जोखिम प्रबंधन

जोखिम प्रबंधन का मतलब जोखिमों का पहले से अंदाज़ा लगाना और उनके सामने आने पर क्या करना है, इसकी योजना बनाना है। इससे समय, धन और मेहनत बचती है, टीम पर अनावश्यक तनाव घटता है, कुछ समस्याएँ रुकती हैं और बाकी की संभावना घटती है।

जोखिम प्रबंधन परियोजना प्रबंधक के रोज़मर्रा के काम का हिस्सा है। परियोजना को प्रभावित करने वाली घटनाओं की तैयारी करके वह स्थिति पर नियंत्रण रख सकता है।

जोखिम प्रबंधन की बुनियाद

जोखिम प्रबंधन में जोखिम सँभालने की योजना बनाना, जोखिमों की पहचान करना, उनका गुणात्मक और मात्रात्मक विश्लेषण करना, प्रतिक्रियाओं की योजना बनाना और उनकी निगरानी व नियंत्रण करना शामिल है। इन कोशिशों से सकारात्मक घटनाओं की संभावना बढ़ती है और नकारात्मक घटनाओं की संभावना घटती है।

खतरे और अवसर

खतरे ऐसी घटनाएँ हैं जो होने पर परियोजना को नुकसान पहुँचा सकती हैं। अवसर ऐसी घटनाएँ हैं जो होने पर परियोजना को लाभ पहुँचा सकती हैं।

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इस पाठ का अनुमान है कि जोखिम प्रबंधन के दौरान पहचाने और जाँचे गए 90% तक खतरों को दूर किया जा सकता है।

अनिश्चितता

अनिश्चितता किसी संभावित घटना के बारे में जानकारी की कमी है। इससे उपलब्ध डेटा के आधार पर निकाले गए निष्कर्षों पर भरोसा घटता है।

जोखिम के कारक

• घटना होने की कितनी संभावना है?
• उसका क्या असर होगा?
• परियोजना के दौरान वह कब हो सकती है?
• वह कितनी बार हो सकती है?

जोखिम से बचाव, सहनशीलता और सीमाएँ

जो व्यक्ति जोखिम लेने से बचता है, उसमें जोखिम से बचने की प्रवृत्ति होती है। जोखिम सहनशीलता जोखिम का वह स्तर है जिसे स्वीकार्य माना जाता है। जोखिम की सीमा वह निश्चित बिंदु है जिस पर जोखिम अस्वीकार्य हो जाता है।

जोखिम प्रबंधन की प्रक्रिया

प्रभावी जोखिम प्रबंधन का मतलब हर बैठक में जोखिम को एजेंडे का नियमित हिस्सा बनाना और जोखिम घटनाओं के लिए हमेशा योजना रखना है। प्रतिक्रिया की ठोस योजना से जोखिम सामने आने पर भी उन्हें दूर किया जा सकता है। इससे परियोजना प्रबंधक के पास परियोजना के दूसरे अहम कामों के लिए ज़्यादा समय होता है।

जोखिम प्रबंधन की छह प्रक्रियाएँ इस प्रकार हैं

1. जोखिम प्रबंधन की योजना बनाना
2. जोखिमों की पहचान करना
3. जोखिमों का गुणात्मक विश्लेषण करना
4. जोखिमों का मात्रात्मक विश्लेषण करना
5. जोखिम प्रतिक्रियाओं की योजना बनाना
6. जोखिमों की निगरानी और नियंत्रण करना

जोखिम प्रबंधन की योजना बनाना

परियोजना प्रबंधक, प्रायोजक, टीम, ग्राहक, अन्य हितधारकों और विशेषज्ञों को शामिल करें। जोखिम प्रबंधन को परियोजना के आकार और जटिलता और शामिल लोगों के कौशल के अनुरूप बनाएँ। पिछली परियोजनाओं के अनुभव का इस्तेमाल करें और मानक जाँच सूची से आगे जाकर काम को परियोजना के मुताबिक ढालें।

