Взаимодействие с заинтересованными сторонами

Заинтересованные стороны — люди, на которых влияет проект. Управление заинтересованными сторонами проекта включает их выявление, анализ их ожиданий и влияния, разработку способов взаимодействия и реализацию этих стратегий. Общайтесь с ними регулярно, чтобы понимать их потребности и ожидания. Большинство проблем в работе с заинтересованными сторонами возникает из-за недостатка общения, поэтому решайте их по мере появления. Управляйте конкурирующими интересами и привлекайте заинтересованные стороны к ключевым решениям и мероприятиям проекта.

Руководителю проекта нужно понимать потребности и влияние заинтересованных сторон и эффективно управлять ими.

Определение заинтересованных сторон

Определение заинтересованных сторон — процесс выявления тех, кого затрагивает проект, и определения того, какое внимание следует уделить каждой стороне. К заинтересованным сторонам могут относиться заказчики, спонсоры, сотрудники, руководство, органы власти и общество. Они могут положительно или отрицательно влиять на результаты поставки проекта.

Выявляйте потребности заинтересованных сторон на раннем этапе, чтобы учесть их требования и мнения. Сгруппируйте заинтересованные стороны по интересу к проекту, влиянию на его результат и степени участия. Выстраивайте доброжелательные отношения, ориентированные на успех проекта.

Входные данные процесса определения заинтересованных сторон

• Устав проекта. Определите внутренние и внешние стороны, связанные с проектом.
• Закупочная документация. Стороны договора о закупке — ключевые заинтересованные стороны проекта.

Анализ заинтересованных сторон

На протяжении всего проекта применяйте качественный и количественный анализ для определения интересов, ожиданий и влияния заинтересованных сторон. Анализ также выявляет связи, которые могут помочь наладить партнёрство и повысить вероятность успеха проекта.

Открыть схему в полном размере ↗

Для анализа заинтересованных сторон выполните следующие шаги.

1. Выявите потенциальные заинтересованные стороны и зафиксируйте их роли, подразделения, интересы, знания, ожидания и степень влияния.
2. Выявите и оцените возможное воздействие каждой заинтересованной стороны.
3. Распределите заинтересованные стороны по группам с учётом их возможного воздействия.
4. Рассмотрите, как заинтересованные стороны, вероятнее всего, отреагируют в разных ситуациях.
5. Спланируйте, как усилить поддержку и уменьшить негативное влияние.

К распространённым моделям классификации относятся следующие.

• Матрица «власть/интерес». Группирует заинтересованные стороны по полномочиям и заинтересованности в результатах проекта.
• Матрица «власть/влияние». Группирует заинтересованные стороны по полномочиям и степени участия в проекте.
• Матрица «власть/воздействие». Группирует заинтересованные стороны по полномочиям и способности влиять на изменения в работах проекта.
• Модель значимости. Группирует заинтересованные стороны по власти, срочности и легитимности.

Открыть схему в полном размере ↗

Мозговой штурм

Используйте мозговой штурм, чтобы выявить потенциальные заинтересованные стороны среди высшего руководства, других подразделений и регулирующих органов. Опирайтесь на извлечённые уроки и консультируйтесь с руководителями аналогичных проектов, профильными экспертами и консультантами.

Результаты процесса определения заинтересованных сторон

Регулярно обновляйте реестр заинтересованных сторон по мере поступления новых сведений. В реестре фиксируют следующие данные.

• Сведения о заинтересованной стороне. Имя, должность в организации, местонахождение, роль в проекте, рабочий телефон и электронная почта.
• Требования заинтересованной стороны. Ключевые ожидания, основные требования и участие в проекте.
• Классификация заинтересованной стороны. Относится ли сторона к внутренним или внешним и поддерживает ли она проект, противодействует ему или сохраняет нейтралитет.

Планирование управления заинтересованными сторонами

Спланируйте управление ожиданиями и влиянием заинтересованных сторон на протяжении всего жизненного цикла проекта. План определяет порядок взаимодействия с заинтересованными сторонами в интересах проекта. Используйте его, чтобы направлять их вклад, управлять ожиданиями и достигать целей проекта.

