Procesos de gestión de proyectos

Los cinco grupos de procesos

1. Comienza. Inicia el proyecto.
2. Planifica. Planifica el proyecto.
3. Actúa. Ejecuta el proyecto.
4. Comprueba y actúa. Monitorea y controla el proyecto.
5. Termina. Cierra el proyecto.

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Grupo de procesos de Inicio

El Inicio autoriza formalmente un proyecto nuevo y lo pone en marcha. Durante esta etapa se asigna al gerente del proyecto, que recibe la información necesaria para comenzar. El Inicio también puede dar paso a la selección de proyectos.

El equipo elabora el acta de constitución del proyecto e identifica a los interesados y sus necesidades generales. Las salidas son el acta, los interesados identificados y una estrategia para gestionarlos.

Entradas de Inicio

Las posibles entradas incluyen:

• El caso de negocio.
• La descripción del producto.
• La relación entre la estrategia de la empresa y el proyecto.
• Los posibles interesados.
• Los contratos.
• Las normas vigentes del sector.
• El sistema de control de cambios.
• Los procesos y procedimientos definidos.
• Las plantillas de proyectos anteriores.
• Las estructuras de desglose del trabajo (WBS) de proyectos anteriores.
• Las estimaciones de proyectos anteriores.
• El conocimiento de la cultura de la empresa.
• Los posibles miembros del equipo.

Elaboración progresiva

La elaboración progresiva consiste en afinar de manera continua las estimaciones y el alcance.

Caso de negocio

El caso de negocio explica por qué se inició el proyecto. Conocer ese motivo ayuda al gerente a orientar las actividades hacia el resultado previsto y al equipo a conseguirlo.

Planificación general durante el Inicio

1. Crea una WBS de alto nivel.
2. Prepara una estimación de orden de magnitud.
3. Identifica los riesgos de alto nivel.

Este trabajo permite elaborar el acta de constitución, que documenta los objetivos del proyecto, el calendario de hitos y el presupuesto inicial.

Grupo de procesos de Planificación

La Planificación organiza el trabajo antes de iniciarlo. Puede ahorrar tiempo, recursos y dinero. El equipo analiza en detalle si puede alcanzar los objetivos, examina todas las áreas de conocimiento y traza un camino para terminar el proyecto con éxito.

• Elabora el plan para la gestión del proyecto.
• Identifica a los interesados y sus necesidades.
• Recopila los requisitos.
• Define el alcance.
• Crea la WBS.
• Define los paquetes de trabajo y las actividades.
• Secuencia las actividades.
• Estima los recursos de las actividades.
• Estima la duración de las actividades.
• Desarrolla el cronograma.
• Estima los costos.
• Determina el presupuesto.
• Planifica la calidad.
• Desarrolla el plan de recursos humanos.
• Planifica las comunicaciones.
• Planifica la gestión de los riesgos.
• Identificar los riesgos.
• Realiza el análisis cualitativo y cuantitativo de los riesgos.
• Planifica las respuestas a los riesgos.
• Planifica las adquisiciones.

Las salidas son el plan para la gestión del proyecto y los documentos del proyecto. La planificación es iterativa. Los planes de gestión individuales se incorporan al plan general, que se actualiza a medida que surgen cambios. Ajusta el esfuerzo de planificación y el nivel de detalle a las necesidades del proyecto. Organiza el trabajo en fases si al inicio no se puede planificar todo en detalle.

Todos participan en la planificación. El gerente elabora el plan a partir de los aportes de los interesados, registros históricos, políticas de la empresa y demás información.

Grupo de procesos de Ejecución

La Ejecución consiste en realizar el trabajo previsto en el plan de gestión para alcanzar los objetivos del proyecto. Se centra en dirigir a las personas, seguir los procesos y distribuir la información.

• Dirige y gestiona la ejecución del proyecto.
• Realiza el aseguramiento de la calidad.
• Adquiere el equipo del proyecto.
• Desarrolla el equipo del proyecto.
• Gestiona el equipo del proyecto.
• Distribuye la información.
• Gestiona las expectativas de los interesados.
• Lleva a cabo las adquisiciones.

La gestión de proyectos es iterativa, por lo que el trabajo puede seguir distintas secuencias. Durante la ejecución, sigue la revisión más reciente del plan para la gestión del proyecto.

Grupo de procesos de Monitoreo y Control

En Monitoreo y Control se mide el desempeño frente al plan para la gestión del proyecto y se aprueban las solicitudes de cambio, incluidas las acciones correctivas y preventivas y las reparaciones de defectos.

• Monitorea y controla el trabajo del proyecto.
• Realiza el control integrado de cambios.
• Verifica el alcance.
• Controla el alcance.
• Controla el cronograma.
• Controla los costos.
• Realiza el control de calidad.
• Informa sobre el desempeño.
• Monitorea y controla los riesgos.
• Administra las adquisiciones.

Grupo de procesos de Cierre

El proyecto se considera completo una vez que concluye el cierre formal. Las dos acciones son Cerrar el Proyecto o Fase y Cerrar las Adquisiciones.

Completa las tareas administrativas y obtén la aceptación formal del cliente, otros interesados o el patrocinador, según corresponda, de que el producto es aceptable. Una vez cerrado el proyecto, el gerente puede liberar los recursos que apoyaron el cierre.