कार्य-दायरा प्रबंधन

कार्य-दायरा प्रबंधन में क्या शामिल है

निर्माणकर्ता निर्माण स्थल की सीमाएँ दिखाने के लिए चारों ओर बाड़ लगाता है। परियोजना का कार्य-दायरा तय करने का यही उद्देश्य है। कार्य-दायरा प्रबंधन परियोजना के लिए ज़रूरी काम तय करता है और सुनिश्चित करता है कि टीम वह सारा काम पूरा करे और सहमति वाली सीमाओं के भीतर रहे।

पहले से तय करें कि कार्य-दायरा कैसे निर्धारित, प्रबंधित और नियंत्रित करेंगे। सभी हितधारकों से आवश्यकताएँ जुटाएँ और स्पष्ट रूप से तय कार्य-दायरे की औपचारिक मंज़ूरी लें। सिर्फ़ प्रायोजक या छोटे समूह से आवश्यकताएँ लेने पर ग़लत दायरा तय हो सकता है। बड़ी परियोजनाओं में आवश्यकताएँ जुटाने में ज़्यादा समय, मेहनत और संसाधन लगते हैं, जिससे स्पष्ट परिभाषा ख़ास तौर पर ज़रूरी हो जाती है।

स्वीकृत कार्य-दायरे का उपयोग करके काम को कार्य-दायरा प्रबंधन योजना के भीतर रखें। अनावश्यक अतिरिक्त काम जोड़ना, यानी गोल्ड प्लेटिंग, मना है। लगातार दायरे पर नज़र रखें ताकि सभी समझ सकें कि कौन-सा काम परियोजना में शामिल है और कौन-सा बाहर है।

कार्य-दायरे के बदलावों का समय, लागत, जोखिम, गुणवत्ता, संसाधनों, ग्राहक संतुष्टि और अन्य प्रासंगिक क्षेत्रों पर प्रभाव परखें। बदलावों को मंज़ूरी देने के लिए एकीकृत बदलाव प्रबंधन का उपयोग करें। बदलाव का प्रस्ताव रखने वाला व्यक्ति बदलाव अनुरोध फ़ॉर्म अपडेट करता है और बदलाव नियंत्रण रजिस्टर में उस पर नज़र रखी जाती है।

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उत्पाद का दायरा

उत्पाद का दायरा “ग्राहक क्या चाहता है?” का जवाब देता है। संगठन उत्पाद का दायरा तय करने के लिए अलग परियोजना चला सकता है या मौजूदा परियोजना की आवश्यकताएँ जुटाते समय इसे तय कर सकता है।

सॉफ़्टवेयर परियोजना के लिए उत्पाद का दायरा “एक नया वर्कफ़्लो ऐप जो हमारे आंतरिक और बाहरी ग्राहकों की आवश्यकताएँ पूरी करे” हो सकता है। यह देखने के लिए कि परियोजना ने उत्पाद का दायरा पूरा किया या नहीं, तैयार ऐप की तुलना आवश्यकताओं के दस्तावेज़ और परियोजना के कार्य-दायरे के विवरण में दर्ज आवश्यकताओं से करें।

परियोजना का कार्य-दायरा

परियोजना का कार्य-दायरा वह काम है जो उत्पाद के दायरे को पूरा करने के लिए चाहिए। सॉफ़्टवेयर के उदाहरण में इसमें ऐप विकसित करना और उसकी सुपुर्दगी के लिए योजना, समन्वय और प्रबंधन गतिविधियाँ, जैसे बैठकें और रिपोर्ट, शामिल हैं। ये प्रयास परियोजना प्रबंधन योजना और उसमें शामिल कार्य-दायरा प्रबंधन योजना में दर्ज हैं। परियोजना या चरण के अंत में पूरे काम की तुलना परियोजना प्रबंधन योजना की कार्य-दायरा आधाररेखा से करके देखें कि वह सहमति वाला दायरा पूरा करता है या नहीं।

