Rollen im Projektmanagement

In einem Projekt kommen Menschen mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten zusammen. Die Abbildung zeigt die Rollen, die zum Projektmanagement beitragen.

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Project Manager

Die Projektleitung steuert das gesamte Projekt, damit es seine Ziele erreicht. Die Rolle erfordert Projektmanagement-Kenntnisse, soziale Kompetenzen und Führungsstärke. Die Projektleitung beaufsichtigt das Projekt und arbeitet gegebenenfalls mit gesonderten Ressourcenverantwortlichen zusammen. Technisches Fachwissen ist optional.

Das Projekt initiieren und planen

• Spätestens bei der Initiierung in das Projekt einsteigen und den Projektauftrag mitverfassen.
• Geeignete Prozesse für das Projekt auswählen.
• Rahmenbedingungen und Annahmen ermitteln und analysieren.
• Die Planung leiten und steuern.
• Abhängigkeiten zwischen Vorgängen ermitteln.
• Unrealistische Terminvorgaben ansprechen und einen realistischen Terminplan erstellen.
• Das erforderliche Qualitätsniveau ermitteln und erreichen.
• Den Plan für das Änderungsmanagement im Projekt festlegen.
• Zeit- und Kostenreserven vorsehen.

Das Team führen und mit Stakeholdern zusammenarbeiten

• Das Arbeitsumfeld des Teams gestalten. Gute Kommunikation fördern, das Team vor internen Machtkämpfen schützen, kulturelle Unterschiede sinnvoll nutzen und Probleme im Team lösen.
• Sicherstellen, dass Teammitglieder und andere Stakeholder professionell miteinander umgehen.
• Den Austausch zwischen dem Projekt und wichtigen Stakeholdern koordinieren.
• Berufliche und gesellschaftliche Verantwortung verstehen und einfordern.
• Das Team und andere Stakeholder bei der Ausführung unterstützen.
• Das Team auf Risikomanagement und mögliche Maßnahmen ausrichten.

Das Projekt steuern und abschließen

• Die Kontrolle behalten, indem die Leistung am Plan gemessen und Abweichungen ermittelt werden.
• Kennzahlen nutzen, um Abweichungen und Trends zu erkennen. Gemeinsam mit den Teammitgliedern Abweichungen vom Projektmanagementplan klären.
• Feststellen, wann ein Änderungsantrag nötig ist, einschließlich empfohlener Korrekturmaßnahmen, Vorbeugungsmaßnahmen und Fehlerbehebungen. Anträge im Rahmen der eigenen Befugnisse genehmigen oder ablehnen oder dem Änderungsausschuss vorlegen.
• Bei Bedarf Nein sagen.
• Mehr Zeit dafür aufwenden, Probleme vorauszusehen und zu vermeiden, als darauf zu reagieren.
• Jede Phase und das Projekt als Ganzes abschließen.

Die Projektleitung muss über die nötigen Befugnisse verfügen und für ihre Arbeit Rechenschaft ablegen. Sie ist für Erfolg oder Misserfolg des Projekts verantwortlich. Nur die Projektleitung kann die Projektbestandteile zu einem Ganzen zusammenführen, das die Bedürfnisse des Kunden erfüllt. Die meisten Projektmanagementaufgaben führt sie selbst aus oder delegiert sie.

Programmmanager

Die Programmleitung koordiniert, unterstützt und lenkt zusammenhängende Projekte, damit sowohl die Ziele der einzelnen Projekte als auch die des Programms erreicht werden. Zu ihren Aufgaben können gehören:

• Zusammenhängende Projekte gemeinsam steuern, um Ergebnisse zu erzielen, die mit den einzelnen Projekten allein nicht erreichbar wären.
• Sicherstellen, dass ausgewählte Projekte die strategischen Ziele der Organisation unterstützen.
• Projekte beaufsichtigen und zum Nutzen des Programms anpassen.
• Einzelne Projektleitungen anleiten und unterstützen.

Produktmanager

Das Produktmanagement konzentriert sich auf die Strategie und darauf, die Marktanforderungen zu erfüllen.

• Den Marktbedarf untersuchen und aktuelle Chancen und Risiken ermitteln.
• Chancen prüfen und Bedrohungen verringern, um den Erfolg der Organisation zu fördern.
• Die Leistung bestehender Produkte beobachten und die Produkte der Konkurrenz im Blick behalten.
• Maßgeblich an der Einführung neuer Produkte auf Basis von Marktforschung mitwirken.
• Dem operativen Team beratend zur Seite stehen, wenn es erwägt, die Produktion erfolgsschwacher Produkte einzustellen.
• Die Verantwortung für den Markterfolg des Produkts übernehmen.

Servicemanager

Das Servicemanagement ist in erster Linie für die Bereitstellung einer Dienstleistung im Rahmen eines bestimmten Produkt- oder Dienstleistungsangebots verantwortlich.

