परियोजना प्रबंधन की प्रक्रियाएँ

पाँच प्रक्रिया समूह

1. शुरू करें। परियोजना का आरंभ करें।
2. योजना बनाएँ। परियोजना की योजना बनाएँ।
3. कार्रवाई करें। परियोजना का कार्यान्वयन करें।
4. जाँच करें और कार्रवाई करें। परियोजना की निगरानी और नियंत्रण करें।
5. समाप्त करें। परियोजना का समापन करें।

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आरंभ प्रक्रिया समूह

आरंभ में नई परियोजना को औपचारिक अनुमति दी जाती है और उसे शुरू किया जाता है। इसी दौरान परियोजना प्रबंधक नियुक्त होता है और उसे शुरू करने के लिए आवश्यक जानकारी मिलती है। परियोजना चुनने की प्रक्रिया भी इसी समूह से शुरू हो सकती है।

टीम परियोजना चार्टर बनाती है और हितधारकों तथा उनकी प्रमुख ज़रूरतों की पहचान करती है। इससे चार्टर, पहचाने गए हितधारकों की जानकारी और उनका प्रबंधन करने की रणनीति मिलती है।

आरंभ के लिए इनपुट

संभावित इनपुट में ये शामिल हैं

• व्यावसायिक औचित्य।
• उत्पाद का विवरण।
• कंपनी की रणनीति और परियोजना के बीच संबंध।
• संभावित हितधारक।
• अनुबंध।
• उद्योग के मौजूदा मानक।
• बदलाव नियंत्रण प्रणाली।
• तय की गई प्रक्रियाएँ और कार्यविधियाँ।
• पिछली परियोजनाओं के टेम्पलेट।
• पहले की कार्य-विभाजन संरचनाएँ (WBS)।
• पिछले अनुमान।
• कंपनी की संस्कृति की समझ।
• संभावित टीम सदस्य।

क्रमिक परिष्करण

क्रमिक परिष्करण का मतलब अनुमानों और कार्य-दायरे को लगातार अधिक सटीक बनाना है।

व्यावसायिक औचित्य

व्यावसायिक औचित्य बताता है कि परियोजना क्यों शुरू की गई। वजह समझने से परियोजना प्रबंधक गतिविधियों को अपेक्षित नतीजे के अनुरूप रख सकता है और टीम को वह नतीजा देने में मदद मिलती है।

आरंभ के दौरान ऊपरी स्तर की योजना

1. समग्र स्तर की WBS बनाएँ।
2. परिमाण का मोटा अनुमान तैयार करें।
3. प्रमुख जोखिमों की पहचान करें।

इस काम से परियोजना चार्टर बनाने में मदद मिलती है। चार्टर में परियोजना के उद्देश्य, मील के पत्थरों की समय-सारणी और प्रारंभिक बजट दर्ज होते हैं।

योजना प्रक्रिया समूह

योजना से काम शुरू होने से पहले उसे व्यवस्थित किया जाता है। इससे समय, संसाधन और धन बच सकते हैं। परियोजना टीम विस्तार से परखती है कि उद्देश्य हासिल किए जा सकते हैं या नहीं, सभी ज्ञान क्षेत्रों की समीक्षा करती है और परियोजना सफलतापूर्वक पूरी करने का रास्ता तय करती है।

• परियोजना प्रबंधन योजना बनाएँ।
• हितधारकों और उनकी ज़रूरतों की पहचान करें।
• आवश्यकताएँ इकट्ठी करें।
• कार्य-दायरा परिभाषित करें।
• कार्य-विभाजन संरचना (WBS) बनाएँ।
• कार्य पैकेज और गतिविधियाँ परिभाषित करें।
• गतिविधियों का क्रम तय करें।
• गतिविधियों के लिए संसाधनों का अनुमान लगाएँ।
• गतिविधियों की अवधि का अनुमान लगाएँ।
• समय-सारणी तैयार करें।
• लागत का अनुमान लगाएँ।
• बजट तय करें।
• गुणवत्ता की योजना बनाएँ।
• मानव संसाधन योजना तैयार करें।
• संचार की योजना बनाएँ।
• जोखिम प्रबंधन की योजना बनाएँ।
• जोखिमों की पहचान करें।
• जोखिमों का गुणात्मक और मात्रात्मक विश्लेषण करें।
• जोखिमों से निपटने की योजना बनाएँ।
• खरीद की योजना बनाएँ।

