लागत प्रबंधन

लागत प्रबंधन और समय प्रबंधन आपस में गहराई से जुड़े हैं और उनकी कई तकनीकें समान हैं। जैसा कि समय प्रबंधन में बताया गया है, कार्य पैकेजों को गतिविधियों में बाँटा जाता है। कई परियोजनाओं में ये गतिविधियाँ लागत अनुमानों का आधार होती हैं। बड़ी परियोजनाओं में लागत का अनुमान नियंत्रण खाते के स्तर पर लगाया जाता है, जो कार्य पैकेज के स्तर पर या उससे ऊपर होता है।

लागत प्रबंधन योजना

लागत प्रबंधन योजना परियोजना प्रबंधन योजना का आवश्यक हिस्सा है। इस अध्याय में इस्तेमाल की गई रूपरेखा में इसे एकीकरण प्रबंधन की ‘परियोजना प्रबंधन योजना तैयार करें’ प्रक्रिया के तहत बनाया जाता है। अध्याय में योजना का यह चरण एकीकरण प्रबंधन में दिया गया है और औपचारिक लागत प्रबंधन प्रक्रियाओं को अलग से समझाया गया है।

योजना बताती है कि परियोजना की लागतों की योजना कैसे बनाएँ, उन्हीं लागतों के भीतर काम का प्रबंधन कैसे करें, लागतों को कैसे नियंत्रित करें और विचलनों को कैसे सँभालें। ये बातें पहले से तय करें

• लागत अनुमान किस रूप में दिए जाएँ।
• सटीकता का कितना स्तर अपेक्षित हो।
• लागत प्रदर्शन की पहचान, निगरानी और रिपोर्ट कैसे करें।
• रिपोर्ट के किन प्रारूपों का इस्तेमाल करें।
• प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष लागतों की परिभाषा क्या हो और उनमें अंतर कैसे करें।
• खर्च की अधिकतम सीमा क्या हो।
• लागत में बदलाव के लिए बदलाव नियंत्रण की किन कार्यविधियों का पालन करें।

खर्च की अधिकतम सीमा तय करती है कि टीम लागत में कितना बदलाव होने दे सकती है। इसे योजना बनाते समय तय करें। अगर खर्च सीमा से ऊपर जाए, तो उसे काबू में लाने के लिए कदम उठाएँ।

जीवनचक्र लागत का आकलन

जीवनचक्र लागत के आकलन में उत्पाद के पूरे जीवनकाल की लागतों को ध्यान में रखा जाता है, जिसमें स्वयं परियोजना की लागत भी शामिल है।

मान लें कि किसी उत्पाद को खरीदने की लागत $50,000 है और उसके पूरे जीवनकाल में रखरखाव की लागत $5,000 है। एक दूसरे विकल्प को खरीदने की लागत $38,000 है और उसके पूरे जीवनकाल में रखरखाव की लागत $50,000 है। क्या आप खरीद में $12,000 बचाकर कंपनी के रखरखाव की लागत $45,000 बढ़ाएँगे? या अभी $12,000 अतिरिक्त खर्च करके भविष्य के रखरखाव में कंपनी के $45,000 बचाएँगे?

मूल्य विश्लेषण

मूल्य विश्लेषण का उद्देश्य कार्य-दायरा और प्रदर्शन बनाए रखते हुए परियोजना की लागत घटाना है। व्यवस्थित रूप से कार्यों की पहचान करें, हर कार्य का मूल्य तय करें और ऐसे कम खर्च वाले संसाधन और गतिविधियाँ ढूँढ़ें जिनसे ज़रूरी प्रदर्शन बना रहे। मूल्य विश्लेषण, मूल्य इंजीनियरिंग के अनुरूप है।

लागत जोखिम

खरीद जोखिम और लागत प्रबंधन जोखिम, लागत जोखिम के उदाहरण हैं। जोखिम प्रबंधन सहित पूरी परियोजना के दौरान लागत से जुड़े जोखिमों पर ध्यान दें।

लागत का अनुमान लगाना

परियोजना की हर पहचानी गई गतिविधि की लागत का अनुमान लगाएँ। परियोजना पूरी करने की लागत में ये शामिल हैं

