Rôles en gestion de projet

Un projet réunit des personnes aux responsabilités différentes. La figure présente les rôles qui contribuent à la gestion de projet.

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Project Manager

Le chef de projet gère l’ensemble du projet pour atteindre ses objectifs. Ce rôle demande des connaissances en gestion de projet, des compétences relationnelles et du leadership. Le chef de projet supervise l’ensemble et peut avoir à collaborer avec différents responsables des ressources. Une expertise technique est facultative.

Lancer et planifier le projet

• Rejoindre le projet au plus tard au démarrage et contribuer à rédiger sa charte.
• Choisir les processus adaptés au projet.
• Identifier et analyser les contraintes et les hypothèses.
• Diriger la planification.
• Identifier les dépendances entre les activités.
• Traiter les exigences irréalistes en matière de délais et établir un échéancier réaliste.
• Déterminer le niveau de qualité requis et l’atteindre.
• Définir le plan de gestion des changements du projet.
• Prévoir des réserves de délais et de coûts.

Diriger l’équipe et travailler avec les parties prenantes

• Façonner l’environnement de travail de l’équipe. Favoriser une bonne communication, protéger l’équipe des jeux de pouvoir internes, tirer parti des différences culturelles et résoudre les difficultés de l’équipe.
• Veiller à ce que les membres de l’équipe et les autres parties prenantes entretiennent des relations professionnelles.
• Coordonner les échanges entre le projet et les principales parties prenantes.
• Comprendre et faire respecter les responsabilités professionnelles et sociales.
• Soutenir l’équipe et les autres parties prenantes pendant l’exécution.
• Garder l’équipe attentive à la gestion des risques et aux réponses possibles.

Maîtriser et clore le projet

• Garder la maîtrise en mesurant la performance par rapport au plan et en repérant les écarts.
• Utiliser les indicateurs pour repérer les écarts et les tendances. Travailler avec l’équipe pour corriger les écarts par rapport au plan de gestion de projet.
• Déterminer quand une demande de changement est nécessaire, notamment pour recommander des mesures correctives, des mesures préventives ou des corrections de défauts. Approuver ou rejeter les demandes qui relèvent de son autorité ou les soumettre au comité de maîtrise des changements.
• Savoir dire non quand c’est nécessaire.
• Consacrer davantage de temps à anticiper et à prévenir les problèmes qu’à y réagir.
• Clore chaque phase et le projet dans son ensemble.

Le chef de projet doit disposer de l’autorité nécessaire et pouvoir répondre de l’exercice de son rôle. Il répond de la réussite ou de l’échec du projet. Lui seul peut intégrer les éléments du projet en un tout qui répond aux besoins du client. Il effectue ou délègue la plupart des activités de gestion de projet.

Responsable de programme

Le responsable de programme coordonne, accompagne et oriente les projets liés pour que le programme atteigne à la fois ses propres objectifs et ceux des projets. Ses responsabilités peuvent comprendre les tâches suivantes.

• Gérer ensemble les projets liés pour obtenir des résultats supérieurs à ceux que chacun pourrait atteindre séparément.
• Veiller à ce que les projets retenus contribuent aux objectifs stratégiques de l’organisation.
• Superviser les projets et les ajuster dans l’intérêt du programme.
• Guider et accompagner les chefs de projet.

Responsable produit

Le responsable produit se concentre sur la stratégie et la satisfaction des exigences du marché.

• Étudier les besoins du marché et identifier les opportunités et menaces actuelles.
• Explorer les opportunités et réduire les menaces pour aider l’organisation à réussir.
• Suivre les résultats des produits existants et surveiller les produits concurrents.
• Jouer un rôle important dans le lancement de nouveaux produits sur la base d’études de marché.
• Servir d’interlocuteur à l’équipe des opérations lorsqu’elle envisage d’arrêter la production de produits peu performants.
• Répondre des résultats du produit sur le marché.