योजना बनाएँ कि जोखिम प्रबंधन पर कितना समय देंगे, किन संसाधनों की ज़रूरत होगी और प्रक्रिया कैसे चलाएँगे। योजना के लिए संगठन की प्रक्रिया परिसंपत्तियों का उपयोग करें।

जोखिम प्रबंधन योजना

जोखिम प्रबंधन योजना में ये तत्व शामिल हो सकते हैं।

• पद्धति। तय करें कि जोखिम प्रबंधन कैसे किया जाएगा।
• भूमिकाएँ और ज़िम्मेदारियाँ। पहचानें कि जोखिम प्रबंधन का काम कौन करेगा।
• बजट बनाना। जोखिम प्रबंधन की लागत तय करें।
• समय निर्धारण। तय करें कि जोखिम प्रबंधन कब शुरू होना चाहिए।
• जोखिम की श्रेणियाँ। तय करें कि जोखिमों को समूहों में कैसे बाँटा जाएगा।
• प्रायिकता और असर की परिभाषाएँ। आम तौर पर दोनों को 1 (सबसे कम) से 10 (सबसे ज़्यादा) तक अंक दिए जाते हैं। किसी जोखिम को 6 देने वाले दो लोगों का मतलब अलग हो सकता है। परिभाषाएँ इन व्यक्तिपरक अंकों को एकरूप बनाती हैं और टीमों को परियोजनाओं के बीच जोखिमों की तुलना करने में मदद करती हैं।
• हितधारकों की सहनशीलता। आरंभ के दौरान लागत और गुणवत्ता जैसी अलग-अलग श्रेणियों में हितधारकों की सहनशीलता पहचानें और उन स्तरों को नियमित रूप से स्पष्ट करें।
• रिपोर्टिंग के प्रारूप। जोखिम प्रबंधन रिपोर्टों के प्रारूप की पहचान करें और उसे अंतिम रूप दें।
• नज़र रखना। तय करें कि परियोजना में शामिल लोग जोखिमों पर नियमित रूप से कैसे नज़र रखेंगे।

जोखिम की श्रेणियाँ

व्यापक श्रेणियाँ संगठन के अनुभव में आए जोखिम स्रोतों को दिखा सकती हैं।

• बाहरी। सरकार, विनियमन, पर्यावरण और बाज़ार।
• आंतरिक। सेवा, ग्राहक संतुष्टि, लागत और गुणवत्ता।
• तकनीकी। तकनीक में बदलाव।
• जिनका पहले से अनुमान नहीं लगाया जा सकता। पाठ का अनुमान है कि लगभग 9% से 10% जोखिमों का पहले से अनुमान नहीं लगाया जा सकता।

जोखिम के प्रकार

• व्यावसायिक जोखिम। इससे लाभ या हानि हो सकती है।
• शुद्ध (बीमा योग्य) जोखिम। इससे सिर्फ़ हानि हो सकती है, जैसे डकैती या आग से।

जोखिमों की पहचान करना

हितधारकों और उनके समूह के बाहर के लोगों से बात करें। संगठन की प्रक्रिया परिसंपत्तियों की समीक्षा करें। परियोजना के आरंभ में चार्टर बनाते समय प्रमुख जोखिमों की पहचान से शुरू करें। योजना बनाते समय जोखिमों की विस्तृत पहचान करें। कार्य-दायरे की आधाररेखा एक अहम इनपुट है और इसमें परियोजना के कार्य-दायरे का विवरण, WBS और WBS शब्दकोश शामिल हैं।

दस्तावेज़ों की समीक्षा

सीखे गए सबक, लेख और संगठन की प्रक्रिया परिसंपत्तियों जैसे प्रासंगिक दस्तावेज़ों की समीक्षा करें।

