Gestión de partes interesadas

Los interesados son las personas afectadas por un proyecto. Gestionarlos implica identificarlos, analizar sus expectativas e influencia, definir cómo trabajar con ellos y poner en práctica esas estrategias. Comunícate con frecuencia para conocer sus necesidades y expectativas. La mayoría de los problemas con los interesados se debe a la falta de comunicación. Atiende los problemas a medida que surjan, gestiona los intereses contrapuestos e involucra a los interesados en las decisiones y actividades clave del proyecto.

El gerente del proyecto necesita comprender las necesidades y la influencia de los interesados y gestionarlas eficazmente.

Identificar a los interesados

Identificar a los Interesados es el proceso de determinar a quién afecta el proyecto y cómo abordar a cada persona o grupo. Los interesados pueden incluir a clientes, patrocinadores, empleados, directivos, el gobierno y la sociedad. Pueden influir positiva o negativamente en los entregables del proyecto.

Identifica sus necesidades desde el principio para tener en cuenta sus requisitos y puntos de vista. Agrúpalos por su interés en el proyecto, su influencia en el resultado y su nivel de participación. Cultiva relaciones cordiales orientadas al éxito del proyecto.

Entradas de Identificar a los Interesados

• Acta de constitución del proyecto. Identifica a las partes internas y externas relacionadas con el proyecto.
• Documentos de las adquisiciones. Las partes de un contrato de adquisición son interesados clave del proyecto.

Análisis de interesados

Utiliza análisis cualitativos y cuantitativos a lo largo del proyecto para conocer los intereses, las expectativas y la influencia de los interesados. El análisis también revela relaciones que pueden servir para crear alianzas y aumentar la probabilidad de éxito.

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Para analizar a los interesados, sigue estos pasos.

1. Identifica a los posibles interesados y registra sus roles, departamentos, intereses, conocimientos, expectativas y niveles de influencia.
2. Identifica y evalúa el impacto potencial de cada interesado.
3. Clasifica a los interesados en grupos según su impacto potencial.
4. Considera cómo es probable que respondan en distintas situaciones.
5. Planifica cómo reforzar el apoyo y reducir la influencia negativa.

Entre los modelos de clasificación más comunes se incluyen los siguientes.

• Matriz de poder e interés. Agrupa a los interesados según su autoridad y su interés en los resultados del proyecto.
• Matriz de poder e influencia. Agrupa a los interesados según su autoridad y participación en el proyecto.
• Matriz de poder e impacto. Agrupa a los interesados según su autoridad y su capacidad para incidir en cambios en las actividades del proyecto.
• Modelo de prominencia. Agrupa a los interesados según su poder, urgencia y legitimidad.

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Lluvia de ideas

Utiliza la lluvia de ideas para identificar a posibles interesados de la alta dirección, de otros departamentos y de organismos reguladores. Aprovecha las lecciones aprendidas y consulta a gerentes que hayan trabajado en proyectos similares, especialistas y consultores.

Salidas de Identificar a los Interesados

Actualiza el registro de interesados con regularidad conforme obtengas más información. En él se registran los siguientes datos.

• Datos del interesado. Nombre, cargo en la organización, ubicación, rol en el proyecto, teléfono profesional y dirección de correo electrónico.
• Requisitos del interesado. Expectativas clave, requisitos principales y participación en el proyecto.
• Clasificación del interesado. Si es interno o externo y si apoya el proyecto, se resiste o se mantiene neutral.

Planificar la gestión de los interesados

Planifica cómo gestionar las expectativas y la influencia de los interesados durante todo el ciclo de vida del proyecto. El plan orienta las interacciones con ellos en apoyo del proyecto. Úsalo para encauzar sus aportes, gestionar sus expectativas y alcanzar los objetivos.

Entradas de Planificar la Gestión de los Interesados

• Plan para la gestión del proyecto. Revisa los procesos de cada etapa, cómo se ejecutará el trabajo, cómo se planificarán y utilizarán los recursos humanos, el procedimiento de gestión de cambios y el plan de gestión de las comunicaciones.
• Registro de interesados. Revisa los intereses, la participación y la autoridad de cada interesado.
• Factores ambientales de la empresa. Considera la cultura, la estructura y el clima político de la organización.
• Activos de los procesos de la organización. Usa las lecciones de proyectos anteriores y la información histórica para comprender la conducta de los interesados y planificar cómo responder.

