Gestion des parties prenantes

Les parties prenantes sont les personnes qu’un projet touche. Les gérer consiste à les identifier, à analyser leurs attentes et leur influence, à définir des façons de travailler avec elles et à mettre en œuvre ces stratégies. Communiquez souvent avec elles pour comprendre leurs besoins et leurs attentes. La plupart des difficultés viennent d’un manque de communication : traitez les problèmes à mesure qu’ils surviennent. Conciliez les intérêts divergents et associez les parties prenantes aux décisions et aux activités clés du projet.

Le chef de projet doit comprendre les besoins et l’influence des parties prenantes et les gérer efficacement.

Identifier les parties prenantes

Le processus « Identifier les parties prenantes » permet de déterminer qui est touché par le projet et quelle attention accorder à chaque partie prenante. Il peut s’agir des clients, des commanditaires, des salariés, de la direction, des pouvoirs publics ou de la société. Leur influence sur les livrables peut être positive ou négative.

Recensez tôt les besoins des parties prenantes pour prendre en compte leurs exigences et leur point de vue. Regroupez-les selon leur intérêt pour le projet, leur influence sur son résultat et leur degré de participation. Nouez des relations cordiales axées sur la réussite du projet.

Données d’entrée pour identifier les parties prenantes

• Charte du projet. Identifiez les parties internes et externes liées au projet.
• Documents d’approvisionnement. Les parties à un contrat d’approvisionnement sont des parties prenantes clés du projet.

Analyse des parties prenantes

Menez des analyses qualitatives et quantitatives tout au long du projet pour cerner les intérêts, les attentes et l’influence des parties prenantes. L’analyse révèle aussi les relations sur lesquelles s’appuyer pour nouer des partenariats et accroître les chances de réussite du projet.

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Pour analyser les parties prenantes, suivez les étapes ci-dessous.

1. Recensez les parties prenantes potentielles et notez leurs rôles, leurs services, leurs intérêts, leurs connaissances, leurs attentes et leur degré d’influence.
2. Déterminez et évaluez l’impact potentiel de chaque partie prenante.
3. Classez les parties prenantes selon leur impact potentiel.
4. Examinez comment elles sont susceptibles de réagir dans différentes situations.
5. Prévoyez des moyens de renforcer le soutien et de réduire les influences négatives.

Voici quelques modèles de classification courants.

• Grille pouvoir/intérêt. Regroupe les parties prenantes selon leur autorité et l’importance qu’elles accordent aux résultats du projet.
• Grille pouvoir/influence. Regroupe les parties prenantes selon leur autorité et leur participation au projet.
• Grille pouvoir/impact. Regroupe les parties prenantes selon leur autorité et leur capacité à influer sur les changements apportés aux activités du projet.
• Modèle de saillance. Regroupe les parties prenantes selon leur pouvoir, l’urgence de leurs demandes et leur légitimité.

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Remue-méninges

Organisez un remue-méninges pour recenser les parties prenantes potentielles parmi la direction générale, les autres services et les organismes de réglementation. Appuyez-vous sur les retours d’expérience et consultez des chefs de projet ayant travaillé sur des projets similaires, des experts métier et des consultants.

Résultats de l’identification des parties prenantes

Actualisez régulièrement le registre des parties prenantes à mesure que vous en apprenez davantage. Il consigne les informations suivantes.

• Renseignements sur la partie prenante. Nom, fonction dans l’organisation, lieu, rôle dans le projet, téléphone professionnel et adresse e-mail.
• Exigences de la partie prenante. Principales attentes, exigences importantes et participation au projet.
• Classification de la partie prenante. Appartenance interne ou externe, et attitude envers le projet : soutien, résistance ou neutralité.

Planifier la gestion des parties prenantes

Prévoyez comment gérer les attentes et l’influence des parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet. Le plan guide les échanges avec elles dans l’intérêt du projet. Utilisez-le pour orienter leurs contributions, gérer leurs attentes et atteindre les objectifs du projet.

Données d’entrée pour planifier la gestion des parties prenantes

• Plan de gestion de projet. Examinez les processus de chaque étape, la manière dont les travaux seront exécutés, la planification et l’utilisation des ressources humaines, la procédure de gestion des changements et le plan de gestion des communications.
• Registre des parties prenantes. Examinez les intérêts, la participation et l’autorité de chaque partie prenante.
• Facteurs environnementaux de l’entreprise. Tenez compte de la culture, de la structure et du climat politique de l’organisation.
• Actifs organisationnels. Appuyez-vous sur les retours d’expérience des projets antérieurs et les données historiques pour comprendre le comportement des parties prenantes et prévoir comment y répondre.