Responsable des services

Le responsable des services a pour principale responsabilité de fournir un service lié à un produit donné ou à une offre de services.

• Suivre la performance globale du domaine des services.
• Définir et suivre les indicateurs de performance.
• Entretenir les relations avec l’informatique, les partenaires métier et les autres équipes.
• Répondre des résultats de l’équipe dans le domaine des services.

Responsable qualité produit

Le responsable qualité produit est avant tout chargé de la qualité du produit.

• Identifier les paramètres ou mesures critiques qui peuvent entraîner une défaillance du produit en cours d’utilisation.
• Concevoir et mettre en place des audits produit. L’audit peut définir le nombre de produits à échantillonner, la manière de mener l’audit et la façon de sélectionner, former et étalonner les auditeurs.
• Mettre en place un moyen de suivre et de surveiller la performance qualité du produit.

Analyste des exigences de processus

L’analyste des exigences de processus travaille avec le chef de projet ou le responsable produit pour recueillir, analyser, consigner et valider les besoins du projet avec les parties prenantes.

1. Identifier les parties prenantes. Collaborer avec le chef de projet pour identifier toutes les personnes touchées par le processus, notamment le commanditaire, l’équipe de direction, le responsable du processus, le chef de projet, les collaborateurs directs, les analystes et les utilisateurs.
2. Définir les besoins métier. Recueillir les exigences métier, fonctionnelles, non fonctionnelles et utilisateur, ainsi que la taille et la complexité du projet, ses hypothèses et ses contraintes.
3. Analyser les exigences. Déterminer les besoins explicites et implicites du client. Repérer les exigences contradictoires ou ambiguës et les clarifier.
4. Documenter les exigences. Les rédiger de manière claire, concise, complète et sans ambiguïté.
5. Valider et hiérarchiser les exigences. Demander aux parties prenantes de valider les exigences consignées, puis les classer par priorité.

Commanditaire

Avant ou pendant le démarrage du projet

• Agir en tant que partie prenante dont le projet doit satisfaire les exigences.
• Défendre le projet, surtout pendant que son concept prend forme.
• Présenter le projet aux personnes qui le connaissent mal, notamment à la direction générale.
• Rassembler des soutiens et obtenir l’adhésion dans toute l’organisation.
• Fournir le financement, l’énoncé des travaux et les premières informations sur le périmètre.
• Fixer des jalons, des événements clés ou la date de fin du projet, selon le cas.
• Déterminer quelles contraintes sont prioritaires.
• Fournir les informations nécessaires à la charte et donner au chef de projet l’autorité qu’elle prévoit.
• Aider à répartir les travaux entre des projets adaptés et à les classer par priorité.
• Encourager les parties prenantes à arrêter les exigences et le périmètre de haut niveau.
• Guider le projet jusqu’à son approbation et à sa formalisation, avec l’aide du chef de projet si nécessaire.

Pendant la planification

• Donner à l’équipe le temps de planifier.
• Examiner la structure de découpage du projet (WBS), le cas échéant.
• Fournir une liste des risques.
• Déterminer les rapports nécessaires à la direction pour exercer sa supervision.
• Fournir un jugement d’expert.
• Aider à évaluer les compromis lors de la compression par ajout de ressources, de l’exécution accélérée en parallèle ou de la révision des estimations.
• Approuver le plan de gestion de projet définitif.

Pendant l’exécution, la surveillance et la maîtrise

• Protéger le projet des influences et des changements extérieurs.
• Faire appliquer les politiques qualité.
• Fournir un jugement d’expert.
• Aider à évaluer les compromis lorsque le projet rencontre des difficultés, pendant le suivi et lors des nouvelles estimations.
• Résoudre les conflits qui dépassent le pouvoir du chef de projet.
• Approuver ou rejeter les changements, ou autoriser un représentant à le faire.
• Demander une revue d’assurance qualité, le cas échéant.
• Clarifier les questions de périmètre.
• Suivre l’avancement avec le chef de projet.

