Funções na gestão de projetos

Um projeto reúne pessoas com responsabilidades diferentes. A figura mostra as funções que contribuem para a gestão de projetos.

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Project Manager

O gestor de projeto gere todo o projeto para cumprir os seus objetivos. A função exige conhecimentos de gestão de projetos, competências interpessoais e capacidade de liderança. O gestor supervisiona o projeto e pode ter de trabalhar com diferentes responsáveis pelos recursos. Os conhecimentos técnicos são facultativos.

Iniciar e planear o projeto

• Integrar o projeto o mais tardar na iniciação e ajudar a redigir o termo de abertura.
• Selecionar os processos adequados ao projeto.
• Identificar e analisar as restrições e as premissas.
• Liderar e orientar o planeamento.
• Identificar as dependências entre as atividades.
• Tratar os requisitos de prazo irrealistas e elaborar um cronograma realista.
• Identificar o nível de qualidade exigido e alcançá-lo.
• Definir o plano de gestão de alterações do projeto.
• Estabelecer reservas de tempo e de custos.

Liderar a equipa e trabalhar com as partes interessadas

• Definir o ambiente de trabalho da equipa. Promover uma boa comunicação, proteger a equipa das disputas internas da organização, tirar partido das diferenças culturais e resolver problemas da equipa.
• Garantir que os membros da equipa e as demais partes interessadas interagem de forma profissional.
• Coordenar as interações entre o projeto e as principais partes interessadas.
• Compreender e fazer cumprir os deveres de responsabilidade profissional e social.
• Apoiar a equipa e as demais partes interessadas durante a execução.
• Manter a equipa centrada na gestão dos riscos e nas possíveis respostas.

Controlar e encerrar o projeto

• Manter o controlo medindo o desempenho em relação ao plano e identificando desvios.
• Utilizar métricas para identificar desvios e tendências. Trabalhar com a equipa para corrigir desvios em relação ao plano de gestão do projeto.
• Determinar quando é necessário um pedido de alteração, incluindo recomendações de ações corretivas, ações preventivas e reparações de defeitos. Aprovar ou rejeitar os pedidos que se enquadrem na sua autoridade ou submetê-los ao comité de controlo de alterações.
• Dizer não quando necessário.
• Dedicar mais tempo a antecipar e prevenir problemas do que a reagir-lhes.
• Encerrar cada fase e o projeto no seu conjunto.

O gestor de projeto deve ter autoridade para desempenhar a função e assumir a responsabilidade pelo sucesso ou insucesso do projeto. Só o gestor de projeto pode integrar os componentes num todo que satisfaça as necessidades do cliente. É também quem realiza ou delega a maior parte das atividades de gestão do projeto.

Gestor de programas

O gestor de programa coordena, apoia e orienta projetos relacionados para que o programa cumpra os seus objetivos e os dos projetos. As suas responsabilidades podem incluir:

• Gerir projetos relacionados em conjunto para alcançar resultados superiores aos que cada um poderia obter isoladamente.
• Garantir que os projetos selecionados apoiam os objetivos estratégicos da organização.
• Supervisionar os projetos e ajustá-los em benefício do programa.
• Orientar e apoiar os gestores de cada projeto.

Gestor de produto

O gestor de produto centra-se na estratégia e no cumprimento dos requisitos do mercado.

• Estudar as necessidades do mercado e identificar oportunidades e ameaças atuais.
• Explorar oportunidades e reduzir ameaças para ajudar a organização a ter sucesso.
• Acompanhar o desempenho dos produtos existentes e os produtos da concorrência.
• Desempenhar um papel importante no lançamento de novos produtos com base em estudos de mercado.
• Ajudar a equipa de operações a avaliar a possibilidade de cessar a produção de produtos com desempenho insuficiente.
• Assumir a responsabilidade pelo desempenho do produto no mercado.