जानकारी जुटाने की तकनीकें

जोखिम पहचानने में आवश्यकताएँ जुटाने जैसी कई तकनीकें इस्तेमाल होती हैं।

विचार-मंथन

परियोजना के जोखिम पहचानने के लिए एक समूह इकट्ठा करें।

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डेल्फ़ी तकनीक

विशेषज्ञों के किसी समूह से गुमनाम तरीके से परामर्श करें। उन्हें ज़रूरी जानकारी की सूची भेजें, उनके जवाब संकलित करें और अगले दौर की समीक्षा के लिए नतीजे वापस भेजें। विशेषज्ञों की सहमति बनने तक इसे दोहराएँ।

साक्षात्कार करना

जोखिमों की पहचान के लिए परियोजना के प्रतिभागियों, हितधारकों और विशेषज्ञों के साक्षात्कार लें।

मूल कारण का विश्लेषण

ज्ञात जोखिमों के मूल कारण ढूँढ़ें और फिर उनसे अतिरिक्त जोखिमों की पहचान करें।

SWOT विश्लेषण

SWOT का मतलब strengths (मज़बूतियाँ), weaknesses (कमज़ोरियाँ), opportunities (अवसर) और threats (खतरे) है। परियोजना के जोखिम तय करने के लिए उसकी मज़बूतियाँ और कमज़ोरियाँ पहचानें।

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पहचान की अतिरिक्त तकनीकें

• जाँच सूची का विश्लेषण। जोखिम श्रेणियों की जाँच सूची का इस्तेमाल करके अतिरिक्त जोखिम पहचानें।
• धारणाओं का विश्लेषण। परियोजना की धारणाएँ पहचानें और जोखिम उजागर करने के लिए उनकी वैधता परखें।
• आरेख बनाना। जोखिमों की पहचान के लिए कारण-प्रभाव आरेख और प्रक्रिया प्रवाह चार्ट जैसी तकनीकें इस्तेमाल करें।

जोखिम रजिस्टर

जोखिमों की पहचान की प्रक्रिया से जोखिम रजिस्टर बनता है। यह एक ऐसा दस्तावेज़ है जिसे टीम पूरे परियोजना जीवनचक्र में अपडेट करती है। इसे परियोजना के दस्तावेज़ों के साथ रखें और भविष्य की परियोजनाओं के लिए पुराने रिकॉर्ड में सुरक्षित रखें।

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रजिस्टर में जोखिमों की सूची, संभावित प्रतिक्रियाएँ, मूल कारण और अपडेट की गई जोखिम श्रेणियाँ होती हैं।

जोखिमों का गुणात्मक विश्लेषण करना

गुणात्मक जोखिम विश्लेषण, पहचाने गए जोखिमों और परियोजना के दौरान उनके सामने आने के समय का व्यक्तिपरक आकलन है। हर जोखिम की प्रायिकता को कम, मध्यम और अधिक या 1 से 10 जैसे पैमाने पर आँकें। असर को भी उपयुक्त पैमाने पर आँकें।

प्रायिकता और असर मैट्रिक्स

तुरंत प्रतिक्रिया माँगने वाले जोखिमों की पहचान के लिए मैट्रिक्स इस्तेमाल करें। इसे परियोजना की ज़रूरतों के अनुरूप ढालें या कंपनी का मानक टेम्पलेट इस्तेमाल करें। मानकीकृत मैट्रिक्स से अलग-अलग परियोजनाओं में नतीजे दोहराना आसान होता है।

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जोखिम डेटा की गुणवत्ता का आकलन

पहचाने गए जोखिमों पर डेटा जुटाएँ और परखें कि यह गुणात्मक विश्लेषण के लिए पर्याप्त सटीक है या नहीं। हर जोखिम के लिए देखें कि उसे कितनी अच्छी तरह समझा गया है, कौन-सा डेटा उपलब्ध है और उस डेटा की गुणवत्ता, विश्वसनीयता और अखंडता कैसी है।

