Gestión de los riesgos

La gestión de los riesgos consiste en anticiparlos y planificar qué hacer si se materializan. Ahorra tiempo, dinero y esfuerzo, reduce el estrés innecesario del equipo, evita algunos problemas y disminuye la probabilidad de otros.

La gestión de los riesgos forma parte del trabajo diario de un gerente de proyecto. Le ayuda a mantener el control al prepararse para acontecimientos que podrían afectar al proyecto.

Fundamentos de la gestión de los riesgos

La gestión de los riesgos incluye planificar cómo gestionarlos, identificarlos, analizarlos cualitativa y cuantitativamente, planificar respuestas y monitorear y controlar esas respuestas. Este trabajo aumenta la probabilidad de acontecimientos positivos y reduce la de acontecimientos negativos.

Amenazas y oportunidades

Las amenazas son acontecimientos que pueden perjudicar al proyecto si ocurren. Las oportunidades son acontecimientos que pueden beneficiarlo si ocurren.

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Esta lección estima que se puede eliminar hasta el 90% de las amenazas identificadas e investigadas durante la gestión de los riesgos.

Incertidumbre

La incertidumbre es la falta de conocimiento sobre un acontecimiento que podría ocurrir. Reduce la confianza en las conclusiones extraídas de los datos disponibles.

Factores de riesgo

• ¿Qué probabilidad hay de que ocurra el acontecimiento?
• ¿Qué impacto tendría?
• ¿En qué momento del proyecto podría ocurrir?
• ¿Cuántas veces podría ocurrir?

Aversión, tolerancia y umbrales de riesgo

Una persona que evita asumir riesgos presenta aversión al riesgo. La tolerancia al riesgo es el grado o nivel de riesgo que se considera aceptable. Un umbral de riesgo es el punto concreto a partir del cual el riesgo resulta inaceptable.

El proceso de gestión de los riesgos

Gestionar los riesgos eficazmente implica incluirlos en el orden del día de todas las reuniones y contar siempre con un plan para cuando se materialicen. Una buena planificación de las respuestas permite eliminar riesgos incluso cuando ocurren. Así, el gerente del proyecto dispone de más tiempo para otras tareas críticas.

Los seis procesos de gestión de los riesgos son:

1. Planificar la gestión de los riesgos
2. Identificar los riesgos
3. Realizar el análisis cualitativo de riesgos
4. Realizar el análisis cuantitativo de riesgos
5. Planificar las respuestas a los riesgos
6. Monitorear y controlar los riesgos

Planificar la gestión de los riesgos

Involucra al gerente del proyecto, el patrocinador, el equipo, el cliente, otros interesados y especialistas. Adapta la gestión de los riesgos al tamaño y la complejidad del proyecto y a las habilidades de quienes participan. Aprovecha la experiencia de proyectos anteriores y adapta el trabajo más allá de una lista de verificación estándar.

Planifica cuánto tiempo dedicarás a gestionar los riesgos, qué recursos necesitarás y cómo llevarás a cabo el proceso. Utiliza los activos de los procesos de la organización como base para el plan.

Plan de gestión de los riesgos

El plan de gestión de los riesgos puede incluir los siguientes elementos.

• Metodología. Define cómo se gestionarán los riesgos.
• Roles y responsabilidades. Identifica quién se encargará de gestionar los riesgos.
• Presupuesto. Determina cuánto costará gestionar los riesgos.
• Calendario. Determina cuándo debe empezar la gestión de los riesgos.
• Categorías de riesgo. Define cómo se agruparán los riesgos.
• Definiciones de probabilidad e impacto. Ambos suelen puntuarse de 1 (el nivel más bajo) a 10 (el más alto). Dos personas que asignan un 6 a un riesgo pueden tener interpretaciones distintas. Las definiciones estandarizan estas valoraciones subjetivas y ayudan a comparar riesgos entre proyectos.
• Tolerancias de los interesados. Durante el inicio, determina la tolerancia de los interesados para distintas categorías, como costos y calidad. Aclara esos niveles con regularidad.
• Formatos de informes. Identifica y define el formato de los informes de gestión de riesgos.
• Seguimiento. Define cómo harán seguimiento periódico de los riesgos las personas que participan en el proyecto.

