खरीद प्रबंधन

परियोजना प्रबंधकों को अनुबंध बनाने में मदद करना, उन्हें पढ़ना और उनका प्रबंधन करना आना चाहिए। खरीद माल और सेवाएँ हासिल करने की औपचारिक प्रक्रिया है। इसके आउटपुट में खरीद प्रबंधन योजना, खरीद के काम का विवरण (SOW), खरीद दस्तावेज़, बदलाव के अनुरोध, अतिरिक्त खरीद रिकॉर्ड और सीखे गए सबक शामिल हैं।

खरीद प्रबंधन का परिचय

खरीद सँभालने और नियंत्रित करने वाले विभाग को आम तौर पर खरीद विभाग कहते हैं। कुछ संगठन इसे अनुबंध, क्रय या कानूनी विभाग कहते हैं। खरीद के प्रबंधन के लिए कानूनी जानकारी, बातचीत का कौशल और खरीद प्रक्रिया की समझ चाहिए।

जब परियोजना को माल या सेवाएँ खरीदने की ज़रूरत हो, तो पता करें कि खरीद विशेषज्ञों को कौन-सी जानकारी चाहिए, उन्हें वह जानकारी दें और खरीद की पूरी अवधि में उनके साथ काम करें।

योजना से अंतिम भुगतान तक

खरीद का फ़ैसला होने के बाद खरीद प्रबंधक आगे दिए गए क्रम का मार्गदर्शन करता है।

1. खरीद प्रबंधन योजना बनाने में मदद करें।
2. खरीद के काम का विवरण बनाएँ।
3. अनुबंध का प्रकार तय करें।
4. खरीद दस्तावेज़ चुनें। प्रस्ताव का अनुरोध (RFP), बोली का आमंत्रण (IFB) या मूल्य-प्रस्ताव का अनुरोध (RFQ)।
5. विक्रेता को दस्तावेज़ भेजें।
6. विक्रेता दस्तावेज़ों की समीक्षा करता है, ज़रूरत होने पर अतिरिक्त जानकारी माँगता है और ज़रूरी जवाब भेजता है।
7. विक्रेता से बातचीत करें और चुने गए विक्रेता के साथ अनुबंध पर हस्ताक्षर करें।
8. खरीद का प्रशासन करें।
9. खरीद प्रशासन की निगरानी और नियंत्रण करें।
10. ऑडिट और सीखे गए सबकों के साथ खरीद का समापन करें।
11. अंतिम भुगतान करें।

खरीदार, विक्रेता और अनुबंध

विक्रेताओं को ठेकेदार, उपठेकेदार, डिज़ाइनर या आपूर्तिकर्ता भी कहा जा सकता है।

• अनुबंधों में औपचारिकता ज़रूरी है। परियोजना प्रबंधन की सभी आवश्यकताएँ अनुबंध में स्पष्ट रूप से लिखें।
• मौजूदा अनुबंध से बाहर का काम जोड़ने के लिए औपचारिक बदलाव प्रबंधन की कार्यविधि अपनाएँ।
• अनुबंध कानूनी रूप से बाध्यकारी होते हैं और विक्रेता को सहमति के मुताबिक काम करना चाहिए।
• अनुबंध परियोजना के जोखिम कम करने में मदद करते हैं।
• ज़्यादातर सरकारें अपने अधिकार क्षेत्र के भीतर अनुबंधों से जुड़े विवाद सुलझाने के लिए न्यायालय व्यवस्था देती हैं।

परियोजना प्रबंधक की भूमिका

• अनुबंध पढ़ें और समझें।
• सुनिश्चित करें कि अनुबंध काम के दायरे और परियोजना प्रबंधन की आवश्यकताओं को शामिल करता है।
• जोखिम पहचानें और उनका असर कम करने के लिए उपयुक्त प्रतिक्रियाओं की योजना बनाएँ।
• अनुबंध को परियोजना की ज़रूरतों के अनुरूप ढालें।
• विक्रेता के साथ संबंध बनाए रखने के लिए बातचीत में हिस्सा लें।
• अनुबंध की अखंडता की रक्षा करें।
• पुष्टि करें कि ज़रूरी काम, रिपोर्टिंग, निरीक्षण और कानूनी सुपुर्दगी पूरी हो गई हैं। ग्रहणाधिकार हटाने और सामग्री के स्वामित्व से जुड़े मामलों का निपटारा करें।
• खरीद प्रबंधक के साथ अनुबंध में बदलावों का प्रबंधन करें।

केंद्रीकृत और विकेंद्रीकृत अनुबंध व्यवस्था

केंद्रीकृत व्यवस्था में एक खरीद विभाग पूरे संगठन को सेवा देता है और खरीद प्रबंधक अलग-अलग परियोजनाओं की कई खरीद सँभालता है। विकेंद्रीकृत व्यवस्था में खरीद प्रबंधक एक परियोजना पर पूर्णकालिक काम करता है और सीधे परियोजना प्रबंधक को रिपोर्ट करता है।

