указывает, когда сторона может передать свои права или обязанности другой стороне.
• Полномочия. Указывает конкретных лиц и определяет их роли на протяжении жизненного цикла проекта.
• Гарантии исполнения обязательств. Указывает, какие гарантии оплаты или надлежащего исполнения необходимо приобрести.
• Нарушение договора или неисполнение обязательств. Возникает, когда сторона не выполняет договорное обязательство.
• Изменения. Включает процедуру управления изменениями.
• Конфиденциальность. Классифицирует информацию и определяет её получателей.
• Разрешение споров. Определяет порядок урегулирования споров.
• Форс-мажор. Охватывает события, считающиеся обстоятельствами непреодолимой силы, например пожар или необычно сильную грозу, за которые ни одна из сторон не несёт ответственности.
• Стимулы. Выгоды для поставщика за достижение целей покупателя по срокам, стоимости, качеству, рискам и результативности.
• Возмещение убытков (ответственность). Определяет, кто отвечает за причинение вреда людям, ущерб или несчастные случаи.
• Независимый подрядчик. Указывает, что поставщик является независимым подрядчиком и не состоит в трудовых отношениях с покупателем.
• Проверка. Определяет порядок аудита в ходе исполнения.
• Интеллектуальная собственность. Охватывает патенты, товарные знаки, авторские права, книги и аналогичные объекты.
• Выставление счетов. Определяет счета, их получателей и необходимые подтверждающие документы.
• Заранее оценённые убытки. Заранее устанавливает размер возмещения за конкретные нарушения.
• Требования к управлению. Охватывает посещаемость, совещания, согласование персонала проекта и связанные требования.
• Существенное нарушение. Нарушение настолько серьёзное, что выполнение предусмотренных договором работ может стать невозможным.
• Уведомления. Указывает, куда или кому направлять корреспонденцию.
• Право собственности. Определяет владельца материальных объектов, например материалов, зданий и оборудования, используемых или создаваемых по договору.
• Платежи. Устанавливает график платежей, возможную плату за просрочку и основания для удержания платежа.
• Описание работ для закупки. Включает SOW в договор, если оно не оформлено отдельным документом.
• Отчётность. Перечисляет обязательные отчёты, форматы, периодичность и получателей.
• Гарантийное удержание. Обычно предусматривает удержание от 5% до 10% из каждого платежа до окончания всех завершающих работ. Это помогает обеспечить завершение.
• Риск утраты. Распределяет риск между сторонами в случае утраты или уничтожения товаров или услуг в ходе исполнения договора.
• Доступ на объект. Устанавливает требования к доступу на место работ.
• Расторжение. Охватывает прекращение работ до их завершения.
• Соблюдение сроков имеет существенное значение. Делает сроки передачи результатов строго обязательными.
• Отказ от прав. Указывает, что от прав по договору можно отказаться или изменить их только по явно выраженному соглашению сторон.
• Гарантии качества. Обещают определённый уровень качества поставленных товаров или услуг, обычно на установленный срок.
• Работа, выполняемая по заказу. Указывает, что работы, предоставленные по договору, будут принадлежать покупателю.

Письмо о намерениях и договорная связь

В этом уроке письмо о намерениях — письмо без обязательной силы, которое сообщает о намерении покупателя нанять поставщика и даёт поставщику уверенность, что договор скоро подпишут. Договорная связь — правоотношение между сторонами договора.

Неконкурентная закупка

Работы могут поручить без конкурса, если руководитель проекта находится под чрезвычайным давлением, поставщик обладает уникальной квалификацией, только один поставщик может предоставить товары или услуги, поставщик владеет патентом на нужное изделие или разумные цены можно обеспечить другими механизмами.

• Закупка у выбранного поставщика. Обратитесь непосредственно к предпочтительному поставщику без проведения конкурентной закупки.
• Закупка у единственного поставщика. Существует только один источник поставки.

Проведение закупок

Разошлите закупочную документацию поставщикам, ответьте на их вопросы, дайте им подготовить ответы и рассмотрите их, чтобы выбрать поставщика.

Привлечение и подготовка поставщиков

• Объявления. Размещайте объявления в газетах, журналах или интернете.
• Список квалифицированных поставщиков. Если покупатель регулярно закупает один и тот же вид услуг, заранее найдите и изучите потенциальных поставщиков и проверьте их квалификацию.
• Совещания участников закупки. Проводите совещания, чтобы обнаружить пробелы в закупочной документации. Это помогает убедиться, что цены поставщиков отражают необходимые работы, и получить для покупателя самую низкую цену.
• Предложения поставщиков. Поставщик направляет предложение в ответ на RFP, RFQ или IFB.

Рассмотрение предложений

Используйте критерии выбора поставщика из процесса планирования закупок, чтобы оценить, способны ли поставщики предоставить запрошенные товары или услуги и готовы ли они это сделать. Оценочная комиссия обычно рассматривает и сравнивает предложения или выбирает поставщика с помощью одного или нескольких формальных методов.

