Gestion des risques

Gérer les risques, c’est les anticiper et prévoir quoi faire s’ils se concrétisent. Vous économisez du temps, de l’argent et des efforts, réduisez le stress inutile pour l’équipe, évitez certains problèmes et diminuez la probabilité d’en rencontrer d’autres.

La gestion des risques fait partie du travail quotidien du chef de projet. En se préparant aux événements qui pourraient toucher le projet, il garde la maîtrise de la situation.

Principes de la gestion des risques

Gérer les risques consiste à planifier leur gestion, à les identifier, à les analyser de façon qualitative et quantitative, à planifier les réponses et à surveiller et maîtriser ces réponses. Cette démarche augmente la probabilité des événements positifs et réduit celle des événements négatifs.

Menaces et opportunités

Les menaces sont des événements qui peuvent nuire au projet s’ils se produisent. Les opportunités sont des événements qui peuvent lui être bénéfiques.

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Cette leçon estime que jusqu’à 90 % des menaces identifiées et étudiées pendant la gestion des risques peuvent être éliminées.

Incertitude

L’incertitude est un manque de connaissances sur un événement susceptible de se produire. Elle réduit la confiance dans les conclusions tirées des données disponibles.

Facteurs de risque

• Quelle est la probabilité que l’événement se produise ?
• Quel effet aurait-il ?
• Quand pourrait-il se produire au cours du projet ?
• Combien de fois pourrait-il se produire ?

Aversion, tolérance et seuils de risque

Une personne qui évite de prendre des risques fait preuve d’aversion au risque. La tolérance au risque désigne le degré ou le niveau de risque jugé acceptable. Un seuil de risque désigne le point précis à partir duquel le risque devient inacceptable.

Processus de gestion des risques

Pour gérer les risques efficacement, inscrivez-les systématiquement à l’ordre du jour de chaque réunion et prévoyez toujours une réponse aux événements à risque. Une planification solide des réponses permet d’éliminer des risques même lorsqu’ils se concrétisent. Le chef de projet peut ainsi consacrer davantage de temps aux autres travaux essentiels.

Les six processus de gestion des risques sont les suivants.

1. Planifier la gestion des risques
2. Identifier les risques
3. Effectuer l’analyse qualitative des risques
4. Effectuer l’analyse quantitative des risques
5. Planifier les réponses aux risques
6. Surveiller et maîtriser les risques

Planifier la gestion des risques

Faites participer le chef de projet, le commanditaire, l’équipe, le client, les autres parties prenantes et les experts. Adaptez la gestion des risques à la taille et à la complexité du projet ainsi qu’aux compétences des personnes concernées. Tirez parti de l’expérience des projets passés et adaptez le travail au-delà de la liste de contrôle standard.

Prévoyez le temps à consacrer à la gestion des risques, les ressources dont vous aurez besoin et la façon de mener le processus. Appuyez-vous sur les actifs organisationnels pour élaborer le plan.

Plan de gestion des risques

Le plan de gestion des risques peut comprendre les éléments suivants.

• Méthodologie. Définissez comment la gestion des risques sera menée.
• Rôles et responsabilités. Identifiez les personnes qui assureront les travaux de gestion des risques.
• Budgétisation. Déterminez le coût de la gestion des risques.
• Calendrier. Déterminez quand la gestion des risques doit commencer.
• Catégories de risques. Définissez comment regrouper les risques.
• Définitions de la probabilité et de l’impact. On les note généralement de 1 (le plus faible) à 10 (le plus élevé). Deux personnes qui attribuent la note de 6 à un risque peuvent l’interpréter différemment. Des définitions communes normalisent ces évaluations subjectives et aident les équipes à comparer les risques entre projets.
• Tolérances des parties prenantes. Déterminez dès le démarrage la tolérance des parties prenantes pour différentes catégories, comme les coûts et la qualité, et reprécisez régulièrement ces niveaux.
• Formats des rapports. Choisissez et arrêtez le format des rapports de gestion des risques.
• Suivi. Définissez comment les personnes participant au projet suivront régulièrement les risques.