Gestor de serviços

O gestor de serviços é o principal responsável pela prestação de um serviço no âmbito de uma determinada oferta de produto ou serviço.

• Monitorizar o desempenho geral da área de serviços.
• Identificar e acompanhar métricas de desempenho.
• Manter relações com a área de TI, os parceiros de negócio e outras equipas.
• Assumir a responsabilidade pelo desempenho da equipa na área de serviços.

Gestor da qualidade do produto

O gestor da qualidade do produto é o principal responsável pela qualidade do produto.

• Identificar os parâmetros ou medidas críticos que podem fazer o produto falhar durante a utilização.
• Conceber e implementar auditorias de produto. A auditoria pode definir quantos produtos incluir na amostra, como efetuar a auditoria e como selecionar, formar e calibrar os auditores.
• Definir uma forma de acompanhar e monitorizar o desempenho em matéria de qualidade do produto.

Analista de requisitos de processos

O analista de requisitos de processos trabalha com o gestor de projeto ou de produto para recolher, analisar, documentar e validar as necessidades do projeto com as partes interessadas.

1. Identificar as partes interessadas. Trabalhar com o gestor de projeto para identificar todas as pessoas afetadas pelo processo, como o patrocinador, a equipa de direção, o responsável pelo processo, o gestor de projeto, os subordinados diretos, os analistas e os utilizadores.
2. Definir as necessidades do negócio. Registar os requisitos do negócio, os funcionais, os não funcionais e os dos utilizadores, juntamente com a dimensão e a complexidade do projeto, as premissas e as restrições.
3. Analisar os requisitos. Identificar as necessidades expressas e implícitas do cliente. Detetar e esclarecer requisitos contraditórios ou pouco claros.
4. Documentar os requisitos. Redigi-los de forma clara, concisa, inequívoca e completa.
5. Validar e priorizar os requisitos. Pedir às partes interessadas que validem os requisitos documentados e, em seguida, definir as suas prioridades.

Patrocinador

Antes ou durante a iniciação do projeto

• Atuar como parte interessada com requisitos que o projeto deve cumprir.
• Defender o projeto, sobretudo enquanto o seu conceito está a ser definido.
• Representar o projeto perante quem ainda não o conhece, incluindo a direção de topo.
• Angariar apoio e obter adesão em toda a organização.
• Fornecer financiamento, a declaração de trabalho do projeto e informações iniciais sobre o âmbito.
• Definir marcos, eventos importantes ou a data de conclusão do projeto, conforme adequado.
• Decidir que restrições têm prioridade.
• Fornecer informações para o termo de abertura do projeto e atribuir ao gestor de projeto a autoridade nele especificada.
• Ajudar a organizar o trabalho em projetos adequados e a definir prioridades entre eles.
• Incentivar as partes interessadas a finalizar os requisitos e o âmbito de alto nível.
• Orientar o projeto ao longo da aprovação e formalização, com o apoio do gestor de projeto quando necessário.

Durante o planeamento

• Dar tempo à equipa para planear.
• Rever a estrutura analítica do projeto (WBS) quando adequado.
• Fornecer uma lista de riscos.
• Determinar de que relatórios a direção precisa para supervisionar o projeto.
• Dar um parecer especializado.
• Ajudar a avaliar os compromissos ao comprimir o cronograma com mais recursos, executar atividades em paralelo ou rever estimativas.
• Aprovar o plano de gestão do projeto final.

Durante a execução, monitorização e controlo

• Proteger o projeto de influências e alterações externas.
• Fazer cumprir as políticas da qualidade.
• Dar um parecer especializado.
• Ajudar a avaliar os compromissos quando o projeto enfrenta dificuldades, durante o acompanhamento e ao rever estimativas.
• Resolver conflitos que ultrapassem a autoridade do gestor de projeto.
• Aprovar ou rejeitar alterações, ou autorizar um representante a fazê-lo.
• Solicitar uma revisão de garantia da qualidade quando adequado.
• Esclarecer dúvidas sobre o âmbito.
• Trabalhar com o gestor de projeto para acompanhar os progressos.