खरीद प्रबंधन की चार प्रक्रियाएँ

खरीद प्रक्रिया का लक्ष्य वाजिब दाम पर विक्रेता ढूँढ़ना है। विक्रेताओं को परियोजना की ज़रूरतें समझने और जवाब देने में समय लगता है। ऐसी खरीद में एक से तीन महीने लग सकते हैं। इस तैयारी अवधि को योजना में रखें और पूरी प्रक्रिया में शामिल रहें।

1. खरीद की योजना बनाना
2. खरीद करना
3. खरीद का प्रशासन करना
4. खरीद का समापन करना

खरीद प्रबंधन के लिए इनपुट

• नियुक्त खरीद प्रबंधक। खरीद की मात्रा ज़्यादा हो, तो खरीद प्रबंधक नियुक्त करें।
• कार्य-दायरे की आधाररेखा। WBS, WBS शब्दकोश और परियोजना के कार्य-दायरे का विवरण टीम को समझने में मदद करते हैं कि खरीद क्यों ज़रूरी है।
• जोखिम रजिस्टर। अब तक पहचाने गए जोखिमों की समीक्षा करें।
• मौजूदा खरीद। एक ही परियोजना में कई विक्रेताओं और खरीदों के बीच के संपर्क बिंदुओं का प्रबंधन करें।
• काम करने वाले संगठन के भीतर अनुपलब्ध संसाधन। संसाधनों की कमी पहचानकर तय करें कि सेवाएँ बाहर से खरीदने की ज़रूरत है या नहीं।
• परियोजना की समय-सारणी। तय करें कि माल या सेवाएँ कब चाहिए।
• प्रारंभिक लागत अनुमान। विक्रेताओं की कीमतों से तुलना करने के लिए काम के हर हिस्से का अनुमान बनाएँ।
• लागत आधाररेखा। जाँचें कि खरीद आधाररेखा की लागतों के भीतर है।

खरीद की योजना बनाना

खरीदार अपनी ज़रूरतें और विक्रेता चुनने का तरीका समझाने के लिए खरीद दस्तावेज़ बनाता है। इस प्रक्रिया में खरीद प्रबंधन योजना भी तैयार की जाती है।

1. खुद बनाने या खरीदने का विश्लेषण करें।
2. खरीद प्रबंधन की प्रक्रिया तय करें।
3. हर खरीद के लिए खरीद के काम का विवरण लिखें।
4. हर खरीद के लिए अनुबंध का प्रकार चुनें।
5. खरीद दस्तावेज़ बनाएँ।
6. आपूर्ति स्रोत चुनने के मानदंड तय करें।

खुद बनाने या खरीदने का विश्लेषण

यह तय करते समय लागत और दूसरी बाधाओं को ध्यान में रखें कि काम संगठन के भीतर करें या कुछ या पूरे काम के लिए सेवाएँ खरीदें। खरीद से परियोजना की बाधाएँ कम हो सकती हैं। अगर संगठन के पास खाली पड़ा संयंत्र या उपलब्ध कार्यबल है, काम में मालिकाना जानकारी या कार्यविधियाँ शामिल हैं या संगठन नियंत्रण अपने पास रखना चाहता है, तो काम भीतर करें।

खरीद प्रबंधन योजना

संगठन के बाहर से माल या सेवाएँ खरीदने का फ़ैसला होने पर योजना बनाएँ कि खरीद कैसे करेंगे और उसे कैसे नियंत्रित करेंगे।

खरीद के काम का विवरण

खरीद के काम का विवरण हर खरीद के लिए ज़रूरी काम बताता है। इसे स्पष्ट, पूरा और संक्षिप्त रखें। बैठकें, रिपोर्ट और संचार समेत विक्रेता को पूरी करनी वाली हर गतिविधि का विवरण दें।

काम के विवरण के प्रकार

• प्रदर्शन आधारित। बताता है कि अंतिम उत्पाद क्या करने में सक्षम होना चाहिए।
• कार्यात्मक। अंतिम उद्देश्य या नतीजे बताता है और कार्यविधि या तरीका खुला छोड़ता है।
• डिज़ाइन आधारित। सटीक रूप से बताता है कि क्या काम करना है।

डिज़ाइन आधारित काम के विवरण निर्माण और उपकरण खरीद में सबसे आम हैं। प्रदर्शन और कार्यात्मक विवरण ऐसे काम में इस्तेमाल होते हैं जो पहले कभी नहीं हुआ, जैसे सूचना प्रणालियों, सूचना प्रौद्योगिकी और अनुसंधान व विकास का नया काम।