Catégories de risques

Les grandes catégories peuvent refléter les sources de risque déjà rencontrées par l’organisation.

• Externes. Pouvoirs publics, réglementation, environnement et marché.
• Internes. Service, satisfaction du client, coûts et qualité.
• Techniques. Évolutions technologiques.
• Imprévisibles. La leçon estime qu’environ 9 % à 10 % des risques peuvent être imprévisibles.

Types de risques

• Risque d’entreprise. Peut entraîner un gain ou une perte.
• Risque pur (assurable). Ne peut entraîner qu’une perte, comme en cas de vol ou d’incendie.

Identifier les risques

Consultez les parties prenantes et des personnes extérieures à ce groupe. Examinez les actifs organisationnels. Dès le démarrage, recensez les risques majeurs pendant la rédaction de la charte du projet. Identifiez les risques détaillés pendant la planification. La référence de base du périmètre est une donnée d’entrée essentielle. Elle comprend l’énoncé du périmètre, la WBS et le dictionnaire de la WBS.

Revues documentaires

Consultez les documents pertinents, comme les retours d’expérience, les articles et les actifs organisationnels.

Techniques de collecte d’informations

Pour identifier les risques, on utilise plusieurs techniques comparables à celles du recueil des exigences.

Remue-méninges

Réunissez un groupe pour identifier les risques du projet.

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Méthode Delphi

Consultez anonymement un groupe d’experts. Envoyez-leur une liste des informations recherchées, compilez leurs réponses et renvoyez les résultats pour un nouveau tour de consultation. Répétez jusqu’à ce que les experts parviennent à un consensus.

Entretiens

Menez des entretiens avec les participants au projet, les parties prenantes et les experts pour identifier les risques.

Analyse des causes profondes

Déterminez les causes profondes des risques connus, puis appuyez-vous sur elles pour identifier d’autres risques.

Analyse SWOT

SWOT désigne les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces. Identifiez les forces et faiblesses du projet pour mieux déterminer ses risques.

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Autres techniques d’identification

• Analyse par liste de contrôle. Utilisez la liste de contrôle des catégories pour identifier d’autres risques.
• Analyse des hypothèses. Identifiez les hypothèses du projet et vérifiez leur validité pour mettre au jour des risques.
• Diagrammes. Utilisez des techniques comme les diagrammes de causes et effets et les diagrammes de flux pour identifier les risques.

Registre des risques

L’identification des risques produit le registre des risques. Ce document évolutif est mis à jour par l’équipe tout au long du cycle de vie du projet. Conservez-le avec les documents du projet puis dans les archives pour les projets futurs.

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Le registre comprend la liste des risques, les réponses possibles, les causes profondes et les catégories actualisées.

Effectuer l’analyse qualitative des risques

L’analyse qualitative des risques consiste à évaluer de manière subjective les risques identifiés et le moment où ils peuvent se produire. Notez la probabilité de chaque risque sur une échelle, par exemple faible, moyenne ou élevée, ou de 1 à 10. Utilisez également une échelle adaptée pour évaluer l’impact.

Matrice de probabilité et d’impact

Utilisez la matrice pour repérer les risques qui exigent une réponse immédiate. Adaptez-la aux besoins du projet ou utilisez un modèle standard de l’entreprise. Une matrice standardisée facilite la reproduction des résultats d’un projet à l’autre.

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Évaluation de la qualité des données sur les risques

Recueillez des données sur les risques identifiés et vérifiez si elles sont assez précises pour l’analyse qualitative. Pour chaque risque, examinez dans quelle mesure il est compris, quelles données sont disponibles et quels sont leur qualité, leur fiabilité et leur intégrité.