Durante o encerramento

• Aceitar formalmente os entregáveis.
• Apoiar a recolha de registos históricos de projetos anteriores.

Equipa de projeto

A equipa de projeto realiza o trabalho do projeto. Pode ajudar a:

• Identificar e envolver as partes interessadas.
• Identificar requisitos, restrições e premissas.
• Criar a WBS.
• Decompor os pacotes de trabalho que lhe foram atribuídos em atividades do cronograma.
• Identificar as dependências entre as atividades.
• Fornecer estimativas de tempo e de custos.
• Participar na gestão dos riscos.
• Seguir os planos da qualidade e da comunicação.
• Ajudar a fazer cumprir as regras de funcionamento.
• Executar o plano de gestão do projeto e concluir o trabalho definido na declaração do âmbito do projeto.
• Participar nas reuniões da equipa de projeto.
• Melhorar processos.
• Recomendar alterações ao projeto, incluindo ações corretivas.

Os membros da equipa que também assumem responsabilidades de gestão do projeto fazem parte da equipa de gestão do projeto.

O conjunto das partes interessadas

Uma parte interessada pode influenciar o projeto de forma positiva ou negativa. As partes interessadas incluem clientes ou utilizadores, o gestor e a equipa de projeto, o patrocinador, os gestores de programas e carteiras, o gabinete de gestão de projetos (PMO), os gestores funcionais da organização e os fornecedores externos de serviços ou materiais.

• Ajudar a elaborar o termo de abertura e a declaração do âmbito do projeto.
• Ajudar a elaborar o plano de gestão do projeto.
• Aprovar alterações ao projeto ou fazer parte do comité de controlo de alterações.
• Identificar restrições e requisitos.
• Participar na gestão dos riscos e, eventualmente, assumir a responsabilidade pelas respostas aos riscos.

Gestor funcional

Um gestor funcional é responsável pelos recursos de um departamento, como TI, engenharia, relações públicas ou marketing, e gere-os. Geralmente, dirige o trabalho técnico das pessoas do departamento que são afetas a um projeto.

A estrutura organizacional determina quem dirige o pessoal do projeto. Numa organização matricial, o gestor funcional e o gestor de projeto partilham essa responsabilidade. Numa organização centrada em projetos, o gestor de projeto dirige todo o trabalho. Numa organização funcional, o gestor funcional dirige todo o trabalho. Cabe ao gestor de projeto evitar conflitos com o gestor funcional e coordenar as necessidades de recursos de ambos para concluir o trabalho do projeto.

• Afetar pessoas à equipa de projeto e negociar as necessidades de recursos com o gestor de projeto.
• Informar o gestor de projeto de outros projetos que possam afetar este.
• Participar no planeamento inicial até à atribuição dos pacotes de trabalho ou das atividades.
• Fornecer conhecimentos especializados na matéria.
• Aprovar o cronograma final durante a sua elaboração.
• Aprovar o plano de gestão do projeto final durante a sua elaboração.
• Recomendar alterações, incluindo ações corretivas.
• Gerir as atividades da área funcional.
• Ajudar a resolver problemas de desempenho dos membros da equipa.
• Melhorar a utilização dos recursos humanos.

Gestor de carteira

O gestor de carteira assegura a governação ao nível executivo dos projetos ou programas de uma carteira. A inclusão de um projeto depende do seu valor, do potencial retorno do investimento, do alinhamento com a estratégia da empresa, de um nível de risco aceitável e de outros fatores essenciais ao sucesso da organização.

• Gerir projetos ou programas que podem ter pouco em comum.
• Garantir que os projetos selecionados geram valor para a organização.
• Trabalhar com a direção de topo para angariar apoio a cada projeto.
• Obter o melhor retorno dos recursos investidos.