Techniques d’analyse

Faites appel au jugement d’experts pour fixer le niveau d’engagement attendu de chaque partie prenante à chaque étape. Les réunions et les échanges peuvent aider à le définir. Classez les parties prenantes selon leur degré d’engagement.

• Non informée. La partie prenante peut ignorer le potentiel ou l’impact du projet.
• Réticente. La partie prenante résiste aux changements du projet.
• Neutre. La partie prenante laisse les choses suivre leur cours, sans soutenir le projet ni s’y opposer.
• Favorable. La partie prenante soutient le changement et comprend le potentiel du projet.
• Moteur. La partie prenante soutient le projet et prend l’initiative, au besoin, pour contribuer à sa réussite.

Une matrice d’évaluation de l’engagement des parties prenantes indique le niveau actuel et le niveau souhaité. Dans la matrice, C désigne le niveau actuel et D le niveau souhaité.

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Résultats de la planification de la gestion des parties prenantes

Le plan de gestion des parties prenantes fait partie du plan de gestion de projet. Il décrit les stratégies pour mobiliser les parties prenantes. Le degré de formalisme exigé pour les approvisionnements ne s’applique pas ici. Selon les besoins du projet, ce plan peut être formel ou informel, détaillé ou général.

En actualisant le plan de gestion des parties prenantes, vérifiez l’exactitude et la pertinence de ses hypothèses. Ce processus conduit également à actualiser l’échéancier du projet et le registre des parties prenantes.

Gérer l’engagement des parties prenantes

Communiquez et collaborez avec les parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet afin de répondre à leurs besoins et attentes, de traiter les problèmes à mesure qu’ils surviennent et de les associer aux activités du projet de manière appropriée. L’objectif est de renforcer leur soutien à la réussite du projet.

• Entretenez l’engagement des parties prenantes à chaque étape.
• Faites appel à la négociation et à la communication pour répondre aux attentes des parties prenantes.
• Anticipez les problèmes et traitez les préoccupations potentielles tout au long du projet.

L’influence des parties prenantes est maximale au début du projet et diminue à mesure que le travail avance. Sollicitez l’aide du commanditaire au besoin.

Données d’entrée pour gérer l’engagement des parties prenantes

Les données d’entrée comprennent le plan de gestion des parties prenantes, le plan de gestion des communications, le registre des changements et les actifs organisationnels. Le plan de gestion des communications consigne les besoins d’information des parties prenantes. Comme elles utilisent ces informations à des fins différentes, adaptez le format, le degré de détail, le contenu et la langue à leurs besoins.

Outils et techniques

Utilisez des moyens de communication comme les e-mails, les réunions, les actualités sur les processus publiées sur l’intranet et les salles de coordination. Pratiquez l’écoute active, instaurez un climat de confiance, résolvez les conflits et aidez les parties prenantes à surmonter leur résistance au changement.

Mobilisez vos compétences de management pour faciliter un consensus sur les objectifs, rallier les personnes au projet, négocier des accords qui répondent à ses besoins et aider l’organisation à adapter ses comportements pour accepter les résultats.

Résultats de la gestion de l’engagement des parties prenantes

Les résultats courants comprennent les registres des problèmes, les demandes de changement et les mises à jour du plan de gestion de projet et des documents du projet. Enrichissez les actifs organisationnels avec les éléments suivants.

• Notifications aux parties prenantes. Communiquez les nouvelles du projet et informez les parties prenantes quand les problèmes sont clos.
• Rapports de projet. Incluez les tableaux de bord d’avancement, les retours d’expérience et les registres des problèmes.
• Présentations du projet. Incluez les présentations formelles et informelles.
• Dossiers du projet. Incluez la correspondance, les notes et les comptes rendus de réunion.
• Retours des parties prenantes. Consignez les retours des parties prenantes.
• Retours d’expérience. Documentez les enseignements du projet.

Maîtriser l’engagement des parties prenantes

Surveillez les relations avec les parties prenantes du projet et adaptez les stratégies et plans d’engagement au besoin. Poursuivez ce suivi tout au long du projet.