• Система взвешивания. Присвойте критериям выбора поставщика разные веса.
• Независимые оценки. Сравните стоимость, предложенную поставщиком, с оценкой, подготовленной своими силами или с привлечением внешних специалистов.
• Система предварительного отбора. Исключите поставщиков, которые не отвечают минимальным требованиям отбора.
• История предыдущих работ. Учитывайте предыдущий опыт работы покупателя с поставщиком.
• Презентации. Просите поставщиков представить предложения, если это помогает выбрать наиболее подходящего поставщика.

Переговоры

Цель — получить справедливую и разумную цену и выстроить хорошие отношения с поставщиком. На переговорах могут встречаться следующие тактики.

• Нападки. «Если ваша организация не может предоставить нужные сведения для заявки, возможно, ей не стоило отвечать на наш RFP».
• Личные оскорбления. «Если вы не справляетесь даже после 10 месяцев работы в организации, вам следует уйти».
• «Хороший и плохой полицейские». Один человек помогает другой стороне, а с другим сложно иметь дело.
• Крайний срок. «Нам нужно, чтобы эту задачу закончили сегодня к 16:30».
• Обман. Ложь может быть скрытой или явной.
• Ограниченные полномочия. Человек утверждает, что может принимать только определённые решения. Утверждение может быть правдивым или ложным.
• Отсутствие лица, принимающего решение. Кто-то делает вид, будто человек, принимающий решение, недоступен, и представляет имеющиеся варианты как предпочтительные.
• Справедливый и разумный подход. Действуйте беспристрастно и практично.
• Отсрочка. Перенесите рассмотрение вопроса, обсуждение или решение на более поздний срок.
• Чрезмерные требования. Предъявляйте требования, неуместные для данного договора.
• Отстранение. Демонстрируйте меньшую заинтересованность, отстраняясь эмоционально или физически.
• Свершившийся факт. Представьте вопрос как уже решённый.

Основные вопросы переговоров — содержание, расписание и цена. Также учитывайте обязанности, полномочия, применимое право, процессы управления проектом и графики платежей.

Договор

Договор представляет собой полное соглашение сторон. Он определяет роли и обязанности, придаёт соглашению обязательную юридическую силу и помогает снизить риски. Договор также включает условия оплаты, требования к отчётности, рекламные материалы, предложение и описание работ для закупки. Оформляйте изменения договора официально и письменно.

Для юридически действительного договора необходимы предложение, его принятие, встречное предоставление, правоспособность сторон и законная цель.

Администрирование закупок

Управляйте отношениями покупателя и поставщика и следите за тем, чтобы обе стороны исполняли требования договора.

• Проверяйте счета и санкционируйте платежи поставщику.
• Выполняйте интегрированный контроль изменений и управляйте изменениями.
• Документируйте все сведения.
• Толкуйте договор, понимайте его правовые последствия и разрешайте споры.
• Проверяйте исполнение закупки и отчитывайтесь о нём.
• Отслеживайте стоимость, расписание и технические показатели относительно условий договора и контролируйте качество.

Конфликты и контроль изменений договора

При конфликте полномочия на изменение договора принадлежат руководителю закупок или администратору договора. Руководитель проекта может запросить изменение, которое должен одобрить руководитель закупок.

Система контроля изменений договора включает указанные в договоре процедуры, формы, процессы разрешения споров и средства отслеживания.

Проверки исполнения закупок

Руководитель проекта со стороны покупателя анализирует все имеющиеся данные, чтобы проверить соблюдение поставщиком требований.

Управление претензиями

Претензия может возникнуть, когда поставщик заявляет, что действия покупателя причинили ущерб, и требует компенсации. Урегулируйте претензии переговорами или в порядке разрешения споров.

Система управления документацией

Ведите полную документацию на случай, если после окончания работ возникнут вопросы о действии или событии в ходе закупки. Система управления документацией может включать развитые средства индексирования, архивирования и поиска.

Толкование договора

Важно правильно толковать договор. Для этого может потребоваться помощь юриста.

Расторжение договора

Договор может быть расторгнут по установленной причине или по усмотрению стороны. Включите в договор условия расторжения.

Закрытие закупок

Закрытие закупок относится к группе процессов завершения. Закрывайте каждую закупку после исполнения договора или досрочного окончания работ независимо от способа или причины прекращения.

• Проверка продукта. Убедитесь, что все работы выполнены правильно и удовлетворительно.
• Урегулирование путём переговоров. Урегулируйте открытые претензии, неоплаченные счета и другие вопросы.
• Финансовое закрытие. Произведите окончательные платежи и завершите учёт затрат.
• Аудит закупки. Проведите структурированную проверку самого процесса закупки.
• Обновление документации. Убедитесь, что документация проекта полна и доступна в системе управления документацией.
• Итоговая отчётность об исполнении договора. Подготовьте итоговый отчёт об исполнении.
• Извлечённые уроки. Зафиксируйте уроки всех участников, включая поставщика.
• Досье закупки. Сохраните договор, изменения, материалы поставщика, финансовые сведения, результаты проверок и извлечённые уроки.

Официальная приёмка и закрытие

Закупка считается закрытой, когда все мероприятия по закрытию завершены и поставщик получил официальное подтверждение покупателя о приёмке результатов закупки.