Técnicas analíticas

Utiliza el juicio de expertos para determinar qué nivel de participación se necesita de cada interesado en cada etapa. Las reuniones y conversaciones pueden ayudar a establecer esos niveles. Clasifica la participación de la siguiente manera.

• Desconoce el proyecto. Puede desconocer el potencial o el impacto del proyecto.
• Reticente. Se resiste a los cambios en el proyecto.
• Neutral. Deja que el trabajo avance sin apoyar el proyecto ni oponerse a él.
• Partidario. Apoya el cambio y entiende el potencial del proyecto.
• Líder. Apoya el proyecto y toma la iniciativa cuando hace falta para contribuir a su éxito.

Una matriz de evaluación de la participación de los interesados muestra los niveles de participación actual y deseado. En la matriz, C indica el nivel actual y D indica el deseado.

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Salidas de Planificar la Gestión de los Interesados

El plan de gestión de los interesados forma parte del plan para la gestión del proyecto. Describe las estrategias para involucrar a los interesados. El grado de formalidad exigido para las adquisiciones no se aplica aquí. Las necesidades del proyecto determinan si el plan será formal o informal, y detallado o general.

Al actualizar el plan de gestión de los interesados, comprueba que sus supuestos sigan siendo correctos y pertinentes. Otras salidas incluyen actualizaciones del cronograma y del registro de interesados.

Gestionar la participación de los interesados

Comunícate y trabaja con los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto para atender sus necesidades y expectativas, resolver los problemas que surjan e involucrarlos de manera adecuada en las actividades. El objetivo es reforzar su apoyo al éxito del proyecto.

• Mantén el compromiso de los interesados en cada etapa.
• Recurre a la negociación y a la comunicación para atender sus expectativas.
• Anticipa problemas y aborda posibles preocupaciones durante todo el proyecto.

La influencia de los interesados es mayor al inicio y disminuye a medida que avanza el trabajo. Busca el apoyo del patrocinador cuando lo necesites.

Entradas de Gestionar la Participación de los Interesados

Las entradas incluyen el plan de gestión de los interesados, el plan de gestión de las comunicaciones, el registro de cambios y los activos de los procesos de la organización. El plan de gestión de las comunicaciones recoge las necesidades de comunicación de los interesados. Como cada uno usa la información para distintos fines, adapta el formato, el nivel de detalle, el contenido y el idioma según sea necesario.

Herramientas y técnicas

Emplea medios de comunicación como el correo electrónico, las reuniones, las actualizaciones de procesos en la intranet y las salas de coordinación. Practica la escucha activa, genera confianza, resuelve conflictos y ayuda a los interesados a superar su resistencia al cambio.

Aplica habilidades de gestión para facilitar el consenso sobre los objetivos, conseguir el apoyo de las personas, negociar acuerdos que satisfagan las necesidades del proyecto y ayudar a la organización a adaptar su conducta para aceptar los resultados.

Salidas de Gestionar la Participación de los Interesados

Las salidas habituales incluyen registros de incidentes, solicitudes de cambio y actualizaciones del plan para la gestión del proyecto y de sus documentos. Actualiza los activos de los procesos de la organización con la siguiente información.

• Notificaciones a los interesados. Comparte las novedades del proyecto y avisa a los interesados cuando se resuelvan los incidentes.
• Informes del proyecto. Incluye paneles de estado, lecciones aprendidas y registros de incidentes.
• Presentaciones del proyecto. Incluye presentaciones formales e informales.
• Registros del proyecto. Incluye correspondencia, memorandos y actas de reuniones.
• Comentarios de los interesados. Registra los comentarios de los interesados.
• Lecciones aprendidas. Documenta las lecciones del proyecto.

Controlar la participación de los interesados

Monitorea las relaciones con los interesados del proyecto y ajusta las estrategias y los planes de participación cuando haga falta. Sigue monitoreando su participación durante todo el proyecto.