Projektmanagementprozesse

Die fünf Prozessgruppen

1. Beginnen. Das Projekt initiieren.
2. Planen. Das Projekt planen.
3. Handeln. Das Projekt ausführen.
4. Prüfen und handeln. Das Projekt überwachen und steuern.
5. Beenden. Das Projekt abschließen.

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Prozessgruppe Initiierung

In der Initiierung wird ein neues Projekt formell genehmigt und gestartet. Die Projektleitung wird benannt und erhält die Informationen, die sie für den Einstieg benötigt. Die Initiierung kann auch die Projektauswahl in Gang setzen.

Das Team erstellt den Projektauftrag und ermittelt die Stakeholder und ihre grundlegenden Bedürfnisse. Die Ergebnisse sind der Projektauftrag, die identifizierten Stakeholder und eine Strategie für den Umgang mit ihnen.

Eingaben für die Initiierung

Mögliche Eingaben sind:

• Die Wirtschaftlichkeitsbegründung.
• Die Produktbeschreibung.
• Der Zusammenhang zwischen der Unternehmensstrategie und dem Projekt.
• Voraussichtliche Stakeholder.
• Verträge.
• Aktuelle Branchenstandards.
• Das System zur Änderungssteuerung.
• Festgelegte Prozesse und Verfahren.
• Vorlagen aus früheren Projekten.
• Projektstrukturpläne (WBS) aus früheren Projekten.
• Frühere Schätzungen.
• Ein Verständnis der Unternehmenskultur.
• Mögliche Teammitglieder.

Fortschreitende Detaillierung

Fortschreitende Detaillierung bedeutet, Schätzungen und Umfang laufend zu präzisieren.

Wirtschaftlichkeitsbegründung

Die Wirtschaftlichkeitsbegründung erläutert, warum das Projekt begonnen wurde. Wer den Grund kennt, kann die Vorgänge auf das angestrebte Ergebnis ausrichten und dem Team helfen, dieses Ergebnis zu liefern.

Grobplanung während der Initiierung

1. Einen groben Projektstrukturplan (WBS) erstellen.
2. Eine grobe Schätzung der Größenordnung erstellen.
3. Übergeordnete Risiken identifizieren.

Diese Arbeit unterstützt die Erstellung des Projektauftrags. Darin werden die Projektziele, der Meilensteinplan und das anfängliche Budget festgehalten.

Prozessgruppe Planung

Die Planung organisiert die Arbeit, bevor sie beginnt. Sie kann Zeit, Ressourcen und Geld sparen. Das Projektteam prüft im Detail, ob die Ziele erreichbar sind, berücksichtigt alle Wissensgebiete und legt den Weg zum erfolgreichen Abschluss fest.

• Den Projektmanagementplan erstellen.
• Stakeholder und ihre Bedürfnisse identifizieren.
• Anforderungen erheben.
• Den Projektumfang definieren.
• Den Projektstrukturplan (WBS) erstellen.
• Arbeitspakete und Vorgänge definieren.
• Vorgänge in eine Reihenfolge bringen.
• Den Ressourcenbedarf für Vorgänge schätzen.
• Vorgangsdauern schätzen.
• Den Terminplan erstellen.
• Kosten schätzen.
• Das Budget festlegen.
• Qualität planen.
• Den Personalmanagementplan erstellen.
• Kommunikation planen.
• Risikomanagement planen.
• Risiken erkennen.
• Qualitative und quantitative Risikoanalysen durchführen.
• Risikomaßnahmen planen.
• Beschaffungen planen.

Die Ergebnisse sind der Projektmanagementplan und die Projektdokumente. Die Planung ist iterativ. Die einzelnen Managementpläne fließen in den Gesamtplan ein, der bei Änderungen aktualisiert wird. Passen Sie den Planungsaufwand und die Detailtiefe an den Bedarf des Projekts an. Teilen Sie die Arbeit in Phasen auf, wenn sich das gesamte Projekt zu Beginn noch nicht im Detail planen lässt.

Alle wirken an der Planung mit. Die Projektleitung erstellt den Plan anhand von Beiträgen der Stakeholder, früheren Aufzeichnungen, Unternehmensrichtlinien und anderen Informationen.

Prozessgruppe Ausführung

In der Ausführung werden die im Projektmanagementplan vorgesehenen Arbeiten erledigt, um die Projektziele zu erreichen. Der Schwerpunkt liegt darauf, Menschen zu führen, Prozesse einzuhalten und Informationen zu verteilen.

• Die Projektausführung leiten und steuern.
• Qualitätssicherung durchführen.
• Das Projektteam zusammenstellen.
• Das Projektteam entwickeln.
• Das Projektteam führen.
• Informationen verteilen.
• Die Erwartungen der Stakeholder steuern.
• Beschaffungen durchführen.

Projektmanagement verläuft iterativ, daher kann die Arbeit in unterschiedlicher Reihenfolge erfolgen. Halten Sie sich bei der Ausführung an die aktuelle Fassung des Projektmanagementplans.

Prozessgruppe Überwachung und Steuerung

Bei der Überwachung und Steuerung wird die Leistung am Projektmanagementplan gemessen. Dazu gehört die Genehmigung von Änderungsanträgen, unter anderem für Korrekturmaßnahmen, Vorbeugungsmaßnahmen und Fehlerbehebungen.

• Die Projektarbeit überwachen und steuern.
• Die integrierte Änderungssteuerung durchführen.
• Den Projektumfang überprüfen.
• Den Projektumfang steuern.
• Den Terminplan steuern.
• Kosten steuern.
• Qualitätskontrolle durchführen.
• Über die Leistung berichten.
• Risiken überwachen und steuern.
• Beschaffungen verwalten.

Prozessgruppe Abschluss

Ein Projekt ist beendet, wenn der formelle Abschluss vollzogen ist. Dazu gehören zwei Schritte: das Projekt oder die Phase abschließen und die Beschaffungen abschließen.

Erledigen Sie die administrativen Arbeiten und holen Sie die formelle Bestätigung des Kunden, anderer Stakeholder oder des Projektsponsors ein, dass das Produkt akzeptabel ist. Nach Abschluss des Projekts kann die Projektleitung die Ressourcen freigeben, die den Abschluss unterstützt haben.