परियोजना प्रबंधन में भूमिकाएँ

किसी परियोजना में अलग-अलग ज़िम्मेदारियों वाले लोग साथ आते हैं। चित्र परियोजना प्रबंधन में योगदान देने वाली भूमिकाएँ दिखाता है।

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Project Manager

परियोजना प्रबंधक उद्देश्यों को हासिल करने के लिए पूरी परियोजना का प्रबंधन करता है। इस भूमिका के लिए परियोजना प्रबंधन का ज्ञान, लोगों के साथ काम करने का कौशल और नेतृत्व चाहिए। परियोजना प्रबंधक परियोजना की देखरेख करता है और उसे अलग-अलग संसाधनों के ज़िम्मेदार व्यक्तियों के साथ काम करना पड़ सकता है। तकनीकी विशेषज्ञता वैकल्पिक है।

परियोजना शुरू करें और उसकी योजना बनाएँ

• आरंभ के चरण तक परियोजना में शामिल हो जाएँ और परियोजना चार्टर लिखने में मदद करें।
• परियोजना के लिए उपयुक्त प्रक्रियाएँ चुनें।
• बाधाओं और धारणाओं की पहचान और विश्लेषण करें।
• योजना बनाने का नेतृत्व और निर्देशन करें।
• गतिविधियों के बीच निर्भरताओं की पहचान करें।
• समय-सारणी से जुड़ी अवास्तविक ज़रूरतों का समाधान करें और यथार्थवादी समय-सारणी तैयार करें।
• ज़रूरी गुणवत्ता स्तर पहचानें और उसे हासिल करें।
• परियोजना की बदलाव प्रबंधन योजना तय करें।
• समय और लागत के लिए आरक्षित प्रावधान बनाएँ।

टीम का नेतृत्व करें और हितधारकों के साथ काम करें

• टीम के कामकाजी माहौल को आकार दें। अच्छे संचार को बढ़ावा दें, टीम को दफ़्तर की राजनीति से बचाएँ, सांस्कृतिक विविधता का लाभ लें और टीम की समस्याएँ सुलझाएँ।
• सुनिश्चित करें कि टीम सदस्य और दूसरे हितधारक पेशेवर तरीके से बातचीत करें।
• परियोजना और प्रमुख हितधारकों के बीच संवाद और संपर्क का समन्वय करें।
• पेशेवर और सामाजिक ज़िम्मेदारी को समझें और उसका पालन करवाएँ।
• कार्यान्वयन के दौरान टीम और दूसरे हितधारकों को सहयोग दें।
• टीम का ध्यान जोखिम प्रबंधन और संभावित प्रतिक्रियाओं पर बनाए रखें।

परियोजना को नियंत्रित और समाप्त करें

• योजना के मुकाबले प्रदर्शन मापकर और विचलनों की पहचान करके नियंत्रण बनाए रखें।
• मापदंडों का उपयोग करके विचलन और रुझान पहचानें। परियोजना प्रबंधन योजना से भटकाव दूर करने के लिए टीम सदस्यों के साथ काम करें।
• तय करें कि बदलाव का अनुरोध कब चाहिए। इसमें सुझाई गई सुधारात्मक या निवारक कार्रवाई और दोषों को ठीक करना शामिल है। अपने अधिकार के भीतर अनुरोध मंज़ूर या नामंज़ूर करें, या उन्हें बदलाव नियंत्रण बोर्ड को भेजें।
• ज़रूरत पड़ने पर मना करें।
• समस्याएँ होने के बाद उनसे निपटने के मुकाबले उनका पहले से अंदाज़ा लगाने और उन्हें रोकने में ज़्यादा समय दें।
• हर चरण और पूरी परियोजना का समापन करें।

परियोजना प्रबंधक के पास भूमिका निभाने के लिए ज़रूरी अधिकार और जवाबदेही होनी चाहिए। वह परियोजना की सफलता या विफलता के लिए जवाबदेह है। सिर्फ़ परियोजना प्रबंधक ही परियोजना के घटकों को ऐसे संपूर्ण रूप में जोड़ सकता है जो ग्राहक की ज़रूरतें पूरी करे। वह परियोजना प्रबंधन की ज़्यादातर गतिविधियाँ खुद करता है या दूसरों को सौंपता है।

कार्यक्रम प्रबंधक

कार्यक्रम प्रबंधक संबंधित परियोजनाओं का समन्वय करता है, उन्हें सहयोग देता है और उनका मार्गदर्शन करता है, ताकि कार्यक्रम परियोजनाओं और कार्यक्रम, दोनों के लक्ष्य पूरे कर सके। उसकी ज़िम्मेदारियों में ये शामिल हो सकती हैं

