मानव संसाधन प्रबंधन

परियोजना मानव संसाधन प्रबंधन टीम को अपना सबसे अच्छा काम करने में मदद करता है। परियोजना प्रबंधक परियोजना का समन्वय करता है और टीम उसकी योजना बनाती है। भूमिकाएँ और ज़िम्मेदारियाँ औपचारिक रूप से सौंपें, मानव संसाधन गतिविधियाँ दर्ज करें और लगातार पुष्टि करते रहें कि ज़रूरी लोग उपलब्ध हैं।

परियोजना टीम में परियोजना प्रबंधक, परियोजना प्रबंधन टीम और टीम के अन्य सदस्य शामिल होते हैं। परियोजना प्रबंधन टीम में वे सदस्य शामिल हैं जो परियोजना प्रबंधन की गतिविधियों में परियोजना प्रबंधक की सहायता करते हैं।

टीम के बढ़ने के साथ मानव संसाधन से जुड़ी ज़िम्मेदारियाँ बढ़ती हैं। इस काम का बड़ा हिस्सा कार्यान्वयन प्रक्रिया समूह में आता है। टीम सदस्यों की पहचान करें, उनकी भूमिकाएँ और ज़िम्मेदारियाँ तय करें, पुरस्कार और सराहना की व्यवस्था बनाएँ, उनकी दक्षता और प्रदर्शन सुधारें और व्यक्तिगत व टीम प्रदर्शन पर नज़र रखें। दक्षताओं में सुधार करना परियोजना प्रबंधक की अहम ज़िम्मेदारी है। टीम का गठन और विकास ज़रूरी है और इसकी औपचारिक योजना पहले से बनानी चाहिए।

भूमिकाएँ और ज़िम्मेदारियाँ

प्रबंधन, टीम सदस्यों और अन्य हितधारकों की भूमिकाओं की पहचान करें और उनकी ज़िम्मेदारियाँ स्पष्ट करें। ज़िम्मेदारी आवंटन मैट्रिक्स जैसे उपकरण इस्तेमाल करें।

परियोजना प्रायोजक या आरंभकर्ता

प्रायोजक परियोजना के वित्तीय संसाधन उपलब्ध कराता है। प्रायोजक कोई ग्राहक, वरिष्ठ प्रबंधन या कोई अन्य पक्ष हो सकता है। प्रबंधन परियोजना की रक्षा करता है।

परियोजना प्रबंधक की मानव संसाधन ज़िम्मेदारियाँ

• तय करें कि परियोजना को किन संसाधनों की ज़रूरत है और उनके अनुरूप सबसे अच्छे उपलब्ध संसाधन पाने के लिए संसाधन प्रबंधकों से बातचीत करें।
• परियोजना टीम की संपर्क निर्देशिका बनाएँ।
• टीम सदस्यों और दूसरे हितधारकों के लिए परियोजना में उनके काम का विवरण लिखें और सुनिश्चित करें कि सभी भूमिकाएँ और ज़िम्मेदारियाँ स्पष्ट रूप से सौंपी गई हैं।
• पहचानें कि टीम सदस्यों को परियोजना के काम के लिए किस प्रशिक्षण की ज़रूरत है और सुनिश्चित करें कि उन्हें वह प्रशिक्षण मिले।
• एक औपचारिक मानव संसाधन योजना बनाएँ जिसमें बताया जाए कि टीम कैसे भाग लेगी और लोग कौन-सी भूमिकाएँ निभाएँगे।
• टीम सदस्यों की प्रदर्शन रिपोर्ट कंपनी के उनके आधिकारिक रोज़गार रिकॉर्ड में रखें।
• टीम सदस्यों और उनके प्रबंधकों को प्रशंसा पत्र भेजें।
• सुनिश्चित करें कि टीम सदस्यों की ज़रूरतों पर ध्यान दिया जाए।
• पुरस्कार और सराहना की व्यवस्था बनाएँ।

मानव संसाधन योजना तैयार करना

इस प्रक्रिया में टीम सदस्यों की भूमिकाएँ और ज़िम्मेदारियाँ तय की जाती हैं। इन ज़िम्मेदारियों के साथ स्पष्ट रूप से वे परियोजना गतिविधियाँ भी सौंपें जिन्हें हर व्यक्ति को पूरा करना है।

संगठन चार्ट और पदों के विवरण

भूमिकाएँ दर्ज करने और बताने के साधनों में ज़िम्मेदारी आवंटन मैट्रिक्स, संगठन-विभाजन संरचनाएँ, संसाधन-विभाजन संरचनाएँ और पदों के विवरण शामिल हैं।