जोखिमों का वर्गीकरण

अलग-अलग जोखिमों को लेबल दें या उन्हें श्रेणी के आधार पर समूहों में रखें। इससे दिखता है कि किस तरह के कार्य पैकेज, प्रक्रियाएँ, लोग या अन्य संभावित कारण सबसे अधिक जोखिम पैदा करते हैं।

जोखिम की तात्कालिकता का आकलन

जोखिम पहचानते और प्रतिक्रियाओं की योजना बनाते समय पता करें कि किन जोखिमों पर तुरंत ध्यान चाहिए। तात्कालिकता को प्रायिकता और असर के आकलन के साथ देखें।

गुणात्मक विश्लेषण के बाद जोखिम रजिस्टर के अपडेट

• दूसरी परियोजनाओं के मुकाबले इस परियोजना के जोखिम का स्तर।
• प्राथमिकता क्रम में जोखिम और उनकी प्रायिकता और असर के आकलन।
• श्रेणी के अनुसार जोखिमों के समूह।
• अतिरिक्त विश्लेषण और प्रतिक्रिया माँगने वाले जोखिम।
• निकट अवधि में अतिरिक्त विश्लेषण माँगने वाले जोखिम।
• ग़ैर-महत्वपूर्ण जोखिमों की निगरानी सूची।
• रुझान।

जोखिमों का मात्रात्मक विश्लेषण करना

मात्रात्मक जोखिम विश्लेषण, गुणात्मक विश्लेषण के बाद प्रायिकता और असर का संख्यात्मक विश्लेषण करता है। इससे ऐसी प्रतिक्रियाएँ पहचानें जिन पर तुरंत ध्यान चाहिए, परियोजना पर जोखिम और उसके उद्देश्यों पर असर तय करें, जोखिम होने पर लागत और समय-सारणी के लिए ज़रूरी आरक्षित प्रावधानों का अनुमान लगाएँ और ज़्यादा ध्यान माँगने वाले जोखिम पहचानें।

प्रायिकता और असर के परिमाणीकरण की तकनीकें

• साक्षात्कार करना
• लागत और समय का अनुमान लगाना
• डेल्फ़ी तकनीक
• पुराने रिकॉर्ड
• विशेषज्ञ निर्णय
• अपेक्षित मौद्रिक मूल्य का विश्लेषण
• Monte Carlo विश्लेषण
• निर्णय वृक्ष

Monte Carlo विश्लेषण

Monte Carlo विश्लेषण कंप्यूटर प्रोग्राम से परियोजना की लागत या समय-सारणी के नतीजों का सिमुलेशन करता है। इसके मुख्य इनपुट नेटवर्क आरेख और परियोजना पूरी करने के अनुमान हैं।

• पूरी परियोजना के जोखिम का आकलन करता है।
• परियोजना किसी खास तारीख़ या खास लागत पर पूरी होने की प्रायिकता का अनुमान लगाता है।
• किसी गतिविधि के क्रिटिकल पाथ पर होने की प्रायिकता का अनुमान लगाता है।
• परियोजना नेटवर्क में रास्तों के मिलने का हिसाब रखता है।
• लागत और समय-सारणी पर असर का आकलन करता है।
• प्रायिकता वितरण तैयार करता है।

निर्णय वृक्ष

निर्णय वृक्ष वास्तविक स्थिति का मॉडल बनाता है और कई विकल्पों की एक साथ तुलना करने में मदद करता है। आज का निर्णय लेते समय यह भविष्य की घटनाओं का हिसाब रखता है, जटिल परिस्थितियों में अपेक्षित मौद्रिक मूल्य निकालने में मदद करता है और इसमें परस्पर अपवर्जी नतीजे शामिल होते हैं।

मात्रात्मक जोखिम विश्लेषण के आउटपुट

• परिमाण तय किए गए जोखिमों की प्राथमिकता सूची।
• ज़रूरी आकस्मिक समय और लागत आरक्षित प्रावधानों की मात्रा।
• परियोजना के समय और लागत के उद्देश्यों के मुकाबले यथार्थवादी, हासिल करने योग्य समाप्ति तारीख़ें और परियोजना लागतें, उनके विश्वास स्तरों के साथ।
• परियोजना के उद्देश्यों को हासिल करने की संख्यात्मक प्रायिकता।
• मात्रात्मक जोखिम विश्लेषण के रुझान।