• संबंधित परियोजनाओं को साथ प्रबंधित करके ऐसे नतीजे हासिल करें जो हर परियोजना अकेले हासिल नहीं कर सकती।
• सुनिश्चित करें कि चुनी गई परियोजनाएँ संगठन के रणनीतिक लक्ष्यों का समर्थन करती हैं।
• परियोजनाओं की देखरेख करें और कार्यक्रम के लाभ के लिए उनमें बदलाव करें।
• अलग-अलग परियोजना प्रबंधकों को मार्गदर्शन और सहयोग दें।

प्रोडक्ट प्रबंधक

उत्पाद प्रबंधक रणनीति और बाज़ार की आवश्यकताएँ पूरी करने पर ध्यान देता है।

• बाज़ार की ज़रूरतों का अध्ययन करें और मौजूदा अवसरों और खतरों की पहचान करें।
• संगठन की सफलता के लिए अवसरों की पड़ताल करें और खतरों को कम करें।
• मौजूदा उत्पादों के प्रदर्शन की निगरानी करें और प्रतिस्पर्धियों के उत्पादों पर नज़र रखें।
• बाज़ार अनुसंधान के आधार पर नए उत्पाद पेश करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाएँ।
• ख़राब प्रदर्शन वाले उत्पादों का उत्पादन बंद करने पर विचार कर रही संचालन टीम को अपनी राय और सुझाव दें।
• बाज़ार में उत्पाद के प्रदर्शन की ज़िम्मेदारी लें।

सेवा प्रबंधक

सेवा प्रबंधक की मुख्य ज़िम्मेदारी किसी दिए गए उत्पाद या सेवा प्रस्ताव से जुड़ी सेवा उपलब्ध कराना है।

• सेवा क्षेत्र के समग्र प्रदर्शन की निगरानी करें।
• प्रदर्शन मापदंडों की पहचान करें और उन पर नज़र रखें।
• IT, व्यावसायिक साझेदारों और दूसरी टीमों के साथ संबंध बनाए रखें।
• सेवा क्षेत्र में टीम के प्रदर्शन की ज़िम्मेदारी लें।

उत्पाद गुणवत्ता प्रबंधक

उत्पाद गुणवत्ता प्रबंधक की मुख्य ज़िम्मेदारी उत्पाद की गुणवत्ता है।

• उन महत्वपूर्ण मापदंडों या मापों की पहचान करें जिनसे उपयोग के दौरान उत्पाद विफल हो सकता है।
• उत्पाद ऑडिट की रूपरेखा बनाएँ और उन्हें लागू करें। ऑडिट में तय किया जा सकता है कि कितने उत्पादों के नमूने लें, ऑडिट कैसे करें और ऑडिटर कैसे चुनें, प्रशिक्षित करें और उनकी जाँच के मानक कैसे एकरूप बनाएँ।
• उत्पाद गुणवत्ता के प्रदर्शन पर नज़र रखने और उसकी निगरानी करने का तरीका बनाएँ।

प्रक्रिया आवश्यकताओं का विश्लेषक

प्रक्रिया आवश्यकताओं का विश्लेषक परियोजना या उत्पाद प्रबंधक के साथ मिलकर परियोजना की ज़रूरतें जुटाता है, उनका विश्लेषण करता है, उन्हें दर्ज करता है और हितधारकों के साथ उनकी पुष्टि करता है।

1. हितधारकों की पहचान करें। प्रक्रिया से प्रभावित हर व्यक्ति की पहचान के लिए परियोजना प्रबंधक के साथ काम करें। इनमें प्रायोजक, प्रबंधन टीम, प्रक्रिया का ज़िम्मेदार व्यक्ति, परियोजना प्रबंधक, सीधे रिपोर्ट करने वाले कर्मचारी, विश्लेषक और उपयोगकर्ता शामिल हो सकते हैं।
2. व्यावसायिक ज़रूरतें परिभाषित करें। व्यावसायिक, कार्यात्मक, ग़ैर-कार्यात्मक और उपयोगकर्ता आवश्यकताएँ दर्ज करें। साथ में परियोजना का आकार, जटिलता, धारणाएँ और बाधाएँ दर्ज करें।
3. आवश्यकताओं का विश्लेषण करें। ग्राहक की कही और अनकही ज़रूरतों की पहचान करें। टकराने वाली या अस्पष्ट आवश्यकताएँ ढूँढ़ें और उन्हें स्पष्ट करें।
4. आवश्यकताएँ दस्तावेज़ में दर्ज करें। इन्हें स्पष्ट, संक्षिप्त, असंदिग्ध और पूरे रूप में लिखें।
5. आवश्यकताओं की पुष्टि करें और उनकी प्राथमिकता तय करें। हितधारकों से दर्ज आवश्यकताओं की पुष्टि करने को कहें और फिर उनकी प्राथमिकता तय करें।