कार्य-दायरा प्रबंधन योजना

कार्य-दायरा प्रबंधन योजना में दायरे की योजना, कार्यान्वयन और नियंत्रण शामिल है। यहाँ इस्तेमाल की गई प्रक्रिया रूपरेखा में टीम इसे परियोजना प्रबंधन की योजना बनाने की प्रक्रिया में तैयार करके परियोजना प्रबंधन योजना में शामिल करती है। इसमें ये बातें आती हैं

• परियोजना अपना कार्य-दायरा कैसे पूरा करेगी।
• कार्य-दायरा पूरा करने के लिए टीम को कौन-से उपकरण चाहिए।
• टीम को उद्यम के किन परिवेशगत कारकों पर ध्यान देना है।
• टीम को संगठन की किन प्रक्रिया परिसंपत्तियों की ज़रूरत है।
• टीम पूरी परियोजना के दौरान कार्य-दायरे का प्रबंधन और नियंत्रण कैसे करेगी।

संगठनों के पास कार्य-दायरा प्रबंधन के लिए टेम्पलेट, फ़ॉर्म या मानक होने चाहिए। ये परियोजना के काम के लिए अहम हैं। योजना के कुछ हिस्से मानकीकृत किए जा सकते हैं, और हर परियोजना की अपनी योजना फिर भी ज़रूरी है। परियोजना प्रबंधक समापन तक परियोजना को दिशा देने और उसका मापन करने के लिए कार्य-दायरा प्रबंधन योजना को संदर्भ के तौर पर इस्तेमाल करता है।

योजना चरणों में बनाई जा सकती है और योजना बनाने के दौरान उसमें संशोधन हो सकता है। पहले तय करें कि कार्य-दायरा कैसे परिभाषित करेंगे। पूरी परियोजना की योजना बन जाने के बाद तय करें कि दायरा कैसे पूरा और नियंत्रित करेंगे, फिर उन फ़ैसलों को कार्य-दायरा प्रबंधन योजना में जोड़ें। बाद की योजना, जैसे मानव संसाधन की योजना, अतिरिक्त दायरे की पहचान कर सकती है और एक और संशोधन की ज़रूरत पड़ सकती है।

योजना बनाने के लिए परियोजना प्रबंधक को कार्य-दायरे की अच्छी समझ चाहिए। काम शुरू करने से पहले उत्पाद और परियोजना, दोनों के दायरे की पहचान करें। कार्य-दायरा प्रबंधन योजना तैयार करना परियोजना प्रबंधन का अनिवार्य हिस्सा है।

कार्य-दायरा प्रबंधन की प्रक्रिया

1. आवश्यकताएँ तय करें। परियोजना चार्टर में बताए गए व्यावसायिक औचित्य से जाँचें कि हर आवश्यकता परियोजना का समर्थन करती है या नहीं।
2. उत्पाद और परियोजना के दायरे तय करते समय हितधारकों की ज़रूरतों को ध्यान में रखें।
3. कार्य-दायरे को छोटे और सँभालने योग्य हिस्सों में बाँटने के लिए कार्य-विभाजन संरचना (WBS) इस्तेमाल करें।
4. ग्राहक के दृष्टिकोण से प्रक्रिया बनाएँ।
5. पूरी परियोजना के दौरान कार्य-दायरे के प्रदर्शन को मापें और ज़रूरत पड़ने पर बदलाव करें।

अनावश्यक काम को मना करने के लिए तैयार रहें। अतिरिक्त दायरे से लागत, समय और मेहनत बढ़ती है।

आवश्यकताएँ जुटाना

आवश्यकताएँ बताती हैं कि परियोजना या उत्पाद को अपने घोषित उद्देश्य हासिल करने के लिए क्या चाहिए। इनमें गुणवत्ता, व्यावसायिक प्रक्रियाएँ, विनियम, अनुपालन, परियोजना प्रबंधन और अन्य क्षेत्र शामिल हो सकते हैं। आवश्यकताएँ जुटाने की प्रक्रिया उत्पाद और प्रक्रिया, दोनों की आवश्यकताओं को शामिल करती है। हर अनुरोध को शामिल करने से पहले उद्देश्यों के मुकाबले जाँचें।