अनुबंधों के प्रकार

अनुबंध चुनते समय ध्यान दें कि आप उत्पाद खरीद रहे हैं या सेवा, काम का विवरण कितना पूरा है, खरीदार विक्रेता के साथ काम करने में कितनी मेहनत और विशेषज्ञता लगा सकता है, विक्रेता को प्रोत्साहन मिलेगा या नहीं और उद्यम के परिवेशगत कारक क्या हैं।

अनुबंधों की तीन व्यापक श्रेणियाँ हैं। निश्चित मूल्य (FP), समय और सामग्री (T&M), तथा लागत प्रतिपूर्ति (CR)।

निश्चित मूल्य (FP, एकमुश्त राशि या पक्का निश्चित मूल्य)

अच्छी तरह तय विनिर्देशों या आवश्यकताओं वाले माल या सेवाओं के लिए निश्चित मूल्य अनुबंध इस्तेमाल करें, जब प्रतिस्पर्धा निष्पक्ष और वाजिब दाम तय करने के लिए पर्याप्त हो। यह सबसे आम अनुबंध है और खरीदार के लिए लागत का जोखिम सबसे कम रखता है। सहमति वाले दाम से ऊपर की लागत विक्रेता उठाता है और खरीद के काम के विवरण में दिए विनिर्देशों पर बारीकी से ध्यान देता है।

अगर किसी भी पक्ष के पास खरीद के काम का विवरण तैयार करने की विशेषज्ञता या अनुभव या विस्तृत लेखांकन रिकॉर्ड नहीं हैं, तो निश्चित मूल्य अनुबंध उपयुक्त नहीं है।

खरीदार के काम को पूरी तरह समझने या उसका दायरा पूरा करने से पहले निश्चित मूल्य माँगने से विक्रेता पर काफ़ी जोखिम आता है। विक्रेता बड़ा आरक्षित प्रावधान जोड़ सकता है, जिससे खरीदार को ज़्यादा भुगतान करना पड़ेगा। विक्रेता काम का दायरा घटाकर और यह दावा करके भी मुनाफ़ा बढ़ा सकता है कि खरीदार का माँगा काम अनुबंध से बाहर है और बदलाव चाहिए।

जिस विक्रेता को मुनाफ़े की उम्मीद नहीं है, वह अनुबंध वाला काम छोड़ने, लागत घटाने, गुणवत्ता कम करने या अपने सबसे अच्छे लोगों को परियोजना से हटाने की कोशिश कर सकता है।

• निश्चित मूल्य और प्रोत्साहन शुल्क (FPIF)। कम लागत पर, जल्दी या ऊँचे मानक पर काम पूरा करने जैसे प्रदर्शन मानदंडों के आधार पर मुनाफ़े को समायोजित करता है। विक्रेता को क्रम से प्रोत्साहन लक्ष्य मिलते हैं और पहला लक्ष्य पूरा होने पर नया लक्ष्य तय होता है।
• निश्चित मूल्य और प्रदर्शन पुरस्कार शुल्क (FPAF)। खरीदार निश्चित मूल्य के साथ प्रदर्शन पर आधारित पुरस्कार या बोनस देता है। संभावित कुल पुरस्कार पहले तय होता है और प्रदर्शन के आधार पर उसका हिस्सा दिया जाता है। यह बात इसे FPIF के तरीके से अलग करती है।
• आर्थिक मूल्य समायोजन के साथ निश्चित मूल्य (FPEPA)। जब भविष्य की परिस्थितियों और ज़रूरी सामग्री या उपकरण की लागत का पूर्वानुमान मुश्किल हो, तो खरीदार कई साल के निश्चित मूल्य अनुबंध में आर्थिक मूल्य समायोजन का इस्तेमाल कर सकता है।
• खरीद आदेश। इस पाठ में खरीद आदेश को सबसे सरल निश्चित मूल्य अनुबंध और एकपक्षीय अनुबंध कहा गया है, क्योंकि उस पर केवल एक पक्ष हस्ताक्षर करता है।

समय और सामग्री (T&M) या इकाई मूल्य

खरीदार हर घंटे या हर वस्तु के हिसाब से भुगतान करता है। इस प्रकार का अनुबंध अक्सर उन सेवाओं के लिए इस्तेमाल होता है जिनमें अनुबंध देते समय काम की मात्रा तय नहीं हो सकती।

लागत प्रतिपूर्ति (CR)

जब कार्य-दायरा अनिश्चित हो और निश्चित मूल्य अनुबंध के लिए लागत का पर्याप्त सटीक अनुमान न लग सके, तो लागत प्रतिपूर्ति अनुबंध इस्तेमाल करें। खरीदार विक्रेता को अनुबंध में तय सीमा तक स्वीकार्य लागतों की प्रतिपूर्ति करता है। आम रूप नीचे दिए गए हैं।