प्रायोजक

परियोजना के आरंभ से पहले या उसके दौरान

• ऐसे हितधारक की भूमिका निभाएँ जिसकी आवश्यकताएँ परियोजना को पूरी करनी हैं।
• परियोजना का समर्थन करें, ख़ास तौर पर जब उसकी अवधारणा आकार ले रही हो।
• परियोजना से अपरिचित लोगों के सामने उसका पक्ष रखें, जिनमें उच्च प्रबंधन भी शामिल है।
• पूरे संगठन में समर्थन जुटाएँ और सहमति हासिल करें।
• धन, परियोजना के काम का विवरण और कार्य-दायरे की शुरुआती जानकारी दें।
• उपयुक्त होने पर मील के पत्थर, प्रमुख घटनाएँ या परियोजना की समाप्ति की तारीख़ तय करें।
• तय करें कि किन बाधाओं को प्राथमिकता मिलेगी।
• परियोजना चार्टर के लिए जानकारी दें और उसमें तय अधिकार परियोजना प्रबंधक को दें।
• काम को उपयुक्त परियोजनाओं में व्यवस्थित करने और उनकी प्राथमिकताएँ तय करने में मदद करें।
• हितधारकों को समग्र स्तर की आवश्यकताओं और कार्य-दायरे को अंतिम रूप देने के लिए प्रोत्साहित करें।
• ज़रूरत पड़ने पर परियोजना प्रबंधक की मदद लेकर परियोजना को मंज़ूरी और औपचारिक स्वीकृति तक पहुँचाएँ।

योजना बनाने के दौरान

• टीम को योजना बनाने के लिए समय दें।
• उपयुक्त होने पर कार्य-विभाजन संरचना (WBS) की समीक्षा करें।
• जोखिमों की सूची दें।
• तय करें कि देखरेख के लिए प्रबंधन को कौन-सी रिपोर्ट चाहिए।
• विशेषज्ञ राय दें।
• अतिरिक्त संसाधनों से समय घटाते समय, काम समानांतर चलाते समय या दोबारा अनुमान लगाते समय लाभ और समझौतों का आकलन करने में मदद करें।
• अंतिम परियोजना प्रबंधन योजना मंज़ूर करें।

कार्यान्वयन, निगरानी और नियंत्रण के दौरान

• परियोजना को बाहरी प्रभावों और बदलावों से बचाएँ।
• गुणवत्ता नीतियों का पालन करवाएँ।
• विशेषज्ञ राय दें।
• परियोजना में मुश्किलें आने पर, उसकी प्रगति पर नज़र रखते समय और दोबारा अनुमान लगाते समय लाभ और समझौतों का आकलन करने में मदद करें।
• परियोजना प्रबंधक के नियंत्रण से बाहर के टकराव सुलझाएँ।
• बदलाव मंज़ूर या नामंज़ूर करें, या किसी प्रतिनिधि को ऐसा करने का अधिकार दें।
• उपयुक्त होने पर गुणवत्ता आश्वासन की समीक्षा का निर्देश दें।
• कार्य-दायरे से जुड़े सवाल स्पष्ट करें।
• प्रगति की निगरानी के लिए परियोजना प्रबंधक के साथ काम करें।

समापन के दौरान

• सुपुर्द किए गए काम को औपचारिक स्वीकृति दें।
• पिछली परियोजनाओं के ऐतिहासिक रिकॉर्ड इकट्ठे करने में सहयोग दें।

परियोजना टीम

परियोजना टीम परियोजना का काम करती है। वह इन कामों में मदद कर सकती है

• हितधारकों की पहचान करना और उन्हें शामिल करना।
• आवश्यकताओं, बाधाओं और धारणाओं की पहचान करना।
• कार्य-विभाजन संरचना (WBS) बनाएँ।
• सौंपे गए कार्य पैकेजों को समय-सारणी की गतिविधियों में बाँटना।
• गतिविधियों के बीच निर्भरताओं की पहचान करें।
• समय और लागत के अनुमान देना।
• जोखिम प्रबंधन में भाग लेना।
• गुणवत्ता और संचार योजनाओं का पालन करना।
• बुनियादी नियमों का पालन करवाने में मदद करना।
• परियोजना प्रबंधन योजना लागू करना और परियोजना के कार्य-दायरे के विवरण में दर्ज काम पूरा करना।
• परियोजना टीम की बैठकों में भाग लेना।
• प्रक्रियाएँ सुधारना।
• सुधारात्मक कार्रवाई सहित परियोजना में बदलाव सुझाना।