1. गुणवत्ता से जुड़ा काम।
2. जोखिम प्रबंधन का काम।
3. परियोजना प्रबंधन की गतिविधियाँ।
4. संसाधन।
5. प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष लागतें।
6. साझा परिचालन व्यय।
7. अन्य लागतें।

लागत के प्रकार

लागत का वर्गीकरण इस आधार पर किया जा सकता है कि वह काम की मात्रा के साथ बदलती है या नहीं।

• परिवर्ती लागतें काम की मात्रा के साथ बदलती हैं। उदाहरणों में कच्चा माल और श्रमिकों की मज़दूरी शामिल हैं।
• स्थिर लागतें काम की मात्रा बदलने पर भी समान रहती हैं। इस अध्याय में तैयारी की लागत, कार्यशील पूँजी और लीज़ या किराया इसके उदाहरण हैं।

लागत का वर्गीकरण इस आधार पर भी किया जा सकता है कि क्या उसे सीधे काम से जोड़ा जा सकता है।

• प्रत्यक्ष लागतें सीधे परियोजना के काम से जोड़ी जा सकती हैं। उदाहरणों में यात्रा और मनोरंजन का खर्च, लेखन-सामग्री और कर्मचारियों का वेतन शामिल हैं।
• अप्रत्यक्ष लागतें ऐसे साझा परिचालन व्यय या दूसरी लागतें हैं जिन्हें किसी ख़ास परियोजना या गतिविधि को आवंटित नहीं किया जा सकता। वे कई परियोजनाओं पर लागू हो सकती हैं।

लागत अनुमान के लिए इनपुट

• कार्य-दायरे की आधाररेखा। परियोजना के कार्य-दायरे का विवरण, कार्य-विभाजन संरचना (WBS) और WBS शब्दकोश बताते हैं कि परियोजना के दायरे में क्या शामिल है और क्या बाहर है।
• परियोजना की समय-सारणी। बजट बनाने से पहले समय-सारणी बनाएँ। इसमें गतिविधियाँ, आवंटित संसाधन और काम कब होगा, यह दर्ज होता है। खरीद कब करनी है यह जानने और व्यय को समय-सारणी में अलग-अलग समय पर रखने से लागत नियंत्रित करने में मदद मिलती है। लागतें भी समय-सारणी पर असर डाल सकती हैं। अगर किसी गतिविधि के लिए तय समय पर कच्चा माल ख़ास तौर पर महँगा होगा, तो कीमतों की इस बढ़ोतरी को ध्यान में रखते हुए गतिविधि पहले या बाद में करें।
• मानव संसाधन योजना। योजना में बताया जाता है कि टीम सदस्यों को कैसे पुरस्कृत करें, श्रम की दरें क्या हैं, कितने लोगों की ज़रूरत है और उन पर कितनी लागत आएगी। इससे परियोजना प्रबंधक लागत नियंत्रित करते हुए लोगों को बचत हासिल करने के लिए प्रेरित रख सकता है।
• जोखिम रजिस्टर। जोखिम का प्रबंधन करने से समय और पैसा बच सकता है, लेकिन इसमें भी ऐसा काम करना पड़ता है जिसकी लागत आती है। इस काम से अतिरिक्त जोखिम उत्पन्न हो सकते हैं, जिनमें लागत जोखिम शामिल हैं। इस अर्थ में जोखिम, लागत का अनुमान लगाने की प्रक्रिया का इनपुट भी है और आउटपुट भी।
• पुराने रिकॉर्ड और सीखे गए सबक। पिछली परियोजनाओं के रिकॉर्ड लागत की गणना और अनुमान आसान बनाते हैं। इन रिकॉर्डों में दिए गए टेम्पलेट काम तेज़ कर सकते हैं।
• परियोजना प्रबंधन की लागतें। परियोजना प्रबंधन के काम की लागत होती है। इसमें परियोजना प्रबंधक का समय, स्थिति की रिपोर्ट, बदलाव का विश्लेषण और कार्यान्वयन शामिल हैं।

