Stakeholder-Management

Stakeholder sind Personen, die von einem Projekt betroffen sind. Zum Stakeholdermanagement im Projekt gehört es, sie zu identifizieren, ihre Erwartungen und ihren Einfluss zu analysieren, Strategien für die Zusammenarbeit zu entwickeln und diese umzusetzen. Kommunizieren Sie regelmäßig, um die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder zu verstehen. Die meisten Probleme mit Stakeholdern entstehen durch fehlende Kommunikation. Gehen Sie Probleme deshalb an, sobald sie auftreten. Stimmen Sie konkurrierende Interessen aufeinander ab und beziehen Sie die Stakeholder in wichtige Projektentscheidungen und -aktivitäten ein.

Die Projektleitung muss die Bedürfnisse und den Einfluss der Stakeholder verstehen und wirksam steuern.

Stakeholder identifizieren

Im Prozess „Stakeholder identifizieren“ wird ermittelt, wer vom Projekt betroffen ist und wie viel Aufmerksamkeit jeder Stakeholder benötigt. Zu den Stakeholdern können Kunden, Sponsoren, Beschäftigte, die Unternehmensleitung, staatliche Stellen und die Öffentlichkeit gehören. Sie können Lieferergebnisse positiv oder negativ beeinflussen.

Ermitteln Sie die Bedürfnisse der Stakeholder frühzeitig, damit ihre Anforderungen und Sichtweisen berücksichtigt werden. Gruppieren Sie sie nach Interesse am Projekt, Einfluss auf sein Ergebnis und Grad der Beteiligung. Bauen Sie gute Beziehungen auf, die auf den Projekterfolg ausgerichtet sind.

Eingaben für „Stakeholder identifizieren“

• Projektauftrag. Ermitteln Sie die mit dem Projekt verbundenen internen und externen Parteien.
• Beschaffungsunterlagen. Die Parteien eines Beschaffungsvertrags sind wichtige Projektstakeholder.

Stakeholderanalyse

Nutzen Sie während des gesamten Projekts qualitative und quantitative Analysen, um die Interessen, Erwartungen und den Einfluss der Stakeholder zu ermitteln. Die Analyse zeigt auch Beziehungen auf, die den Aufbau von Partnerschaften erleichtern und die Erfolgsaussichten des Projekts verbessern können.

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Gehen Sie bei der Stakeholderanalyse wie folgt vor.

1. Identifizieren Sie potenzielle Stakeholder und halten Sie ihre Rollen, Abteilungen, Interessen, Kenntnisse, Erwartungen und ihren Einfluss fest.
2. Ermitteln und bewerten Sie die potenziellen Auswirkungen jedes Stakeholders.
3. Ordnen Sie Stakeholder anhand ihrer potenziellen Auswirkungen in Gruppen ein.
4. Überlegen Sie, wie Stakeholder in verschiedenen Situationen wahrscheinlich reagieren werden.
5. Planen Sie, wie Sie Unterstützung stärken und negativen Einfluss mindern können.

Zu den gängigen Einstufungsmodellen gehören die folgenden.

• Macht-Interessen-Matrix. Gruppiert Stakeholder nach Befugnissen und Interesse an den Projektergebnissen.
• Macht-Einfluss-Matrix. Gruppiert Stakeholder nach Befugnissen und Beteiligung am Projekt.
• Macht-Auswirkungs-Matrix. Gruppiert Stakeholder nach Befugnissen und ihrer Fähigkeit, Änderungen an Projektvorgängen zu bewirken.
• Salienzmodell. Gruppiert Stakeholder nach Macht, Dringlichkeit und Legitimität.

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Brainstorming

Nutzen Sie Brainstorming, um potenzielle Stakeholder aus der Unternehmensleitung, anderen Abteilungen und Aufsichtsbehörden zu ermitteln. Ziehen Sie Erkenntnisse aus früheren Projekten heran und konsultieren Sie Projektleitungen mit Erfahrung in ähnlichen Projekten sowie Fachleute und Berater.

Ergebnisse von „Stakeholder identifizieren“

Aktualisieren Sie das Stakeholderregister regelmäßig, wenn neue Erkenntnisse hinzukommen. Es enthält die folgenden Angaben.

• Angaben zu Stakeholdern. Name, Position in der Organisation, Standort, Projektrolle, geschäftliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
• Anforderungen der Stakeholder. Wesentliche Erwartungen, zentrale Anforderungen und Beteiligung am Projekt.
• Einstufung der Stakeholder. Ob die Person intern oder extern ist und ob sie das Projekt unterstützt, ihm ablehnend gegenübersteht oder neutral bleibt.

Stakeholdermanagement planen

Planen Sie, wie Sie die Erwartungen und den Einfluss der Stakeholder während des gesamten Projektlebenszyklus steuern. Der Plan gibt vor, wie Sie mit den Stakeholdern zusammenarbeiten, um das Projekt zu unterstützen. Nutzen Sie ihn, um ihre Beiträge zu gestalten, Erwartungen zu steuern und Projektziele zu erreichen.

Eingaben für „Stakeholdermanagement planen“

• Projektmanagementplan. Prüfen Sie die Prozesse für jede Projektphase, die Ausführung der Arbeit, Planung und Einsatz des Personals, das Verfahren für Änderungsmanagement und den Kommunikationsmanagementplan.
• Stakeholderregister. Prüfen Sie die Interessen, die Beteiligung und die Befugnisse jedes Stakeholders.
• Rahmenbedingungen der Organisation. Berücksichtigen Sie Kultur, Struktur und politisches Klima der Organisation.
• Prozessgrundlagen der Organisation. Nutzen Sie Erkenntnisse aus früheren Projekten und historische Informationen, um das Verhalten der Stakeholder zu verstehen und geeignete Reaktionen zu planen.