आरंभ के दौरान परियोजना चार्टर में परियोजना और उत्पाद की समग्र स्तर की आवश्यकताएँ दर्ज होती हैं। आवश्यकताएँ जुटाने की प्रक्रिया सभी हितधारकों से अधिक विशिष्ट जानकारी और संबंधित धारणाएँ इकट्ठी करती है। कोई आवश्यकता छूटने से परियोजना विफल हो सकती है या पूरी परियोजना में बार-बार बदलाव और टकराव हो सकते हैं।

हितधारकों की पहचान करके उन्हें हितधारक रजिस्टर में दर्ज करने से शुरू करें। परियोजना के कई सौ हितधारक हो सकते हैं और अलग-अलग समूहों से जानकारी जुटाने के लिए अलग-अलग तरीकों की ज़रूरत पड़ सकती है। परियोजना का काम शुरू होने से पहले आवश्यकताएँ जुटाने के लिए समय और मेहनत का प्रावधान रखें। अधूरी जानकारी के कारण महँगे और मेहनत वाले बदलाव हो सकते हैं। पुराने रिकॉर्ड और सीखे गए सबक मदद कर सकते हैं। परियोजना और हितधारकों के अनुकूल तकनीकें चुनें। जोखिम प्रबंधन के दौरान जोखिमों की पहचान के लिए भी इन तकनीकों का इस्तेमाल कर सकते हैं।

पुराने रिकॉर्ड की समीक्षा

पुराने रिकॉर्ड और सीखे गए सबक बताते हैं कि समान परियोजनाओं में क्या चाहिए था और प्रासंगिक प्रक्रियाएँ पहचानने में मदद करते हैं। इनसे परियोजना में नए व्यक्ति को अलग-अलग टीमों की अपेक्षाएँ समझने में मदद मिलती है। इनसे यह भी पता चल सकता है कि अन्य परियोजना प्रबंधकों ने दायरा तय करते समय क्या ग़लतियाँ कीं, ताकि आप उन परियोजनाओं में छूटी आवश्यकताएँ दर्ज कर सकें।

साक्षात्कार करना

साक्षात्कार, जिसे कभी-कभी विशेषज्ञ साक्षात्कार कहा जाता है, परियोजना प्रबंधक को उत्पाद या प्रक्रिया से जुड़ी हितधारकों की आवश्यकताएँ पहचानने में मदद करता है। साक्षात्कार व्यक्तिगत रूप से या समूह में, ईमेल, फ़ोन, पत्र या अन्य तरीकों से किए जा सकते हैं।

फ़ोकस समूह

संचालक या सुविधादाता हितधारकों या विषय विशेषज्ञों के चुने हुए समूह से राय और आवश्यकताएँ इकट्ठी करता है। चर्चा उत्पाद पर या परियोजना के किसी एक पहलू पर केंद्रित हो सकती है।

संचालित कार्यशालाएँ

संचालित कार्यशाला अलग-अलग दृष्टिकोण वाले हितधारकों को साथ लाती है ताकि वे किसी उत्पाद या सेवा की आवश्यकताएँ तय कर सकें।

विचार-मंथन

विचार-मंथन में प्रतिभागी एक-दूसरे के विचारों को आगे बढ़ाकर कम समय में कई विचार पैदा करते हैं। उदाहरण के लिए, एक प्रतिभागी दायरा तय करने का तरीका सुझाता है। उससे दूसरे व्यक्ति को एक विचार आता है, जो आगे किसी और विचार की वजह बनता है। संगठन के भीतर या बाहर से अलग-अलग काम, पृष्ठभूमि और दृष्टिकोण वाले लोगों को बुलाएँ।

नाममात्र समूह तकनीक

विचार-मंथन के बाद प्रतिभागी सबसे अच्छे विचारों को क्रम देते हैं।

डेल्फ़ी तकनीक

सहमति की इस तकनीक में विशेषज्ञ गुमनाम रूप से भाग लेते हैं और आपस में नहीं मिलते। उनसे जानकारी माँगें, उनके जवाब संकलित करें और नतीजे आगे की समीक्षा के लिए उन्हें वापस भेजें। विशेषज्ञों की सहमति बनने तक इसे दोहराएँ।

