Gestión de los costos

La gestión de los costos y la gestión del tiempo están estrechamente relacionadas y comparten muchas técnicas. Como vimos en Gestión del Tiempo, los paquetes de trabajo se dividen en actividades. En muchos proyectos, esas actividades sirven de base para estimar costos. Los proyectos grandes estiman los costos al nivel de las cuentas de control, que coincide con el de los paquetes de trabajo o se sitúa por encima.

Plan de gestión de los costos

El plan de gestión de los costos es un componente obligatorio del plan para la gestión del proyecto. En el marco de este capítulo, se elabora mediante el proceso Desarrollar el Plan para la Gestión del Proyecto, que pertenece a Gestión de la Integración. Aquí se presenta ese paso dentro de Gestión de la Integración y se tratan aparte los procesos formales de Gestión de los Costos.

El plan explica cómo planificar los costos del proyecto, gestionar el trabajo dentro de esos límites, controlar los costos y gestionar las desviaciones. Define de antemano lo siguiente:

• Cómo expresar las estimaciones de costos.
• Qué grado de precisión se espera.
• Cómo determinar, dar seguimiento y comunicar el desempeño de los costos.
• Qué formatos de informe utilizar.
• Cómo definir y distinguir los costos directos e indirectos.
• Qué límite de gasto establecer.
• Qué procedimientos de control seguir ante cambios en los costos.

El límite de gasto determina cuánta variación de los costos puede admitir el equipo. Establécelo durante la planificación. Si el gasto supera ese límite, toma medidas para controlarlo.

Costos del ciclo de vida

El cálculo de los costos del ciclo de vida abarca toda la vida del producto, incluidos los costos del propio proyecto.

Supongamos que un producto cuesta $50,000 al comprarlo y $5,000 en mantenimiento durante toda su vida útil. Una alternativa cuesta $38,000 al comprarla y $50,000 en mantenimiento durante su vida útil. ¿Ahorrarías $12,000 en la compra a costa de aumentar en $45,000 el costo de mantenimiento de la empresa? ¿O gastarías $12,000 más ahora para que la empresa ahorre $45,000 en mantenimiento a futuro?

Análisis del valor

El análisis del valor busca reducir los costos del proyecto manteniendo el alcance y el desempeño. Identifica las funciones de manera sistemática, asigna un valor a cada una y busca recursos y actividades de menor costo que mantengan el desempeño requerido. El análisis del valor está en consonancia con la ingeniería del valor.

Riesgo de costos

El riesgo de adquisiciones y el riesgo en la gestión de los costos son ejemplos de riesgo de costos. Atiende los riesgos relacionados con los costos a lo largo del proyecto, incluso durante la gestión de los riesgos.

Estimar los costos

Estima el costo de cada actividad identificada. El costo de terminar el proyecto incluye:

1. Actividades de calidad.
2. Actividades de gestión de los riesgos.
3. Actividades de gestión del proyecto.
4. Recursos.
5. Costos directos e indirectos.
6. Gastos generales.
7. Otros costos.

Tipos de costos

Los costos se pueden clasificar según varíen o no con el volumen de trabajo.

• Los costos variables varían con el volumen de trabajo. Por ejemplo, las materias primas y los salarios de la mano de obra.
• Los costos fijos se mantienen constantes aunque cambie el volumen de trabajo. Los ejemplos de este capítulo incluyen los costos de puesta en marcha, el capital de trabajo y los arrendamientos o alquileres.

Los costos también se pueden clasificar según sean directamente atribuibles al trabajo.

• Los costos directos se pueden atribuir directamente al trabajo del proyecto. Por ejemplo, los gastos de viaje y representación, la papelería y los sueldos de la mano de obra.
• Los costos indirectos son gastos generales compartidos u otros costos que no se pueden asignar a un proyecto o actividad específicos. Pueden corresponder a varios proyectos.

Entradas para estimar los costos

• Línea base del alcance. El enunciado del alcance del proyecto, la estructura de desglose del trabajo (WBS) y el diccionario de la WBS indican qué está dentro y fuera del alcance.
• Cronograma del proyecto. Desarrolla el cronograma antes de elaborar el presupuesto. En él se indican las actividades, los recursos asignados y cuándo se realizará el trabajo. Saber cuándo comprar y distribuir los gastos a lo largo del cronograma ayuda a controlar los costos. Los costos también pueden afectar el cronograma. Si las materias primas serán especialmente caras cuando está programada una actividad, adelántala o aplázala para tener en cuenta el aumento de precio.
• Plan de recursos humanos. El plan define cómo recompensar al equipo, las tarifas de mano de obra y la cantidad y el costo de las personas que se necesitan. Ayuda al gerente del proyecto a mantener la motivación para lograr ahorros y controlar los costos.
• Registro de riesgos. Gestionar los riesgos puede ahorrar tiempo y dinero, pero también requiere trabajo que tiene un costo. Ese trabajo puede generar riesgos adicionales, entre ellos riesgos de costos. En ese sentido, el riesgo es tanto una entrada como una salida de Estimar los Costos.
• Registros históricos y lecciones aprendidas. Los registros de proyectos anteriores facilitan los cálculos y las estimaciones de costos. Las plantillas que contienen pueden agilizar el trabajo.
• Costos de gestión del proyecto. La gestión del proyecto tiene costos, incluidos el tiempo del gerente del proyecto, los informes de situación, el análisis de cambios y la ejecución.

