हितधारक प्रबंधन

हितधारक वे लोग हैं जिन पर किसी परियोजना का असर पड़ता है। परियोजना हितधारक प्रबंधन में उनकी पहचान करना, उनकी अपेक्षाओं और प्रभाव का विश्लेषण करना, उनके साथ काम करने के तरीके विकसित करना और इन रणनीतियों को व्यवहार में लाना शामिल है। उनकी ज़रूरतें और अपेक्षाएँ समझने के लिए नियमित रूप से संवाद करें। ज़्यादातर हितधारक समस्याएँ संचार की कमी से पैदा होती हैं, इसलिए समस्याओं का सामना होते ही उन्हें सुलझाएँ। टकराते हितों का प्रबंधन करें और परियोजना के प्रमुख निर्णयों और गतिविधियों में हितधारकों को शामिल करें।

परियोजना प्रबंधक को हितधारकों की ज़रूरतों और प्रभाव को समझकर उनका प्रभावी प्रबंधन करना होता है।

हितधारकों की पहचान करना

हितधारकों की पहचान करने की प्रक्रिया में पता लगाया जाता है कि परियोजना से कौन प्रभावित होता है और हर हितधारक पर कितना ध्यान देना उचित है। हितधारकों में ग्राहक, प्रायोजक, कर्मचारी, प्रबंधन, सरकार और समाज शामिल हो सकते हैं। वे परियोजना से मिलने वाले परिणामों पर सकारात्मक या नकारात्मक असर डाल सकते हैं।

हितधारकों की ज़रूरतें जल्दी पहचानें, ताकि उनकी आवश्यकताओं और विचारों पर ध्यान दिया जाए। हितधारकों को परियोजना में रुचि, उसके नतीजे पर प्रभाव और भागीदारी के स्तर के आधार पर समूहों में बाँटें। परियोजना की सफलता पर केंद्रित सौहार्दपूर्ण संबंध बनाएँ।

हितधारकों की पहचान के लिए इनपुट

• परियोजना चार्टर। परियोजना से जुड़े आंतरिक और बाहरी पक्षों की पहचान करें।
• खरीद दस्तावेज़। खरीद अनुबंध के पक्ष परियोजना के प्रमुख हितधारक होते हैं।

हितधारक विश्लेषण

परियोजना के दौरान हितधारकों के हित, अपेक्षाएँ और प्रभाव पहचानने के लिए गुणात्मक और मात्रात्मक विश्लेषण का उपयोग करें। विश्लेषण ऐसे संबंध भी सामने लाता है जिनसे साझेदारी बनाने और परियोजना की सफलता की संभावना बढ़ाने में मदद मिल सकती है।

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हितधारकों का विश्लेषण करने के लिए ये चरण अपनाएँ।

1. संभावित हितधारकों की पहचान करें और उनकी भूमिकाएँ, विभाग, हित, ज्ञान, अपेक्षाएँ और प्रभाव के स्तर दर्ज करें।
2. हर हितधारक के संभावित असर की पहचान और आकलन करें।
3. संभावित असर के आधार पर हितधारकों को समूहों में बाँटें।
4. विचार करें कि अलग-अलग परिस्थितियों में हितधारकों की क्या प्रतिक्रिया हो सकती है।
5. सकारात्मक समर्थन मज़बूत करने और नकारात्मक प्रभाव कम करने की योजना बनाएँ।

वर्गीकरण के आम मॉडल इस प्रकार हैं।

• अधिकार/रुचि ग्रिड। हितधारकों को उनके अधिकार और परियोजना के नतीजों में रुचि के आधार पर समूहों में बाँटता है।
• अधिकार/प्रभाव ग्रिड। हितधारकों को उनके अधिकार और परियोजना में भागीदारी के आधार पर समूहों में बाँटता है।
• अधिकार/असर ग्रिड। हितधारकों को उनके अधिकार और परियोजना की गतिविधियों में बदलाव लाने की क्षमता के आधार पर समूहों में बाँटता है।
• प्रमुखता मॉडल। हितधारकों को शक्ति, तात्कालिकता और वैधता के आधार पर समूहों में बाँटता है।