माइंड मैप

माइंड मैप नए विचार पैदा करने और उन्हें तार्किक समूहों में रखने में मदद करता है। मुख्य विचारों को केंद्रीय विचार से निकलती शाखाओं के रूप में बनाएँ और उनसे संबंधित विचारों की शाखाएँ निकालें।

समानता आरेख

आवश्यकताएँ जुटाने की दूसरी तकनीकों से मिले विचारों को समानता के आधार पर समूहों में रखें। आवश्यकताओं के हर समूह को नाम दें।

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प्रश्नावलियाँ और सर्वेक्षण

प्रश्नावली कुछ सवालों के जवाब इकट्ठे करती है। प्रश्नावलियाँ और सर्वेक्षण बड़े समूह तक पहुँच सकते हैं।

अवलोकन

उत्पाद के किसी संभावित उपयोगकर्ता को काम करते हुए देखें।

प्रोटोटाइप

प्रोटोटाइप प्रस्तावित उत्पाद का मॉडल है। इसे हितधारकों को दिखाकर उनकी राय लें। सभी आवश्यकताएँ दर्ज करने और मॉडल को अंतिम रूप देकर मंज़ूरी पाने के लिए टीम को कई संस्करण बनाने पड़ सकते हैं।

समूह में निर्णय लेना

कई हितधारकों से मिले सुझावों से टकराते विचार, भ्रम या विवाद पैदा हो सकते हैं। हर विचार की समीक्षा और विश्लेषण करें, उसे मंज़ूर या नामंज़ूर करें और स्वीकृत विचारों को परियोजना दस्तावेज़ों में दर्ज करने से पहले उनकी प्राथमिकता तय करें।

• सर्वसम्मति। हर व्यक्ति आवश्यकता पर सहमत होता है, इसलिए निर्णय लेना आसान होता है।
• एक व्यक्ति का निर्णय। एक व्यक्ति पूरे समूह के लिए फ़ैसला करता है। निर्णय जल्दी होता है, और अन्य हितधारक उससे असहमत हो सकते हैं।
• बहुमत। समूह आधे से अधिक सदस्यों के समर्थन वाले फ़ैसले को अपनाता है।
• सबसे अधिक मत। अगर किसी विकल्प को बहुमत नहीं मिलता, तो समूह सबसे अधिक समर्थन वाला विकल्प अपनाता है।
• आम सहमति। समूह ऐसे निर्णय पर पहुँचता है जिसे वह स्वीकार कर सकता है। दूसरे विकल्प को पसंद करने वाले सदस्य भी सबसे अधिक सदस्यों के समर्थन वाला निर्णय स्वीकार करने को तैयार होते हैं।

आवश्यकताओं का दस्तावेज़ीकरण

टीम के आवश्यकताएँ जुटा लेने के बाद उन्हें स्पष्ट और असंदिग्ध ढंग से दर्ज करें। आवश्यकताओं का दस्तावेज़, आवश्यकताएँ जुटाने की प्रक्रिया का आउटपुट है। ठीक से पेश न की गई आवश्यकता का ग़लत अर्थ लिया जा सकता है। हितधारकों से पुष्टि कराएँ कि दर्ज आवश्यकताएँ घोषित उद्देश्यों को पूरा करती हैं। उनकी राय से यह जाँचने में मदद मिलती है कि टीम ने सही आवश्यकताएँ जुटाई हैं और उनसे तैयार होने वाला परिणाम स्वीकार्य होगा।

हितधारकों की आवश्यकताओं में संतुलन

आवश्यकताओं की प्राथमिकता तय करें और टकराव सुलझाएँ, ताकि परियोजना अपने उद्देश्य हासिल कर सके। जब सभी आवश्यकताएँ पूरी नहीं हो सकतीं, तो कार्य-दायरे, समय, लागत, गुणवत्ता, संसाधन, जोखिम और ग्राहक संतुष्टि से जुड़ी प्रतिस्पर्धी माँगों में संतुलन के तरीके पहचानें।

