Roles en la gestión de proyectos

Un proyecto reúne a personas con distintas responsabilidades. La figura muestra los roles que contribuyen a la gestión de proyectos.

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Project Manager

El gerente del proyecto gestiona el proyecto en su conjunto para cumplir sus objetivos. El rol exige conocimientos de gestión de proyectos, habilidades interpersonales y liderazgo. El gerente supervisa el proyecto y puede trabajar con otras personas responsables de los recursos. La experiencia técnica es opcional.

Iniciar y planificar el proyecto

• Incorpórate al proyecto a más tardar durante el inicio y ayuda a redactar el acta de constitución.
• Selecciona los procesos adecuados para el proyecto.
• Identifica y analiza las restricciones y los supuestos.
• Lidera y dirige la planificación.
• Identifica las dependencias entre actividades.
• Aborda los requisitos de tiempo poco realistas y elabora un cronograma viable.
• Determina el nivel de calidad requerido y asegúrate de alcanzarlo.
• Define el plan de gestión de cambios del proyecto.
• Establece las reservas de tiempo y costos.

Liderar al equipo y colaborar con los interesados

• Define el entorno de trabajo del equipo. Fomenta la buena comunicación, protege al equipo de las disputas internas, aprovecha las diferencias culturales y resuelve los problemas del equipo.
• Asegúrate de que el equipo y los demás interesados se relacionen de manera profesional.
• Coordina las interacciones entre el proyecto y los interesados clave.
• Comprende y haz cumplir la responsabilidad profesional y social.
• Apoya al equipo y a los demás interesados durante la ejecución.
• Mantén al equipo centrado en la gestión de riesgos y las posibles respuestas.

Controlar y cerrar el proyecto

• Mantén el control midiendo el desempeño frente al plan e identificando las desviaciones.
• Utiliza métricas para detectar desviaciones y tendencias. Colabora con el equipo para resolver las desviaciones del plan para la gestión del proyecto.
• Determina cuándo se necesita una solicitud de cambio, incluidas las acciones correctivas y preventivas y las reparaciones de defectos recomendadas. Aprueba o rechaza las solicitudes que estén dentro de tu autoridad o preséntalas al comité de control de cambios.
• Di que no cuando sea necesario.
• Dedica más tiempo a anticipar y prevenir problemas que a reaccionar ante ellos.
• Cierra cada fase y el proyecto en su conjunto.

El gerente del proyecto debe contar con la autoridad necesaria y asumir la responsabilidad que exige el rol. Responde por el éxito o el fracaso del proyecto. Solo el gerente puede integrar los componentes del proyecto en un conjunto que atienda las necesidades del cliente. También realiza o delega la mayoría de las actividades de gestión del proyecto.

Director de programas

El gerente del programa coordina, apoya y orienta los proyectos relacionados para alcanzar tanto los objetivos de los proyectos como los del programa. Sus responsabilidades pueden incluir:

• Gestiona en conjunto los proyectos relacionados para alcanzar resultados que no se podrían obtener por separado.
• Asegúrate de que los proyectos seleccionados contribuyan a los objetivos estratégicos de la organización.
• Supervisa los proyectos y ajústalos en beneficio del programa.
• Orienta y apoya a los gerentes de cada proyecto.

Responsable de producto

El gerente de producto se centra en la estrategia y en cumplir los requisitos del mercado.

• Estudia las necesidades del mercado e identifica las oportunidades y amenazas actuales.
• Explora oportunidades y reduce amenazas para contribuir al éxito de la organización.
• Monitorea el desempeño de los productos existentes y sigue de cerca los productos de la competencia.
• Desempeña un papel importante en el lanzamiento de nuevos productos a partir de estudios de mercado.
• Sirve de interlocutor al equipo de operaciones cuando este considera dejar de fabricar productos de bajo desempeño.
• Asume la responsabilidad por el desempeño de los productos en el mercado.

Gerente de servicios

El gerente de servicios es el principal responsable de prestar un servicio asociado a un producto o a una oferta de servicios.

• Monitorea el desempeño general del área de servicios.
• Identifica las métricas de desempeño y hazles seguimiento.
• Mantén relaciones con el área de TI, los socios comerciales y otros equipos.
• Asume la responsabilidad por el desempeño del equipo en el área de servicios.

Gerente de calidad del producto

El gerente de calidad del producto es el principal responsable de su calidad.

• Identifica los parámetros o medidas críticos que pueden provocar fallas durante el uso del producto.
• Diseña y pon en marcha auditorías del producto. La auditoría puede establecer cuántos productos se deben incluir en la muestra, cómo realizarla y cómo seleccionar, capacitar y calibrar a los auditores.
• Establece un método para seguir y monitorear el desempeño de la calidad del producto.

Analista de requisitos de procesos

El analista de requisitos de procesos colabora con el gerente del proyecto o del producto para recopilar, analizar, documentar y validar las necesidades del proyecto con los interesados.

1. Identifica a los interesados. Colabora con el gerente del proyecto para identificar a todas las personas afectadas por el proceso, como el patrocinador, el equipo directivo, el responsable del proceso, el propio gerente, sus colaboradores directos, los analistas y los usuarios.
2. Define las necesidades del negocio. Registra los requisitos de negocio, funcionales, no funcionales y de usuario, junto con el tamaño y la complejidad del proyecto, los supuestos y las restricciones.
3. Analiza los requisitos. Identifica las necesidades expresas e implícitas del cliente. Detecta los requisitos contradictorios o poco claros y acláralos.
4. Documenta los requisitos. Redáctalos de forma clara, concisa, inequívoca y completa.
5. Valida y prioriza los requisitos. Pide a los interesados que validen los requisitos documentados y luego priorízalos.