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विचार-मंथन

विचार-मंथन के ज़रिए वरिष्ठ प्रबंधन, अन्य विभागों और नियामक संस्थाओं से संभावित हितधारकों की पहचान करें। सीखे गए सबकों का उपयोग करें और ऐसी ही परियोजनाओं पर काम कर चुके परियोजना प्रबंधकों, विषय विशेषज्ञों और सलाहकारों से परामर्श करें।

हितधारकों की पहचान के आउटपुट

नई जानकारी मिलने के साथ हितधारक रजिस्टर नियमित रूप से अपडेट करें। इसमें ये जानकारियाँ दर्ज होती हैं।

• हितधारक की जानकारी। नाम, संगठन में पद, स्थान, परियोजना में भूमिका, व्यावसायिक फ़ोन नंबर और ईमेल पता।
• हितधारक की आवश्यकताएँ। प्रमुख अपेक्षाएँ, मुख्य आवश्यकताएँ और परियोजना में भागीदारी।
• हितधारक का वर्गीकरण। व्यक्ति आंतरिक है या बाहरी और वह परियोजना का समर्थन करता है, विरोध करता है या तटस्थ है।

हितधारक प्रबंधन की योजना बनाना

योजना बनाएँ कि पूरे परियोजना जीवनचक्र में हितधारकों की अपेक्षाओं और प्रभाव का प्रबंधन कैसे होगा। योजना यह दिशा देती है कि परियोजना के समर्थन में हितधारकों से कैसे संपर्क किया जाए। इससे हितधारकों के योगदान को दिशा दें, अपेक्षाओं का प्रबंधन करें और परियोजना के उद्देश्य हासिल करें।

हितधारक प्रबंधन की योजना के लिए इनपुट

• परियोजना प्रबंधन योजना। परियोजना के हर चरण की प्रक्रियाओं, काम के कार्यान्वयन के तरीके, मानव संसाधनों की योजना और उपयोग, बदलाव प्रबंधन की कार्यविधि और संचार प्रबंधन योजना की समीक्षा करें।
• हितधारक रजिस्टर। हर हितधारक के हितों, भागीदारी और अधिकार की समीक्षा करें।
• उद्यम के परिवेशगत कारक। संगठन की संस्कृति, संरचना और राजनीतिक माहौल को ध्यान में रखें।
• संगठन की प्रक्रिया परिसंपत्तियाँ। हितधारकों का व्यवहार समझने और प्रतिक्रिया की योजना बनाने के लिए पिछली परियोजनाओं के सबकों और पुराने रिकॉर्ड का इस्तेमाल करें।

विश्लेषणात्मक तकनीकें

विशेषज्ञ निर्णय के आधार पर तय करें कि हर चरण में किस हितधारक की कितनी भागीदारी चाहिए। बैठकें और चर्चाएँ ये स्तर तय करने में मदद कर सकती हैं। हितधारकों की भागीदारी का वर्गीकरण इस तरह करें।

• अनजान। हितधारक को परियोजना की संभावनाओं या असर की जानकारी नहीं हो सकती।
• विरोधी। हितधारक परियोजना में बदलाव का विरोध करता है।
• तटस्थ। हितधारक परियोजना का समर्थन या विरोध किए बिना काम आगे बढ़ने देता है।
• समर्थक। हितधारक बदलाव का समर्थन करता है और परियोजना की संभावनाओं को समझता है।
• नेतृत्वकारी। हितधारक परियोजना का समर्थन करता है और उसे सफल बनाने के लिए ज़रूरत पड़ने पर नेतृत्व करता है।

हितधारक भागीदारी आकलन मैट्रिक्स भागीदारी के मौजूदा और वांछित स्तर दिखाता है। मैट्रिक्स में C मौजूदा स्तर और D वांछित स्तर दिखाता है।

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हितधारक प्रबंधन की योजना के आउटपुट

हितधारक प्रबंधन योजना, परियोजना प्रबंधन योजना का हिस्सा है। यह हितधारकों को शामिल करने की रणनीतियाँ बताती है। खरीद के लिए जिस स्तर की औपचारिकता चाहिए, वह यहाँ लागू नहीं होता। परियोजना की ज़रूरतें तय करती हैं कि योजना औपचारिक हो या अनौपचारिक, विस्तृत हो या समग्र स्तर की।