आवश्यकताएँ जुटाने के बाद भी उनमें संतुलन बनाते रहें। आगे चलकर कुछ हितधारकों की आवश्यकताएँ परियोजना की आवश्यकताओं या अन्य हितधारकों की आवश्यकताओं से टकरा सकती हैं। परियोजना प्रबंधक उन ज़रूरतों को परियोजना के हितों के मुकाबले परखता है और टकराव सुलझाता है।

परियोजना के उद्देश्य स्पष्ट तय करें और आवश्यकताएँ जुटाने के दौरान सभी हितधारकों की सभी आवश्यकताओं को पहचानकर उनकी प्राथमिकता तय करें। उन आवश्यकताओं में संतुलन बनाने के लिए दोनों काम पहले करने ज़रूरी हैं।

टकराती आवश्यकताओं का समाधान

परियोजना में विभागों के हित अलग हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, जोखिम टीम कोई जोखिम पहचानने के बाद परियोजना की गति धीमी करना चाह सकती है, जबकि संचालन टीम जल्दी पूरा करना चाहती है। ऐसा समाधान ढूँढ़ें जिसे दोनों विभाग स्वीकार कर सकें।

जटिल टकरावों में प्रबंधन की भागीदारी चाहिए। परियोजना प्रबंधक जाँचता है कि कौन-सी आवश्यकताएँ व्यावसायिक औचित्य का समर्थन करती हैं और परियोजना चार्टर, कार्य-दायरे के विवरण और बाधाओं की समीक्षा करता है।

परियोजना के उद्देश्यों या स्वीकृत चार्टर से बाहर के अनुरोध नामंज़ूर करें, भले ही वे परियोजना शुरू करने की मूल वजह से जुड़े हों। चार्टर में प्रस्तावित बदलाव पर प्रायोजक से चर्चा करके मंज़ूरी लें। अगर लागत सबसे बड़ी बाधा है, तो उसे बढ़ाने वाले अनुरोध मंज़ूर होने की संभावना कम है। अन्य बाधाओं पर गंभीर असर डाले बिना लागत सीमित रखने वाले अनुरोधों के मंज़ूर होने की संभावना अधिक है। इन दिशानिर्देशों से बाहर के अनुरोधों पर भविष्य की परियोजना के लिए विचार किया जा सकता है।

आवश्यकता प्रबंधन योजना

इस अध्याय में आवश्यकता प्रबंधन योजना को आवश्यकताएँ जुटाने की प्रक्रिया का आउटपुट बताया गया है। यह योजना इन सवालों के जवाब देती है।

• आवश्यकताओं की पहचान किन तरीकों से होगी?
• हर आवश्यकता के लिए किस तरह का विश्लेषण चाहिए?
• आवश्यकताओं की प्राथमिकता कैसे तय होगी?
• उनका प्रबंधन कैसे होगा?
• उन पर नज़र कैसे रखी जाएगी?
• आवश्यकता अनुरेखण मैट्रिक्स में कौन-सी जानकारी होनी चाहिए?

आवश्यकता अनुरेखण मैट्रिक्स

बड़ी परियोजना में ख़राब दस्तावेज़ीकरण से आवश्यकताएँ खो सकती हैं। किसी एक आवश्यकता में कई सुधार या स्पष्टीकरण हो सकते हैं, जिससे याद रखना मुश्किल हो जाता है कि हर बदलाव कहाँ से आया। किसी आवश्यकता की वजह भूलने से परियोजना अपने उद्देश्यों को हासिल करने से चूक सकती है।

आवश्यकता अनुरेखण मैट्रिक्स, आवश्यकताएँ जुटाने की प्रक्रिया का एक और आउटपुट है। रणनीतिक लक्ष्यों को समर्थन देने के लिए यह आवश्यकताओं को परियोजना के उद्देश्यों और/या दूसरी आवश्यकताओं से जोड़ता है। पूरी परियोजना में उत्पाद या परियोजना के दायरे में प्रस्तावित बदलावों का विश्लेषण करने के लिए इसे इस्तेमाल करें।