ज़िम्मेदारी आवंटन मैट्रिक्स

ज़िम्मेदारी आवंटन मैट्रिक्स टीम सदस्यों को उन गतिविधियों या कार्य पैकेजों से जोड़ता है जिन्हें वे पूरा करेंगे।

RACI चार्ट

RACI चार्ट, ज़िम्मेदारी आवंटन मैट्रिक्स का एक रूप है जो भूमिकाओं को और स्पष्ट करता है। RACI का मतलब है Responsible (काम के लिए ज़िम्मेदार), Accountable (जवाबदेह), Consult (परामर्श लें) और Inform (सूचित करें)।

आरेख को पूरे आकार में खोलें ↗

ARMI मैट्रिक्स

ARMI मैट्रिक्स, RACI मैट्रिक्स का एक विकल्प है। ARMI का मतलब है Approver (अनुमोदक), Resource (संसाधन), Member (सदस्य) और Interested Party (इच्छुक पक्ष)।

आरेख को पूरे आकार में खोलें ↗

पदों के विवरण

पद का विवरण परियोजना के काम का लिखित विवरण है।

आरेख को पूरे आकार में खोलें ↗

मानव संसाधन योजना

मानव संसाधन योजना, मानव संसाधन योजना तैयार करने की प्रक्रिया का आउटपुट है। इसमें तय होता है कि टीम सदस्यों को कब और कैसे शामिल करें, उनका प्रबंधन और देखरेख कैसे करें और उन्हें परियोजना से कब और कैसे मुक्त करें। इसमें भूमिकाएँ और ज़िम्मेदारियाँ, परियोजना संगठन चार्ट और कर्मचारी प्रबंधन योजना शामिल हैं।

कर्मचारी प्रबंधन योजना

• कर्मचारी जुटाने की योजना
• संसाधन कैलेंडर
• कर्मचारियों को मुक्त करने की योजना
• कर्मचारियों के प्रशिक्षण की ज़रूरतें
• पुरस्कार और सराहना
• अनुपालन
• सुरक्षा

पुरस्कार और सराहना की व्यवस्था

पुरस्कारों की योजना बनाने में काफ़ी मेहनत लग सकती है। परियोजना का काम शुरू होने से पहले व्यवस्था बनाएँ। लोग चाहे किसी को भी रिपोर्ट करते हों, पुरस्कार और सराहना उन्हें प्रेरित करने और उनका सहयोग पाने के सबसे असरदार तरीकों में हैं। मैट्रिक्स संगठन में यह ख़ास तौर पर ज़रूरी है।

• ज़्यादा बार “धन्यवाद” कहें।
• महीने का सर्वश्रेष्ठ टीम सदस्य जैसे सम्मान दें।
• प्रदर्शन के लिए पुरस्कार दें।
• वेतन बढ़ाने या पसंदीदा काम सौंपने के लिए टीम सदस्यों की सिफ़ारिश करें।
• उत्कृष्ट प्रदर्शन के बारे में टीम सदस्यों के प्रबंधकों को संदेश भेजें।
• मील के पत्थर हासिल होने पर पार्टियों या दूसरे आयोजनों की योजना बनाएँ।
• टीम सदस्यों के लिए प्रशिक्षण की व्यवस्था करें।
• लोगों को इनाम के तौर पर वह काम सौंपें जिसे करने का वे इंतज़ार कर रहे हैं या उन्हें उस काम से हटा दें जो उन्हें पसंद नहीं है।

परियोजना टीम के सदस्य जुटाना

पहले से नियुक्त टीम सदस्यों की पहचान करें और उनकी उपलब्धता की पुष्टि करें। काम के लिए सबसे अच्छे संसाधन पाने के लिए बातचीत करें, ज़रूरत के मुताबिक नए कर्मचारी नियुक्त करें, दूरस्थ टीमों के साथ काम करें और संसाधनों की कमी के जोखिमों का प्रबंधन करें।

पहले से नियुक्ति

जब लोगों को पहले से परियोजना पर नियुक्त किया जाता है, तो परियोजना प्रबंधक उन्हीं टीम सदस्यों के साथ काम करता है।