• लागत अनुबंध। विक्रेता को कोई शुल्क या मुनाफ़ा नहीं मिलता।
• लागत और शुल्क (CPF) या लागत और लागत का प्रतिशत (CPPC)। खरीदार पूरी लागत के साथ लागत के प्रतिशत के रूप में निकाला गया शुल्क देता है।
• लागत और निश्चित शुल्क (CPFF)। खरीदार वास्तविक लागतों और बातचीत से तय शुल्क का भुगतान करता है। शुल्क काम शुरू होने से पहले तय होता है और वास्तविक लागत बदलने पर भी वही रहता है।
• लागत और प्रोत्साहन शुल्क (CPIF)। खरीदार वास्तविक लागतों के साथ ऐसा शुल्क देता है जिसे इस आधार पर बदला जाता है कि विक्रेता अनुबंध के प्रदर्शन उद्देश्यों को पूरा करता है या नहीं। प्रारंभिक अनुमानित लागत (लक्ष्य लागत) और प्रारंभिक शुल्क (लक्ष्य शुल्क) तय करें। विक्रेता को लक्ष्य लागत से कम खर्च होने पर बचत का हिस्सा मिलता है या लागत बढ़ने पर वह खरीदार के साथ अतिरिक्त खर्च बाँटता है।
• लागत और प्रदर्शन पुरस्कार शुल्क (CPAF)। खरीदार पूरी लागत और आधार शुल्क के साथ संभावित प्रदर्शन पुरस्कार देता है। कुल पुरस्कार पहले तय होता है और प्रदर्शन के आधार पर उसका हिस्सा दिया जाता है। CPIF की तरह यह प्रोत्साहन अनुबंध का एक रूप है। इसमें प्रोत्साहन संभावित पुरस्कार है और कोई दंड नहीं होता।

प्रोत्साहन और भुगतान

प्रोत्साहन ऐसे बोनस हैं जो विक्रेताओं को उन क्षेत्रों पर ध्यान देने के लिए प्रेरित करते हैं जिन पर वे अन्यथा कम ध्यान देते। वे प्रोत्साहन वाले क्षेत्रों में अकुशलता और बर्बादी भी हतोत्साहित करते हैं।

अनुबंध तय करता है कि विक्रेता को कब भुगतान होगा। इसमें काम पूरा होते जाने पर, खर्च होते जाने पर, तय समय-सारणी के अनुसार या केवल सफल समापन के बाद भुगतान का प्रावधान हो सकता है।

मूल्य और लागत की शब्दावली

• मूल्य। विक्रेता खरीदार से जितनी राशि लेता है।
• मुनाफ़ा (शुल्क)। विक्रेता अपने मूल्य में जितनी राशि रखता है और लागतें चुकाने के बाद उसके पास बचती है।
• लागत। खरीदार की लागत में विक्रेता की लागत और उसका मुनाफ़ा शामिल हैं। विक्रेता की लागत वह राशि है जो वह उत्पाद, सेवा या कच्चा माल बनाने, विकसित करने या खरीदने पर देता है।
• लक्ष्य मूल्य। वह मूल्य जिससे अंतिम मूल्य की तुलना करके देखा जाता है कि वह अपेक्षा के मुताबिक है या नहीं।
• बँटवारे का अनुपात। 90/10 जैसा अनुपात बताता है कि खरीदार और विक्रेता लागत में बचत या बढ़ोतरी कैसे बाँटेंगे।
• अधिकतम मूल्य। अधिकतम कीमत जो खरीदार चुकाएगा।
• पूरी लागत अपने ऊपर लेने का बिंदु (PTA)। सिर्फ़ निश्चित मूल्य और प्रोत्साहन शुल्क वाले अनुबंधों पर लागू होता है। इस बिंदु से ऊपर लागत बढ़ने का पूरा नुकसान विक्रेता उठाता है।

खरीद दस्तावेज़ (बोली दस्तावेज़)

अनुबंध का प्रकार चुनने और काम का विवरण लिखने के बाद खरीदार खरीद दस्तावेज़ तैयार करता है, जिनमें विक्रेताओं को उसकी ज़रूरतें यथासंभव साफ़ बताई जाती हैं।

• प्रस्ताव का अनुरोध (RFP)। विस्तृत प्रस्ताव माँगता है जिसमें बताया जाए कि काम कैसे होगा और कौन करेगा।
• बोली का आमंत्रण (IFB)। आम तौर पर पूरे काम की कुल कीमत माँगता है।
• मूल्य-प्रस्ताव का अनुरोध (RFQ)। हर वस्तु, घंटे, मीटर या दूसरी इकाई की कीमत माँगता है।