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कार्य-दायरा परिभाषित करना

उत्पाद और परियोजना के दायरे तय करने के लिए आवश्यकताएँ जुटाने की प्रक्रिया के दस्तावेज़, परियोजना चार्टर और परियोजना के जोखिमों, धारणाओं और बाधाओं की जानकारी इस्तेमाल करें। साफ़ बताएँ कि परियोजना और उसकी सुपुर्दगी में क्या शामिल है और क्या बाहर है।

योजना बनाना एक आवर्ती प्रक्रिया है। आवश्यकताएँ पता चलने के बाद उनसे समय-सारणी और बजट तैयार करें। अगर इनमें से कोई भी प्रबंधन या प्रायोजक की अपेक्षाएँ पूरी नहीं करता, तो परियोजना की बाधाओं की समीक्षा करें और बजट व समय-सारणी के साथ आवश्यकताओं का संतुलन बनाएँ। कार्य-दायरा, समय और लागत के उद्देश्य पूरे करने के विकल्प प्रबंधन को दें। समय-सारणी छोटी करना, काम के वैकल्पिक तरीके खोजना और बजट या दायरे को समायोजित करना इसके विकल्प हैं। लक्ष्य दायरा पूरा करने के लिए यथार्थवादी समय-सारणी और बजट बनाना है।

उत्पाद विश्लेषण

ग्राहक और प्रायोजक से मिले उत्पाद के उद्देश्यों और विवरण का विश्लेषण करें। इससे स्पष्ट रूप से पहचानें कि कौन-से ठोस नतीजे सुपुर्द करने हैं।

परियोजना के कार्य-दायरे का विवरण

परियोजना के कार्य-दायरे का विवरण, कार्य-दायरा तय करने की प्रक्रिया का एक प्रमुख आउटपुट है। इसे तैयार करने में समय लगता है और बाहरी विशेषज्ञों समेत कई हितधारकों की राय लेनी पड़ सकती है। बाहर रखे गए काम की दो श्रेणियाँ स्पष्ट रूप से पहचानें

1. अस्वीकृत कार्य-दायरा। वह काम पहचानें जिसे लोगों ने करने को कहा था, लेकिन जिसे शामिल करने की मंज़ूरी कभी नहीं मिली।
2. अनावश्यक कार्य-दायरा। वे सीमाएँ स्पष्ट करें जिन्हें लोग आसानी से ग़लत समझ सकते हैं।

परियोजना के कार्य-दायरे का विवरण, WBS और WBS शब्दकोश मिलकर कार्य-दायरे की आधाररेखा बनाते हैं, जो परियोजना प्रबंधन योजना का हिस्सा है। विवरण में ये बातें शामिल हो सकती हैं

• उत्पाद का दायरा।
• परियोजना का कार्य-दायरा।
• सुपुर्द किए जाने वाले काम।
• उत्पाद की स्वीकृति के मानदंड।
• कार्य-दायरे से बाहर की गतिविधियाँ।
• बाधाएँ और धारणाएँ।

कार्य-विभाजन संरचना (WBS) बनाना

हर छोटी या बड़ी परियोजना को WBS की ज़रूरत होती है। यह परियोजना के पूरे कार्य-दायरे को सँभालने योग्य सुपुर्दगी इकाइयों में बाँटती है। WBS के बिना परियोजना तय समय से आगे निकल जाएगी और परियोजना प्रबंधक से महत्वपूर्ण गतिविधियाँ भी छूट सकती हैं।

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ज़्यादातर परियोजना प्रबंधक कार्रवाई के कामों की सूची बनाते हैं। लंबी सूची सँभालना मुश्किल हो सकता है, उससे सुपुर्दगी के काम छूट सकते हैं और बड़ी परियोजना को सँभालने योग्य हिस्सों में बाँटना मुश्किल होता है। पाठकों को परियोजना समझने या सूची बनाने वाले व्यक्ति की पहचान करने में दिक़्क़त हो सकती है।