बातचीत

जब संगठन के भीतर से लोगों को लेने के लिए बातचीत करनी हो, तो ये कदम उठाएँ।

• संगठन के भीतर परियोजना की ज़रूरतों और प्राथमिकताओं को समझें।
• बताएँ कि परियोजना की मदद करने से संसाधन प्रबंधक को क्या लाभ होगा। यही WIIFM है, यानी “इसमें मेरे लिए क्या है?”
• सबसे अच्छे संसाधन तभी माँगें जब परियोजना को उनकी ज़रूरत हो।
• दिखाएँ कि परियोजना को बताई गई गुणवत्ता और मात्रा के संसाधन क्यों चाहिए। नेटवर्क आरेख और परियोजना समय-सारणी अपनी बात समझाने में मदद कर सकते हैं।
• परिस्थितियाँ सामने आने पर उन्हें सँभालने के लिए संसाधन प्रबंधक के साथ काम करें।

वर्चुअल टीमें

दूरस्थ टीमों के सदस्य आमने-सामने मिले बिना काम करते हैं। इससे दुनिया के अलग-अलग हिस्सों से अच्छे टीम सदस्य एक साथ लाए जा सकते हैं।

प्रभामंडल प्रभाव

प्रभामंडल प्रभाव वह प्रवृत्ति है जिसमें किसी एक पहलू से बनी धारणा के आधार पर किसी व्यक्ति को सभी पहलुओं पर अच्छा या ख़राब आँका जाता है।

परियोजना टीम का विकास करना

परियोजना टीम का विकास कार्यान्वयन के दौरान होता है। इससे आम तौर पर कर्मचारियों का टीम छोड़ना कम होता है, लोगों का ज्ञान और कौशल बढ़ता है और टीम मिलकर बेहतर काम करती है।

टीम निर्माण

टीम का गठन और विकास लोगों को परियोजना के हित में साथ काम करने में मदद करता है, जिससे परियोजना का प्रदर्शन सुधरता है। परियोजना प्रबंधक टीम के संवाद, भरोसे और एकजुटता को दिशा देता है, उनका प्रबंधन करता है और उन्हें सुधारता है। जल्दी शुरू करें, टीम विकास को परियोजना की सभी गतिविधियों का हिस्सा बनाएँ और पूरी परियोजना के दौरान इस पर लगातार ध्यान दें। WBS बनाना टीम को विकसित करने का एक तरीका है।

टीम के गठन और विकास के पाँच चरण होते हैं।

1. गठन। लोग एक टीम के रूप में साथ आते हैं।
2. टकराव। लोग साथ काम करना सीखते हैं और उनके बीच असहमति उभरती है।
3. तालमेल। टीम सदस्य अच्छे कामकाजी संबंध बनाने लगते हैं।
4. प्रदर्शन। टीम कुशल बनती है और साथ मिलकर प्रभावी ढंग से काम करती है।
5. विदाई। परियोजना खत्म होती है और टीम भंग हो जाती है।

टीम विकास में साथ मिलकर कक्षाएँ लेना, मील के पत्थर की पार्टियाँ, त्योहारों और जन्मदिनों का जश्न, काम से बाहर की यात्राएँ, WBS बनाना और योजना के अभ्यासों में सभी को शामिल करना हो सकता है।

प्रशिक्षण

प्रशिक्षण कौशल बढ़ाता है और दक्षता बढ़ाकर परियोजना की कुल लागत और समय घटाता है। प्रशिक्षण की लागत परियोजना में दर्ज करें और मानव संसाधन योजना में प्रशिक्षण का विवरण लिखें।

बुनियादी नियम

बुनियादी नियम मानक और अपेक्षाएँ तय करते हैं। इनमें नीचे दी गई स्थितियाँ शामिल हो सकती हैं।

• हर संचार में ईमानदारी।
• टकराव कैसे सुलझाएँ और समस्याओं को उच्च स्तर पर कैसे ले जाएँ।
• क्या बीच में बोलने की अनुमति है और बैठक में उचित तरीके से किसी की बात कैसे रोकें।
• देर से आने के परिणाम।
• बैठकों में फ़ोन कॉल कैसे सँभालें, ईमेल के शिष्टाचार क्या हों और टेक्स्ट संदेश पढ़ने का क्या नियम हो।

स्पष्ट अपेक्षाएँ टकराव और समस्याएँ रोक सकती हैं। दूरस्थ टीमों के लिए बुनियादी नियम ख़ास तौर पर अहम हैं।

एक ही जगह बैठना और समन्वय कक्ष

एक ही जगह बैठाने का मतलब है हर शहर के टीम सदस्यों को एक ही कार्यालय या कमरे में साथ लाना। इससे संचार बेहतर होता है और टकराव का असर घटता है, क्योंकि संबंधित लोग पास होते हैं। मैट्रिक्स संगठन में इससे सदस्यों और प्रबंधन के बीच परियोजना टीम की पहचान भी मज़बूत होती है।