खरीदार काम क्यों करवाना चाहता है, इसकी पृष्ठभूमि, काम पाने की प्रक्रिया, जवाब तैयार करने के दिशानिर्देश और प्रारूप, जवाब परखने के लिए खरीदार के मानदंड और मूल्य संबंधी फ़ॉर्म शामिल करें। खरीद के काम का विवरण और प्रस्तावित कानूनी व व्यावसायिक नियम और शर्तें भी शामिल करें।

आपूर्ति स्रोत चुनने के मानदंड

ये मानदंड खरीद दस्तावेज़ों में रखें ताकि विक्रेता खरीदार की ज़रूरतें समझ सकें और तय कर सकें कि बोली लगाएँ या प्रस्ताव दें। खरीदार इनसे जवाबों का आकलन करता है।

• व्यवसाय में वर्षों की संख्या
• वित्तीय स्थिरता
• ज़रूरत की समझ
• मूल्य या जीवनचक्र लागत
• तकनीकी क्षमता
• पिछले प्रदर्शन की गुणवत्ता
• समय पर काम पूरा करने की क्षमता
• परियोजना प्रबंधन की क्षमता

समझौते और प्रावधान

• गोपनीयता समझौता। खरीदार और संभावित विक्रेता सहमत होते हैं कि कौन-सी जानकारी या दस्तावेज़ गोपनीय और नियंत्रित रखेंगे, और उन तक किसकी पहुँच होगी।
• मिलकर काम करने का समझौता (संयुक्त उद्यम)। अगर दो विक्रेताओं को लगता है कि साथ काम करने से उन्हें काम मिलने की संभावना बढ़ेगी, तो वे व्यवस्था के कानूनी और व्यावसायिक पहलुओं के लिए मिलकर काम करने का समझौता कर सकते हैं।
• मानक अनुबंध। खरीदार आम तौर पर नियम और शर्तें बनाते हैं और समान खरीदों के लिए मानक प्रारूप दोबारा इस्तेमाल कर सकते हैं। इस पाठ के अनुसार, मानक अनुबंध लिखे हुए रूप में इस्तेमाल हों, तो आगे कानूनी समीक्षा की ज़रूरत नहीं होती।
• विशेष प्रावधान (विशेष शर्तें)। मानक शर्तें पढ़ें और तय करें कि क्या जोड़ना, बदलना या हटाना है ताकि अनुबंध ग्राहक की ख़ास ज़रूरतें पूरी करे।