हितधारक प्रबंधन योजना को अपडेट करते समय जाँचें कि उसकी मूल धारणाएँ सटीक और प्रासंगिक हैं। अन्य आउटपुट में परियोजना की समय-सारणी और हितधारक रजिस्टर के अपडेट शामिल हैं।

हितधारकों की भागीदारी का प्रबंधन

परियोजना के पूरे जीवनचक्र में हितधारकों से संवाद करें और उनके साथ काम करें, ताकि उनकी ज़रूरतें और अपेक्षाएँ पूरी हों, समस्याएँ आते ही सुलझें और वे परियोजना की गतिविधियों में उचित रूप से शामिल हों। मक़सद परियोजना की सफलता के लिए मज़बूत समर्थन जुटाना है।

• हर चरण में हितधारकों की प्रतिबद्धता बनाए रखें।
• हितधारकों की अपेक्षाएँ पूरी करने के लिए बातचीत और संचार का इस्तेमाल करें।
• पूरी परियोजना में समस्याओं का पहले से अंदाज़ा लगाएँ और संभावित चिंताओं पर ध्यान दें।

परियोजना की शुरुआत में हितधारकों का प्रभाव सबसे ज़्यादा होता है और काम आगे बढ़ने पर घटता है। ज़रूरत पड़ने पर प्रायोजक की मदद लें।

हितधारक भागीदारी के प्रबंधन के लिए इनपुट

इनपुट में हितधारक प्रबंधन योजना, संचार प्रबंधन योजना, बदलाव लॉग और संगठन की प्रक्रिया परिसंपत्तियाँ शामिल हैं। संचार प्रबंधन योजना में हितधारकों की संचार संबंधी ज़रूरतें दर्ज होती हैं। हितधारक अलग-अलग मक़सदों से जानकारी का इस्तेमाल करते हैं, इसलिए प्रारूप, विवरण का स्तर, सामग्री और भाषा को ज़रूरत के मुताबिक ढालें।

उपकरण और तकनीकें

ईमेल, बैठकें, इंट्रानेट पर प्रक्रिया अपडेट और त्वरित समन्वय कक्ष जैसे संचार माध्यम अपनाएँ। ध्यान से सुनें, भरोसा बनाएँ, टकराव सुलझाएँ और बदलाव का विरोध दूर करने में हितधारकों की मदद करें।

प्रबंधन कौशल से परियोजना के उद्देश्यों पर सहमति बनाने में मदद करें, लोगों को परियोजना के समर्थन के लिए राज़ी करें, परियोजना की ज़रूरतें पूरी करने वाले समझौतों पर बातचीत करें और परियोजना के नतीजे स्वीकार करने के लिए संगठन को अपना व्यवहार बदलने में मदद करें।

हितधारक भागीदारी के प्रबंधन के आउटपुट

आम आउटपुट में समस्या लॉग, बदलाव के अनुरोध, परियोजना प्रबंधन योजना के अपडेट और परियोजना दस्तावेज़ों के अपडेट शामिल हैं। आगे दी गई जानकारी से संगठन की प्रक्रिया परिसंपत्तियाँ अपडेट करें।

• हितधारकों के लिए सूचनाएँ। परियोजना की नई जानकारी साझा करें और समस्या का निपटारा होने पर हितधारकों को सूचित करें।
• परियोजना रिपोर्ट। स्थिति के डैशबोर्ड, सीखे गए सबक और समस्या लॉग शामिल करें।
• परियोजना की प्रस्तुतियाँ। औपचारिक और अनौपचारिक प्रस्तुतियाँ शामिल करें।
• परियोजना के रिकॉर्ड। पत्राचार, ज्ञापन और बैठकों के कार्यवृत्त शामिल करें।
• हितधारकों की प्रतिक्रिया। हितधारकों से मिली प्रतिक्रिया दर्ज करें।
• सीखे गए सबक। परियोजना से सीखे गए सबक दर्ज करें।

हितधारकों की भागीदारी का नियंत्रण

परियोजना हितधारकों के साथ संबंधों की निगरानी करें और ज़रूरत के मुताबिक उनकी भागीदारी की रणनीतियाँ और योजनाएँ बदलें। पूरी परियोजना के दौरान भागीदारी की निगरानी जारी रखें।