समन्वय कक्ष परियोजना के समन्वय और WBS, नेटवर्क आरेख और समय-सारणी जैसी सामग्री बनाने की केंद्रीय जगह है।

पुरस्कार और सराहना का इस्तेमाल

परियोजना टीम का विकास करते समय परियोजना प्रबंधक प्रदर्शन का आकलन करता है और मानव संसाधन योजना के अनुसार हर टीम सदस्य को उपयुक्त पुरस्कार और सराहना देता है।

टीम के प्रदर्शन का आकलन

परियोजना प्रबंधक पूरी टीम की प्रभावशीलता का आकलन और सुधार करने के लिए औपचारिक और अनौपचारिक आकलनों का इस्तेमाल करता है।

परियोजना टीम का प्रबंधन

टीम का विकास उसकी क्षमता बढ़ाता है। टीम के प्रबंधन में रोज़मर्रा के काम में लोगों का नेतृत्व शामिल है। संचार को बढ़ावा दें, संपर्क में रहें, जो हो रहा है उस पर नज़र रखें और दूसरे संगठनों के साथ काम करें। बातचीत और नेतृत्व कौशल का उपयोग करें, समस्या लॉग रखें, परियोजना प्रदर्शन के आकलन पूरे करें, सोच-समझकर निर्णय लें और हितधारकों को प्रभावित करें। उन टकरावों को सक्रिय रूप से पहचानें जिन्हें टीम सदस्य खुद नहीं सुलझा सकते और उन्हें सुलझाने में मदद करें।

अवलोकन और बातचीत

ईमेल और फ़ोन की बातचीत के लहजे पर ध्यान दें। यह दूरस्थ टीमों पर भी लागू होता है। रिपोर्टों के साथ-साथ लोगों से नियमित बातचीत करके समझें कि परियोजना कैसी चल रही है।

परियोजना प्रदर्शन के आकलन

परियोजना प्रदर्शन का आकलन किसी पर्यवेक्षक द्वारा कर्मचारी के काम का मूल्यांकन है। 360-डिग्री समीक्षा में अधीनस्थों और सहकर्मियों की राय भी ली जाती है, जिससे वास्तविक प्रदर्शन की ज़्यादा साफ़ तस्वीर मिलती है।

समस्या लॉग

टीम सदस्यों और हितधारकों से जुड़ी समस्याओं का परियोजना पर असर पड़ने से पहले उन्हें सँभालने के लिए समस्या लॉग का उपयोग करें।

परियोजना प्रबंधक के अधिकार के प्रकार

लोगों से सहयोग और अच्छा प्रदर्शन पाना मुश्किल हो सकता है, ख़ासकर मैट्रिक्स संगठन में। परियोजना प्रबंधक कई तरह के अधिकारों का इस्तेमाल करते हैं।

• औपचारिक (वैध) अधिकार। परियोजना प्रबंधक के पद से मिलता है।
• पुरस्कार देने का अधिकार। पुरस्कार देने की क्षमता से मिलता है।
• दंड (बाध्यकारी) अधिकार। टीम सदस्यों पर दंड लगाने की क्षमता से मिलता है।
• विशेषज्ञता का अधिकार। तकनीकी या परियोजना प्रबंधन की विशेषज्ञता से मिलता है।
• व्यक्तिगत प्रभाव का अधिकार। व्यक्तित्व या प्रतिष्ठा से मिलता है, या इसलिए मिलता है क्योंकि लोग परियोजना प्रबंधक को पसंद करते हैं, उसका सम्मान करते हैं या उसके जैसा बनना चाहते हैं।

प्रबंधन और नेतृत्व की शैलियाँ

परिस्थितिजन्य नेतृत्व का मतलब परियोजना जीवनचक्र के हर बिंदु पर लोगों और काम के अनुकूल शैली चुनना है।