नियम और शर्तें

मानक और विशेष प्रावधानों की आम श्रेणियाँ नीचे दी गई हैं।

• स्वीकृति। परिभाषित करता है कि क्या स्वीकार्य है।
• अभिकर्ता। हर पक्ष के अधिकृत प्रतिनिधि का नाम बताता है।
• पंचनिर्णय। पक्ष विवाद का निर्णय करने के लिए किसी निजी तीसरे पक्ष को भुगतान करते हैं। आम तौर पर इसमें अदालत जाने से कम समय और खर्च लगता है।
• अधिकार या दायित्व का हस्तांतरण। बताता है कि कोई पक्ष अपने अधिकार या दायित्व दूसरे पक्ष को कब सौंप सकता है।
• प्राधिकार। लोगों के नाम और परियोजना जीवनचक्र के दौरान उनकी भूमिकाएँ बताता है।
• गारंटी बॉन्ड। बताता है कि कौन-से भुगतान या प्रदर्शन गारंटी बॉन्ड खरीदने हैं।
• उल्लंघन या चूक। यह तब होता है जब कोई पक्ष अनुबंध का कोई दायित्व पूरा नहीं करता।
• बदलाव। बदलाव प्रबंधन की कार्यविधि शामिल करता है।
• गोपनीयता। जानकारी का वर्गीकरण करता है और तय करता है कि वह किसे मिलेगी।
• विवाद का समाधान। बताता है कि विवाद कैसे सुलझाए जाएँगे।
• अप्रत्याशित और नियंत्रण से बाहर की घटनाएँ (फ़ोर्स मेज्योर)। प्राकृतिक या अपरिहार्य मानी जाने वाली घटनाएँ शामिल करता है, जैसे आग या असामान्य बिजली का तूफ़ान, जिनके लिए किसी भी पक्ष को दोषी नहीं माना जाता।
• प्रोत्साहन। समय, लागत, गुणवत्ता, जोखिम और प्रदर्शन के खरीदार के उद्देश्य पूरे करने पर विक्रेता को मिलने वाले लाभ।
• क्षतिपूर्ति (दायित्व)। बताता है कि व्यक्तिगत चोट, क्षति या दुर्घटनाओं के लिए कौन उत्तरदायी है।
• स्वतंत्र ठेकेदार। बताता है कि विक्रेता स्वतंत्र ठेकेदार है और खरीदार के साथ उसका कर्मचारी का संबंध नहीं है।
• निरीक्षण। कार्यान्वयन के दौरान ऑडिट की प्रक्रिया बताता है।
• बौद्धिक संपदा। पेटेंट, ट्रेडमार्क, कॉपीराइट, पुस्तकें और ऐसी दूसरी चीज़ें शामिल करता है।
• बीजक बनाना। बीजक, उन्हें पाने वाले लोग और ज़रूरी सहायक दस्तावेज़ बताता है।
• पहले से तय हर्जाना। ख़ास चूकों के लिए अनुमानित हर्जाना पहले से तय करता है।
• प्रबंधन की आवश्यकताएँ। उपस्थिति, बैठकें, परियोजना कर्मचारियों की मंज़ूरी और संबंधित आवश्यकताएँ शामिल करता है।
• गंभीर उल्लंघन। इतना गंभीर उल्लंघन कि अनुबंध वाला काम पूरा करना असंभव हो सकता है।
• सूचना। बताता है कि पत्राचार कहाँ या किसे भेजना है।
• स्वामित्व। बताता है कि अनुबंध के तहत इस्तेमाल या विकसित की गई सामग्री, इमारतों और उपकरण जैसी मूर्त चीज़ों का मालिक कौन है।
• भुगतान। भुगतान की समय-सारणी, देरी के शुल्क और भुगतान रोकने की वजहें तय करता है।
• खरीद के काम का विवरण। जब SOW अलग दस्तावेज़ न हो, तो उसे अनुबंध में शामिल करता है।
• रिपोर्टिंग। ज़रूरी रिपोर्ट, प्रारूप, आवृत्ति और प्राप्तकर्ताओं की सूची देता है।
• रोककर रखी गई भुगतान राशि। आम तौर पर सारा अंतिम काम पूरा होने तक हर भुगतान से 5% से 10% रोका जाता है। इससे काम पूरा होना सुनिश्चित करने में मदद मिलती है।
• हानि का जोखिम। अगर अनुबंध का काम करते समय माल या सेवाएँ खो जाएँ या नष्ट हों, तो पक्षों के बीच जोखिम बाँटता है।
• स्थल तक पहुँच। कार्य स्थल तक पहुँच की आवश्यकताएँ तय करता है।
• अनुबंध की समाप्ति। काम पूरा होने से पहले उसे रोकने से जुड़े प्रावधान देता है।
• समय का पालन अनिवार्य है। सुपुर्दगी के समय को सख़्ती से बाध्यकारी बनाता है।
• अधिकारों का त्याग। बताता है कि अनुबंध के अधिकारों को केवल पक्षों की स्पष्ट सहमति से छोड़ा या बदला जा सकता है।
• वारंटी। सुपुर्द किए गए माल या सेवाओं की गुणवत्ता के एक स्तर का वादा करती हैं, आम तौर पर एक निश्चित अवधि के लिए।
• अनुबंध पर कराया गया काम। बताता है कि अनुबंध के तहत दिया गया काम खरीदार की संपत्ति होगा।

आशय पत्र और संविदात्मक संबंध

इस पाठ में आशय पत्र ऐसा ग़ैर-बाध्यकारी पत्र है जो बताता है कि खरीदार विक्रेता को काम देना चाहता है और विक्रेता को भरोसा देता है कि जल्द अनुबंध पर हस्ताक्षर होंगे। संविदात्मक संबंध (privity) अनुबंध के आधार पर बना संबंध है।

बिना प्रतिस्पर्धा की खरीद

प्रतिस्पर्धा के बिना काम दिया जा सकता है जब परियोजना प्रबंधक पर बहुत अधिक दबाव हो, विक्रेता की योग्यताएँ अनूठी हों, केवल एक विक्रेता माल या सेवाएँ दे सकता हो, किसी विक्रेता के पास ज़रूरी वस्तु का पेटेंट हो या अन्य तरीकों से वाजिब कीमत सुनिश्चित की जा सके।

• चुना हुआ एक स्रोत। प्रतिस्पर्धी खरीद प्रक्रिया से गुज़रे बिना पसंदीदा विक्रेता से सीधे संपर्क करें।
• एकमात्र स्रोत। केवल एक स्रोत मौजूद है।

खरीद करना

विक्रेताओं को खरीद दस्तावेज़ भेजें, उनके सवालों के जवाब दें, उन्हें जवाब तैयार करने दें और विक्रेता चुनने के लिए जवाबों की समीक्षा करें।