Categorías de riesgo

Las categorías amplias pueden reflejar fuentes de riesgo que la organización ya ha encontrado.

• Externos. Gobierno, reglamentación, medioambiente y mercado.
• Internos. Servicio, satisfacción del cliente, costos y calidad.
• Técnicos. Cambios tecnológicos.
• Imprevisibles. La lección estima que alrededor del 9% al 10% de los riesgos pueden ser imprevisibles.

Tipos de riesgo

• Riesgo de negocio. Puede ocasionar una ganancia o una pérdida.
• Riesgo puro (asegurable). Solo puede ocasionar una pérdida, como en un robo o incendio.

Identificar los riesgos

Habla con los interesados y con personas ajenas a ese grupo. Revisa los activos de los procesos de la organización. Empieza en el inicio del proyecto, identificando los riesgos de alto nivel al elaborar el acta de constitución. Identifica los riesgos en detalle durante la planificación. La línea base del alcance es una entrada fundamental e incluye el enunciado del alcance, la WBS y su diccionario.

Revisiones de documentación

Revisa los documentos pertinentes, como las lecciones aprendidas, los artículos y los activos de los procesos de la organización.

Técnicas de recopilación de información

Para identificar riesgos se usan varias técnicas similares a las de recopilación de requisitos.

Lluvia de ideas

Reúne a un grupo para identificar los riesgos del proyecto.

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Técnica Delphi

Consulta de forma anónima a un grupo de especialistas. Envíales una lista con la información que necesitas, reúne sus respuestas y devuélveles los resultados para una nueva revisión. Repite el proceso hasta que lleguen a un consenso.

Entrevistas

Entrevista a participantes del proyecto, interesados y especialistas para identificar riesgos.

Análisis de causa raíz

Encuentra las causas raíz de los riesgos conocidos y úsalas para identificar otros riesgos.

Análisis FODA (SWOT)

FODA significa fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (SWOT en inglés). Identifica las fortalezas y debilidades del proyecto para ayudarte a determinar sus riesgos.

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Otras técnicas de identificación

• Análisis de listas de verificación. Usa la lista de categorías de riesgo para identificar riesgos adicionales.
• Análisis de supuestos. Identifica los supuestos del proyecto y comprueba su validez para descubrir riesgos.
• Diagramación. Utiliza técnicas como los diagramas de causa y efecto y los diagramas de flujo de procesos para identificar riesgos.

Registro de riesgos

Identificar los Riesgos produce el registro de riesgos. Es un documento vivo que el equipo actualiza a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Consérvalo con los documentos del proyecto y archívalo en los registros históricos para futuros proyectos.

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El registro incluye una lista de riesgos, respuestas posibles, causas raíz y categorías de riesgo actualizadas.

Realizar el análisis cualitativo de riesgos

El análisis cualitativo de riesgos es una valoración subjetiva de los riesgos identificados y de cuándo podrían ocurrir. Califica la probabilidad de cada riesgo con una escala como baja, media y alta o de 1 a 10. Califica también el impacto con una escala adecuada.

Matriz de probabilidad e impacto

Usa la matriz para identificar los riesgos que requieren una respuesta inmediata. Adáptala al proyecto o usa una plantilla estándar de la empresa. Una matriz estandarizada facilita la reproducción de los resultados entre proyectos.

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Evaluación de la calidad de los datos sobre riesgos

Recopila datos de los riesgos identificados y determina si son lo bastante precisos para el análisis cualitativo. Para cada riesgo, considera qué tan bien se entiende, qué datos hay disponibles y cuál es su calidad, fiabilidad e integridad.