Входные данные для планирования управления заинтересованными сторонами

• План управления проектом. Изучите процессы каждого этапа проекта, порядок выполнения работ, планирования и использования человеческих ресурсов, процедуру управления изменениями и план управления коммуникациями.
• Реестр заинтересованных сторон. Изучите интересы, степень участия и полномочия каждой заинтересованной стороны.
• Факторы среды предприятия. Учитывайте культуру, структуру и политический климат организации.
• Активы организационных процессов. Используйте уроки прошлых проектов и архивную информацию, чтобы понять поведение заинтересованных сторон и спланировать ответные действия.

Аналитические методы

Используйте экспертную оценку, чтобы определить необходимый уровень вовлечённости каждой заинтересованной стороны на каждом этапе. Установить эти уровни помогают встречи и обсуждения. Используйте следующую классификацию вовлечённости.

• Неосведомлённость. Заинтересованная сторона может не знать о возможностях проекта или его влиянии.
• Сопротивление. Заинтересованная сторона сопротивляется изменениям проекта.
• Нейтральное отношение. Заинтересованная сторона позволяет работе идти своим чередом, не поддерживая проект и не противодействуя ему.
• Поддержка. Заинтересованная сторона поддерживает изменения и понимает потенциал проекта.
• Лидерство. Заинтересованная сторона поддерживает проект и при необходимости берёт инициативу, чтобы помочь ему добиться успеха.

Матрица оценки вовлечённости заинтересованных сторон показывает текущие и желаемые уровни вовлечённости. В матрице C означает текущий уровень, а D — желаемый.

Открыть схему в полном размере ↗

Результаты планирования управления заинтересованными сторонами

План управления заинтересованными сторонами входит в план управления проектом. Он описывает стратегии их вовлечения. Для него не требуется такая же степень формализации, как для закупок. Потребности проекта определяют, будет ли этот план формальным или неформальным, подробным или укрупнённым.

Обновляя план управления заинтересованными сторонами, проверяйте точность и актуальность лежащих в его основе допущений. К другим результатам относятся обновления расписания проекта и реестра заинтересованных сторон.

Управление вовлечённостью заинтересованных сторон

Общайтесь и работайте с заинтересованными сторонами на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы удовлетворять их потребности и ожидания, решать возникающие проблемы и надлежащим образом привлекать их к работам проекта. Цель — укрепить поддержку, необходимую для успеха проекта.

• Поддерживайте заинтересованность и готовность к участию на каждом этапе.
• Используйте переговоры и коммуникации, чтобы оправдывать ожидания заинтересованных сторон.
• Предвидьте проблемы и принимайте меры по возможным поводам для беспокойства на протяжении всего проекта.

Влияние заинтересованных сторон наиболее велико в начале проекта и снижается по мере выполнения работ. При необходимости обращайтесь за помощью к спонсору.

Входные данные для управления вовлечённостью заинтересованных сторон

К входным данным относятся план управления заинтересованными сторонами, план управления коммуникациями, журнал изменений и активы организационных процессов. В плане управления коммуникациями фиксируются потребности заинтересованных сторон в коммуникациях. Поскольку они используют информацию для разных целей, при необходимости меняйте формат, степень детализации, содержание и язык.

Инструменты и методы

Используйте электронную почту, встречи, сообщения об изменениях процессов во внутренней сети и координационные штабы. Активно слушайте, укрепляйте доверие, разрешайте конфликты и помогайте заинтересованным сторонам преодолевать сопротивление изменениям.

Применяйте управленческие навыки, чтобы содействовать согласованию целей проекта, заручаться поддержкой людей, договариваться об условиях, отвечающих потребностям проекта, и помогать организации менять привычные способы работы для принятия результатов проекта.

Результаты управления вовлечённостью заинтересованных сторон

Типичные результаты включают журналы проблем, запросы на изменения, обновления плана управления проектом и документов проекта. Обновите активы организационных процессов, добавив следующие сведения.

• Уведомления заинтересованных сторон. Делитесь новостями о проекте и уведомляйте заинтересованные стороны о закрытии проблем.
• Отчёты по проекту. Включите панели статуса, извлечённые уроки и журналы проблем.
• Презентации по проекту. Включите формальные и неформальные презентации.
• Записи по проекту. Включите переписку, служебные записки и протоколы совещаний.
• Отзывы заинтересованных сторон. Фиксируйте обратную связь от заинтересованных сторон.
• Извлечённые уроки. Документируйте уроки проекта.

Контроль вовлечённости заинтересованных сторон

Отслеживайте отношения с заинтересованными сторонами проекта и при необходимости корректируйте стратегии и планы вовлечения. Продолжайте отслеживать вовлечённость на протяжении всего проекта.