विक्रेताओं को आकर्षित और तैयार करना

• विज्ञापन। अख़बारों, पत्रिकाओं या इंटरनेट पर विज्ञापन दें।
• योग्य विक्रेताओं की सूची। अगर खरीदार नियमित रूप से एक ही तरह की सेवा खरीदता है, तो संभावित विक्रेताओं को पहले से ढूँढ़ें, उनके बारे में जाँच करें और उनकी योग्यताओं की पुष्टि करें।
• बोलीदाताओं की बैठकें। खरीद दस्तावेज़ों में कमियाँ पहचानने के लिए बैठक करें। इससे सुनिश्चित करने में मदद मिल सकती है कि विक्रेताओं की कीमतें ज़रूरी काम के अनुरूप हैं और खरीदार को सबसे कम कीमत मिलती है।
• विक्रेताओं के प्रस्ताव। विक्रेता RFP, RFQ या IFB के जवाब में प्रस्ताव देता है।

प्रस्तावों की समीक्षा

खरीद की योजना बनाने की प्रक्रिया में तय किए गए आपूर्ति स्रोत चुनने के मानदंडों से परखें कि विक्रेता माँगे गए माल या सेवाएँ देने में सक्षम और इच्छुक हैं या नहीं। आम तौर पर एक मूल्यांकन समिति प्रस्तावों की समीक्षा और तुलना करती है या एक या अधिक औपचारिक तरीकों से विक्रेता चुनती है।

• भार देने की प्रणाली। आपूर्ति स्रोत चुनने के मानदंडों को अलग-अलग भार दें।
• स्वतंत्र अनुमान। विक्रेता की प्रस्तावित लागत की तुलना संगठन के भीतर या बाहरी मदद से तैयार अनुमान से करें।
• छँटाई की प्रणाली। चयन की न्यूनतम ज़रूरतें पूरी न करने वाले विक्रेताओं को हटा दें।
• पिछले प्रदर्शन का रिकॉर्ड। विक्रेता के साथ खरीदार के पिछले अनुभव को ध्यान में रखें।
• प्रस्तुतियाँ। जब सबसे उपयुक्त विक्रेता चुनने में मदद मिले, तो विक्रेताओं को अपने प्रस्ताव पेश करने को कहें।

बातचीत

लक्ष्य निष्पक्ष और वाजिब कीमत पाना और विक्रेता के साथ अच्छा संबंध बनाना है। बातचीत में नीचे दिए गए तरीके सामने आ सकते हैं।

• हमला करना। “अगर आपका संगठन बोली के लिए सही जानकारी नहीं दे सकता, तो शायद उसे हमारे RFP का जवाब नहीं देना चाहिए था।”
• व्यक्तिगत अपमान। “अगर आप संगठन में 10 महीने बिताने के बाद भी अच्छा काम नहीं कर सकते, तो आपको चले जाना चाहिए।”
• नरम और सख़्त भूमिका। एक व्यक्ति दूसरे पक्ष की मदद करता है और दूसरे से बात करना मुश्किल होता है।
• समय सीमा। “हमें यह काम आज शाम 4:30 बजे तक पूरा चाहिए।”
• झूठ बोलना। झूठ छिपा हुआ या ज़ाहिर हो सकता है।
• सीमित अधिकार। व्यक्ति दावा करता है कि वह केवल कुछ निर्णय ले सकता है। दावा सच्चा या झूठा हो सकता है।
• निर्णय लेने वाले की ग़ैरमौजूदगी। कोई ऐसे पेश आता है जैसे निर्णय लेने वाला व्यक्ति उपलब्ध न हो और मौजूदा विकल्पों को बेहतर बताता है।
• निष्पक्ष और वाजिब। निष्पक्ष और व्यावहारिक तरीका अपनाएँ।
• देरी करना। किसी मुद्दे, चर्चा या निर्णय को आगे की तारीख़ तक टालें।
• अत्यधिक माँगें। ऐसी माँगें करें जो अनुबंध के लिए उचित नहीं हैं।
• पीछे हटना। भावनात्मक रूप से या वहाँ से हटकर कम रुचि दिखाएँ।
• पहले से तय बात पेश करना। किसी मुद्दे को इस तरह पेश करें जैसे उस पर फ़ैसला पहले ही हो चुका है।

बातचीत के मुख्य विषय कार्य-दायरा, समय-सारणी और मूल्य हैं। ज़िम्मेदारियों, अधिकार, लागू क़ानून, परियोजना प्रबंधन प्रक्रियाओं और भुगतान की समय-सारणी पर भी विचार करें।

अनुबंध

अनुबंध पक्षों के बीच पूरा समझौता है। यह भूमिकाएँ और ज़िम्मेदारियाँ परिभाषित करता है, समझौते को कानूनी रूप से बाध्यकारी बनाता है और जोखिम कम करने में मदद करता है। इसमें भुगतान की शर्तें, रिपोर्टिंग की आवश्यकताएँ, प्रचार सामग्री, प्रस्ताव और खरीद के काम का विवरण जैसी बातें भी शामिल होती हैं। अनुबंध के बदलाव औपचारिक रूप से लिखित में करें।

