O que é a gestão de projetos?

Definição de projeto

Um projeto é um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado único. Tem um início e um fim definidos.

O gestor de projeto elabora um plano de gestão do projeto realista e exequível, com prazos definidos e o apoio de todas as partes interessadas.

Trabalho operacional

As organizações realizam trabalho operacional e trabalho de projeto. O trabalho operacional é contínuo. O trabalho de projeto tem um fim definido.

Grupos de processos e áreas de conhecimento da gestão de projetos

A gestão de projetos envolve gerir pessoas, organizar o trabalho em grupos de processos e aplicar conhecimentos de várias áreas.

Grupos de processos: Iniciação, planeamento, execução, monitorização e controlo, e encerramento. Áreas de conhecimento: gestão da integração, do âmbito, do tempo, dos custos, da qualidade, dos recursos humanos, da comunicação, dos riscos, das aquisições e das partes interessadas.

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Programas e carteiras

O que é um programa?

Pode ser difícil gerir de forma independente vários projetos relacionados. Um programa reúne esses projetos para que a organização os possa gerir em conjunto.

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O que é uma carteira?

Uma carteira reúne programas e projetos individuais realizados para atingir um objetivo estratégico específico do negócio.

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Gabinete de gestão de projetos

O gabinete de gestão de projetos (PMO) é um departamento centralizado com pessoal que gere e apoia projetos. O PMO pode funcionar como autoridade central para as políticas, os métodos e os modelos de gestão de projetos. Pode formar o pessoal, ajudá-lo a utilizar ferramentas de gestão de projetos e disponibilizar gestores para diferentes projetos. O PMO e os gestores de projeto designados são responsáveis pelos resultados desses projetos.

O PMO também pode:

• Gerir as necessidades dos projetos e as dependências entre eles.
• Disponibilizar recursos e modelos.
• Participar nas reuniões de revisão dos projetos.
• Monitorizar o cumprimento dos processos da organização.
• Centralizar a comunicação sobre os projetos.
• Fazer parte do comité de controlo de alterações.
• Ajudar a definir prioridades entre os projetos.

Valor para o negócio

O valor para o negócio corresponde ao valor total de uma empresa, incluindo elementos tangíveis e intangíveis. Entre os tangíveis estão os ativos monetários, as instalações fixas, os acionistas, o capital próprio e a utilidade. Entre os intangíveis estão o goodwill, a reputação, o reconhecimento da marca, o benefício público e as marcas comerciais.

A gestão eficaz das operações correntes ajuda a criar valor. Tanto as organizações com fins lucrativos como as organizações sem fins lucrativos procuram gerar valor com as suas atividades.

Objetivos do projeto e termo de abertura

O termo de abertura do projeto regista os objetivos do projeto e pode explicar por que é necessário. Os objetivos podem começar por ser gerais e tornar-se mais detalhados à medida que o projeto avança.

Considera-se concluído um projeto quando atinge os seus objetivos. Se não os atingir, é cancelado. O gestor de projeto é responsável pela concretização dos objetivos. A gestão da qualidade, dos riscos, das partes interessadas e do âmbito influencia o resultado. Uma boa gestão dessas áreas ajuda o projeto a alcançar os seus objetivos.

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Gestão por objetivos (MBO)

A gestão por objetivos é uma filosofia assente em três etapas.

1. Definir objetivos claros, concisos, bem formulados e realistas.
2. Rever periodicamente os progressos para verificar se os objetivos estão a ser cumpridos.
3. Tomar medidas corretivas quando o desempenho se desvia dos objetivos.

Restrições do projeto

As restrições podem envolver o tempo, os custos, os riscos, o âmbito, a qualidade, os recursos, a satisfação do cliente e outros fatores. Ajudam a equipa de projeto a avaliar exigências concorrentes. A direção define a prioridade de cada restrição e alterar uma pode afetar as restantes.

Exigências concorrentes levam a alterações durante o projeto. Cada pedido de alteração passa por um processo formal. O gestor de projeto recorre ao controlo integrado de alterações para avaliar a alteração e determinar como afetaria todas as restrições do projeto.

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Partes interessadas e gestão das partes interessadas

As partes interessadas são pessoas, grupos ou organizações que um projeto ou o seu produto pode afetar de forma positiva ou negativa. Podem incluir gestores de projetos, patrocinadores, membros da equipa, o PMO, gestores de carteiras, gestores de programas, gestores funcionais e fornecedores.

Um projeto pode falhar se as partes interessadas receberem pouca informação, tiverem poucas oportunidades de contribuir ou verificarem que as suas necessidades e expectativas ficam por satisfazer. Ao longo do ciclo de vida do projeto, o gestor de projeto analisa e gere as necessidades e os níveis de influência das partes interessadas.