• Die Gesamtleistung des Servicebereichs überwachen.
• Leistungskennzahlen ermitteln und verfolgen.
• Beziehungen zur IT, zu Geschäftspartnern und zu anderen Teams pflegen.
• Verantwortung für die Teamleistung im Servicebereich übernehmen.

Produktqualitätsmanager

Das Produktqualitätsmanagement ist in erster Linie für die Produktqualität verantwortlich.

• Die kritischen Parameter oder Messgrößen ermitteln, die dazu führen können, dass das Produkt im Gebrauch versagt.
• Produktaudits konzipieren und einführen. Das Audit kann festlegen, wie viele Produkte als Stichprobe zu prüfen sind, wie die Prüfung abläuft und wie die Prüfenden ausgewählt, geschult und auf einheitliche Bewertungsmaßstäbe abgestimmt werden.
• Ein Verfahren einrichten, um die Entwicklung der Produktqualität zu verfolgen und zu überwachen.

Analyst für Prozessanforderungen

Der Analyst für Prozessanforderungen arbeitet mit der Projektleitung oder dem Produktmanagement zusammen, um den Projektbedarf gemeinsam mit Stakeholdern zu erheben, zu analysieren, zu dokumentieren und zu validieren.

1. Stakeholder identifizieren. Gemeinsam mit der Projektleitung alle vom Prozess betroffenen Personen ermitteln, etwa den Projektsponsor, das Führungsteam, die Prozessverantwortlichen, die Projektleitung, direkt unterstellte Mitarbeitende, Analysten und Anwender.
2. Den geschäftlichen Bedarf bestimmen. Geschäftliche, funktionale und nichtfunktionale Anforderungen sowie Anwenderanforderungen erfassen. Auch Projektgröße und -komplexität, Annahmen und Rahmenbedingungen festhalten.
3. Anforderungen analysieren. Ausgesprochene und unausgesprochene Kundenbedürfnisse ermitteln. Widersprüchliche oder unklare Anforderungen erkennen und klären.
4. Anforderungen dokumentieren. Anforderungen klar, knapp, eindeutig und vollständig formulieren.
5. Anforderungen validieren und priorisieren. Die Stakeholder bitten, die dokumentierten Anforderungen zu bestätigen, und diese anschließend priorisieren.

Projektsponsor

Vor oder während der Projektinitiierung

• Als Stakeholder mit Anforderungen auftreten, die das Projekt erfüllen muss.
• Das Projekt fördern, besonders während sich das Konzept herausbildet.
• Das Projekt gegenüber Personen vertreten, die noch nicht damit vertraut sind, einschließlich der Unternehmensleitung.
• In der gesamten Organisation Unterstützung gewinnen und Zustimmung sichern.
• Finanzierung, Projektleistungsbeschreibung und erste Informationen zum Projektumfang bereitstellen.
• Bei Bedarf Meilensteine, wichtige Ereignisse oder das Projektenddatum festlegen.
• Entscheiden, welche Rahmenbedingungen Vorrang haben.
• Informationen für den Projektauftrag liefern und der Projektleitung die darin festgelegten Befugnisse übertragen.
• Dabei helfen, Arbeiten in geeignete Projekte zu gliedern und diese zu priorisieren.
• Stakeholder ermutigen, die übergeordneten Anforderungen und den Projektumfang abschließend festzulegen.
• Das Projekt durch Genehmigung und formelle Bestätigung führen, bei Bedarf mit Unterstützung der Projektleitung.

Während der Planung

• Dem Team Zeit für die Planung geben.
• Bei Bedarf den Projektstrukturplan (WBS) überprüfen.
• Eine Liste der Risiken bereitstellen.
• Festlegen, welche Berichte die Unternehmensleitung zur Aufsicht benötigt.
• Eine fachkundige Einschätzung beisteuern.
• Bei der Abwägung helfen, ob zusätzliche Ressourcen eingesetzt, Vorgänge parallelisiert oder Schätzungen neu vorgenommen werden sollten.
• Den endgültigen Projektmanagementplan genehmigen.

Während Ausführung, Überwachung und Steuerung

• Das Projekt vor äußeren Einflüssen und Änderungen schützen.
• Die Qualitätsrichtlinien durchsetzen.
• Eine fachkundige Einschätzung beisteuern.
• Bei Schwierigkeiten im Projekt, bei der Fortschrittskontrolle und bei neuen Schätzungen helfen, Zielkonflikte abzuwägen.
• Konflikte lösen, die außerhalb des Einflussbereichs der Projektleitung liegen.
• Änderungen genehmigen oder ablehnen oder eine Vertretung dazu ermächtigen.
• Bei Bedarf eine Überprüfung im Rahmen der Qualitätssicherung veranlassen.
• Fragen zum Projektumfang klären.
• Gemeinsam mit der Projektleitung den Fortschritt überwachen.