कानूनी अनुबंध के लिए प्रस्ताव, प्रस्ताव की स्वीकृति, प्रतिफल, अनुबंध करने की कानूनी क्षमता और वैध उद्देश्य ज़रूरी हैं।

खरीद का प्रशासन करना

खरीदार और विक्रेता के बीच संबंध का प्रबंधन करें और सुनिश्चित करें कि दोनों पक्ष अनुबंध की ज़रूरतों के मुताबिक काम करें।

• बीजकों की समीक्षा करें और विक्रेता के भुगतान की अनुमति दें।
• एकीकृत बदलाव नियंत्रण करें और बदलावों का प्रबंधन करें।
• सभी रिकॉर्ड दस्तावेज़ में दर्ज करें।
• अनुबंध की व्याख्या करें, उसके कानूनी परिणाम समझें और विवाद सुलझाएँ।
• खरीद के प्रदर्शन की समीक्षा करें और उसकी रिपोर्ट दें।
• अनुबंध के मुकाबले लागत, समय-सारणी और तकनीकी प्रदर्शन की निगरानी करें और गुणवत्ता नियंत्रित करें।

टकराव और अनुबंध में बदलाव का नियंत्रण

टकराव होने पर खरीद प्रबंधक या अनुबंध प्रशासक के पास अनुबंध बदलने का अधिकार है। परियोजना प्रबंधक बदलाव का अनुरोध कर सकता है, जिसके लिए खरीद प्रबंधक की मंज़ूरी चाहिए।

अनुबंध बदलाव नियंत्रण प्रणाली में अनुबंध में बताई गई कार्यविधियाँ, फ़ॉर्म, विवाद समाधान की प्रक्रियाएँ और नज़र रखने की प्रणालियाँ शामिल हैं।

खरीद के प्रदर्शन की समीक्षाएँ

खरीदार का परियोजना प्रबंधक उपलब्ध सभी डेटा का विश्लेषण करके पुष्टि करता है कि विक्रेता ज़रूरत के मुताबिक काम कर रहा है।

दावों का प्रशासन

जब विक्रेता कहता है कि खरीदार की कार्रवाई से नुकसान हुआ है और मुआवज़ा माँगता है, तो दावा उठ सकता है। दावे सुलझाने के लिए बातचीत या विवाद समाधान की प्रक्रिया इस्तेमाल करें।

रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली

सभी रिकॉर्ड पूरे रखें, ताकि काम खत्म होने के बाद खरीद के दौरान की किसी कार्रवाई या घटना पर सवाल उठे तो वे उपलब्ध हों। रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली में व्यापक अनुक्रमण, अभिलेखीकरण और रिकॉर्ड वापस पाने की प्रणालियाँ हो सकती हैं।

अनुबंध की व्याख्या

अनुबंध की सही व्याख्या अहम है और इसके लिए वकील की मदद की ज़रूरत पड़ सकती है।

अनुबंध समाप्त करना

अनुबंध किसी ठोस कारण से या सुविधा के लिए समाप्त किया जा सकता है। समाप्ति के प्रावधान अनुबंध में शामिल करें।

खरीद का समापन करना

खरीद का समापन, समापन प्रक्रिया समूह में आता है। अनुबंध पूरा होने या काम समय से पहले खत्म होने पर हर खरीद का समापन करें, चाहे काम किसी भी तरह रुके या किसी भी वजह से समाप्त हो।

• उत्पाद का सत्यापन। पुष्टि करें कि सारा काम सही ढंग से और संतोषजनक रूप से पूरा हुआ।
• बातचीत से समझौता। लंबित दावों, बीजकों और अन्य मामलों का निपटारा करें।
• वित्तीय समापन। अंतिम भुगतान करें और लागत के रिकॉर्ड पूरे करें।
• खरीद का ऑडिट। खरीद प्रक्रिया की सुव्यवस्थित समीक्षा करें।
• रिकॉर्ड अपडेट करना। सुनिश्चित करें कि परियोजना के रिकॉर्ड पूरे हैं और रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली में सुलभ हैं।
• अनुबंध के प्रदर्शन की अंतिम रिपोर्टिंग। अंतिम प्रदर्शन रिपोर्ट तैयार करें।
• सीखे गए सबक। विक्रेता समेत सभी शामिल लोगों से मिले सबक दर्ज करें।
• खरीद फ़ाइल। अनुबंध, बदलाव, विक्रेता की प्रस्तुत सामग्री, वित्तीय जानकारी, निरीक्षण के नतीजे और सीखे गए सबक सुरक्षित रखें।

औपचारिक स्वीकृति और समापन

समापन के काम पूरे हो जाने और विक्रेता को खरीद से मिले उत्पादों के लिए खरीदार की औपचारिक स्वीकृति मिलने पर खरीद समाप्त मानी जाती है।