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अनुमान लगाने की पद्धतियाँ

समय प्रबंधन में एक-बिंदु, सादृश्य आधारित, पैरामीटर आधारित और तीन-बिंदु (PERT) अनुमान की चर्चा है। लागत का अनुमान लगाने में भी इन्हीं पद्धतियों का इस्तेमाल किया जा सकता है। नीचे से ऊपर की ओर अनुमान लगाना एक और विकल्प है।

नीचे से ऊपर की ओर अनुमान

अलग-अलग गतिविधियों या कार्य पैकेजों की लागत का अनुमान लगाएँ। इन लागतों को नियंत्रण खातों में जोड़ें, फिर इन्हें मिलाकर पूरी परियोजना का अनुमान तैयार करें। यह परियोजना टीम के साथ अच्छी तरह परिभाषित WBS बनाने का एक और कारण है।

परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर

परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर कई सौ गतिविधियों की लागत की गणना तेज़ कर सकता है, जिसमें प्रत्यक्ष, अप्रत्यक्ष, साझा परिचालन और स्थिर लागतों की गणना शामिल है।

संसाधनों की लागत दरें

परियोजना में इस्तेमाल होने वाले संसाधनों की दरें जानें। इनमें आंतरिक कर्मचारी, विक्रेता, सलाहकार, आपूर्तिकर्ता और बाहरी तकनीशियन शामिल हो सकते हैं।

आरक्षित राशि का विश्लेषण

ऐसी गतिविधियों की पहचान करें जिनमें बड़े जोखिम हैं और जोखिम पैदा होने पर उन्हें सँभालने के लिए ज़रूरी समय और धन का अनुमान लगाएँ। ज्ञात जोखिमों के लिए आकस्मिकता आरक्षित राशि और अज्ञात जोखिमों के लिए प्रबंधन आरक्षित राशि होती है। आरक्षित राशि की गणना के लिए विश्लेषण करें और अनुमानों को बेवजह न बढ़ाएँ।

गुणवत्ता की लागत

परियोजना के लिए गुणवत्ता का काम ज़रूरी है। इस काम की अतिरिक्त लागत को गुणवत्ता की लागत (CoQ) कहते हैं।

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अनुमानों की सटीकता

लागत का अनुमान लगाना एक आवर्ती प्रक्रिया है। शुरुआती अनुमान कम सटीक होते हैं और उनमें व्यापक सीमाएँ होनी चाहिए। परियोजना आगे बढ़ने पर परियोजना प्रबंधक सीमाओं को छोटा कर सकता है। प्रारंभिक, अवधारणात्मक, व्यवहार्यता और अंतिम अनुमानों में हर चरण के अनुसार सीमा तय करें।

• परिमाण का मोटा (ROM) अनुमान। आम तौर पर परियोजना के आरंभ के दौरान लगाया जाता है। एक सामान्य सीमा ±50% है। यह इस पर निर्भर करती है कि टीम परियोजना के बारे में कितना जानती है।
• बजट अनुमान। परियोजना की योजना बनाते समय तैयार किया जाता है और इसकी सीमा −10% से +25% होती है।
• निश्चित अनुमान। अधिक सटीक अनुमान। कुछ परियोजना प्रबंधक वास्तविक लागत के ±10% का इस्तेमाल करते हैं और दूसरे −5% से +10% का।

लागत का अनुमान लगाने की प्रक्रिया गतिविधियों की लागत के अनुमान देती है और बताती है कि वे कैसे निकाले गए। इससे जोखिम रजिस्टर और बदलाव नियंत्रण रजिस्टर जैसे परियोजना दस्तावेज़ भी अपडेट हो सकते हैं।

बजट निर्धारित करना

बजट निर्धारित करने की प्रक्रिया परियोजना की कुल लागत और संगठन के पास उपलब्ध होनी चाहिए ऐसी राशि की गणना करती है। परियोजना प्रबंधक को जोखिम प्रबंधन करना चाहिए और कुल लागत अनुमान में आकस्मिकता और प्रबंधन, दोनों आरक्षित राशियाँ शामिल करनी चाहिए। लागत बजट, लागत आधाररेखा और प्रबंधन आरक्षित राशि का जोड़ है। इससे पता चलता है कि संगठन को कितनी राशि आवंटित करनी चाहिए।