Während des Abschlusses

• Lieferergebnisse formell abnehmen.
• Beim Sammeln von Aufzeichnungen aus früheren Projekten helfen.

Projektteam

Das Projektteam führt die Projektarbeit durch. Es kann bei folgenden Aufgaben helfen:

• Stakeholder identifizieren und einbinden.
• Anforderungen, Rahmenbedingungen und Annahmen ermitteln.
• Den Projektstrukturplan (WBS) erstellen.
• Die zugewiesenen Arbeitspakete in Vorgänge für den Terminplan aufteilen.
• Abhängigkeiten zwischen Vorgängen ermitteln.
• Zeit- und Kostenschätzungen abgeben.
• Beim Risikomanagement mitwirken.
• Die Qualitäts- und Kommunikationspläne befolgen.
• Bei der Einhaltung der Grundregeln helfen.
• Den Projektmanagementplan umsetzen und die in der Beschreibung des Projektumfangs vorgesehenen Arbeiten abschließen.
• An Besprechungen des Projektteams teilnehmen.
• Prozesse verbessern.
• Projektänderungen empfehlen, einschließlich Korrekturmaßnahmen.

Teammitglieder, die auch Projektmanagementaufgaben übernehmen, gehören zum Projektmanagementteam.

Stakeholder als Gruppe

Stakeholder können ein Projekt positiv oder negativ beeinflussen. Dazu gehören Kunden oder Anwender, die Projektleitung und das Projektteam, der Projektsponsor, Programm- und Portfolioleitungen, das Projektmanagementbüro (PMO), Fachabteilungsleitungen der Organisation und externe Auftragnehmer, die Dienstleistungen oder Materialien liefern.

• Beim Erstellen des Projektauftrags und der Beschreibung des Projektumfangs mitwirken.
• Bei der Entwicklung des Projektmanagementplans helfen.
• Projektänderungen genehmigen oder im Änderungsausschuss mitwirken.
• Rahmenbedingungen und Anforderungen ermitteln.
• Beim Risikomanagement mitwirken und gegebenenfalls Verantwortung für Risikomaßnahmen übernehmen.

Fachabteilungsleitung

Eine Fachabteilungsleitung ist für die Ressourcen einer Abteilung verantwortlich und verwaltet sie, etwa in IT, Entwicklung, Öffentlichkeitsarbeit oder Marketing. Sie leitet in der Regel die fachliche Arbeit der Personen aus der Abteilung, die einem Projekt zugewiesen sind.

Die Organisationsstruktur bestimmt, wer das Projektpersonal anleitet. In einer Matrixorganisation teilen sich Fachabteilungsleitung und Projektleitung diese Verantwortung. In einer projektorientierten Organisation leitet die Projektleitung sämtliche Arbeiten. In einer funktionalen Organisation leitet die Fachabteilungsleitung sämtliche Arbeiten. Die Projektleitung muss Konflikte mit der Fachabteilungsleitung vermeiden und den Ressourcenbedarf mit ihr abstimmen, damit die Projektarbeit abgeschlossen werden kann.

• Personen dem Projektteam zuweisen und den Ressourcenbedarf mit der Projektleitung aushandeln.
• Die Projektleitung über andere Projekte informieren, die dieses Projekt beeinflussen könnten.
• An der anfänglichen Planung mitwirken, bis Arbeitspakete oder Vorgänge zugewiesen sind.
• Fachwissen einbringen.
• Den endgültigen Terminplan bei der Terminplanerstellung genehmigen.
• Den endgültigen Projektmanagementplan bei der Planerstellung genehmigen.
• Änderungen empfehlen, einschließlich Korrekturmaßnahmen.
• Tätigkeiten im Fachbereich steuern.
• Bei der Lösung von Leistungsproblemen einzelner Teammitglieder helfen.
• Den Personaleinsatz verbessern.

Portfolioleitung

Die Portfolioleitung steuert die Projekte oder Programme eines Portfolios auf Führungsebene. Ob ein Projekt aufgenommen wird, hängt von seinem Nutzen, der möglichen Kapitalrendite, seiner Übereinstimmung mit der Unternehmensstrategie, einem vertretbaren Risiko und anderen für den Organisationserfolg entscheidenden Faktoren ab.

• Projekte oder Programme steuern, die möglicherweise wenig gemeinsam haben.
• Sicherstellen, dass die ausgewählten Projekte der Organisation einen Nutzen bringen.
• Mit der Unternehmensleitung zusammenarbeiten, um Unterstützung für einzelne Projekte zu gewinnen.
• Den größtmöglichen Ertrag aus den eingesetzten Ressourcen erzielen.