WBS में कार्रवाई के सभी कामों का हिसाब होता है। इसका पदानुक्रम दिखाता है कि काम को कार्य पैकेजों में कैसे बाँटा गया है और सुपुर्दगी के काम आपस में कैसे जुड़े हैं। हितधारकों और टीम की राय से उनका समर्थन पाने और प्रदर्शन सुधारने में मदद मिलती है। WBS बनाने से टीम परियोजना की पूरी प्रक्रिया पर मन में विचार कर पाती है और योजना सुधार सकती है। इससे कार्यान्वयन आसान और कम जोखिमभरा होता है, भागीदारी बढ़ती है और लोगों को परियोजना पूरी करना संभव लगता है।

WBS संगठन चार्ट जैसी दिख सकती है। इसका मक़सद परियोजना और उसकी सुपुर्दगी के लिए ज़रूरी काम को ऐसे हिस्सों में बाँटना है जिनकी योजना बनाई जा सके और जिन्हें व्यवस्थित, प्रबंधित और नियंत्रित किया जा सके। सबसे ऊपर से शुरू करें और सुपुर्दगी और काम को कार्य पैकेज नाम की छोटी इकाइयों में बाँटें।

WBS बनाने के नियम

1. टीम को शामिल करें।
2. काम को और बाँटने से पहले पहला स्तर पूरा करें।
3. हर स्तर को उससे ऊपर वाले स्तर का उपविभाग बनाएँ।
4. सुनिश्चित करें कि WBS के सभी स्तर साथ देखने पर पूरी परियोजना समझ में आए।
5. सिर्फ़ इसी परियोजना के सुपुर्दगी काम शामिल करें।

कार्य पैकेज और नियंत्रण खाते

सुपुर्दगी की किसी इकाई को इन स्थितियों में कार्य पैकेज माना जा सकता है

1. उसका यथार्थवादी और भरोसेमंद अनुमान लगाया जा सके।
2. उसे जल्दी पूरा किया जा सके।
3. उसे बिना रुकावट और अतिरिक्त जानकारी के पूरा किया जा सके।
4. उपयुक्त होने पर उसे बाहरी सेवा प्रदाता या ठेकेदार को सौंपा जा सके।

WBS पूरी होने के बाद उसके स्तरों को क्रमांक दें ताकि हर कार्य पैकेज का एक पहचान क्रमांक हो। कुछ परियोजनाएँ लागत का प्रबंधन कार्य पैकेज के स्तर के बजाय WBS के ऊँचे स्तर पर करती हैं, जिसे नियंत्रण खाता कहा जाता है।

योजना के दौरान टीम कार्य-दायरे के विवरण, WBS और WBS शब्दकोश की मदद से कार्य पैकेजों को सुपुर्दगी तैयार करने वाली गतिविधियों में बाँटती है। गतिविधियों की यह सूची समय प्रबंधन में गतिविधियाँ तय करने की प्रक्रिया के दौरान बनती है।

WBS बाकी परियोजना योजना की बुनियाद है। उसका दृश्य पदानुक्रम हर सुपुर्दगी की पहचान करता है। किसी गतिविधि को परियोजना का हिस्सा होने के लिए WBS में शामिल काम से जुड़ा होना चाहिए। WBS टीम को परियोजना के हर हिस्से पर विचार करने में मदद करती है और दूसरी परियोजनाओं में फिर इस्तेमाल हो सकती है। पदानुक्रम दिखाने के लिए इसे और गतिविधियों की निर्भरता दिखाने के लिए समय-सारणी नेटवर्क आरेख का इस्तेमाल करें।

परियोजना प्रबंधक परियोजना को हिस्सों में बाँटने के लिए WBS इस्तेमाल करता है। इस संदर्भ में विखंडन और विभाजन एक ही प्रक्रिया को दर्शाते हैं।

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WBS शब्दकोश

WBS शब्दकोश हर कार्य पैकेज का काम बताता है। यह WBS बनाने की प्रक्रिया का आउटपुट है। इससे कार्य-दायरे का अनियंत्रित विस्तार रोकने में मदद मिलती है और सभी को सुपुर्दगी का स्पष्ट विवरण मिलता है। यह शब्दकोश ये काम कर सकता है