Categorización de riesgos

Etiqueta cada riesgo o agrúpalos por categorías. Así podrás ver qué tipos de paquetes de trabajo, procesos, personas u otras causas posibles concentran más riesgos.

Evaluación de la urgencia de los riesgos

Determina qué riesgos requieren atención urgente al identificarlos y planificar sus respuestas. Considera la urgencia junto con las valoraciones de probabilidad e impacto.

Actualizaciones del registro de riesgos tras el análisis cualitativo

• La posición del proyecto en la clasificación de riesgos frente a otros proyectos.
• Los riesgos priorizados y sus valoraciones de probabilidad e impacto.
• Los riesgos agrupados por categoría.
• Los riesgos que requieren más análisis y una respuesta.
• Los riesgos que requieren más análisis a corto plazo.
• Una lista de observación de riesgos no críticos.
• Las tendencias.

Realizar el análisis cuantitativo de riesgos

El análisis cuantitativo de riesgos sigue al cualitativo y analiza numéricamente la probabilidad y el impacto. Úsalo para identificar las respuestas que requieren atención urgente, determinar la exposición del proyecto a los riesgos y el impacto en sus objetivos, estimar las reservas de costos y cronograma necesarias si ocurren e identificar los riesgos que necesitan más atención.

Técnicas para cuantificar la probabilidad y el impacto

• Entrevistas
• Estimación de costos y tiempo
• Técnica Delphi
• Registros históricos
• Juicio de expertos
• Análisis del valor monetario esperado
• Análisis de Monte Carlo
• Árboles de decisión

Análisis de Monte Carlo

El análisis de Monte Carlo utiliza un programa informático para simular los resultados de costo o cronograma del proyecto. Sus entradas principales son el diagrama de red y las estimaciones para completar el proyecto.

• Evalúa el riesgo general del proyecto.
• Estima la probabilidad de terminar el proyecto en una fecha o con un costo determinados.
• Estima la probabilidad de que una actividad esté en la ruta crítica.
• Tiene en cuenta la convergencia de rutas en la red del proyecto.
• Evalúa los impactos sobre costos y cronograma.
• Genera una distribución de probabilidad.

Árbol de decisión

Un árbol de decisión representa una situación real y ayuda a comparar varias alternativas a la vez. Tiene en cuenta los acontecimientos futuros al tomar una decisión hoy, ayuda a calcular el valor monetario esperado en situaciones complejas e incluye resultados mutuamente excluyentes.

Salidas del análisis cuantitativo de riesgos

• Una lista priorizada de riesgos cuantificados.
• La cantidad necesaria de reservas para contingencias de tiempo y costos.
• Fechas de finalización y costos realistas y alcanzables, con niveles de confianza, comparados con los objetivos de tiempo y costo del proyecto.
• La probabilidad cuantificada de cumplir los objetivos del proyecto.
• Las tendencias del análisis cuantitativo de riesgos.

Planificar las respuestas a los riesgos

Planifica cómo reducir o eliminar amenazas y aumentar el impacto de las oportunidades. Trabaja para eliminar las amenazas antes de que ocurran y hacer realidad las oportunidades. Reduce la probabilidad y el impacto de las amenazas, y aumenta la probabilidad y el impacto de las oportunidades.

Para las amenazas que no puedan mitigarse, prepara un plan de contingencia sólido y una respuesta alternativa por si el plan falla. El tiempo y los recursos limitan cuántos riesgos puedes eliminar. Revisa los riesgos a lo largo del proyecto. Continúa el análisis cualitativo y cuantitativo y la planificación de respuestas después de iniciar el trabajo.

Estrategias de respuesta a amenazas

• Evitar. Elimina la causa para eliminar la amenaza.
• Mitigar. Reduce el impacto de un riesgo que no se puede eliminar.
• Transferir. Traspasa el riesgo a otra parte mediante medidas como seguros o garantías.

Estrategias de respuesta a oportunidades

• Explotar. Agrega trabajo o modifica el proyecto para asegurarte de que se materialice la oportunidad.
• Mejorar. Aumenta la probabilidad y el impacto positivo de la oportunidad.
• Compartir. Asigna a un tercero la responsabilidad de la oportunidad.