• निर्देशन। दूसरों को बताएँ कि क्या करना है।
• सुविधा प्रदान करना। दूसरों से मिले सुझावों और जानकारी में तालमेल बनाएँ।
• कोचिंग। दूसरों को उनके लक्ष्य हासिल करने में मदद करें।
• सहयोग देना। पूरे काम के दौरान मदद दें।
• निरंकुश शैली। ऊपर से नीचे की ओर प्रबंधन करें, जिसमें प्रबंधक को यह तय करने की आज़ादी है कि क्या किया जाए।
• परामर्शात्मक शैली। नतीजे पाने के लिए निचले स्तर से पहल और अपने प्रभाव का उपयोग करें। लोगों की राय पूछें और टीम की मदद करें।
• परामर्शात्मक-निरंकुश शैली। टीम सदस्यों की राय लें और निर्णय लेने का अधिकार अपने पास रखें।
• आम सहमति। समूह के रूप में समस्याएँ सुलझाएँ और समूह की सहमति के आधार पर निर्णय लें।
• अधिकार सौंपना। लक्ष्य तय करें और टीम को काम पूरा करने के लिए पर्याप्त अधिकार दें।
• नौकरशाही शैली। कार्यविधियों का ठीक-ठीक पालन करें।
• प्रभावशाली व्यक्तित्व से नेतृत्व। परियोजना का काम कर रहे लोगों में उत्साह भरें और उन्हें प्रोत्साहित करें।
• लोकतांत्रिक या भागीदारी वाली शैली। टीम को निर्णयों में भाग लेने के लिए प्रोत्साहित करें।
• स्वतंत्र रूप से काम करने देना (Laissez-faire)। इस फ़्रांसीसी शब्द का अर्थ “कार्रवाई करने देना”, “करने देना” या “अकेला छोड़ देना” हो सकता है। प्रबंधक टीम के रोज़मर्रा के काम में दख़ल नहीं देता और ज़रूरत पड़ने पर प्रबंधन या परामर्श करता है। यह बहुत कुशल टीम के लिए उपयुक्त हो सकता है।
• विश्लेषणात्मक शैली। प्रबंधक अपने तकनीकी ज्ञान और क्षमता पर भरोसा करता है। विश्लेषणात्मक प्रबंधक अक्सर तकनीकी निर्णय लेते हैं और टीम को उनकी जानकारी देते हैं।
• परिणाम के लिए लगातार दबाव देना। लगातार निर्देश दें और प्रतिस्पर्धी रवैया अपनाकर टीम को जीतने के लिए प्रेरित करें।
• प्रभाव डालना। टीम के साथ काम करने, टीम का विकास करने और टीम के निर्णय लेने पर ज़ोर दें। परियोजना कैसे चलाई जाए, इस पर प्रभाव डालने के लिए टीम के साथ काम करें।

टकराव का प्रबंधन

जब कई हितधारकों की अपनी आवश्यकताएँ हों, परियोजना प्रबंधक के अधिकार सीमित हों और संसाधन कार्यात्मक प्रबंधकों से लेने पड़ें, तो टकराव होना तय है।

टाले जा सकने वाले टकराव रोकने के लिए टीम को बताएँ कि परियोजना किस दिशा में जा रही है, उसकी बाधाएँ और उद्देश्य क्या हैं, परियोजना चार्टर में क्या है और कौन-से अहम निर्णय और बदलाव किए गए हैं। काम साफ़ तौर पर सौंपें ताकि ज़िम्मेदारियाँ एक-दूसरे पर न चढ़ें। सौंपे गए कामों को दिलचस्प और चुनौतीपूर्ण बनाएँ, और परियोजना प्रबंधन और योजना की अच्छी प्रथाओं का पालन करें।

टकराव के सात स्रोत नीचे दिए गए हैं, सबसे अधिक बार आने वाले स्रोत से शुरू करके।

1. समय-सारणी
2. परियोजना की प्राथमिकताएँ
3. संसाधन
4. तकनीकी राय
5. प्रशासनिक कार्यविधियाँ
6. लागत
7. व्यक्तित्व

आम तौर पर टकराव में शामिल लोग ही उसे सुलझाने की सबसे अच्छी स्थिति में होते हैं। मुख्य तकनीकें इस प्रकार हैं

• सीधे सामना करना (समस्या का समाधान)। असली समस्या सुलझाकर उसे ख़त्म करें, ताकि दोनों पक्षों को फ़ायदा हो।
• समझौता करना। ऐसा हल ढूँढ़ें जिससे दोनों पक्ष कुछ हद तक संतुष्ट हों। पाठ इसे दोनों पक्षों के लिए नुकसान वाला नतीजा बताता है, क्योंकि किसी भी पक्ष को अपनी सभी माँगें पूरी होती नहीं मिलतीं।
• पीछे हटना (टालना)। पीछे हटें या निर्णय टाल दें। टकराव सुलझाने के लिए पीछे हटना आम तौर पर कमज़ोर विकल्प है।
• तनाव कम करना (दूसरे पक्ष को समायोजित करना)। सहमति वाले मुद्दों पर ज़ोर दें।
• सहयोग करना। अलग-अलग दृष्टिकोणों को साथ लाएँ, ताकि सहमति की ओर बढ़ सकें।
• दबाव डालना। दूसरे दृष्टिकोण की कीमत पर एक दृष्टिकोण थोपें।