Catégorisation des risques

Attribuez une catégorie à chaque risque ou regroupez les risques par catégorie. Vous verrez ainsi quels types de lots de travaux, de processus, de personnes ou d’autres causes possibles concentrent le plus de risques.

Évaluation de l’urgence des risques

En même temps que vous identifiez les risques et planifiez les réponses, repérez ceux qui demandent une attention urgente. Examinez l’urgence avec les évaluations de probabilité et d’impact.

Mise à jour du registre des risques après l’analyse qualitative

• Classement du projet selon son niveau de risque par rapport aux autres projets.
• Risques classés par priorité avec leurs notes de probabilité et d’impact.
• Risques regroupés par catégorie.
• Risques nécessitant une analyse et une réponse supplémentaires.
• Risques nécessitant une analyse supplémentaire à court terme.
• Liste de surveillance des risques non critiques.
• Tendances.

Effectuer l’analyse quantitative des risques

L’analyse quantitative des risques succède à l’analyse qualitative et examine la probabilité et l’impact sous forme chiffrée. Utilisez-la pour repérer les réponses qui demandent une attention urgente, déterminer l’exposition du projet aux risques et l’impact sur ses objectifs, estimer les réserves de coûts et de délais à prévoir si les risques se concrétisent, et identifier les risques qui méritent plus d’attention.

Techniques de quantification de la probabilité et de l’impact

• Entretiens
• Estimation des coûts et des délais
• Méthode Delphi
• Archives
• Jugement d’experts
• Analyse de la valeur monétaire attendue
• Analyse de Monte-Carlo
• Arbres de décision

Analyse de Monte-Carlo

L’analyse de Monte-Carlo simule à l’aide d’un logiciel les résultats du projet en matière de coûts ou de délais. Ses principales données d’entrée sont le diagramme de réseau et les estimations d’achèvement du projet.

• Évalue le risque global du projet.
• Estime la probabilité d’achever le projet à une date donnée ou à un coût donné.
• Estime la probabilité qu’une activité fasse partie du chemin critique.
• Tient compte de la convergence des chemins dans le réseau du projet.
• Évalue les effets sur les coûts et les délais.
• Produit une distribution de probabilité.

Arbre de décision

Un arbre de décision modélise une situation réelle et permet de comparer plusieurs options en même temps. Il tient compte d’événements futurs pour prendre une décision aujourd’hui, aide à calculer la valeur monétaire attendue dans les situations complexes et comporte des résultats mutuellement exclusifs.

Résultats de l’analyse quantitative des risques

• Une liste de risques quantifiés, classés par priorité.
• Le montant des réserves pour aléas à prévoir en matière de délais et de coûts.
• Des dates d’achèvement et des coûts de projet réalistes et réalisables, assortis de niveaux de confiance et comparés aux objectifs de délais et de coûts.
• La probabilité chiffrée d’atteindre les objectifs du projet.
• Tendances de l’analyse quantitative des risques.

Planifier les réponses aux risques

Prévoyez comment réduire ou éliminer les menaces et accroître l’effet des opportunités. Cherchez à éliminer les menaces avant qu’elles se produisent et à concrétiser les opportunités. Réduisez la probabilité et l’impact des menaces et augmentez la probabilité et l’impact des opportunités.

Pour les menaces qu’il est impossible d’atténuer, préparez un plan de contingence solide et une réponse de repli au cas où ce plan échouerait. Le temps et les ressources limitent le nombre de risques que vous pouvez éliminer. Réexaminez les risques tout au long du projet. Poursuivez les analyses qualitative et quantitative et la planification des réponses après le début des travaux.

Stratégies de réponse aux menaces

• Éviter. Supprimez la cause pour éliminer la menace.
• Atténuer. Réduisez l’impact d’un risque impossible à éliminer.
• Transférer. Transférez le risque à une autre partie au moyen de mesures comme une assurance ou une garantie.