Patrocinador

Antes o durante el inicio del proyecto

• Participa como interesado con requisitos que el proyecto debe cumplir.
• Impulsa el proyecto, en especial mientras se define el concepto.
• Representa al proyecto ante quienes no lo conocen, incluida la alta dirección.
• Consigue respaldo y logra el apoyo de toda la organización.
• Proporciona financiación, el enunciado del trabajo del proyecto e información sobre el alcance inicial.
• Fija hitos, acontecimientos clave o la fecha de finalización cuando corresponda.
• Decide qué restricciones tienen prioridad.
• Proporciona información para el acta de constitución y otorga al gerente del proyecto la autoridad que esta establece.
• Ayuda a organizar el trabajo en los proyectos correspondientes y fija prioridades entre ellos.
• Anima a los interesados a finalizar los requisitos y el alcance de alto nivel.
• Guía el proyecto por las etapas de aprobación y formalización con el apoyo del gerente cuando sea necesario.

Durante la planificación

• Dale al equipo tiempo para planificar.
• Revisa la estructura de desglose del trabajo (WBS) cuando corresponda.
• Proporciona una lista de riesgos.
• Determina qué informes necesita la dirección para supervisar el proyecto.
• Aporta juicio de expertos.
• Ayuda a evaluar las ventajas y desventajas de la intensificación, la ejecución rápida y las nuevas estimaciones.
• Aprueba el plan final para la gestión del proyecto.

Durante la ejecución, el monitoreo y el control

• Protege al proyecto de influencias y cambios externos.
• Haz cumplir las políticas de calidad.
• Aporta juicio de expertos.
• Ayuda a evaluar ventajas y desventajas cuando surjan dificultades, al hacer seguimiento y al volver a estimar.
• Resuelve los conflictos que estén fuera del control del gerente del proyecto.
• Aprueba o rechaza cambios, o autoriza a un representante para que lo haga.
• Dirige una revisión de aseguramiento de la calidad cuando corresponda.
• Aclara las dudas sobre el alcance.
• Colabora con el gerente del proyecto para monitorear el avance.

Durante el cierre

• Proporciona la aceptación formal de los entregables.
• Apoya la recopilación de registros históricos de proyectos anteriores.

Equipo del proyecto

El equipo del proyecto realiza el trabajo del proyecto. Puede ayudar a:

• Identificar e involucrar a los interesados.
• Identificar los requisitos, las restricciones y los supuestos.
• Crea la WBS.
• Desglosar los paquetes de trabajo asignados en actividades del cronograma.
• Identifica las dependencias entre actividades.
• Proporcionar estimaciones de tiempo y costos.
• Participar en la gestión de los riesgos.
• Seguir los planes de calidad y comunicaciones.
• Ayudar a hacer cumplir las reglas básicas.
• Ejecutar el plan para la gestión del proyecto y completar el trabajo previsto en el enunciado del alcance.
• Asistir a las reuniones del equipo del proyecto.
• Mejorar los procesos.
• Recomendar cambios en el proyecto, incluidas acciones correctivas.

Quienes también asumen responsabilidades de gestión forman parte del equipo de gestión del proyecto.

Los interesados como grupo

Un interesado puede influir en el proyecto de forma positiva o negativa. Entre los interesados están los clientes o usuarios, el gerente y el equipo del proyecto, el patrocinador, los gerentes de programas y portafolios, la oficina de gestión de proyectos (PMO), los gerentes funcionales de la organización y los vendedores externos que suministran servicios o materiales.

• Ayudar a elaborar el acta de constitución y el enunciado del alcance del proyecto.
• Ayudar a desarrollar el plan para la gestión del proyecto.
• Aprobar cambios en el proyecto o formar parte del comité de control de cambios.
• Identificar las restricciones y los requisitos.
• Participar en la gestión de los riesgos y, cuando corresponda, asumir la responsabilidad de las respuestas.

Gerente funcional

El gerente funcional tiene a su cargo los recursos de un departamento, como TI, ingeniería, relaciones públicas o marketing. Por lo general, dirige el trabajo técnico de las personas del departamento que se asignan a un proyecto.

La estructura organizacional determina quién dirige al personal del proyecto. En una organización matricial, el gerente funcional y el gerente del proyecto comparten esa responsabilidad. En una organización orientada a proyectos, el gerente del proyecto dirige todo el trabajo. En una organización funcional, el gerente funcional dirige todo el trabajo. El gerente del proyecto es responsable de evitar conflictos con el gerente funcional y de coordinar sus necesidades de recursos para completar el trabajo.

• Asigna personas al equipo del proyecto y negocia las necesidades de recursos con el gerente del proyecto.
• Informa al gerente del proyecto de otros proyectos que podrían afectar al actual.
• Participa en la planificación inicial hasta que se asignen los paquetes de trabajo o las actividades.
• Aporta conocimientos especializados.
• Aprueba el cronograma final durante su elaboración.
• Aprueba el plan final para la gestión del proyecto durante su elaboración.
• Recomienda cambios, incluidas acciones correctivas.
• Gestiona las actividades del área funcional.
• Ayuda a resolver problemas de desempeño de los integrantes del equipo.
• Mejora el aprovechamiento del personal.

Gerente de portafolio

El gerente de portafolio ejerce la gobernanza a nivel ejecutivo de los proyectos o programas de un portafolio. La inclusión de un proyecto depende de su valor, el retorno potencial de la inversión, su alineación con la estrategia corporativa, el nivel de riesgo aceptable y otros factores decisivos para el éxito de la organización.

• Gestiona proyectos o programas que pueden tener poco en común.
• Asegúrate de que los proyectos seleccionados aporten valor a la organización.
• Colabora con los altos directivos para conseguir apoyo para cada proyecto.
• Obtén el máximo rendimiento de los recursos invertidos.