समस्या सुलझाने की विधि

1. मूल समस्या परिभाषित करें।
2. उसका विश्लेषण करें।
3. संभावित समाधान पहचानें।
4. एक समाधान चुनें।
5. उसे लागू करें।
6. समाधान की समीक्षा करें और सुधार की पुष्टि करें।

मानव संसाधन की अन्य अवधारणाएँ

प्रत्याशा सिद्धांत

कर्मचारी तब उत्पादक बने रहते हैं जब उन्हें भरोसा होता है कि उनके प्रयास से प्रभावी प्रदर्शन होगा और उन्हें अपनी उपलब्धियों के लिए अपेक्षित पुरस्कार मिलेंगे।

पंचनिर्णय

कोई तटस्थ पक्ष विवाद की सुनवाई करके उसका निपटारा करता है।

विशेष सुविधाएँ (पर्क्स)

कुछ कर्मचारियों को बोनस, उत्पादकता से हुई बचत में हिस्सा या पसंदीदा कार्यालय जैसी विशेष सुविधाएँ मिलती हैं।

अतिरिक्त सुविधाएँ

अतिरिक्त कर्मचारी लाभ वे मानक लाभ हैं जो कर्मचारियों को औपचारिक रूप से दिए जाते हैं, जैसे शिक्षा संबंधी सुविधाएँ, बीमा और मुनाफ़े में हिस्सेदारी।

अभिप्रेरणा के चार सिद्धांत

McGregor के सिद्धांत X और Y

McGregor का मानना था कि कर्मचारी दो समूहों, X और Y, में आते हैं।

• सिद्धांत X। इस विचार को मानने वाले प्रबंधक सोचते हैं कि कर्मचारियों को लगातार निगरानी चाहिए। वे कर्मचारियों को अक्षम, ज़िम्मेदारी से बचने वाला और मौका मिलने पर काम टालने वाला समझते हैं।
• सिद्धांत Y। इस विचार को मानने वाले प्रबंधक सोचते हैं कि कर्मचारी बिना निगरानी के काम करने को तैयार रहते हैं, उपलब्धियाँ हासिल करना चाहते हैं और अपने प्रयासों को खुद दिशा दे सकते हैं।

Maslow का आवश्यकता पदानुक्रम

Maslow के पिरामिड में पाँच स्तर हैं। सबसे नीचे शारीरिक ज़रूरतें हैं, फिर सुरक्षा, सामाजिक ज़रूरतें और सम्मान की ज़रूरतें, और सबसे ऊपर अपनी क्षमता को साकार करना है।

आरेख को पूरे आकार में खोलें ↗

David McClelland का आवश्यकता सिद्धांत (अर्जित आवश्यकताओं का सिद्धांत)

इस सिद्धांत के अनुसार हर व्यक्ति तीन ज़रूरतों में से किसी एक से सबसे अधिक प्रेरित होता है। लोगों को जिस ज़रूरत से सबसे ज़्यादा प्रेरणा मिलती है, उसके आधार पर उनका प्रबंधन अलग-अलग करें।

Herzberg का सिद्धांत

Herzberg का सिद्धांत काम की बुनियादी परिस्थितियों वाले कारकों (हाइजीन कारकों) और प्रेरक कारकों के बीच अंतर करता है। ख़राब हाइजीन कारक प्रेरणा घटा सकते हैं। सिर्फ़ उन्हें सुधारने से आम तौर पर प्रेरणा नहीं बढ़ती। उदाहरणों में काम की परिस्थितियाँ, वेतन, निजी जीवन, कामकाजी संबंध, सुरक्षा और पद-प्रतिष्ठा शामिल हैं।

काम खुद भी ज़िम्मेदारी, अपनी क्षमता साकार करने, पेशेवर विकास और सराहना जैसे कारकों से लोगों को प्रेरित करता है।

लोगों की योजना बनाना और परियोजना टीम को जुटाना, उसका विकास करना और उसका प्रबंधन करना, ये सभी अगले क्षेत्र, संचार प्रबंधन, पर असर डालते हैं।