Stratégies de réponse aux opportunités

• Exploiter. Ajoutez des travaux ou modifiez le projet pour vous assurer que l’opportunité se concrétise.
• Renforcer. Augmentez la probabilité et l’impact positif de l’opportunité.
• Partager. Confiez l’opportunité à une tierce partie.

Acceptation et choix des réponses

La stratégie « Accepter » s’applique aux menaces comme aux opportunités. En cas d’acceptation passive, décidez quoi faire si l’événement survient. En cas d’acceptation active, préparez des mesures de contingence et prévoyez des réserves de délais et de coûts. Communiquez aux parties prenantes la décision d’accepter un risque.

Fixez une échéance pour appliquer chaque réponse et proportionnez l’effort à la gravité du risque. Une même réponse peut couvrir plusieurs événements. Le chef de projet, l’équipe, les parties prenantes ou des experts peuvent choisir une stratégie.

Résultats de la planification des réponses aux risques

Actualisez le registre des risques, le plan de gestion de projet et les documents du projet. En révisant le plan de gestion de projet, ajoutez ou retirez des activités et des lots de travaux, ou attribuez-les à d’autres ressources. La planification devient ainsi itérative.

Actualisez les documents de gestion du projet avec les éléments ci-dessous, selon le cas.

• Risques résiduels. Risques qui subsistent après la planification des réponses. Acceptez ces risques et préparez des plans de contingence.
• Plans de contingence. Précisez quoi faire si des opportunités ou des menaces données se concrétisent.
• Responsables des réponses aux risques. Désignez les personnes chargées de préparer les réponses et de les appliquer si une menace ou une opportunité se concrétise.
• Risques secondaires. Risques susceptibles de découler de l’application d’une réponse.
• Déclencheurs de risques. Événements qui déclenchent une réponse de contingence.
• les contrats ; Consignez dans le registre des risques les contrats établis pour traiter les risques.
• Plans de repli. Précisez quoi faire si les plans de contingence ou les plans de réponse aux risques s’avèrent inefficaces.
• Réserves pour aléas. Prévoyez des réserves pour les risques liés aux délais et aux coûts.

Surveiller et maîtriser les risques

• Guettez les déclencheurs de risques.
• Identifiez et surveillez les risques résiduels.
• Répétez l’identification, l’analyse et la surveillance des risques tout au long du projet.
• Évaluez l’efficacité du plan de réponse aux risques.
• Recueillez et communiquez des informations sur l’état des risques.
• Vérifiez avec quelle rigueur les procédures de gestion des risques sont suivies.
• Déterminez si des réponses supplémentaires sont nécessaires.
• Recommandez des mesures correctives.
• Recherchez les effets ou conséquences inattendus.
• Mettez à jour le plan de gestion des risques et les plans de réponse.
• Analysez les écarts et les tendances.
• Utilisez les réserves pour aléas et ajustez-les en fonction des changements approuvés.

Techniques de surveillance et de maîtrise des risques

• Solutions de contournement. Élaborez des réponses non planifiées aux événements ou problèmes inattendus du projet.
• Réévaluations des risques. Examinez périodiquement le plan de gestion des risques et le registre des risques, puis actualisez la documentation si nécessaire.
• Audits des risques. Vérifiez que tous les risques ont été identifiés, que chaque risque majeur fait l’objet d’un plan d’atténuation et que les responsables des réponses sont prêts à agir.
• Analyse des réserves. Pendant l’exécution, vérifiez le niveau des réserves restantes et le niveau qui pourrait être nécessaire.
• Réunions de suivi. Faites des risques un sujet majeur de toutes les réunions de suivi du projet avec l’équipe.
• Clôture des risques. Clôturez les risques qui ne s’appliquent plus afin que l’équipe se concentre sur ceux qui restent ouverts.

Résultats de la surveillance et de la maîtrise des risques

• Mises à jour du registre des risques
• Demandes de changement et mesures préventives et correctives recommandées
• Mises à jour du plan de gestion de projet
• Mises à jour des documents du projet
• Mises à jour des actifs organisationnels