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Métodos de estimación

En Gestión del Tiempo se explican la estimación de un solo punto, la análoga, la paramétrica y la de tres puntos (PERT). Estos mismos métodos sirven para estimar los costos. La estimación ascendente es otra opción.

Estimación ascendente

Estima los costos de las actividades o los paquetes de trabajo individuales. Agrupa esos costos en cuentas de control y luego combínalos para obtener la estimación global del proyecto. Este es otro motivo para elaborar con el equipo una WBS bien definida.

Software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos puede agilizar los cálculos de costos de varios cientos de actividades, incluidos los costos directos, indirectos, fijos y los gastos generales.

Tarifas de los recursos

Conoce las tarifas de los recursos que utilizará el proyecto. Pueden incluir personal interno, vendedores, consultores, proveedores y técnicos externos.

Análisis de reservas

Identifica las actividades con riesgos significativos y estima el tiempo y el dinero que se necesitarán para gestionarlos si se materializan. Las reservas para contingencias cubren los riesgos conocidos. Las reservas de gestión cubren los riesgos desconocidos. Calcula las reservas mediante un análisis y evita inflar las estimaciones.

Costo de la calidad

El proyecto requiere actividades de calidad. Los costos adicionales de esas actividades se conocen como costo de la calidad (CoQ).

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Precisión de las estimaciones

La estimación de los costos es iterativa. Las estimaciones iniciales son menos precisas y deben usar rangos más amplios. A medida que avanza el proyecto, el gerente puede reducirlos. Las estimaciones preliminares, conceptuales, de viabilidad y finales requieren rangos adecuados a cada etapa.

• Estimación aproximada de orden de magnitud (ROM). Suele elaborarse durante el inicio del proyecto. El rango habitual es de ±50%, según cuánto sepa el equipo sobre el proyecto.
• Estimación presupuestaria. Se elabora durante la planificación del proyecto y tiene un rango de −10% a +25%.
• Estimación definitiva. Es una estimación más afinada. Algunos gerentes de proyectos emplean un rango de ±10% y otros uno de −5% a +10% del costo real.

Estimar los Costos produce las estimaciones de costos de las actividades y explica cómo se obtuvieron. También puede dar lugar a actualizaciones de documentos, como el registro de riesgos y el registro de control de cambios.

Determinar el presupuesto

Determinar el Presupuesto permite calcular el costo total del proyecto y el monto que la organización debe tener disponible. El gerente del proyecto debe gestionar los riesgos e incluir tanto las reservas para contingencias como las de gestión al estimar el costo total. El presupuesto de costos se obtiene al sumar la línea base de costos y las reservas de gestión. Indica cuánto dinero debe asignar la organización.

Elabora el presupuesto mediante la agregación de costos. Suma los costos de las actividades por paquete de trabajo. Luego agrega los costos de los paquetes por cuenta de control y combina las cuentas para obtener el costo total del proyecto. Incluye las reservas para contingencias en la línea base de costos. Por último, suma las reservas de gestión para determinar el presupuesto de costos.

Contrasta la línea base de costos y el presupuesto con estimaciones paramétricas, juicios de expertos o registros históricos. Investiga las diferencias importantes para comprobar que las estimaciones sean sólidas.

A continuación, comprueba el flujo de caja. Es posible que los fondos no estén disponibles cuando el proyecto los necesite. Distribuye en el tiempo las actividades y la financiación. Una curva S puede representar los costos distribuidos en el tiempo.

Revisa las restricciones del acta de constitución del proyecto y concilia con ellas la línea base y el presupuesto de costos como parte de la Gestión de la Integración. Si la estimación supera esas restricciones, reúnete con los interesados, explica los motivos y presenta opciones para reducir los costos. El gerente del proyecto es responsable de evitar un presupuesto poco realista.

Determinar el Presupuesto genera la línea base de costos y también puede dar lugar a actualizaciones de otros documentos de gestión del proyecto.

Controlar los costos

Aplica el mismo enfoque general de control que se usa en las demás áreas de conocimiento de la gestión de proyectos. Para controlar los costos del proyecto:

• Sigue el plan de gestión de los costos.
• Utiliza los activos de los procesos de la organización, como las políticas, los procedimientos, las herramientas y los formatos de informe para el control de los costos.
• Evita cambios innecesarios identificando y abordando las causas raíz de los costos elevados.
• Compara los costos reales con la línea base a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Una desviación puede motivar una acción correctiva o preventiva.

Informes de avance

Utiliza reglas definidas para informar del avance de las actividades y evitar estimaciones a ojo.

• Regla 50/50. Contabiliza el 50% cuando empieza la actividad y el 50% restante cuando termina.
• Regla 20/80. Contabiliza el 20% al inicio y el 80% restante al finalizar.
• Regla 0/100. Contabiliza el 0% al inicio y el 100% al finalizar.

Medición del valor ganado

La medición del valor ganado ayuda al gerente del proyecto a seguir de cerca los costos, dedicar tiempo a otras tareas productivas y evitar conjeturas en los informes de avance.

La línea base para la medición del desempeño combina las líneas base de alcance, cronograma y costos. El valor ganado mide el desempeño del proyecto frente a esta línea base combinada. Al integrar el costo, el tiempo y el trabajo o alcance completado, permite pronosticar el desempeño futuro, las fechas de finalización y los costos.