Analysetechniken

Legen Sie anhand fachkundiger Einschätzungen fest, wie stark jeder Stakeholder in jeder Phase eingebunden sein sollte. Besprechungen und Gespräche können dabei helfen. Stufen Sie die Beteiligung der Stakeholder wie folgt ein.

• Unwissend. Der Stakeholder kennt möglicherweise das Potenzial oder die Auswirkungen des Projekts nicht.
• Ablehnend. Der Stakeholder widersetzt sich Änderungen am Projekt.
• Neutral. Der Stakeholder lässt das Projekt laufen, ohne es zu unterstützen oder sich ihm zu widersetzen.
• Unterstützend. Der Stakeholder unterstützt die Veränderung und versteht das Potenzial des Projekts.
• Führend. Der Stakeholder unterstützt das Projekt und übernimmt bei Bedarf die Führung, um zu seinem Erfolg beizutragen.

Eine Bewertungsmatrix zur Stakeholderbeteiligung zeigt den aktuellen und den angestrebten Beteiligungsgrad. C steht in der Matrix für den aktuellen und D für den angestrebten Grad.

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Ergebnisse von „Stakeholdermanagement planen“

Der Stakeholdermanagementplan ist Teil des Projektmanagementplans. Er beschreibt Strategien zur Einbindung der Stakeholder. Die für Beschaffungen erforderliche Formstrenge ist hier nicht nötig. Der Bedarf des Projekts bestimmt, ob der Plan formell oder informell sowie detailliert oder grob gehalten wird.

Prüfen Sie bei Aktualisierungen des Stakeholdermanagementplans, ob seine Annahmen noch zutreffen und relevant sind. Weitere Ergebnisse sind Aktualisierungen des Projektterminplans und des Stakeholderregisters.

Stakeholderbeteiligung steuern

Kommunizieren Sie während des gesamten Projektlebenszyklus mit Stakeholdern und arbeiten Sie mit ihnen zusammen, um ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu erfüllen, auftretende Probleme zu lösen und sie angemessen in Projektaktivitäten einzubeziehen. Das Ziel ist, die Unterstützung für den Projekterfolg zu stärken.

• Halten Sie das Engagement der Stakeholder in jeder Phase aufrecht.
• Nutzen Sie Verhandlungen und Kommunikation, um die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen.
• Sehen Sie Probleme voraus und gehen Sie mögliche Bedenken während des gesamten Projekts an.

Der Einfluss der Stakeholder ist zu Projektbeginn am größten und nimmt im weiteren Verlauf ab. Bitten Sie bei Bedarf den Projektsponsor um Hilfe.

Eingaben für „Stakeholderbeteiligung steuern“

Zu den Eingaben gehören der Stakeholdermanagementplan, der Kommunikationsmanagementplan, das Änderungsprotokoll und die Prozessgrundlagen der Organisation. Der Kommunikationsmanagementplan hält den Kommunikationsbedarf der Stakeholder fest. Da Stakeholder Informationen für unterschiedliche Zwecke nutzen, passen Sie Format, Detailtiefe, Inhalt und Sprache nach Bedarf an.

Werkzeuge und Methoden

Nutzen Sie Kommunikationsformen wie E-Mails, Besprechungen, Prozessmeldungen im Intranet und zentrale Koordinationsräume. Hören Sie aktiv zu, bauen Sie Vertrauen auf, lösen Sie Konflikte und helfen Sie Stakeholdern, Widerstand gegen Veränderungen zu überwinden.

Nutzen Sie Ihre Managementfähigkeiten, um Einigkeit über die Projektziele zu fördern, Menschen zur Unterstützung des Projekts zu bewegen und Vereinbarungen auszuhandeln, die den Bedarf des Projekts decken. Unterstützen Sie die Organisation dabei, ihr Verhalten anzupassen, damit sie die Projektergebnisse annehmen kann.

Ergebnisse von „Stakeholderbeteiligung steuern“

Zu den häufigsten Ergebnissen gehören Problemlisten, Änderungsanträge sowie Aktualisierungen des Projektmanagementplans und der Projektdokumente. Ergänzen Sie die Prozessgrundlagen der Organisation um folgende Informationen.

• Mitteilungen an Stakeholder. Teilen Sie Projektfortschritte mit und informieren Sie Stakeholder, wenn Probleme gelöst sind.
• Projektberichte. Nehmen Sie Statusübersichten, gewonnene Erkenntnisse und Problemlisten auf.
• Projektpräsentationen. Nehmen Sie formelle und informelle Präsentationen auf.
• Projektaufzeichnungen. Nehmen Sie Korrespondenz, interne Mitteilungen und Besprechungsprotokolle auf.
• Rückmeldungen der Stakeholder. Halten Sie die Rückmeldungen der Stakeholder fest.
• Gewonnene Erkenntnisse. Dokumentieren Sie Erkenntnisse aus dem Projekt.

Stakeholderbeteiligung überwachen

Überwachen Sie die Beziehungen zu den Stakeholdern des Projekts und passen Sie Strategien und Pläne für deren Einbindung nach Bedarf an. Überwachen Sie die Beteiligung während des gesamten Projekts.