Was ist Projektmanagement?

Definition eines Projekts

Ein Projekt ist ein zeitlich befristetes Vorhaben, das ein einzigartiges Produkt, eine einzigartige Dienstleistung oder ein einzigartiges Ergebnis schaffen soll. Es hat einen klaren Anfang und ein klares Ende.

Die Projektleitung erstellt einen realistischen, zeitlich begrenzten und umsetzbaren Projektmanagementplan, den alle Stakeholder mittragen.

Laufender Betrieb

Organisationen führen sowohl laufende betriebliche Tätigkeiten als auch Projektarbeit aus. Betriebliche Tätigkeiten laufen dauerhaft weiter. Projektarbeit hat ein festgelegtes Ende.

Prozessgruppen und Wissensgebiete im Projektmanagement

Projektmanagement umfasst die Führung von Menschen, die Einteilung der Arbeit in Prozessgruppen und die Anwendung von Wissen aus mehreren Gebieten.

Prozessgruppen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie Abschluss. Wissensgebiete: Integrations-, Projektumfangs-, Termin-, Kosten-, Qualitäts-, Personal-, Kommunikations-, Risiko-, Beschaffungs- und Stakeholdermanagement.

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Programme und Portfolios

Was ist ein Programm?

Mehrere zusammenhängende Projekte unabhängig voneinander zu steuern, kann schwierig sein. Ein Programm fasst diese Projekte zusammen, damit die Organisation sie gemeinsam steuern kann.

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Was ist ein Portfolio?

Ein Portfolio bündelt Programme und Einzelprojekte, die durchgeführt werden, um ein bestimmtes strategisches Geschäftsziel zu erreichen.

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Projektmanagementbüro

Das Projektmanagementbüro (PMO) ist eine zentrale Abteilung, deren Mitarbeitende Projekte steuern und unterstützen. Ein PMO kann die zentrale Stelle für Projektmanagementrichtlinien, Methoden und Vorlagen sein. Es kann Mitarbeitende schulen, sie beim Einsatz von Projektmanagementwerkzeugen unterstützen und Projektleitungen für verschiedene Projekte bereitstellen. Das PMO und die eingesetzten Projektleitungen sind für die Ergebnisse dieser Projekte verantwortlich.

Ein PMO kann außerdem:

• Projektbedarf und Abhängigkeiten zwischen Projekten steuern.
• Ressourcen und Vorlagen bereitstellen.
• An Projektüberprüfungen teilnehmen.
• Die Einhaltung von Organisationsprozessen überwachen.
• Die Kommunikation über Projekte zentral bündeln.
• Im Änderungsausschuss mitwirken.
• Bei der Priorisierung von Projekten helfen.

Geschäftswert

Der Geschäftswert umfasst den gesamten Wert eines Unternehmens, einschließlich materieller und immaterieller Bestandteile. Beispiele für materielle Bestandteile sind Geldvermögen, Betriebsausstattung, Anteilseigner, Eigenkapital und Gebrauchswert. Zu den immateriellen Bestandteilen zählen der Geschäfts- oder Firmenwert, der Ruf, die Markenbekanntheit, der gesellschaftliche Nutzen und Markenrechte.

Ein wirksames Management des laufenden Betriebs trägt zur Wertschöpfung bei. Sowohl gewinnorientierte als auch gemeinnützige Organisationen wollen durch ihre Tätigkeiten einen geschäftlichen Nutzen erzielen.

Projektziele und Projektauftrag

Der Projektauftrag hält die Projektziele fest und kann erläutern, warum das Projekt erforderlich ist. Die Ziele können zunächst allgemein formuliert sein und im Projektverlauf genauer ausgearbeitet werden.

Ein Projekt gilt als abgeschlossen, wenn seine Ziele erreicht sind. Werden sie nicht erreicht, wird es eingestellt. Die Projektleitung ist für das Erreichen der Ziele verantwortlich. Qualitäts-, Risiko-, Stakeholder- und Projektumfangsmanagement wirken sich auf das Ergebnis aus. Wer diese Bereiche gut steuert, trägt dazu bei, die Projektziele zu erreichen.

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Führung durch Zielvereinbarung (MBO)

Führung durch Zielvereinbarung ist ein Ansatz mit drei Schritten.

1. Klare, knappe, gut formulierte und realistische Ziele festlegen.
2. Den Fortschritt regelmäßig überprüfen, um zu sehen, ob die Ziele erreicht werden.
3. Bei Abweichungen von den Zielen Korrekturmaßnahmen ergreifen.

Projektrahmenbedingungen

Rahmenbedingungen können Zeit, Kosten, Risiken, Umfang, Qualität, Ressourcen, Kundenzufriedenheit und weitere Faktoren betreffen. Sie helfen dem Projektteam, konkurrierende Anforderungen zu beurteilen. Die Unternehmensleitung legt die Priorität jeder Rahmenbedingung fest. Eine Änderung kann sich auf andere Rahmenbedingungen auswirken.

Konkurrierende Anforderungen führen während eines Projekts zu Änderungen. Jeder Änderungsantrag durchläuft ein formelles Verfahren. Die Projektleitung bewertet die Änderung mithilfe der integrierten Änderungssteuerung und ermittelt, wie sie sich auf sämtliche Rahmenbedingungen des Projekts auswirken würde.

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Stakeholder und Stakeholdermanagement

Stakeholder sind Personen, Gruppen oder Organisationen, auf die sich ein Projekt oder dessen Produkt positiv oder negativ auswirken kann. Dazu können Projektleitungen, Projektsponsoren, Teammitglieder, das PMO, Portfolioleitungen, Programmleitungen, Fachabteilungsleitungen und Auftragnehmer gehören.

Ein Projekt kann scheitern, wenn Stakeholder zu wenig Informationen oder Gelegenheit zur Mitwirkung erhalten oder ihre Bedürfnisse und Erwartungen unerfüllt bleiben. Während des gesamten Projektlebenszyklus analysiert und steuert die Projektleitung die Bedürfnisse und den Einfluss der Stakeholder.