¿Qué es la gestión de proyectos?

Definición de proyecto

Un proyecto es un esfuerzo temporal que tiene por objeto crear un producto, servicio o resultado único. Tiene un inicio y un fin definidos.

El gerente del proyecto elabora un plan de gestión realista, con plazos definidos y metas alcanzables, que cuenta con el apoyo de todos los interesados.

Trabajo operativo

Las organizaciones realizan tanto trabajo operativo como trabajo de proyectos. El trabajo operativo es continuo. El trabajo de un proyecto tiene un final definido.

Grupos de procesos y áreas de conocimiento de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos implica dirigir personas, organizar el trabajo en grupos de procesos y aplicar conocimientos de varias áreas.

Grupos de procesos: Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control, y Cierre. Áreas de conocimiento: integración, alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones y gestión de los interesados.

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Programas y portafolios

¿Qué es un programa?

Gestionar por separado varios proyectos relacionados puede ser difícil. Un programa los reúne para que la organización pueda gestionarlos en conjunto.

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¿Qué es un portafolio?

Un portafolio agrupa programas y proyectos individuales que se llevan a cabo para alcanzar un objetivo estratégico concreto de la organización.

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Oficina de Gestión de Proyectos

La oficina de gestión de proyectos (PMO) es un departamento centralizado cuyo personal gestiona proyectos y les brinda apoyo. Puede actuar como autoridad central en materia de políticas, métodos y plantillas de gestión de proyectos. También puede capacitar al personal, ayudarle a utilizar herramientas de gestión y asignar gerentes a distintos proyectos. La PMO y los gerentes asignados son responsables de los resultados de esos proyectos.

La PMO también puede:

• Gestionar las necesidades de los proyectos y las dependencias entre ellos.
• Proporcionar recursos y plantillas.
• Participar en reuniones de revisión de proyectos.
• Monitorear el cumplimiento de los procesos de la organización.
• Centralizar la comunicación sobre los proyectos.
• Formar parte del comité de control de cambios.
• Ayudar a priorizar los proyectos.

Valor para la organización

El valor de una organización abarca todos sus elementos tangibles e intangibles. Entre los tangibles se cuentan los activos monetarios, las instalaciones fijas, los accionistas, el patrimonio y la utilidad. Entre los intangibles figuran el fondo de comercio, la reputación, el reconocimiento de marca, el beneficio público y las marcas registradas.

Gestionar bien las operaciones continuas ayuda a crear valor. Tanto las organizaciones con fines de lucro como las que no los tienen buscan generar valor mediante sus actividades.

Objetivos y acta de constitución del proyecto

El acta de constitución documenta los objetivos del proyecto y puede explicar por qué es necesario. Los objetivos pueden definirse primero en términos generales y detallarse a medida que avanza el proyecto.

Un proyecto se considera terminado cuando cumple sus objetivos. Si no los cumple, se da por terminado. El gerente del proyecto es responsable de alcanzar los objetivos. La gestión de la calidad, los riesgos, los interesados y el alcance incide en el resultado. Gestionar bien estas áreas ayuda a cumplir los objetivos.

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Dirección por objetivos (MBO)

La dirección por objetivos es una filosofía que consta de tres pasos.

1. Establece objetivos claros, concisos, bien formulados y realistas.
2. Revisa periódicamente el avance para comprobar si se están cumpliendo.
3. Toma medidas correctivas cuando el desempeño se desvíe de los objetivos.

Restricciones del proyecto

Las restricciones pueden referirse al tiempo, el costo, el riesgo, el alcance, la calidad, los recursos, la satisfacción del cliente y otros factores. Ayudan al equipo a evaluar exigencias contrapuestas. La dirección fija la prioridad de cada restricción, y cualquier cambio en una puede repercutir en las demás.

Las exigencias contrapuestas generan cambios durante el proyecto. Cada solicitud de cambio sigue un proceso formal. El gerente del proyecto aplica el control integrado de cambios para evaluar el cambio y determinar cómo afectaría a todas las restricciones del proyecto.

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Los interesados y su gestión

Los interesados son personas, grupos u organizaciones a los que el proyecto o su producto pueden afectar de forma positiva o negativa. Pueden ser gerentes de proyectos, patrocinadores, miembros del equipo, la PMO, gerentes de portafolios o programas, gerentes funcionales y proveedores.

Un proyecto puede fracasar si los interesados reciben poca información, tienen escasas oportunidades de aportar su opinión o ven que sus necesidades y expectativas quedan sin atender. A lo largo del ciclo de vida del proyecto, el gerente analiza y gestiona las necesidades y los niveles de influencia de los interesados.