जोखिम प्रतिक्रियाओं की योजना बनाना

खतरों को घटाने या दूर करने और अवसरों का असर बढ़ाने के तरीके योजनाबद्ध करें। खतरों को होने से पहले दूर करने और अवसरों को साकार करने पर काम करें। खतरों की प्रायिकता और असर घटाएँ और अवसरों की प्रायिकता और असर बढ़ाएँ।

जिन खतरों का असर कम नहीं किया जा सकता, उनके लिए मज़बूत आकस्मिक योजना और उसके विफल होने पर वैकल्पिक प्रतिक्रिया तैयार करें। समय और संसाधन तय करते हैं कि कितने जोखिम दूर किए जा सकते हैं। पूरी परियोजना में जोखिमों की समीक्षा करें। परियोजना का काम शुरू होने के बाद भी गुणात्मक और मात्रात्मक विश्लेषण और प्रतिक्रिया की योजना जारी रखें।

खतरों से निपटने की रणनीतियाँ

• बचाव करें। खतरा दूर करने के लिए उसका कारण दूर करें।
• असर कम करें। जिस जोखिम को दूर नहीं कर सकते, उसका असर कम करें।
• स्थानांतरित करें। बीमा, वारंटी या गारंटी जैसे उपायों से जोखिम दूसरे पक्ष को सौंपें।

अवसरों के लिए प्रतिक्रिया की रणनीतियाँ

• पूरा लाभ उठाएँ। काम जोड़ें या परियोजना में बदलाव करें ताकि अवसर ज़रूर साकार हो।
• बढ़ाएँ। अवसर की संभावना और उसका सकारात्मक असर बढ़ाएँ।
• साझा करें। अवसर की ज़िम्मेदारी किसी तीसरे पक्ष को सौंपें।

स्वीकार करना और प्रतिक्रिया चुनना

स्वीकार करना खतरों और अवसरों, दोनों पर लागू होता है। निष्क्रिय स्वीकृति में तय करें कि घटना होने पर क्या करेंगे। सक्रिय स्वीकृति में आकस्मिक उपायों की योजना बनाएँ और समय व लागत के लिए आरक्षित प्रावधान रखें। जोखिम स्वीकार करने का फ़ैसला हितधारकों को बताएँ।

हर प्रतिक्रिया लागू करने के लिए समय सीमा तय करें और मेहनत को जोखिम की गंभीरता के अनुरूप रखें। एक प्रतिक्रिया कई घटनाओं पर काम कर सकती है। परियोजना प्रबंधक, टीम, हितधारक या विशेषज्ञ रणनीति चुन सकते हैं।

जोखिम प्रतिक्रियाओं की योजना के आउटपुट

जोखिम रजिस्टर, परियोजना प्रबंधन योजना और परियोजना दस्तावेज़ अपडेट करें। परियोजना प्रबंधन योजना में संशोधन करते समय गतिविधियाँ और कार्य पैकेज जोड़ें, हटाएँ या अलग संसाधनों को सौंपें। इससे योजना बनाना आवर्ती प्रक्रिया बनती है।