जो टीम सदस्य परियोजना प्रबंधन की ज़िम्मेदारियाँ भी लेते हैं, वे परियोजना प्रबंधन टीम का हिस्सा होते हैं।

समूह के रूप में हितधारक

कोई हितधारक परियोजना पर सकारात्मक या नकारात्मक प्रभाव डाल सकता है। हितधारकों में ग्राहक या उपयोगकर्ता, परियोजना प्रबंधक और टीम, प्रायोजक, कार्यक्रम और पोर्टफ़ोलियो प्रबंधक, परियोजना प्रबंधन कार्यालय (PMO), संगठन के कार्यात्मक प्रबंधक और सेवाएँ या सामग्री देने वाले बाहरी विक्रेता शामिल हैं।

• परियोजना चार्टर और परियोजना के कार्य-दायरे का विवरण बनाने में मदद करें।
• परियोजना प्रबंधन योजना तैयार करने में मदद करें।
• परियोजना के बदलाव मंज़ूर करें या बदलाव नियंत्रण बोर्ड में काम करें।
• बाधाओं और आवश्यकताओं की पहचान करें।
• जोखिम प्रबंधन में हिस्सा लें और संभव हो तो किसी जोखिम की प्रतिक्रिया की ज़िम्मेदारी लें।

कार्यात्मक प्रबंधक

कार्यात्मक प्रबंधक के पास IT, इंजीनियरिंग, जनसंपर्क या मार्केटिंग जैसे किसी विभाग के संसाधनों की ज़िम्मेदारी होती है और वह उनका प्रबंधन करता है। यह प्रबंधक आम तौर पर विभाग से किसी परियोजना पर लगाए गए लोगों के तकनीकी काम का निर्देशन करता है।

संगठन की संरचना तय करती है कि परियोजना के कर्मचारियों का निर्देशन कौन करता है। मैट्रिक्स संगठन में कार्यात्मक प्रबंधक और परियोजना प्रबंधक यह ज़िम्मेदारी साझा करते हैं। परियोजना-केंद्रित संगठन में परियोजना प्रबंधक पूरे काम का निर्देशन करता है। कार्यात्मक संगठन में कार्यात्मक प्रबंधक पूरे काम का निर्देशन करता है। कार्यात्मक प्रबंधक के साथ टकराव से बचना और परियोजना का काम पूरा करने के लिए दोनों की संसाधन ज़रूरतों में तालमेल रखना परियोजना प्रबंधक की ज़िम्मेदारी है।

• परियोजना टीम के लिए लोगों को नियुक्त करें और परियोजना प्रबंधक से संसाधनों की ज़रूरतों पर बातचीत करें।
• परियोजना प्रबंधक को उन दूसरी परियोजनाओं के बारे में बताएँ जिनका इस पर असर पड़ सकता है।
• कार्य पैकेज या गतिविधियाँ सौंपे जाने तक प्रारंभिक योजना में भाग लें।
• विषय की विशेषज्ञता दें।
• समय-सारणी तैयार करते समय अंतिम समय-सारणी मंज़ूर करें।
• योजना तैयार करते समय अंतिम परियोजना प्रबंधन योजना मंज़ूर करें।
• सुधारात्मक कार्रवाई सहित बदलाव सुझाएँ।
• कार्यात्मक क्षेत्र की गतिविधियों का प्रबंधन करें।
• टीम सदस्यों के प्रदर्शन की समस्याएँ सुलझाने में मदद करें।
• कर्मचारियों के उपयोग को बेहतर बनाएँ।

पोर्टफ़ोलियो प्रबंधक

पोर्टफ़ोलियो प्रबंधक पोर्टफ़ोलियो में शामिल परियोजनाओं या कार्यक्रमों की कार्यकारी स्तर पर देखरेख करता है। कोई परियोजना शामिल होगी या नहीं, यह उसके मूल्य, निवेश पर संभावित प्रतिफल, कंपनी की रणनीति के साथ तालमेल, स्वीकार्य जोखिम स्तर और संगठन की सफलता के लिए दूसरे महत्वपूर्ण कारकों पर निर्भर करता है।

• ऐसी परियोजनाओं या कार्यक्रमों का प्रबंधन करें जिनमें शायद बहुत कम समानता हो।
• सुनिश्चित करें कि चुनी गई परियोजनाएँ संगठन को मूल्य देती हैं।
• अलग-अलग परियोजनाओं के लिए समर्थन जुटाने में वरिष्ठ अधिकारियों के साथ काम करें।
• लगाए गए संसाधनों से सबसे अच्छा प्रतिफल पाएँ।