परियोजना प्रबंधन क्या है?

परियोजना की परिभाषा

परियोजना किसी विशिष्ट उत्पाद, सेवा या नतीजे को तैयार करने के लिए किया गया अस्थायी प्रयास है। इसका आरंभ और अंत तय होता है।

परियोजना प्रबंधक एक यथार्थवादी, समयबद्ध और हासिल करने योग्य परियोजना प्रबंधन योजना बनाता है, जिसे सभी हितधारकों का समर्थन हो।

संचालन का काम

संगठन संचालन और परियोजना, दोनों तरह के काम करते हैं। संचालन का काम लगातार चलता रहता है। परियोजना के काम का एक निश्चित अंत होता है।

परियोजना प्रबंधन के प्रक्रिया समूह और ज्ञान क्षेत्र

परियोजना प्रबंधन में लोगों का प्रबंधन करना, काम को प्रक्रिया समूहों में बाँटना और कई क्षेत्रों के ज्ञान को लागू करना शामिल है।

प्रक्रिया समूह आरंभ, योजना बनाना, कार्यान्वयन, निगरानी और नियंत्रण, तथा समापन। ज्ञान क्षेत्र एकीकरण, कार्य-दायरा, समय, लागत, गुणवत्ता, मानव संसाधन, संचार, जोखिम, खरीद और हितधारक प्रबंधन।

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कार्यक्रम और पोर्टफ़ोलियो

कार्यक्रम क्या है?

कई संबंधित परियोजनाओं को अलग-अलग सँभालना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। एक कार्यक्रम उन परियोजनाओं को साथ लाता है, ताकि संगठन उन्हें एक समूह के रूप में प्रबंधित कर सके।

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पोर्टफ़ोलियो क्या है?

पोर्टफ़ोलियो उन कार्यक्रमों और अलग-अलग परियोजनाओं को एक साथ रखता है जिन्हें किसी विशिष्ट रणनीतिक व्यावसायिक लक्ष्य को हासिल करने के लिए चलाया जाता है।

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परियोजना प्रबंधन कार्यालय

परियोजना प्रबंधन कार्यालय (PMO) एक केंद्रीय विभाग है, जिसके कर्मचारी परियोजनाओं का प्रबंधन करते हैं और उन्हें सहयोग देते हैं। PMO परियोजना प्रबंधन की नीतियों, पद्धतियों और टेम्पलेट के लिए केंद्रीय प्राधिकरण का काम कर सकता है। यह कर्मचारियों को प्रशिक्षित कर सकता है, परियोजना प्रबंधन उपकरणों के इस्तेमाल में मदद कर सकता है और विभिन्न परियोजनाओं के लिए परियोजना प्रबंधक उपलब्ध करा सकता है। PMO और नियुक्त परियोजना प्रबंधक उन परियोजनाओं के नतीजों के लिए ज़िम्मेदार हैं।

PMO ये काम भी कर सकता है

• परियोजना की ज़रूरतों और परियोजनाओं के बीच निर्भरताओं का प्रबंधन करना।
• संसाधन और टेम्पलेट उपलब्ध कराना।
• परियोजना समीक्षा बैठकों में भाग लेना।
• संगठन की प्रक्रियाओं के पालन की निगरानी करना।
• परियोजनाओं से जुड़े संचार को केंद्रीकृत करना।
• बदलाव नियंत्रण बोर्ड में काम करना।
• परियोजनाओं की प्राथमिकताएँ तय करने में मदद करना।

व्यावसायिक मूल्य

व्यावसायिक मूल्य किसी व्यवसाय का कुल मूल्य है, जिसमें मूर्त और अमूर्त, दोनों तत्व शामिल हैं। मूर्त तत्वों के उदाहरणों में मौद्रिक परिसंपत्तियाँ, स्थायी उपकरण, शेयरधारक, इक्विटी और उपयोगिता शामिल हैं। अमूर्त तत्वों के उदाहरणों में साख, प्रतिष्ठा, ब्रांड की पहचान, जनहित और ट्रेडमार्क शामिल हैं।

