Gestión de las comunicaciones

Los gerentes de proyectos dedican aproximadamente del 85% al 90% de su tiempo a comunicarse. Los problemas de comunicación son los que afrontan con mayor frecuencia, por lo que resulta indispensable contar con un plan de gestión de las comunicaciones bien estructurado. Averigua qué necesitan saber los interesados, explícales qué información necesitas de ellos y actualiza el plan con frecuencia a medida que cambien las necesidades del proyecto.

Los interesados y la comunicación

Los gerentes aportan conocimientos de gestión de proyectos. Los interesados aportan conocimientos técnicos sobre qué hay que hacer y cómo hacerlo. Identifica a los interesados, sus requisitos, sus expectativas y su influencia. Luego incorpora esa información al alcance del producto o del proyecto según sea necesario.

Los interesados son esenciales para cualquier proyecto. Identifícalos durante el inicio y gestiona sus expectativas, su participación y su influencia a lo largo de todo el ciclo de vida.

1. Identifica a todos los interesados.
2. Determina todos sus requisitos.
3. Determina sus expectativas.
4. Determina sus intereses.
5. Evalúa su nivel de influencia.
6. Planifica cómo comunicarte con ellos.
7. Pon en práctica el plan de comunicación.
8. Gestiona sus expectativas y su influencia.

Identificar a los interesados

Análisis de interesados

El análisis de los interesados permite identificarlos y evaluar su impacto o influencia en el proyecto. Parte de la lista inicial del acta de constitución y consulta los registros de proyectos anteriores. Obtén más información mediante técnicas como la lluvia de ideas y las entrevistas. Pregunta a los interesados recién identificados quién más debería participar.

Utiliza herramientas como las matrices de poder e interés y los modelos de prominencia para agrupar a los interesados según su autoridad, impacto, influencia o requisitos. Estos grupos ayudan a decidir qué comunicar, cuándo hacerlo y cómo contactar a cada interesado.

Registro de interesados

El registro de interesados es una salida de Identificar a los Interesados. Reúne la información recopilada sobre ellos.

Abrir el diagrama a tamaño completo ↗

Estrategia de gestión de los interesados

Identificar a los Interesados también genera una estrategia para gestionarlos. Decide si conviene atenderlos individualmente o por grupos, según lo que resulte más sencillo y lleve menos tiempo. Algunos requieren más atención que otros. Según cómo se planifique el proyecto, los interesados pueden facilitarlo o complicarlo. Gestiona los efectos positivos y negativos de su participación.

Planificar las comunicaciones

Considera los factores ambientales de la organización ejecutora, como su cultura y sus expectativas. Revisa sus activos de procesos, incluidos los procesos, procedimientos, registros históricos, lecciones aprendidas y demás información pertinente. El resultado es el plan de gestión de las comunicaciones, que forma parte del plan para la gestión del proyecto.

Identifica a los interesados y sus requisitos de comunicación durante el inicio. Durante la planificación, decide cómo usar esa información para atender sus necesidades de información y comunicación. Un enfoque estructurado y un formato adecuado ayudan a comunicar con claridad y concisión.

• Comunicación escrita formal. Úsala para problemas complejos, el plan para la gestión del proyecto, el acta de constitución, los memorandos y la comunicación a distancia.
• Comunicación oral formal. Úsala en presentaciones y discursos.
• Comunicación escrita informal. Úsala para correos electrónicos, notas manuscritas, mensajes de texto y mensajería instantánea.
• Comunicación oral informal. Úsala en reuniones y conversaciones.

Modelos de comunicación

Un modelo de comunicación tiene tres elementos: el emisor, el mensaje y el receptor. El emisor codifica el mensaje y lo transmite al receptor, que lo decodifica. Factores como el nivel educativo, el idioma y el contexto cultural del receptor pueden introducir ruido y afectar la interpretación.

Abrir el diagrama a tamaño completo ↗

Comunicación eficaz

El emisor debe codificar el mensaje con cuidado, elegir una forma adecuada de enviarlo y confirmar que el receptor lo comprende. Dos factores influyen en cómo se transmite un mensaje.

• Comunicación no verbal. Los gestos y las expresiones transmiten gran parte de lo que las personas comunican. Esta lección estima que alrededor del 55% de toda comunicación es no verbal.
• Comunicación paralingüística. La altura y el tono de la voz también ayudan a transmitir un mensaje.

Escucha eficaz

Decodifica el mensaje con cuidado y confirma que lo entiendes. Observa los gestos y las expresiones faciales y piensa qué vas a decir antes de responder. Practica la escucha activa indicando que estás escuchando, expresando tu acuerdo o desacuerdo o pidiendo una aclaración.

Tecnología de comunicación

Decide cómo comunicar cada asunto. Las opciones incluyen conversaciones cara a cara, teléfono, fax, correo postal, correo electrónico, reuniones virtuales o presenciales y foros de la intranet o de internet. Estos canales son formas de tecnología de comunicación.