Pendant la clôture

• Donner l’acceptation formelle des livrables.
• Faciliter la collecte de dossiers historiques de projets passés.

Équipe projet

L’équipe projet réalise les travaux du projet. Elle peut contribuer aux activités suivantes.

• Identifier et mobiliser les parties prenantes.
• Identifier les exigences, les contraintes et les hypothèses.
• Créer la structure de découpage du projet (WBS).
• Décomposer les lots de travaux qui lui sont attribués en activités à planifier.
• Identifier les dépendances entre les activités.
• Fournir des estimations de délais et de coûts.
• Participer à la gestion des risques.
• Suivre les plans de qualité et de communication.
• Aider à faire respecter les règles de fonctionnement.
• Exécuter le plan de gestion de projet et achever les travaux prévus dans l’énoncé du périmètre.
• Assister aux réunions de l’équipe projet.
• Améliorer les processus.
• Recommander des changements, notamment des mesures correctives.

Les membres qui assument également des responsabilités de gestion de projet font partie de l’équipe de gestion de projet.

Ensemble des parties prenantes

Une partie prenante peut avoir une influence positive ou négative sur le projet. Les parties prenantes comprennent les clients ou utilisateurs, le chef de projet et l’équipe, le commanditaire, les responsables de programme et de portefeuille, le bureau de gestion de projet (PMO), les responsables fonctionnels de l’organisation et les fournisseurs externes de services ou de matériaux.

• Contribuer à créer la charte du projet et l’énoncé du périmètre.
• Contribuer à élaborer le plan de gestion de projet.
• Approuver les changements ou siéger au comité de maîtrise des changements.
• Identifier les contraintes et les exigences.
• Participer à la gestion des risques et éventuellement prendre en charge des réponses aux risques.

Responsable fonctionnel

Le responsable fonctionnel détient et gère les ressources d’un service, par exemple l’informatique, l’ingénierie, les relations publiques ou le marketing. Il dirige généralement les travaux techniques des personnes de son service affectées à un projet.

La structure organisationnelle détermine qui dirige le personnel du projet. Dans une organisation matricielle, le responsable fonctionnel et le chef de projet se partagent cette responsabilité. Dans une organisation par projets, le chef de projet dirige l’ensemble des travaux. Dans une organisation fonctionnelle, c’est le responsable fonctionnel qui les dirige. Le chef de projet est chargé d’éviter les conflits avec ce responsable et de coordonner leurs besoins en ressources pour mener le projet à bien.

• Affecter des personnes à l’équipe projet et négocier les besoins en ressources avec le chef de projet.
• Informer le chef de projet des autres projets qui pourraient avoir une incidence sur le sien.
• Participer à la planification initiale jusqu’à ce que les lots de travaux ou les activités aient été attribués.
• Apporter une expertise métier.
• Approuver l’échéancier définitif au cours de son élaboration.
• Approuver le plan de gestion de projet définitif au cours de son élaboration.
• Recommander des changements, notamment des mesures correctives.
• Gérer les activités dans le domaine fonctionnel.
• Aider à résoudre les problèmes de performance des membres de l’équipe.
• Mieux utiliser les ressources humaines.

Responsable de portefeuille

Le responsable de portefeuille assure une gouvernance au niveau de la direction pour les projets ou programmes du portefeuille. L’inclusion d’un projet dépend de sa valeur, de son retour sur investissement potentiel, de son adéquation avec la stratégie de l’entreprise, du niveau de risque acceptable et d’autres facteurs essentiels à la réussite de l’organisation.

• Gérer des projets ou programmes qui peuvent avoir peu de points communs.
• Veiller à ce que les projets retenus créent de la valeur pour l’organisation.
• Travailler avec la direction générale pour mobiliser des soutiens en faveur de chaque projet.
• Tirer le meilleur rendement des ressources investies.