इससे परियोजना प्रबंधन योजना और परियोजना के दस्तावेज़ मिलते हैं। योजना बनाना एक आवर्ती प्रक्रिया है। अलग-अलग प्रबंधन योजनाएँ समग्र योजना का हिस्सा बनती हैं और बदलाव होने पर इसे अपडेट किया जाता है। योजना पर लगने वाले प्रयास और विवरण का स्तर परियोजना की ज़रूरतों के अनुरूप रखें। अगर शुरुआत में पूरी परियोजना की विस्तृत योजना नहीं बनाई जा सकती, तो काम को चरणों में बाँटें।

योजना बनाने में सभी हिस्सा लेते हैं। परियोजना प्रबंधक हितधारकों से मिली जानकारी, पुराने रिकॉर्ड, कंपनी की नीतियों और दूसरी जानकारी के आधार पर योजना संकलित करता है।

कार्यान्वयन प्रक्रिया समूह

कार्यान्वयन का मतलब परियोजना के उद्देश्य हासिल करने के लिए परियोजना प्रबंधन योजना का काम करना है। इसमें लोगों का प्रबंधन, प्रक्रियाओं का पालन और जानकारी का वितरण प्रमुख हैं।

• परियोजना के कार्यान्वयन का निर्देशन और प्रबंधन करें।
• गुणवत्ता आश्वासन करें।
• परियोजना टीम के सदस्य जुटाएँ।
• परियोजना टीम का विकास करें।
• परियोजना टीम का प्रबंधन करें।
• जानकारी बाँटें।
• हितधारकों की अपेक्षाओं का प्रबंधन करें।
• खरीद करें।

परियोजना प्रबंधन एक आवर्ती प्रक्रिया है, इसलिए काम अलग-अलग क्रम में हो सकते हैं। कार्यान्वयन के दौरान परियोजना प्रबंधन योजना के नवीनतम संस्करण का पालन करें।

निगरानी और नियंत्रण प्रक्रिया समूह

निगरानी और नियंत्रण में परियोजना प्रबंधन योजना के मुकाबले प्रदर्शन मापा जाता है और बदलाव के अनुरोध मंज़ूर किए जाते हैं। इनमें सुधारात्मक कदम, निवारक कदम और दोषों को ठीक करना शामिल है।

• परियोजना के काम की निगरानी और नियंत्रण करें।
• एकीकृत बदलाव नियंत्रण करें।
• कार्य-दायरे का सत्यापन करें।
• कार्य-दायरे पर नियंत्रण रखें।
• समय-सारणी पर नियंत्रण रखें।
• लागतों पर नियंत्रण रखें।
• गुणवत्ता नियंत्रण करें।
• प्रदर्शन की रिपोर्ट दें।
• जोखिमों की निगरानी और नियंत्रण करें।
• खरीद का प्रशासन करें।

समापन प्रक्रिया समूह

औपचारिक समापन के बाद परियोजना पूरी मानी जाती है। इसमें दो काम होते हैं। परियोजना या चरण का समापन और खरीद का समापन।

प्रशासनिक काम पूरा करें और ग्राहक, दूसरे हितधारकों और/या प्रायोजक से औपचारिक मंज़ूरी लें कि उत्पाद स्वीकार्य है। परियोजना का समापन हो जाने पर परियोजना प्रबंधक इस काम में लगे संसाधनों को मुक्त कर सकता है।