Управление рисками

Управление рисками означает прогнозирование рисков и планирование действий на случай их наступления. Оно экономит время, деньги и усилия, снижает лишнюю нагрузку на команду, предотвращает одни проблемы и уменьшает вероятность других.

Управление рисками входит в повседневную работу руководителя проекта. Оно помогает ему сохранять контроль, готовясь к событиям, которые могут повлиять на проект.

Основы управления рисками

Управление рисками включает планирование управления, выявление рисков, их качественный и количественный анализ, планирование мер реагирования, а также мониторинг и контроль этих мер. Благодаря этому благоприятные события становятся более вероятными, а неблагоприятные — менее вероятными.

Угрозы и возможности

Угрозы — события, которые могут навредить проекту, если произойдут. Возможности — события, которые могут принести проекту пользу, если произойдут.

Открыть схему в полном размере ↗

По оценке, приведённой в этом уроке, можно устранить до 90% угроз, выявленных и изученных при управлении рисками.

Неопределённость

Неопределённость — недостаток знаний о событии, которое может произойти. Она снижает уверенность в выводах, сделанных по имеющимся данным.

Факторы риска

• Насколько вероятно наступление события?
• Какое воздействие оно окажет?
• Когда оно может произойти в ходе проекта?
• Сколько раз оно может произойти?

Неприятие риска, допустимость риска и пороги

Человек, который избегает риска, склонен к его неприятию. Допустимость риска — это степень или уровень риска, считающийся приемлемым. Порог риска — это конкретное значение, при котором риск становится неприемлемым.

Процесс управления рисками

Эффективное управление рисками предполагает обсуждение рисков на каждом совещании и наличие плана на случай наступления рискового события. При тщательном планировании мер реагирования риски можно устранять, даже когда они реализуются. Это оставляет руководителю проекта больше времени на другие критически важные работы.

Управление рисками включает шесть процессов:

1. Планирование управления рисками
2. Выявление рисков
3. Качественный анализ рисков
4. Количественный анализ рисков
5. Планирование мер реагирования на риски
6. Мониторинг и контроль рисков

Планирование управления рисками

Привлекайте руководителя проекта, спонсора, команду, заказчика, других заинтересованных сторон и экспертов. Организуйте управление рисками с учётом размера и сложности проекта и навыков участников. Опирайтесь на опыт прошлых проектов и адаптируйте подход, выходя за рамки стандартного контрольного списка.

Запланируйте, сколько времени отвести на управление рисками, какие ресурсы понадобятся и как будет выполняться процесс. Используйте активы организационных процессов при составлении плана.

План управления рисками

План управления рисками может включать следующие элементы.

• Методология. Определите, как будет осуществляться управление рисками.
• Роли и обязанности. Определите, кто будет выполнять работы по управлению рисками.
• Бюджетирование. Определите стоимость управления рисками.
• Сроки. Определите, когда начинать управление рисками.
• Категории рисков. Определите, как будут группироваться риски.
• Определения вероятности и воздействия. Оба показателя обычно оценивают по шкале от 1 (минимум) до 10 (максимум). Два человека, присвоившие риску оценку 6, могут иметь в виду разное. Определения стандартизируют эти субъективные оценки и помогают командам сопоставлять риски разных проектов.
• Уровни допустимости риска для заинтересованных сторон. При инициации определите допустимые для заинтересованных сторон уровни риска по разным категориям, например по стоимости и качеству, и регулярно уточняйте их.
• Форматы отчётности. Определите и утвердите формат отчётов по управлению рисками.
• Отслеживание. Определите, как участники проекта будут регулярно отслеживать риски.

Категории рисков

Широкие категории могут отражать источники риска, с которыми организация уже сталкивалась.

• Внешние. Органы власти, регулирование, окружающая среда и рынок.
• Внутренние. Обслуживание, удовлетворённость заказчика, стоимость и качество.
• Технические. Изменения в технологиях.
• Непредвиденные. По оценке, приведённой в уроке, около 9–10% рисков могут быть непредвиденными.

Виды рисков

• Деловой риск. Может привести к выигрышу или потере.
• Чистый (страхуемый) риск. Может привести только к потере, как в случае ограбления или пожара.

Выявление рисков

Поговорите с заинтересованными сторонами и людьми вне их круга. Изучите активы организационных процессов. Начните при инициации проекта, выявляя основные риски во время подготовки устава. Подробно выявляйте риски при планировании. Базовый план по содержанию — важнейший вход процесса, включающий описание содержания проекта, WBS и словарь WBS.

Изучение документации

Изучите относящиеся к делу документы, например извлечённые уроки, статьи и активы организационных процессов.

Методы сбора информации

При выявлении рисков используют несколько методов, сходных с методами сбора требований.

Мозговой штурм

Соберите группу, чтобы выявить риски проекта.