Aceptación y selección de respuestas

Aceptar se aplica a amenazas y oportunidades. En la aceptación pasiva, decide qué hacer si ocurre el evento. En la aceptación activa, planifica contingencias y establece reservas de tiempo y costos. Comunica a los interesados la decisión de aceptar un riesgo.

Fija un plazo para ejecutar cada respuesta y ajusta el esfuerzo a la gravedad del riesgo. Una respuesta puede abarcar varios eventos. El gerente, el equipo, los interesados o los expertos pueden elegir una estrategia.

Salidas de Planificar las Respuestas a los Riesgos

Actualiza el registro de riesgos, el plan para la gestión del proyecto y los documentos del proyecto. Al revisar el plan, agrega o elimina actividades y paquetes de trabajo o asígnalos a otros recursos. Así, la planificación se convierte en un proceso iterativo.

Actualiza los documentos de gestión del proyecto con estos datos según corresponda.

• Riesgos residuales. Riesgos que permanecen después de planificar las respuestas. Acéptalos y elabora planes de contingencia para ellos.
• Planes de contingencia. Especifica qué hacer si ocurren determinadas oportunidades o amenazas.
• Responsables de las respuestas a los riesgos. Asigna a personas para preparar respuestas y aplicarlas si se materializa una amenaza u oportunidad.
• Riesgos secundarios. Riesgos que pueden surgir al implementar una respuesta.
• Desencadenantes de riesgos. Eventos que ponen en marcha una respuesta de contingencia.
• Los contratos. Anota en el registro de riesgos los contratos emitidos para hacer frente a los riesgos.
• Planes alternativos. Especifica qué hacer si los planes de contingencia o de respuesta a los riesgos no son eficaces.
• Reservas para contingencias. Establece reservas para los riesgos de tiempo y de costos.

Monitorear y controlar los riesgos

• Mantente alerta ante los desencadenantes de riesgos.
• Identifica y monitorea los riesgos residuales.
• Repite la identificación, el análisis y el monitoreo de los riesgos a lo largo del proyecto.
• Evalúa si el plan de respuesta a los riesgos es eficaz.
• Recopila y comunica el estado de los riesgos.
• Monitorea con qué rigor se aplican los procedimientos de gestión de los riesgos.
• Determina si hacen falta respuestas adicionales.
• Recomienda acciones correctivas.
• Busca efectos o consecuencias imprevistos.
• Actualiza los planes de gestión de los riesgos y de respuesta.
• Analiza las desviaciones y las tendencias.
• Utiliza las reservas para contingencias y ajústalas en función de los cambios aprobados.

Técnicas para monitorear y controlar los riesgos

• Soluciones provisionales. Desarrolla respuestas que no estaban previstas ante acontecimientos o problemas inesperados del proyecto.
• Reevaluaciones de riesgos. Revisa periódicamente el plan de gestión y el registro de riesgos y actualiza la documentación cuando sea necesario.
• Auditorías de riesgos. Verifica que se hayan identificado todos los riesgos, que cada riesgo importante tenga un plan de mitigación y que los responsables de las respuestas estén listos para actuar.
• Análisis de reservas. Durante la ejecución, comprueba cuánto queda de las reservas y cuánto puede hacer falta.
• Reuniones de seguimiento. Haz de los riesgos un tema central de todas las reuniones de seguimiento del equipo del proyecto.
• Cierre de riesgos. Cierra los riesgos que ya no correspondan para que el equipo pueda centrarse en los que siguen abiertos.

Salidas de Monitorear y Controlar los Riesgos

• Actualizaciones del registro de riesgos
• Solicitudes de cambio y acciones preventivas y correctivas recomendadas
• Actualizaciones del plan para la gestión del proyecto
• Actualizaciones de los documentos del proyecto
• Actualizaciones de los activos de los procesos de la organización