लगातार चल रहे कामकाज के प्रभावी प्रबंधन से मूल्य पैदा करने में मदद मिलती है। लाभ कमाने वाले और ग़ैर-लाभकारी, दोनों संगठन अपनी गतिविधियों से व्यावसायिक मूल्य चाहते हैं।

परियोजना के उद्देश्य और चार्टर

परियोजना चार्टर में परियोजना के उद्देश्य दर्ज होते हैं और उसमें यह बताया जा सकता है कि परियोजना की ज़रूरत क्यों है। उद्देश्य शुरुआत में व्यापक हो सकते हैं और परियोजना आगे बढ़ने के साथ अधिक विस्तृत हो सकते हैं।

जब परियोजना अपने उद्देश्यों को हासिल कर लेती है, तब उसे पूरा माना जाता है। अगर वह इन्हें हासिल करने में विफल रहती है, तो उसे समाप्त कर दिया जाता है। उद्देश्यों को हासिल करने की ज़िम्मेदारी परियोजना प्रबंधक की है। गुणवत्ता, जोखिम, हितधारक और कार्य-दायरा प्रबंधन, सभी नतीजे पर असर डालते हैं। इन क्षेत्रों का अच्छा प्रबंधन परियोजना को अपने उद्देश्य हासिल करने में मदद करता है।

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उद्देश्यों के आधार पर प्रबंधन (MBO)

उद्देश्यों के आधार पर प्रबंधन तीन चरणों वाला एक प्रबंधन दृष्टिकोण है।

1. स्पष्ट, संक्षिप्त, अच्छी तरह व्यक्त और यथार्थवादी उद्देश्य तय करें।
2. समय-समय पर प्रगति की समीक्षा करके देखें कि उद्देश्य हासिल हो रहे हैं या नहीं।
3. जब प्रदर्शन उद्देश्यों से भटके, तो सुधारात्मक कदम उठाएँ।

परियोजना की बाधाएँ

बाधाएँ समय, लागत, जोखिम, कार्य-दायरे, गुणवत्ता, संसाधनों, ग्राहक संतुष्टि और दूसरे कारकों से जुड़ी हो सकती हैं। इनसे परियोजना टीम को प्रतिस्पर्धी माँगों का आकलन करने में मदद मिलती है। प्रबंधन हर बाधा की प्राथमिकता तय करता है। एक बाधा में बदलाव से दूसरी बाधाएँ प्रभावित हो सकती हैं।

प्रतिस्पर्धी माँगों के कारण परियोजना के दौरान बदलाव होते हैं। बदलाव का हर अनुरोध औपचारिक प्रक्रिया से गुज़रता है। परियोजना प्रबंधक एकीकृत बदलाव नियंत्रण के ज़रिए बदलाव का आकलन करता है और तय करता है कि इससे परियोजना की सभी बाधाओं पर क्या असर पड़ेगा।

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हितधारक और हितधारक प्रबंधन

हितधारक ऐसे व्यक्ति, समूह या संगठन हैं जिन पर परियोजना या उसके उत्पाद का सकारात्मक या नकारात्मक असर पड़ सकता है। इनमें परियोजना प्रबंधक, प्रायोजक, टीम सदस्य, PMO, पोर्टफ़ोलियो प्रबंधक, कार्यक्रम प्रबंधक, कार्यात्मक प्रबंधक और विक्रेता शामिल हो सकते हैं।

अगर हितधारकों को बहुत कम जानकारी या राय देने के बहुत कम अवसर मिलें, या उनकी ज़रूरतें और अपेक्षाएँ पूरी न हों, तो परियोजना विफल हो सकती है। परियोजना के पूरे जीवनचक्र में परियोजना प्रबंधक हितधारकों की ज़रूरतों और प्रभाव के स्तर का विश्लेषण और प्रबंधन करता है।