Открыть схему в полном размере ↗

Метод Дельфи

Проведите анонимный опрос группы экспертов. Отправьте им перечень необходимых сведений, обобщите ответы и направьте результаты на очередной раунд рассмотрения. Повторяйте, пока эксперты не придут к согласию.

Интервью

Опросите участников проекта, заинтересованные стороны и экспертов, чтобы выявить риски.

Анализ первопричин

Определите первопричины известных рисков, а затем используйте их для выявления дополнительных рисков.

SWOT-анализ

SWOT означает сильные стороны, слабые стороны, возможности и угрозы. Определите сильные и слабые стороны проекта, чтобы выявить его риски.

Открыть схему в полном размере ↗

Дополнительные методы выявления рисков

• Анализ контрольных списков. Пользуйтесь контрольным списком категорий рисков, чтобы выявить дополнительные риски.
• Анализ допущений. Определите допущения проекта и проверьте их обоснованность, чтобы выявить риски.
• Построение диаграмм. Используйте такие методы, как причинно-следственные диаграммы и блок-схемы процессов, чтобы выявлять риски.

Реестр рисков

Результатом выявления рисков является реестр рисков. Это рабочий документ, который команда обновляет на протяжении всего жизненного цикла проекта. Храните его вместе с документами проекта и сохраняйте в архиве для будущих проектов.

Открыть схему в полном размере ↗

Реестр включает перечень рисков, возможные меры реагирования, первопричины и обновлённые категории рисков.

Качественный анализ рисков

Качественный анализ рисков — субъективная оценка выявленных рисков и времени их возможного наступления в ходе проекта. Оцените вероятность каждого риска по шкале, например низкая, средняя и высокая либо от 1 до 10. Оцените воздействие по подходящей шкале.

Матрица вероятности и воздействия

Используйте матрицу, чтобы выявить риски, требующие немедленного реагирования. Настройте её под потребности проекта или воспользуйтесь стандартным шаблоном компании. Стандартизированная матрица упрощает воспроизведение результатов в разных проектах.

Открыть схему в полном размере ↗

Оценка качества данных о рисках

Соберите сведения о выявленных рисках и оцените, достаточно ли они точны для качественного анализа. Для каждого риска учитывайте, насколько хорошо его понимают, какие данные имеются и каковы их качество, надёжность и целостность.

Классификация рисков

Присвойте отдельным рискам категории или сгруппируйте их по категориям. Это показывает, с какими видами пакетов работ, процессов, исполнителей или других возможных причин связано наибольшее количество рисков.

Оценка срочности рисков

При выявлении рисков и планировании мер реагирования определите, какие риски требуют срочного внимания. Рассматривайте срочность вместе с оценками вероятности и воздействия.

Обновления реестра рисков после качественного анализа

• Место проекта по степени риска в сравнении с другими проектами.
• Риски в порядке приоритета и оценки их вероятности и воздействия.
• Риски, сгруппированные по категориям.
• Риски, требующие дополнительного анализа и реагирования.
• Риски, требующие дополнительного анализа в ближайшее время.
• Список некритичных рисков для наблюдения.
• Тенденции.

Количественный анализ рисков

Количественный анализ рисков следует за качественным и даёт численную оценку вероятности и воздействия. Используйте его, чтобы определить меры реагирования, требующие срочного внимания, оценить подверженность проекта рискам и воздействие на его цели, рассчитать необходимые резервы стоимости и расписания на случай наступления рисков и выявить риски, которым нужно уделить больше внимания.

Методы количественной оценки вероятности и воздействия

• Интервью
• Оценка стоимости и сроков
• Метод Дельфи
• Архивные данные
• Экспертная оценка
• Анализ ожидаемой денежной стоимости
• Анализ методом Монте-Карло
• Деревья решений

Анализ методом Монте-Карло

При анализе методом Монте-Карло программа моделирует возможные значения стоимости проекта или его сроки. Основные входные данные — сетевая диаграмма и оценки выполнения проекта.

• Оценивает совокупный риск проекта.
• Оценивает вероятность завершения проекта к определённой дате или при определённой стоимости.
• Оценивает вероятность того, что операция окажется на критическом пути.
• Учитывает сходимость путей в сети проекта.
• Оценивает влияние на стоимость и расписание.
• Строит распределение вероятностей.

Дерево решений

Дерево решений моделирует реальную ситуацию и позволяет сравнить несколько вариантов одновременно. Оно учитывает будущие события при принятии решения сегодня, помогает рассчитать ожидаемую денежную стоимость в сложных ситуациях и предполагает взаимоисключающие исходы.

Результаты количественного анализа рисков

• Перечень количественно оценённых рисков по приоритету.
• Величина необходимых резервов времени и стоимости на непредвиденные обстоятельства.
• Реалистичные, достижимые даты завершения и стоимость проекта с уровнями уверенности в сравнении с целями проекта по срокам и стоимости.
• Количественная оценка вероятности достижения целей проекта.
• Тенденции количественного анализа рисков.