लागतों को जोड़कर बजट बनाएँ। गतिविधियों की लागत को कार्य पैकेजों की लागत में जोड़ें, फिर नियंत्रण खातों की लागत में, और अंत में परियोजना की कुल लागत में। लागत आधाररेखा में आकस्मिकता आरक्षित राशि शामिल करें। लागत बजट निर्धारित करने के अंतिम चरण में प्रबंधन आरक्षित राशि जोड़ें।

लागत आधाररेखा और लागत बजट को पैरामीटर आधारित अनुमानों, विशेषज्ञ निर्णय या पुराने रिकॉर्ड से मिलाकर देखें। बड़े अंतरों की जाँच करके सुनिश्चित करें कि अनुमान ठोस हैं।

इसके बाद नकदी प्रवाह जाँचें। परियोजना को जब धन की ज़रूरत हो, तब वह उपलब्ध न भी हो सकता है। गतिविधियों और वित्तपोषण को अलग-अलग समय के लिए योजनाबद्ध करें। S-वक्र दिखा सकता है कि किस समय कितनी लागत आएगी।

परियोजना चार्टर की बाधाओं की समीक्षा करें और एकीकरण प्रबंधन के तहत लागत आधाररेखा और बजट को उनसे मिलाएँ। अगर अनुमान उन बाधाओं से ऊपर जाता है, तो हितधारकों से मिलें, वजहें समझाएँ और परियोजना की लागत घटाने के विकल्प पेश करें। अवास्तविक बजट से बचने की जवाबदेही परियोजना प्रबंधक की है।

बजट निर्धारित करने की प्रक्रिया से लागत आधाररेखा बनती है। इससे परियोजना प्रबंधन के अन्य दस्तावेज़ भी अपडेट हो सकते हैं।

लागतों का नियंत्रण

नियंत्रण का वही सामान्य तरीका अपनाएँ जो परियोजना प्रबंधन के अन्य ज्ञान क्षेत्रों में लागू होता है। परियोजना की लागतें नियंत्रित करने के लिए ये कदम उठाएँ

• लागत प्रबंधन योजना का पालन करें।
• लागत नियंत्रण के लिए संगठन की प्रक्रिया परिसंपत्तियों, जैसे नीतियों, कार्यविधियों, उपकरणों और रिपोर्टिंग प्रारूपों का उपयोग करें।
• अधिक लागत की मूल वजहें पहचानकर और उन्हें दूर करके अनावश्यक बदलाव रोकें।
• पूरे परियोजना जीवनचक्र के दौरान वास्तविक लागतों को आधाररेखा के मुकाबले मापें। विचलन होने पर सुधारात्मक या निवारक कार्रवाई की जा सकती है।

प्रगति की रिपोर्टिंग

गतिविधियों की प्रगति की रिपोर्ट देने के लिए तय नियम इस्तेमाल करें और अटकलों से बचें।

• 50/50 का नियम। गतिविधि शुरू होने पर 50% प्रगति दर्ज करें और शेष 50% उसके पूरा होने पर।
• 20/80 का नियम। शुरू होने पर 20% प्रगति दर्ज करें और शेष 80% पूरा होने पर।
• 0/100 का नियम। शुरुआत में 0% प्रगति दर्ज करें और पूरा होने पर 100%।

अर्जित मूल्य का मापन

अर्जित मूल्य के मापन से परियोजना प्रबंधक को लागतों पर बारीकी से नज़र रखने, दूसरे उपयोगी कामों को समय देने और प्रगति की रिपोर्टिंग में अटकलों से बचने में मदद मिलती है।

प्रदर्शन मापन आधाररेखा में कार्य-दायरे, समय-सारणी और लागत की आधाररेखाएँ शामिल होती हैं। अर्जित मूल्य इस संयुक्त आधाररेखा के मुकाबले परियोजना का प्रदर्शन मापता है। लागत, समय और पूरे किए गए काम या कार्य-दायरे को साथ लाकर यह परियोजना प्रबंधक को भविष्य के प्रदर्शन, समाप्ति की तारीख़ों और लागत का पूर्वानुमान लगाने का तरीका देता है।