Métodos de comunicación

• Comunicación interactiva. Dos o más personas intercambian información y se responden. Por ejemplo, reuniones, conferencias telefónicas y videoconferencias.
• Comunicación de envío (push). El emisor envía información en una sola dirección, sin esperar respuesta. Por ejemplo, informes de situación, envíos masivos y novedades del proyecto que se distribuyen a un público numeroso.
• Comunicación de consulta (pull). El emisor almacena la información en un lugar central, como SharePoint o una unidad compartida. Quienes necesitan la información o tienen la responsabilidad de usarla la consultan allí.

Control de las comunicaciones

Los gerentes de proyectos no pueden controlar cada dato. Su responsabilidad es controlar el flujo de comunicación y lo que se comparte por esa vía.

Reuniones

• Fija un límite de tiempo y respétalo.
• Programa las reuniones periódicas con antelación.
• Reúnete con el equipo regularmente. Ajusta la frecuencia a las necesidades.
• Define un propósito y una agenda específicos para cada reunión.
• Distribuye la agenda antes de la reunión y respétala durante la sesión.
• Asigna roles con antelación. Por ejemplo, designa a una persona para levantar el acta y a otra para controlar el tiempo.
• Invita a las personas necesarias para la conversación.
• Facilita la reunión de manera eficaz y sigue sus reglas.
• Asigna a cada acción una persona responsable y una fecha límite durante la reunión.
• Redacta y publica el acta.

Abrir el diagrama a tamaño completo ↗

Abrir el diagrama a tamaño completo ↗

Canales de comunicación

Calcula el número de canales de comunicación mediante N(N − 1) / 2, donde N es el número de personas.

Plan de gestión de las comunicaciones

Documenta cómo gestionará y controlará la comunicación el gerente del proyecto. Dada la complejidad de las comunicaciones, elabora el plan por escrito y atiende las necesidades de todos los interesados. Incorpóralo al plan para la gestión del proyecto.

Distribuir la información

El gerente del proyecto distribuye información a los interesados. Cada uno necesita información y formatos distintos. Decide de antemano qué debe saber cada persona, cómo recibirlo y cuándo enviárselo. Distribuir la Información pone en práctica el plan de gestión de las comunicaciones. Asegúrate de que la información llegue de manera eficaz y eficiente a sus destinatarios.

Gestionar las expectativas de los interesados

Actúa pronto para mostrar a los interesados que se tienen en cuenta sus necesidades y preocupaciones, aunque el equipo no pueda aceptar todas las solicitudes. Mantén abiertos los canales de comunicación para que puedan avisar al gerente de posibles riesgos, cambios y otros asuntos pertinentes.

Presta atención a las necesidades de los interesados mientras avanza el trabajo. Esto ayuda a generar confianza, resolver conflictos, prevenir problemas y reforzar el sentido de pertenencia. Consulta el registro de interesados, la estrategia para gestionarlos, el plan de gestión de las comunicaciones, los registros de incidentes y los cambios para decidir cómo actuar.

Obstáculos para la comunicación

Entre los obstáculos frecuentes están el ruido del entorno, una mala codificación o decodificación, los comentarios negativos, las diferencias culturales y lingüísticas, la hostilidad y la distancia entre los interlocutores.

Informar sobre el desempeño

Informar sobre el desempeño consiste en reunir y analizar información del trabajo, preparar informes y enviarlos a los interesados pertinentes. Estos informes forman parte del plan de gestión de las comunicaciones.

Diseña los informes según las necesidades del proyecto e incluye el nivel de detalle que necesitan los interesados. Elige una forma de entrega que facilite su lectura y permita actuar en consecuencia. Equilibra el trabajo de informar con las demás tareas de gestión.

Consulta el plan para la gestión del proyecto para identificar la línea base de medición del desempeño. Presenta de forma clara, concisa y precisa el desempeño del cronograma, los costos, el alcance y la calidad. Utiliza los informes para determinar cuándo recomendar e implementar acciones correctivas. Los informes también deben mirar hacia adelante.

• Informe de situación. Muestra el desempeño actual del proceso frente a la línea base de medición del desempeño.
• Informe de avance. Describe el total del trabajo realizado.
• Informe de tendencias. Muestra si el desempeño mejora o empeora.
• Informe de pronósticos. Utiliza datos actuales o históricos para estimar el estado y el desempeño futuros del proyecto.
• Informe de desviaciones. Compara el desempeño real con las líneas base.
• Informe de valor ganado. Integra medidas de alcance, costos y cronograma para evaluar el desempeño del proyecto.
• Documentación de lecciones aprendidas. Utiliza los informes de desempeño para registrar lecciones que sirvan a proyectos futuros.

Identificar a los interesados desde el principio y contar con un plan de gestión de las comunicaciones por escrito ofrece al gerente una forma estructurada de gestionar la comunicación durante todo el proyecto.