• कार्य पैकेज कब शुरू होता है, यह दिखाकर काम की अनुमति देने वाली प्रणाली का काम करना।
• समय-सारणी के मील के पत्थर, स्वीकृति के मानदंड और कार्य पैकेज के दूसरे विवरण दर्ज करना।
• कौन-सा काम किया जाए, इसे नियंत्रित करने में मदद करना।
• कार्य पैकेज की मेहनत समझने में हितधारकों की मदद करना।

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कार्य-दायरे की आधाररेखा

आधाररेखा परियोजना प्रबंधन योजना के किसी भाग का अंतिम, मंज़ूर किया गया संस्करण है। कार्य-दायरे की आधाररेखा में कार्य-दायरे का विवरण, WBS और WBS शब्दकोश शामिल हैं। काम शुरू होने से पहले प्रबंधन और हितधारकों को तीनों मंज़ूर करने होंगे। वास्तविक प्रगति की तुलना कार्य-दायरे की आधाररेखा से करें।

कार्य-दायरे की आधाररेखा से किसी भी विचलन के लिए बदलाव का अनुरोध करें। अनुरोध को एकीकृत बदलाव नियंत्रण प्रक्रिया से गुज़ारें। मंज़ूरी मिलने पर कार्य-दायरे का विवरण, WBS, WBS शब्दकोश और प्रभावित हुए अन्य दस्तावेज़ या घटक अपडेट करें। आवश्यकताएँ और कार्य-दायरे की आधाररेखा पूरी करना परियोजना की सफलता का माप है।

कार्य-दायरे का सत्यापन

कार्य-दायरे का सत्यापन परियोजना को मंज़ूर दायरे के अनुरूप रखता है। ग्राहक या प्रायोजक से नियमित बात करें और पूरे हो चुके सुपुर्दगी के कामों की स्वीकृति लें।

कार्य-दायरे के सत्यापन के लिए इनपुट

• गुणवत्ता नियंत्रण की प्रक्रिया में सत्यापित सुपुर्दगी के काम।
• कार्य-दायरे का विवरण, WBS और WBS शब्दकोश।
• आवश्यकता अनुरेखण मैट्रिक्स।
• आवश्यकताओं के दस्तावेज़।

कार्य-दायरे के सत्यापन के आउटपुट

• स्वीकृत सुपुर्दगी के काम।
• बदलाव के अनुरोध।
• परियोजना दस्तावेज़ों के अपडेट।

कार्य-दायरे का सत्यापन हर चरण के अंत में या निगरानी और नियंत्रण के तहत पूरी परियोजना के दौरान हो सकता है। इससे बीच में सुपुर्द किए गए काम को ग्राहक की औपचारिक स्वीकृति मिलती है। परियोजना या चरण के समापन में पूरी परियोजना या चरण के लिए अंतिम स्वीकृति या हस्ताक्षर मिलते हैं।

कार्य-दायरे का नियंत्रण

कार्य-दायरे के नियंत्रण की दो मुख्य ज़िम्मेदारियाँ हैं। परियोजना और/या उत्पाद के दायरे का प्रदर्शन मापना और कार्य-दायरे की आधाररेखा में बदलावों का प्रबंधन करना। काम योजना के मुताबिक चल रहा है या नहीं, यह देखने के लिए दायरे की बार-बार जाँच करें।

दो ज़रूरी इनपुट हैं। परियोजना प्रबंधन योजना से कार्य-दायरे की आधाररेखा और अब तक पूरा किया गया काम। आवश्यकताओं के दस्तावेज़ और आवश्यकता अनुरेखण मैट्रिक्स भी मदद कर सकते हैं। आधाररेखा से विचलनों की पहचान करें और सुधारात्मक या निवारक कार्रवाई सुझाएँ। बदलाव ज़रूरी हो तो बदलाव का अनुरोध दर्ज करें, एकीकृत बदलाव नियंत्रण करें और आवश्यक दस्तावेज़ अपडेट करें।

परियोजना प्रबंधक परियोजना प्रबंधन योजना की आधाररेखाओं के मुताबिक परियोजना को सक्रिय रूप से नियंत्रित करता है। कार्य-दायरे के हर बदलाव के लिए बदलाव प्रबंधन प्रक्रिया का पालन करें।