लागू होने पर परियोजना प्रबंधन के दस्तावेज़ों में ये विवरण अपडेट करें।

• अवशिष्ट जोखिम। प्रतिक्रियाओं की योजना बनाने के बाद बचे जोखिम। इन जोखिमों को स्वीकार करें और उनके लिए आकस्मिक योजनाएँ बनाएँ।
• आकस्मिक योजनाएँ। तय करें कि ख़ास अवसर या खतरे सामने आने पर क्या करना है।
• जोखिम प्रतिक्रिया के ज़िम्मेदार व्यक्ति। प्रतिक्रियाएँ तैयार करने और कोई खतरा या अवसर सामने आने पर उन्हें लागू करने के लिए लोगों को ज़िम्मेदारी दें।
• द्वितीयक जोखिम। किसी प्रतिक्रिया को लागू करने से पैदा हो सकने वाले जोखिम।
• जोखिम के संकेत। ऐसी घटनाएँ जिनसे आकस्मिक प्रतिक्रिया शुरू होती है।
• अनुबंध। जोखिमों से निपटने के लिए किए गए अनुबंध जोखिम रजिस्टर में दर्ज करें।
• वैकल्पिक योजनाएँ। तय करें कि आकस्मिक योजनाएँ या जोखिम प्रतिक्रिया योजनाएँ असरदार न हों तो क्या करेंगे।
• आकस्मिक आरक्षित प्रावधान। समय और लागत, दोनों के जोखिमों के लिए आरक्षित प्रावधान रखें।

जोखिमों की निगरानी और नियंत्रण करना

• जोखिम के संकेतों पर नज़र रखें।
• अवशिष्ट जोखिमों की पहचान और निगरानी करें।
• पूरी परियोजना के दौरान जोखिमों की पहचान, विश्लेषण और निगरानी दोहराएँ।
• आकलन करें कि जोखिम प्रतिक्रिया योजना असरदार है या नहीं।
• जोखिमों की स्थिति की जानकारी जुटाएँ और उसे साझा करें।
• निगरानी करें कि जोखिम प्रबंधन की कार्यविधियों का कितनी सख़्ती से पालन हो रहा है।
• तय करें कि अतिरिक्त प्रतिक्रियाओं की ज़रूरत है या नहीं।
• सुधारात्मक कार्रवाई की सिफ़ारिश करें।
• अप्रत्याशित प्रभावों या परिणामों की तलाश करें।
• जोखिम प्रबंधन और प्रतिक्रिया की योजनाएँ अपडेट करें।
• विचलनों और रुझानों का विश्लेषण करें।
• आकस्मिक आरक्षित प्रावधान इस्तेमाल करें और स्वीकृत बदलावों के अनुरूप उन्हें समायोजित करें।

जोखिमों की निगरानी और नियंत्रण की तकनीकें

• तात्कालिक वैकल्पिक उपाय। परियोजना में अप्रत्याशित घटनाओं या समस्याओं के लिए ऐसी प्रतिक्रियाएँ तैयार करें जो पहले से योजनाबद्ध नहीं थीं।
• जोखिमों का पुनर्मूल्यांकन। समय-समय पर जोखिम प्रबंधन योजना और जोखिम रजिस्टर की समीक्षा करें और ज़रूरत के मुताबिक दस्तावेज़ अपडेट करें।
• जोखिम ऑडिट। पुष्टि करें कि सभी जोखिम पहचाने गए हैं, हर बड़े जोखिम का असर कम करने की योजना है और प्रतिक्रिया के ज़िम्मेदार लोग कार्रवाई के लिए तैयार हैं।
• आरक्षित प्रावधानों का विश्लेषण। कार्यान्वयन के दौरान देखें कि कितने आरक्षित प्रावधान बचे हैं और कितनों की ज़रूरत पड़ सकती है।
• स्थिति की बैठकें। टीम की परियोजना स्थिति की सभी बैठकों में जोखिम को मुख्य विषय बनाएँ।
• जोखिमों को बंद करना। जो जोखिम अब लागू नहीं होते उन्हें बंद करें, ताकि टीम खुले जोखिमों पर ध्यान दे सके।

जोखिमों की निगरानी और नियंत्रण के आउटपुट

• जोखिम रजिस्टर के अपडेट
• बदलाव के अनुरोध और सुझाई गई निवारक और सुधारात्मक कार्रवाइयाँ
• परियोजना प्रबंधन योजना के अपडेट
• परियोजना दस्तावेज़ों के अपडेट
• संगठन की प्रक्रिया परिसंपत्तियों के अपडेट