Планирование мер реагирования на риски

Спланируйте способы снизить или устранить угрозы и усилить воздействие возможностей. Стремитесь устранить угрозы до их наступления и обеспечить реализацию возможностей. Снижайте вероятность и воздействие угроз и повышайте вероятность и воздействие возможностей.

Для угроз, которые нельзя смягчить, подготовьте надёжный план на случай непредвиденных обстоятельств и запасной вариант, если этот план не сработает. Время и ресурсы ограничивают число рисков, которые можно устранить. Пересматривайте риски на протяжении всего проекта. Продолжайте качественный и количественный анализ и планирование мер реагирования после начала работ.

Стратегии реагирования на угрозы

• Избежать. Устраните причину, чтобы устранить угрозу.
• Снизить. Уменьшите воздействие риска, который невозможно устранить.
• Передать. Передайте риск другой стороне с помощью страхования, гарантийных обязательств или гарантий.

Стратегии реагирования на возможности

• Использовать. Добавьте работы или измените проект так, чтобы возможность наверняка реализовалась.
• Усилить. Повысьте вероятность и положительное воздействие возможности.
• Разделить. Передайте ответственность за возможность третьей стороне.

Принятие риска и выбор мер реагирования

Принятие риска применяется к угрозам и возможностям. При пассивном принятии решите, что делать, если событие произойдёт. При активном принятии предусмотрите действия на случай непредвиденных обстоятельств и выделите резервы времени и стоимости. Сообщите заинтересованным сторонам о решении принять риск.

Установите срок выполнения каждой меры реагирования и соотнесите усилия с серьёзностью риска. Одна мера может охватывать несколько событий. Стратегию могут выбрать руководитель проекта, команда, заинтересованные стороны или эксперты.

Результаты планирования мер реагирования на риски

Обновите реестр рисков, план управления проектом и документы проекта. При пересмотре плана управления проектом добавляйте или удаляйте операции и пакеты работ либо назначайте им другие ресурсы. Поэтому планирование ведётся итеративно.

Внесите следующие сведения в документы управления проектом там, где они применимы.

• Остаточные риски. Риски, остающиеся после планирования мер реагирования. Примите их и подготовьте планы на случай их наступления.
• Планы на случай непредвиденных обстоятельств. Укажите, что делать в случае реализации определённых возможностей или угроз.
• Ответственные за реагирование на риски. Назначьте людей, которые разработают меры реагирования и выполнят их при наступлении угрозы или возможности.
• Вторичные риски. Риски, которые могут возникнуть при выполнении мер реагирования.
• Сигналы наступления рисков. События, запускающие меры реагирования на непредвиденные обстоятельства.
• Договоры. Фиксируйте в реестре рисков все договоры, заключённые для реагирования на риски.
• Запасные планы. Определите, что делать, если планы на случай непредвиденных обстоятельств или планы реагирования на риски неэффективны.
• Резервы на непредвиденные обстоятельства. Выделите резервы как для рисков по срокам, так и для стоимостных рисков.

Мониторинг и контроль рисков

• Следите за сигналами наступления рисков.
• Выявляйте и отслеживайте остаточные риски.
• Повторяйте выявление, анализ и мониторинг рисков на протяжении всего проекта.
• Оценивайте эффективность плана реагирования на риски.
• Собирайте и передавайте сведения о состоянии рисков.
• Следите за тем, насколько строго соблюдаются процедуры управления рисками.
• Определяйте, нужны ли дополнительные меры реагирования.
• Рекомендуйте корректирующие действия.
• Выявляйте неожиданные эффекты или последствия.
• Обновляйте планы управления рисками и реагирования на них.
• Анализируйте отклонения и тенденции.
• Используйте резервы на непредвиденные обстоятельства и корректируйте их с учётом утверждённых изменений.

Методы мониторинга и контроля рисков

• Обходные решения. Разрабатывайте незапланированные меры реагирования на неожиданные события или проблемы проекта.
• Повторные оценки рисков. Периодически пересматривайте план управления рисками и реестр рисков и при необходимости обновляйте документацию.
• Аудиты рисков. Проверьте, что все риски выявлены, для каждого существенного риска есть план снижения и ответственные за реагирование готовы действовать.
• Анализ резервов. Во время исполнения проверяйте, сколько резерва осталось и сколько может потребоваться.
• Совещания по статусу. Обсуждайте риски как одну из главных тем на всех совещаниях команды по статусу проекта.
• Закрытие рисков. Закрывайте риски, утратившие актуальность, чтобы команда могла сосредоточиться на открытых рисках.

Результаты мониторинга и контроля рисков

• Обновления реестра рисков
• Запросы на изменения и рекомендуемые предупреждающие и корректирующие действия
• Обновления плана управления проектом
• Обновления документов проекта
• Обновления активов организационных процессов